24 апреля 2021 9350 Время чтения: 12 мин. 0
В каких случаях кассовая книга остаётся обязательным документом, а когда от неё можно отказаться? Как работать при наличии онлайн-кассы? Как правильно вести КК, кто за этим следит и чем грозят нарушения?
Эти вопросы далеко не праздные для большинства предпринимателей, ведь кассовая книга — это основной документ, в котором ведется финансовый учет.
Если очень коротко, то ответ такой:
- Юридические лица обязаны вести кассовую книгу. Никаких исключений. Не важно, есть при этом онлайн-касса или нет.
- Индивидуальные предприниматели могут не заполнять кассовую книгу. От этой необходимости они законодательно освобождены, но в любом случае должны вести учет своих расходов и доходов. Могут сами принять решение о ведении КК.
- У такого вида отчётности есть свои правила, им нужно строго следовать.
А теперь обо всем по порядку.
Содержание
Что такое кассовая книга? Кто должен ее вести и зачем? Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса? Правила ведения Как следует заполнять кассовую книгу? Два способа заполнения: вручную или в электронном виде Требования к хранению Кто и как контролирует ведение кассовой книги Санкции при ошибках, касающихся КК Итоги
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Кто должен ее вести и зачем?
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
О лимитах
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
- Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
- ИП сам принял решение о необходимости КК.
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
- Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
- Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
- Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
- Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
- КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
- В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
- На каждом предприятии ведется только одна КК.
Как следует заполнять кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Основные элементы оформления
Титульный лист
Содержит основные сведения об организации. Также указывается период ведения документа.
Кассовые листы
На них отражается основная информация: остаток на конец предыдущей смены, приход и расход текущей смены. Каждая из операций заносится в определенный столбец с указанием, от кого получены и кому выданы денежные средства. Для подтверждения содержания на листах стоят подписи кассира и бухгалтера.
Последняя страница
Ее заполняют по окончании периода. На ней указывают число листов, которые нумеруются и прошиваются, а также ставят подписи руководитель и бухгалтер предприятия.
Два способа заполнения
Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.
Вручную
Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.
В электронном виде
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Требования к хранению КК
Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.
Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.
Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.
Кто и как контролирует ведение кассовой книги?
- Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.
- Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.
- Проверке подлежат:
- документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;
- отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;
- приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;
- авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.
Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.
Какие санкции грозят, если обнаружатся ошибки в ведении КК?
В обязанности субъектов хозяйственной деятельности входит своевременная уплата налогов, по тарифам в соответствии с выбранной системой налогообложения. За сокрытие документов, которые подтверждают доход, грозит штраф.
В частности, неведение кассовой книги считается серьезным нарушением, за которое может быть наложен штраф согласно ст. 120 НК РФ в размере от 10000 рублей.
Итоги
Итак, само по себе наличие онлайн-кассы не становится поводом вести или не вести кассовую книгу.
Ответ на вопрос, нужна ли она, зависит от типа организации. Юридические лица обязаны вести подобную отчетность, а индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности заполнять КК. При этом ИП в любом случае должны вести учёт доходов и расходов.
- Кассовая книга является инструментом контроля за приходом и расходом финансов.
- Налоговая инспекция вправе проверять подобную отчетность, а за нарушения в оформлении или корректности данных компании грозит штраф.
- —
Статью написали ритейл-эксперты ПОРТ при информационной поддержке Сергея Хороша.
Если у вас есть вопросы, касающиеся покупки или работы онлайн-касс, пишите комментарии на сайте и в соцсетях или задайте вопросы менеджерам в офисах ПОРТ в Красноярске.
Как заполнять журнал учета розничных продаж алкоголя в ресторане
1. Кто и где его заполняет
Журнал учета объема розничных продаж заполняется каждым обособленным подразделением на месте реализации алкогольной продукции. Никаких исключений по виду юридического лица, по месту его нахождения или по обороту нет. Журнал обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели, даже те, которые торгуют только пивом.
2. Как заполнять журнал
Сейчас предусмотрено два варианта заполнения журнала – в электронном виде, фиксируя продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, и в бумажном виде, занося все продажи алкоголя в таблицу утвержденной формы.
