Налоговая служба работает над стандартной формой договоров в электронном формате xml

Мария Полосина

редактор Scloud

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

В чем преимущества электронного документооборота?

Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей.

Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы.

Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

Принимаются документы только в формате PDF.
Разрешение – 200 DPI.
Объем файла – до 10 МБ.
Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
Журналы учета.
Товарные накладные ТОРГ-12.
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах.

Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

Итог

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

Какими будут электронные договоры: ФНС подготовила форматы для ЭДО

Налоговики уже разместили проект приказа на госпортале и выложили разъяснения для бизнеса на своем сайте. Подробности в статье.

Новый формат электронных договоров

14 февраля 2022 года ФНС сообщила, что на портале нормативных актов выложен проект приказа «Об утверждении XML формата представления договорного документа в электронной форме».

Новый формат — альтернатива тому варианту, который налоговики представили для общественного обсуждения в ноябре 2021 года — формату PDF-А/3. Этот формат будет содержать xml-часть, содержащую основную информацию из документа для автоматизации передачи сведений.

По задумке ФНС, как только оба формата будут утверждены, бизнес сможет выбирать, какой из форматов ему больше подходит исходя из потребностей и технических возможностей.

Формат PDF-А/3 позволит обмениваться документами с контрагентам с разным уровнем цифровизации. Договор в таком формате не требует серьезной автоматизации контрагентов.

ХML формат подойдет компаниям, которые активно применяют ЭДО в работе и используют специализированные решения. Например: предприятиям, которые по требованиям законодательства уже обмениваются с контрагентами счетами-фактурами и УПД через оператора при реализации маркированного или прослеживаемого товара.

Астрал.Маркировка — решение «под ключ» для тех, кто работает с маркированным товаром.

Зачем это нужно бизнесу

Постепенный перевод бизнеса на цифровизацию ФНС обрисовала в Концепции развития ЭДО.

Перевод сделок в электронную форму позволит:

сэкономить время на пересылку бумажной корреспонденции, особенно если контрагенты находятся в разных регионах;
сократить расходы на канцелярию, средства для печати, а также на оплату почтовых или курьерских услуг;
освободить административные помещения от бумажных архивов;
минимизировать риск утраты документов;
быстро заключать или перезаключать договоры за пару минут, не отходя от компьютера.

Сейчас для обмена договорами в электронном виде компании с каждым контрагентом заключают соглашение, в котором оговаривают:

условия и порядок электронного документооборота;
какие документы и в каком формате передаются через сервис;
какие электронные подписи легитимны;
какие выбраны операторы ЭДО и т. д.

Единый формат электронного договора повлечет за собой и регламент обмена такими документами и упростит переход на электронный документооборот с контрагентами.

Также ввод единого формата поможет компаниям и ИП постепенно отказаться и от обмена неформализованными документами (скан-образов бумажных договоров, подписанных электронной подписью). Кроме того, из-за различных пользовательских форм электронного договора у клиентов и операторов ЭДО возникают сложности с роумингом между контрагентами. Единый формат решит и эту проблему.

Договоренности будут зафиксированы и любое изменение после подписания документов электронной подписью будет недопустимо, – это обезопасит предпринимателей от недобросовестных заказчиков и исполнителей. А полномочия подписантов будут описаны в машиночитаемой доверенности.

Важно: электронные договоры, как и другие цифровые документы в ЭДО, являются юридически значимыми, приравниваются к оригиналам и могут быть представлены в суде и других инстанциях. Неизменность и сохранность данных обеспечиваются механизмами электронной подписи и криптографической защиты.

Зачем это нужно бухгалтеру

Подготовка пояснений на требования налоговиков — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Требования могут поступить в рамках камеральных, выездных налоговых проверок. Кроме того, налоговики могут направить запрос вне проверок по сделке с конкретным контрагентом. В свою очередь договоры с контрагентами почти всегда входят в комплект документов, который нужно приложить к пояснениям.

Единый формат электронных договоров позволит бухгалтерам тратить меньше времени и сил для подготовки пакета документации. Еще удобнее, когда договор и сопутствующие первичные документы можно направить в налоговую службу прямо из учетной программы по ТКС.