Вот тут начинается первая путаница – как вести журнал в электронном виде в ресторане? В приказе №164 ФСРАР сказано, что журнал заполняется по факту продажи каждой единицы потребительской тары или по факту вскрытия транспортной тары.
Вскрытие транспортной тары при записи журнала применяется только для нефасованных алкогольных продуктов, в первую очередь для разливного пиво, хранимого и перемещаемого в кегах.
Вскрытие коробки (транспортная тара) с бутылками вина (потребительская тара) не является фактом продажи алкогольной продукции, в отличии от вскрытия пивной кеги. Путаница в том, что в ЕГАИС записать данные о продаже можно только вместе с данными кассового чека, сопровождающего такую продажу.
И если при продаже крепкого алкоголя по порциям вскрытие бутылки можно привязать к продаже конкретного первого «шота», который налили из этой бутылки, то при вскрытии кеги никакого чека продажи может и не быть.
Аналогично при использовании алкоголя в производстве (в кулинарии, при фламбировании или при изготовлении настоек) момент вскрытия бутылки может очень сильно отличаться от момента первой продажи блюда. Как фиксировать продажу в ЕГАИС в этом случае? Получается, что закон заранее подталкивает исполнителя к нарушениям, заставляя «подгонять» отчетность под возможности системы.
3. Что делать с заполненным журналом
Сдавать журнал учета объема никуда не нужно. Его нужно предъявлять при проверке контролирующими органами. Сейчас нет никаких разъяснений о том, нужно ли при этом хранить журнал в бумажном виде или его можно распечатать за нужный период и предъявить проверяющему.
Пока известно одно – хранить данные из журнала необходимо в течении 5 лет. Поэтому необходимо заранее озадачиться в каком виде и где вы будете это делать.
Мы рекомендуем своим клиентам не печатать журнал заранее, но обеспечить возможность его быстрой печати по требованию – исправный принтер и бумага на точке реализации всегда должны быть под рукой.
4. Что заносить в журнал
Согласно приказа при бумажном варианте заполнения журнала в него заносится наименование алкогольной продукции (АП) в соответствии с сопроводительными документами, код АП, а также емкость вскрытых упаковок и их количество.
Заносится по факту вскрытия тары (при продаже порциями) или по факту продажи (бутылка целиком).
Важно понимать, что наименование АП и его код нужно брать строго из сопроводительных документов, а не из вашего внутреннего справочника номенклатуры.
5. Как считать промежуточные итоги по журналу
В приказе №164 сказано, что «Итоги по продажам алкогольной продукции заполняются с ежедневной периодичностью в разрезе кода вида продукции, наименования продукции и количества (штук)» Эта непростая фраза была расшифрована в примере, который ФСРАР опубликовал на своем сайте 15.01.2016.
Из примера следует, что каждая запись в журнале должна трижды участвовать в его итогах – по коду АП, по наименованию АП и еще раз по итогу общего количества.
И вот тут возникает очередная путаница – получается, что в итогах суммируется количество для разных упаковок, разной емкости. Т.е.
мы суммируем поллитровые бутылки с литровыми, добавляем к ним кеги и получаем общее количество проданных и вскрытых тар. Зачем это нужно делать и какую информацию несет такое суммирование совсем не понятно.
6. Какие операции учитывать в журнале
Для понимания того, что нужно заносить в журнал необходимо понимать задачу, для которой он создавался. Согласно приказа № 164 в журнал заносятся только розничные продажи алкогольной продукции.
Но что понимать под «розничными продажами» в ресторане? Уже упоминаемая нами ранее алкогольная пропитка для пирожного или вино в маринаде является такой продажей? Согласно логике поступление алкоголя в ресторан фиксируется операцией подтверждения факта закупки в ЕГАИС. Журнал должен «закрыть» эти поступления подтверждением расхода алкоголя.
В этом случае сравнив обороты из журнала с поступлениями в ЕГАИС и текущими остатками алкоголя в ресторане ФСРАР может выявить расхождение в этих цифрах и уличить предприятие в торговле контрафактом. Значит, через журнал учета розничных продаж алкоголя должно пройти все то, что было отражено на ваших остатках в ЕГАИС.
При этом помните, что в ЕГАИС есть операции возврата, ввода начальных остатков и списания АП на бой, брак, потери. Вот и расход алкоголя нужно подтверждать за вычетом этих операций.