Линейка продуктов Калуга Астрал поможет вам наладить электронный документооборот с контрагентами и контролирующими службами:

Астрал Отчет 5.0 — сервис для подачи электронной отчетности и обмена корреспонденцией с ФНС и другими ведомствами;
Астрал.ЭДО — сервис для электронного документооборота с контрагентами;
1С-ЭДО — сервис для организации ЭДО из 1С.

Заключение договоров в электронном виде

Гражданский Кодекс РФ подтверждает право заключать договоры в электронном виде. Однако нет единых требований к оформлению и обмену цифровыми контрактами. Это препятствует безбумажному документообороту между контрагентами.

В рамках «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» Федеральная налоговая служба РФ занимается разработкой проекта, который утвердит формат электронного договора.

Почему это важно

Договор — наиболее распространённый вид документа, которым обмениваются ИП и организации. При заключении сделки в электронном виде контрагенты обмениваются неформализованными документами — сканами бумажных копий договора, подписанными электронной подписью обеими сторонами.

Применение утверждённого формата для электронных договоров позволит компаниям и ИП заключать сделки в электронном виде без необходимости подписывать бумажные документы. Кроме того, это поможет сократить время на оформление и согласование условий договора, а также упростить передачу документов в ФНС.

Пока перестройка бизнес-процессов в сторону развития ЭДО идёт медленно. Для многих документов отсутствуют утверждённые форматы и нет регламентированных правил хранения.

Концепция ФНС направлена на решение вопросов, которые препятствуют полному переходу на ЭДО.

Разработка утверждённого формата для электронного договора — ещё один пункт подготовки нормативной и технологической основы для юридически значимого электронного документооборота.

Предполагается, что нормативно-правовой акт, которым ФНС утвердит единый формат электронного договора, начнёт действовать с 1 декабря 2021 года.

Как сейчас происходит заключение договоров в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность заключения договора путём обмена сканами через ЭДО.

Чтобы сделка в электронном виде была юридически значимой, необходимо:

Подключиться к сервису аккредитованного оператора электронного документооборота, например, к «Астрал.ЭДО». Если вы работаете в интерфейсе 1С, вам подойдет «1С-ЭДО».

Ваши документы будут передаваться по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде и будут доступны только доверенным лицам контрагента.

Установить, что сканы подписанных экземпляров договора поступили именно от сторон сделки.

Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет идентифицировать подписанта и обеспечивает документы юридической значимостью. Выпустить такую подпись может только аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).

С 1 января 2022 года руководители юрлиц, ИП и нотариусы смогут получить КЭП в единственном числе и только в УЦ ФНС. Сотрудники организации, имеющие право подписи, должны будут получить ЭП физического лица в любом УЦ и подтвердить полномочия машиночитаемой доверенностью, заверенной КЭП руководителя.

Обеспечить хранение электронного договора на физическом носителе или в облачном хранилище.

Если контрагенты подключены к системе оператора ЭДО, в качестве хранилища используется «облако» оператора.

Что изменится с утверждением формы электронного договора

Введение утверждённого формата для электронного договора позволит организациям и ИП ускорить процесс обмена документами и представлять оформленный договор в налоговую в неизменном виде. Кроме того, данная мера — один из начальных этапов запланированного Федеральной налоговой службой РФ перехода с бумажного документооборота на электронный.

Преимущества перехода на оформление сделок в электронном формате:

Этот фактор чрезвычайно важен в тех случаях, когда нужно оперативно подписать контракт или обменяться договорами в новой редакции. Если партнёр находится в другом регионе или другой стране, ему не придётся ждать письма с экземпляром — документы передаются через интернет моментально.

Сокращение расходов на бумагу и картриджи для печати, а также на доставку писем с экземплярами договора почтой или курьером. Электронный документ полностью исключает необходимость таких затрат.

Использование электронных документов позволяет освободить площадь, выделенную под архив для бумажной документации.