7. Это надолго?
Как вести журнал учета алкоголя
С первых чисел 2016 года магазины и пункты общественного питания ведут так называемые журналы учёта продаж алкогольной, спиртосодержащей продукции и пива. Несмотря на общие требования, существует немало различий в введении таких журналов. Они зависят от ассортимента алкогольных напитков, форм предприятий и количества точек продаж.
- Журналы учёта продаж можно вести:
- -вручную, когда печатный журнал заполняется кассиром не позже, чем на следующий день после продажи;
- -автоматически, бланки журнала заполняются программой;
- -по системе ЕГАИС, в случае подключения к системе ведётся передача данных, и на основании этих данных, с помощью кассовой программы составляется журнал;
- Самый простой способ — ведение средствами ЕГАИС, и оно не потребует особых затрат в том случае, если вы уже подключены к этой системе;
- При торговле безакцизным алкоголем достаточно вести журнал вручную, при это не следует забывать, что если алкоголь продаётся на розлив, то фиксируется факт вскрытия целой единицы продукции (кеги, бочки, бутылки), а факт продажи из этой открытой ёмкости (литра, бокала) в журнале не отображается.
- Рассмотрим несколько вариантов ведения журнала:
- ИП и продажа пива:
Индивидуальный предприниматель может торговать пивом и другим безакцизным алкоголем в розницу.
В ЕГАИС следует отправлять отчет лишь о поступлении пива от поставщика, а значит иметь на точке приёма JaСarta с КЭП, а также вести печатный журнал.
Если же торговая точка не одна, то можно использовать одну JaСarta, но в таком случае приёмку алкоголя на все магазины придется осуществлять в одном месте, там, где JaСarta и возможность загружать данные в ЕГАИС.
ООО и продажа пива:
Для ООО созданы достаточно жесткие требования к отчетности в ЕГАИС: JaСarta должна находиться в магазине постоянно, а для этого нужен компьютер или касса для работы с JaСarta и УТМ, а также выход в интернет для передачи данных. Соответственно, при открытии нескольких магазинов следует оснастить каждый из них своей JaСarta, а журнал вести с помощью касс или средствами ЕГАИС.
ООО и продажа пива, а также крепкого алкоголя:
Крепкий алкоголь отражается в ЕГАИС не только при закупке товара, но и при продаже каждой бутылки. Для каждой точки нужна специальная касса, к которой можно подключить JaСarta, 2D-сканер.
В каждый магазин следует провести интернет и отправлять в ЕГАИС отчет о каждой проданной единице алкоголя.
Для этого приобретается всё необходимое оборудование и с помощью него можно осуществлять ведение журнала с помощью ЕГАИС.
ООО и алкоголь, ИП и пиво:
Довольно часто в магазинах встречается совмещение собственности. В таких случаях продажа слабоалкогольных напитков и прочих товары осуществляется через ИП на ЕНВД, а крепкие алкогольные напитки продаются через ООО.
В результате мы имеем одну JaСarta для ИП и для каждой точки ООО- отдельные JaСarta. Не следует забывать о том, что по закону о ККТ каждое юридическое лицо обязано иметь свой кассовый аппарат, даже в пределах одного магазина.
А также для ООО нужен фискальный регистратор, а для ИП — принтер ЕНВД.
— Для автоматизированного формирования журнала продаж
— Для полного удовлетворения Закона о ЕГАИС
Вам поможет касса Viki Mini для ЕГАИС Розница!
Узнать подробнее и заказать
Посмотрите видео как формируется журнал продаж прямо на кассе:
Кто должен вести журнал для учета алкогольной розницы?
Начиная с 1 января 2016 года, действуют изменения, касающиеся предпринимателей, которые занимаются продажей алкогольной продукции. Согласно приказу РАР №164 от 19.06.2015 п. 2, следующие категории обязаны заполнять журнал алкогольной розницы:
- ИП, занимающиеся продажей пива и иных алкогольных напитков, сделанных его с использованием, в розницу;
- организации, занимающиеся розничной торговлей алкоголя и продукции, имеющей в своем составе спирт.
Различают несколько видов продукции, содержащей спирт:
Примером непищевой продукции являются духи, одеколоны. Заполнять журнал учета должны все ИП и юридические лица, занимающиеся продажей спиртосодержащих товаров любой из этих двух категорий.