Бумажный документ может легко потеряться, прийти в негодность. Вероятность того, что флешка или жёсткий диск с документацией дадут сбой, тоже, безусловно, существует, но это скорее исключение из правил. Сервера операторов ЭДО имеют высокий статус защиты, данные хранятся в зашифрованном виде, регулярно делается резервное копирование — это самый надёжный способ вести электронный архив.

В любой организации с момента её учреждения создаётся и хранится огромное количество документов. Переход на электронный документооборот (ЭДО) поможет сократить время на обмен документами с партнёрами, а также ускорить взаимодействие между отделами организации и её обособленными подразделениями.

Заключайте контракты с контрагентами и мгновенно обменивайтесь договорами и любыми другими документами через оператора «Астрал.ЭДО» . Для тех, кто привык работать в интерфейсе 1С, подойдёт сервис «1С-ЭДО».

Новый формат электронных документов утвержденная ФНС

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

29 января 2019

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвердил новый формат документов:

счета-фактуры;
документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг, включающего в себя счет-фактуру;
документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг.

Как изменился формат

В перечень значений налоговой ставки добавлено новое значение — 20 % — в связи с повышением НДС в России.
Появилась возможность указывать признак информационных полей определенной структуры, о которой участники сделки договариваются самостоятельно. Это может упростить автоматическую обработку реквизитов документов в отдельных отраслях бизнеса.
Обновились поля для заполнения даты оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Временной промежуток должен проставлять сотрудник организации, указав начало и окончание периода.
В префиксе названия файла документа появились разные значения для сделок по товарам, подлежащим прослеживаемости и маркировке.
Для маркируемых товаров в файлах выделены поля, в которые будет вноситься информация по идентификации продукции.
В формат документов добавлен новый блок с информацией об обстоятельствах закупок для государственных и муниципальных нужд. Эти сведения понадобятся для передачи в управление казначейства.
Введены отдельные поля в формате для характеристики, сорта, артикула, кода товара. Ранее эти реквизиты находились в одном поле, что затрудняло автоматическую обработку информации на стороне пользователя ЭДО.

Когда перестанет действовать старый формат

Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утратит силу с 1 января 2020 года. До этого момента налогоплательщикам разрешено создавать электронные счета-фактуры в старом или новом формате.

Налоговые органы будут принимать файлы в старом формате до конца 2022 года при условии, что они созданы до 1 января 2020 года.

По истечении переходного периода, то есть с 2023 года, приемные комплексы ФНС перестанут обрабатывать не только счета-фактуры, но и первичные документы в старом формате.

Ожидается, что налоговая служба в ближайшее время обновит и формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 по-прежнему действуют — накладные и акты в этих форматах можно продолжать формировать, ФНС России пока не сообщала об их замене на новые.

Все решения Диадока уже поддерживают работу с документами в новом формате.

Оставить заявку Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.

Методические рекомендации ФНС 2021 по форматам электронных документов организаций: обзор

Методические рекомендации ФНС России 2021 года по форматам электронных документов были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя Налоговой службы Даниила Егорова.

Они направлены на обеспечение комфортных условий для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для стандартизации форматов электронных документов между участниками оборота, а также процессов их разработки и сопровождения. В первую очередь, чтобы они были читаемы, доходили до адресата и не вызывали конфликтов оборудования, программного обеспечения.

Как известно, одно из направлений оптимизации работы с документами в финансово-хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота. А именно, перевод в электронную форму, оборот и хранение.

СПРАВКА

По оценкам бизнеса, работа с электронными форматами документов позволяет сократить хозяйствующим субъектам временные затраты на 80%.

Учтите, что рассматриваемые правила от ФНС носят рекомендательный характер. То есть, строго следовать им не обязательно. Но тогда нужно быть готовыми к издержкам, в том числе временным и финансовым.

В то же время, органы исполнительной власти в рамках исполнения своих функций должны принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введенным в действие в соответствии с Методическими рекомендациями ФНС. А вот если формат был создан и применяется без их учёта, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.

Также см. «Порядок обмена электронными документами между организациями или физлицами: Методические рекомендации ФНС 2021».

На кого и на какие процессы распространяются Рекомендации

Они затрагивают государственные органы и хозяйствующие субъекты (юрлица, ИП, физлица) при следующих действиях с форматами электронных документов:

разработка;
описание;
верификация;
утверждение;
публикация.

Эти Методические рекомендации устанавливают порядок осуществления каждого из перечисленных действий в отношении форматов электронных документов, используемых в деятельности, а также предоставляемых в госорганы при проведении контрольных мероприятий и получении государственных услуг.

Однако Рекомендации не распространяются на электронные форматы. формируемые при:

планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
закупках отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

В этих случаях требования к порядку разработки, описания, верификации и публикации форматов предусмотрены положениями законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юрлиц.

Основные понятия

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – это документированная информация в электронной форме.

То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В свою очередь, формат электронного документа – это описание структуры, содержания и порядка формирования электронного документа.
Разработчиком формата может быть государственный орган, ассоциация, хозяйствующий субъект или иное лицо.
Ввод в действие формата электронного документа означает момент времени, с которого формат можно использовать для создания документов.

Спецкомиссия при ФНС

Методическими рекомендациями предусмотрена Комиссия по форматам электронных документов как экспертный орган при ФНС (далее – Комиссия).

В её состав могут включать представителей органов власти, негосударственных организаций и ЦБ (ассоциаций, союзов и отдельных хозяйствующих субъектов) в целях рассмотрения и решения вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.

Комиссия занимается следующим:

утверждает план разработки форматов электронных документов на следующий календарный год;
рассматривает форматы электронных документов перед их утверждением (в целях стандартизации и анализа наличия в них новых элементов, требующих внесения в соответствующий справочник).

Справочник элементов форматов

Для упрощения разработки форматов электронных документов ФНС ведёт и публикует на своём сайте электронный Справочник унифицированных элементов электронных документов (далее – Справочник).

В Справочник включают:

элементы электронных документов, используемые при описании их форматов;
классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов электронных документов;

Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа и элементах используемых классификаторов, справочников, перечней:

наименование элемента;
код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в РФ;
формальное описание формата элемента, которое включает – 1) имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии), 2) вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);
контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии);
правила визуализации при необходимости;
дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);
дату введения элемента;
версию элемента;
дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);
историю изменений.

Пополнение Справочника происходит на основании форматов электронных документов, введенных в действие приказами ФНС или совместных приказов органов исполнительной власти и Налоговой службы.
Суть в том, что в Справочник включают новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата электронного документа.
ФНС размещает обновленный Справочник в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата электронного документа в Минюсте.

Планирование разработки и ввода в действие форматов

Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.

Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:

наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
срок утверждения формата;
переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
дата ввода в действие формата.

Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).

Разработка и согласование формата электронного документа

При разработке формата разработчик должен опираться на бизнес-требования, включающие:

описание бизнес-процесса (вкл. его варианты), который требует сопровождения электронным документом;
перечень участников этого бизнес-процесса;
последовательность внесения данных в электронный документ участниками бизнес-процесса;
порядок подписания (визирования) электронного документа участниками (совместный или автономный).

Бизнес-требования должны быть включены в пакет документов, сопровождающих внесение формата электронного документа на рассмотрение Комиссии при ФНС.

Разработчик формата разрабатывает структуру электронного документа и описывает его содержание, исходя из бизнес-требований к электронному документу, с учетом положений законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований к электронному документу (если они есть).

При создании нового формата разработчик использует исключительно элементы электронных документов, форматы которых есть в Справочнике. При отсутствии необходимых элементов в Справочнике он должен сопроводить внесение формата на рассмотрение Комиссии описаниями его элементов.

При рассмотрении предложений разработчиков о пополнении Справочника, Комиссия при ФНС исходит из задач унификации форматов и оптимизации структуры форматов. В итоге, она может вынести одно из 4-х решений:

предложить разработчику использовать существующий элемент Справочника;
одобрить включение предложения разработчика в Справочник как новой версии существующего элемента (тогда все последующие форматы электронных документов разрабатывают с использованием нового элемента);
одобрить включение предложения разработчика в Справочник как нового элемента, в том числе с прекращением использования существующего элемента Справочника;
отклонить предложение разработчика в случае его несоответствия данным Методическим рекомендациям.