Вести такую документацию нужно всем розничным продавцам алкоголя, вне зависимости от используемой системы налогообложения и крепости предлагаемых напитков. Оптовики освобождены от заполнения журнала.
Место ведения журнала и время заполнения журнала
Вести журнал учета нужно не в бухгалтерии, а там, где осуществляется продажа алкоголя. Если у предприятия имеется несколько точек сбыта, то на каждую должен быть заведен свой журнал учета.
Согласно п. 3 приказа РАР, вносить информацию необходимо не позднее дня, следующего после:
- сбыта каждой упаковки соответствующего товара;
- непосредственного открытия тары, в которой транспортируется продукция, предназначенная для дальнейшего ее розлива клиентам.
Журнал в электроном виде и на бумаге — что и как вести
Предприниматели могут вести журнал учета в двух видах:
Особых требований к ведению журнала на бумажном носителе нет. Его листы можно не нумеровать и не прошнуровывать. Требований к цвету используемых чернил тоже нет.
Это означает, что вести журнал можно на компьютере, а затем распечатывать и скреплять.
Журнал такого вида можно заполнять только посредством системы ЕГАИС. Для работы потребуется специальное программное обеспечение и считыватель штрих-кодов.
Если организация не подключена к системе ЕГАИС, то возможности вести документ в электронном виде юридическое лицо или ИП лишается. В таком случае нужно будет использовать бумажный вариант.
Для каждой формы журнала предусматриваются общие принципы или особенности заполнения:
- Первая графа с порядковым номером записи для обеих форм едина и обязательна для заполнения.
- Вторая графа с датой заполняется согласно установленному времени.
- Третья графа содержит информацию о штрих-коде. В бумажном виде заполнять ее не нужно, а в электронном она обязательна для заполнения за исключением случаев, когда товар не должен иметь маркировку или если информация заполняется для продукции, имеющей в своем составе спирт.
- Четвертая графа с наименованием продукции заполняется только на бумажном носителе. При этом название товара должно соответствовать тому, как оно отражено в сопроводительных документах.
- Пятая графа содержит информацию о коде вида товара, ее также заполняют только в журналах на бумажном носителе. Для определения номера можно воспользоваться специальным Классификатором видов продукции, который утвержден приказом РАР №231 от 23.08.2012.
- Шестая графа, содержащая информацию о емкости тары, заполняется только на бумаге. В качестве единицы измерения используют литры.
- Седьмая графа с указанием количества тары указывается только в журналах бумажного вида.
Есть в журнале и итоговая графа. Заполнять ее нужно каждый день. При этом подсчет ведется только для 4, 5 и 7 графы.
Когда и как предоставлять журнал в контролирующие органы
Законом не предусмотрено предоставление журнала учета в контролирующие органы. Не нужно сдавать его и вместе с декларацией. Если же в организации будет назначена проверка, то предприниматель должен будет предоставить журнал уполномоченным лицам для ознакомления.
Штраф и ответственность
В случае невыполнения приказа РАР налагается административный штраф на следующих лиц:
- ответственных за заполнение журнала (в размере 10–15 тысяч рублей);
- юридических лиц (в размере 150 – 200 тысяч рублей).
Такой штраф могут выписать не только при отсутствии журнала, но и при неправильном его ведении.
В журнале учета алкоголя нет отдельной графы, в которую ставится подпись должностного лица, несущего ответственность за заполнение документа. Самостоятельно добавлять ее запрещено или ставить подпись в другом месте.
Разобраться с тем, кто же должен вести журнал тяжелее. Заполнять его в бухгалтерии невозможно, ведь по закону вписывать данные нужно там, где происходит продажа продукции.
Предприниматель, назначая ответственное лицо, должен понимать, что такая обязанность должна быть отражена в трудовом договоре или должностной инструкции. Обязать в устной форме заполнять журнал невозможно.
- Полезно ознакомиться:
- Абонентское юридическое обслуживание;
- Лицензия на алкоголь;
- Что такое имущественные и социальные выплаты?;
- Зачем нужна справка 2 НДФЛ
- Статья написана специально для selen-grand.ru
Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?
Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника.
Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации.
Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.
А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.
Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН
- Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
- Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
- В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
- Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
- Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
- Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
- Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
- В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).
Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.
Порядок учёта кассовых данных
На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.
Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста
Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:
- Журнал, который подлежит замене на новый
- Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
- Паспорт вашей ККМ.
- Карточка учёта.
- Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
- Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.
Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.
Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.
Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.
Требования при ведении журнала кассира-операциониста
Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.
Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).
Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.
Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.
Требования к кассиру, который заполняет журнал
- Писать чернилами тёмного цвета.
- Придерживаться хронологического порядка.
- Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
- Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
- Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
- Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
- Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.
Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.
Титульный лист
Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.
Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.
Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.
Порядок заполнения журнала кассира-операциониста
- Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
- Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
- Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
- В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
- Столбцы в кассовом журнале:
- Дата смены.
- Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
- Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
- Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
- Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
- Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
- Подпись кассира.
- Подпись старшего смены, либо администратора.
- Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
- Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
- Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
- Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
- Сумма безналичной оплаты.
- Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
- Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
- Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).
Особенности заполнения кассового журнала
В случае возврата наличных
Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.
Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.
В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.
Важные моменты:
- Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
- Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
- Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
- Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.
Эквайринг
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент.
Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход.
Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Утеря кассового журнала
Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.
Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.
Итог
Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного — заполнение журнала — это очень скрупулёзная и ответственная работа.
Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками.
Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.
Учет алкоголя в общепите (ЕГИАС, АЙКО) в 2022 году
Реализация спиртосодержащей продукции ведется с использованием кассовой техники по каждой товарной единице.
Обязанность поштучного отражения при продаже алкогольной продукции (АП) в системе ЕГАИС обязательна для организаций всех направлений деятельности.
Начиная с июля 2022 года в системе предприятий общественного питания ведется помарочный учет каждой единицы продукции. Требование касается как поступления товара, так и его реализации.
Порядок учета алкоголя в общепите
Контроль за учетом алкоголя осуществляет ФСРАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка).
Учет продукции на всех этапах от производства до реализации ведется с применением программы ЕГАИС. Ранее для предприятий общепита было сделано исключение. Согласно п. 2.1 ст. 8 ФЗ от 22.11.
1995 № 171-ФЗ при оказании услуг общепита данные о реализации АП в систему ЕГАИС не представляются.
ФСРАР, учитывая необходимость повышения контроля над производством и сбытом АП, скорректировала требования. В учет движения АП вовлечены все участники рынка.
По мнению ФСРАР, предприятия общественного питания обязаны вести учет АП при закупке и списании. Данные необходимо направлять в систему ЕГАИС. Срок подачи сведений о списании установлен не позднее следующего рабочего дня. Списание осуществляется на основании первичных документов. Разъяснения представлены в письме ФСРАР от 23.05.2022 № Г-3134/15-03.
Начальник Управления АИС А.В. Гущанский
При отсутствии отдельной информации о движении алкогольной продукции возникает несоответствие в данных. Исключение части сведений не позволяет достоверно вести учет товарных единиц в целом по группе алкогольной продукции. Количество единиц товара, находящееся на хранении в ресторанах, барах, кафе, должно соответствовать остаткам, отраженным в системе ЕГАИС другими участниками рынка.
В 2022 году предприятия общепита должны формировать данные поставки и реализации с ведением Журнала учета розничных продаж, представлением декларации, отражением движения единиц АП в программе ЕГАИС. Планируется, что после полного перехода на электронную форму учета АП потребность в представлении деклараций исчезнет.
Порядок списания алкогольной продукции
Организации, ведущие учет движения товарных единиц в «Журнале учета объема продаж алкогольной продукции», имеют право производить списание в ЕГАИС на основании данных книги.
В качестве первичного документа учета списания используется акт вскрытия тары. Списание закрытой единицы продукции в общепите запрещено.
В отличие от точек розничной торговли, предприятия общепита могут не списывать АП при каждом вскрытии, а учесть всю реализацию за смену одновременно.
Данные о списании в течении рабочей смены накапливаются. На каждый вид АП в предприятии общепита составляется отдельный акт. Документ формируется по итогам рабочего дня как «списание продукции, не подлежащей отражению в ЕГАИС». После отражения акта в программе остатки АП предприятия уменьшаются на число списанных единиц. Особенности ведения учета:
- Журнал учета розничных продаж может вестись как в электронной форме, используя специализированную программу, так и на бумажном носителе.