При необходимости изменений в ранее разработанный формат электронного документа делают новую версию такого формата с максимальной преемственностью. При этом элементы формата, сохраненные в неизменном виде, должны остаться на тех же местах и иметь те же наименования.

Разработчик формата должен согласовать его с заинтересованными пользователями.

По завершении разработки предложение по формату электронного документа направляют в Комиссию на рассмотрение. На это ей дан 1 календарный месяц со дня поступления предложения. В случае необходимости Комиссия может привлечь дополнительную экспертизу для анализа предложенного формата.

ВИД РЕШЕНИЯ	ПОСЛЕДСТВИЕ
Отклонение предложения	Комиссия формирует заключение с указанием основных замечаний к предложенному формату и направляет его разработчику на доработку
Положительное решение	Комиссия формирует заключение о принятом решении и направляет его разработчику формата и в ФНС

Все перечисленные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.

Ввод и прекращение действия формата электронного документа

Ввод в действие формата электронного документа происходит на основании:

приказа ФНС;
либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.

Срок – не ранее чем через 6 месяцев с момента утверждения такого приказа и при условии наличия рекомендации Комиссии о вводе его в действие. Но законодательством РФ или актами Правительства России может быть установлен иной порядок ввода в действие.

Прекращение действия формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Документ не утрачивает свою юридическую значимость в случае прекращения действия формата, в соответствии с которым он был создан.

Законодательством РФ также может быть установлен порядок конвертации электронного документа с сохранением его юридической значимости.

Реестр форматов электронных документов

В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.

Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:

уникальный идентификатор формата;
наименование формата;
версия формата;
формальное описание формата;
контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
правила визуализации;
документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
наименование разработчика формата;
дата ввода в действие формата;
приказ о вводе в действие формата;
дата прекращения действия формата;
приказ о прекращении действия формата;
историю изменений формата.

Публикуют форматы электронных документов в Реестре так, чтобы не нужно было обращаться к Справочнику.

Важно, что информацию о прекративших действие форматах не исключают из Реестра: она всегда доступна.

ТРЕБОВАНИЯ
К ИМЕНИ ФАЙЛА ОБМЕНА В ФОРМАТАХ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
НАЛОГОВЫХ ДЕКЛАРАЦИЙ (РАСЧЕТОВ), БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖАЩИХ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ
И УПЛАТЫ НАЛОГОВ И СБОРОВ, В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
(НА ОСНОВЕ XML) (ВЕРСИЙ 4 И 5)

от 18 июля 2008 г. N ММ-3-6/321@

1. Требования к имени файла обмена в п. 2.

1 «Общие сведения по файлу обмена» приказов ФНС России, утверждающих форматы представления налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (на основе XML) (версий 4 и 5), перечисленных в пункте 2 настоящего Приложения, изложить в следующей редакции:

R_T_A_K_O_ GGGGMMDD_N, где:

R_T — префикс, обозначающий принадлежность информации файла обмена к определенному виду (R) и типу (T). Вид и тип информации представляются сочетанием символов (латинские буквы и цифры).

Вид информации определяет принадлежность файла обмена к обобщенной группе файлов (например, «NO» — отчетность налогоплательщика, «KVPR» — квитанция о приеме отчетности налогоплательщика).

Тип информации — уникальный идентификатор, определяющий принадлежность файла обмена к передаваемой отчетности (например, «PRIB» — налоговая декларация по налогу на прибыль организаций).

Для файлов обмена, формируемых по результатам приема (обработки) отчетности налогоплательщика, тип информации повторяет префикс обработанного файла обмена без разделителя (например, «KVPR_NOPRIB» — префикс для квитанции о приеме налоговой декларации по налогу на прибыль организаций).

A_K — идентификатор получателя информации, где: A — идентификатор получателя, которому направляется файл обмена, K — идентификатор конечного получателя, для которого предназначена информация из данного файла обмена . Каждый из идентификаторов (A и K) имеет вид:

———————————

Передача файла от отправителя к конечному получателю (K) может осуществляться в несколько этапов через другие (промежуточные) налоговые органы. Такие налоговые органы (осуществляющие передачу на промежуточных этапах) обозначаются идентификатором A.

В случае передачи файла от отправителя к конечному получателю без промежуточных этапов (т.е. при отсутствии налоговых органов, осуществляющих передачу на промежуточных этапах) значения идентификаторов A и K совпадают.

Для файлов, представляемых налогоплательщиками в НО, идентификатор конечного получателя в имени файла K должен совпадать со значением атрибута «Код налогового органа» (КодНо) в представляемом файле обмена.

— для организаций — девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП юридического лица);
— для физических лиц — двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, имеющего ИНН, при отсутствии ИНН — последовательность из двенадцати нулей);
— для налоговых органов — четырехразрядный код (код налогового органа по СОНО).
O — идентификатор отправителя информации, имеет вид:
— для организаций идентификатор отправителя информации представляется в виде девятнадцатиразрядного кода (ИНН и КПП юридического лица);
— для физических лиц — двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, имеющего ИНН. При отсутствии ИНН — последовательность из двенадцати нулей);
— для налоговых органов — четырехразрядный код (код налогового органа по СОНО).
GGGG — год формирования передаваемого файла, MM — месяц, DD — день;

N — идентификационный уникальный номер файла. (Длина — от 1 до 36 знаков. Идентификационный номер файла должен обеспечивать уникальность файла.)

Расширение имени файла — xml. Расширение имени файла может указываться как строчными, так и прописными буквами.

2. Перечень форматов представления налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (на основе XML) (версий 4 и 5) и приказов ФНС России, утвердивших форматы, в которые вносятся изменения:

┌───────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────┐
│ Наименование формата (версии 4, 5) │ Приказ утверждения │
│ │ формата │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │11.04.2007 N ММ-3-13/223@│

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 4) │ │
│Часть LIV. Состав и структура показателей │ │
│налоговой декларации по транспортному налогу │ │
│(Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │11.04.2007 N ММ-3-13/224@│

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 4) │ │
│Часть LXXVII. Состав и структура показателей │ │
│налогового расчета по авансовым платежам по │ │
│транспортному налогу (Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления сведений о │Приказ ФНС России от │

│среднесписочной численности работников за │10.07.2007 N ММ-3-13/421@│

│предшествующий календарный год, в электронном │ │
│виде (на основе XML) (Версия 4.01) │ │
│Часть LXXXII │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │16.07.2007 N ММ-3-13/440@│

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 4) │ │
│Часть LXXV. Состав и структура показателей │ │
│налоговой декларации по земельному налогу │ │
│(Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │20.08.2007 N ММ-3-13/495@│

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 4) │ │
│Часть LXXXIII. Состав и структура показателей │ │
│единой (упрощенной) налоговой декларации │ │
│(Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │09.04.2008 N ММ-3-6/148@ │

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 5) │ │
│Часть LXXXIV. Состав и структура показателей │ │
│налоговой декларации по налогу на имущество │ │
│организаций (Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │09.04.2008 N ММ-3-6/148@ │

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 5) │ │
│Часть LXXXV. Состав и структура показателей │ │
│налогового расчета по авансовому платежу по │ │
│налогу на имущество организаций (Версия 01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │28.12.2007 N ММ-3-13/704@│

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 5) │ │
│Часть XII. Состав и структура показателей │ │
│справки о суммах единого социального налога, │ │
│уплаченных за истекший налоговый период │ │
│коллегией адвокатов, адвокатским бюро или │ │
│юридической консультацией за адвоката (Версия │ │
│01) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │

│бухгалтерской отчетности и иных документов, │28.02.2008 N ММ-3-6/80@ │

│служащих для исчисления и уплаты налогов и │ │
│сборов, в электронном виде (на основе XML) │ │
│(Версия 5) │ │
│Часть XXXIII. Состав и структура показателей │ │
│налоговой декларации по налогу на доходы │ │
│физических лиц (форма 3-НДФЛ) (Версия 02) │ │
├───────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Формат представления налоговых деклараций, │Приказ ФНС России от │