- Формирование товароучетного журнала с выводом на печать производится поквартально. При запросе органов контроля документ предъявляется для про
- верки.
- Заполнение рукописного журнала продавцом в общепите обязательно, даже при ведении электронной версии с использованием ЕГАИС.
- Данные учета в ЕГАИС и рукописного журнала продавца могут не совпадать.
- Срок хранения товароучетных журналов продаж составляет 5 лет.
Важно! Фактом продажи единицы АП в ресторане, кафе считается момент вскрытия тары – бутылки, кегы. В общепите допускается однократное списание продаж по итогам дня.
Изменения в системе учета АП в общепите
С января 2022 года предприятия ресторанного бизнеса должны сканировать приобретенную и реализованную АП. Для проведения сканирования собственнику точки общественного питания потребуется приобрести 2D-сканер. В акте списания продукции вводится графа кода, требующая ведения поштучного помарочного учета. На предприятиях общепита помарочный учет вводится с марта 2022 года.
В связи с изменениями в учете до июля 2022 года в учете ЕГАИС применялся переходный период.
В течение отведенного полугодия выравнивались остатки в складском учете покупателей, соответствующие производственному отпуску.
При реализации продукции, поступившей на предприятие общепита до 1 июля, разрешено применить ранее установленный порядок без поштучного учета. Условие распространяется до полной реализации продукции.
Требование о необходимости кодировки применяется в отношении крепкого алкоголя, реализация которого допускается юридическими лицами. ИП имеют право торговать в торговых точках и общепите слабоалкогольной продукцией, например, пивом.
В 2022 году учет в программе ЕГАИС ведется с использованием версии 3.0, действующей для маркируемой продукции. Изделия, не требующие ведения помарочного учета, в программе не отражаются.
Условия подключения к системе ЕГАИС
Для использования ЕГАИС необходимо:
- Иметь ПК, соответствующий необходимым техническим требованиям со стабильно функционирующим Интернетом.
- Установить универсальный транспортный модуль (УТМ), используя официальный сайт ЕГАИС. Допускается применение в работе иного программного обеспечения, совместимого с УТМ.
- Оформить крипто-ключ, интегрированный для программного обеспечения.
- Установить программное обеспечение для использования ЕГАИС. Операции в программе автоматизированы.
- Приобрести 2D-сканер, адаптированный для программы ЕГАИС. Отдельные модели сканеров в учете не используют.
По рекомендации ФСРАР для ведения учета АП выделяется отдельный компьютер, не используемый для других программ. При наличии в организации нескольких филиалов на каждой из точек общепита должен установлен отдельный ПК.
При этом, если склад расположен отдельно от места реализации, на ПК приемки устанавливается УТМ.
В аналогичном порядке, если учредитель имеет несколько организаций с реализацией АП (общепит, розница), для каждого предприятия должен быть приобретен отдельный ПК.
Отправка информации в ЕГАИС производится с использованием ЭЦП лица, ведущего учет в программе. Предусмотрены строгие требования к условиям применения крипто-ключа.
| Условие | Характеристика | Особенности |
| Тип используемой электронной подписи | Применяется только усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) | Выдачу КЭП осуществляют специализированные центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ |
| Функции КЭП | Удостоверение подлинности документа и личности подписавшего | КЭП имеет правовую силу, идентичную собственной подписи |
| Использование КЭП при наличии нескольких филиалов (торговых точек общепита) | Каждая отдельная торговая точка общепита должна иметь подключение к программе и отдельный крипто-ключ | Для ООО соблюдение условия обязательно, ИП имеет право оформить один КЭП независимо от числа точек |
Процедура работы предприятий общепита в системе ЕГАИС
Отражение данных учета АП в программе осуществляется в определенном порядке ведения операций. ЕГАИС позволяет предприятиям общепита одновременно вести учет с несколькими поставщиками АП.
Лица, осуществляющие поставки АП на предприятие общепита, должны быть зарегистрированы и вести учет в системе ЕГАИС.
Продукция, приобретенная у незарегистрированного в системе поставщика, признается контрафактной.
Среди функций пользователям доступны складской учет, формирование журнала, отчетов, актов на подтверждение или отказ от приема накладных и другие возможности автоматизированного учета. На основании данных учета доступны сведения о взаиморасчетах, для проведения сверки информации.
Большинство предприятий общепита используется в учете программу АЙКО. В связи с нововведениями в отношении ведения помарочного учета АП, в программу были внесены изменения. Программа позволяет выполнять автоматическое списание единиц АП.
При переходе на 3 версию ЕГАИС в программе учета АЙКО потребуется учесть остатки и перевести в настройках с ручного на автоматическое формирование акта.
По мнению пользователей, журнал учета розничных продаж в программе АЙКО должен постоянно корректироваться.
| Алгоритм действий | Описание | Дополнения |
| Выписка ТТН поставщиком АП | Отражение накладной в системе ЕГАИС | Поставщиком создается резерв единиц АП на основании собственных остатков |
| Проверка данных ТТН принимающей стороной | Получатель АП сличает данные накладной и фактического поступления товара на склад | Назначение проверки – выявление расхождений в показателях по количеству и номенклатуре единиц продукции |
| Прием ТТН покупателем с отражением действия в программе | Операция является подтверждением факта закупки | Прием осуществляется в личном кабинете с использованием вкладки «получение ТТН из ЕГАИС» |
| Списание единиц АП с учета поставщика при подтверждении ТТН поставщиком | В системе ЕГАИС остатки отражаются в учете покупателя | Срок подтверждения ТТН – 3 дня для поставок в черте города и 7 дней для удаленных районов (Приказ Минфина РФ от 15.06.2016 № 84н) |
Покупатель имеет право отказаться от приема товара. Срок оформления операции аналогичен периоду приема. Основаниями для отказа служат:
- Ненадлежащее качество продукции – отсутствие акцизных марок, повреждение тары, нарушение срока годности.
- Отсутствие поставки в результате форс-мажорных или иных обстоятельств.
- Значительное расхождение между количеством единиц поставки и данными накладной либо большая пересортица.
В программе необходимо отразить отказ приема АП по выгруженной поставщиком накладной. Причина отказа будет отражена в акте. Накладная будет возвращена поставщику.
При выявлении незначительных расхождений покупатель также направляет поставщику акт с отражением собственных данных. Сведения акта позволяют скорректировать остатки или сумму, отраженную в ЕГАИС. Для внесения изменений поставщик должен принять разногласия, о чем покупателю направляется согласие.
Санкции при нарушении правил работы с ЕГАИС
Анализ отчетности ресторанов по списанию продукции позволяет выявить нарушения. В случае отсутствия информации возникает основание для проведения проверки отделением ФСРАР. Нарушение в учете влечет административную ответственность организации, ИП и должностных лиц, ответственных за ведение учета.
| Статья | Получатель штрафа | Размер санкции |
| Ст. 14.17 КоАП Нарушение требований к обороту АП | Юридические лица | От 100 до 150 тысяч рублей с конфискацией АП либо без нее |
| Ст.14.19 КоАП Нарушение законодательства, включая нефиксацию данных в ЕГАИС | Должностные лица | От 10 до 15 тысяч рублей, с конфискацией АП или без нее |
| Аналогичное нарушение | Юридические лица | От 150 до 200 тысяч рублей, с конфискацией продукции или без нее |
При повторном нарушении рассматривается вопрос о лишении лицензии на право торговли АП.
Ошибки, допускаемые в учете
Ошибка № 1. Предприятия общепита должны фиксировать поступление АП в системе ЕГАИС. Ошибочным является мнение о возможности закупки продукции в розничной торговле. Изделия, поступившие без отражения в программе, признаются приобретенными незаконно, что влечет наложение санкций.
Ошибка № 2. В отдельных договорах оговариваются бонусные программы. АП, поступившая покупателю, не учитывается при приемке товаров. Неверная позиция. Алкоголь, поступивший в качестве бонуса, необходимо учитывать в ЕГАИС с указанием нулевой цены закупки.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1. Можно ли изменить данные, отраженные в ЕГАИС с помощью простой корректировки?
Данные в ЕГАИС заносятся на основании первичных документов. Ручные корректировки, применяемые в других программах, не применяются. Каждое движение АП производится на основании накладной или акта.