С 1 января 2022 года продавцы большинства маркированных товаров принимают продукцию только через систему электронного документооборота (ЭДО). Это система для обмена документами, которая заменяет бумажные накладные, счета-фактуры и акты. Через нее данные о движении товара попадают в систему маркировки «Честный знак». Рассказываем, что такое ЭДО, зачем он нужен и как начать им пользоваться.
По пунктам:
Что такое ЭДО
ЭДО — это система для обмена документами с контрагентами. Через нее принимают и посылают договоры, накладные, счета-фактуры, акты. Такие документы имеют юридическую силу, потому что обе стороны заверяют их электронной подписью.
Электронный документооборот помогает магазину и его поставщику товаров сэкономить время и ресурсы. Им не требуется распечатывать и подписывать документы вручную, пересылать их друг другу с курьером.
Если магазин реализует маркированные товары, скоро это будет единственным способом законно передать и принять продукцию.
Зачем ЭДО для продажи маркированных товаров
Все участники оборота маркированных товаров посылают друг другу документы через ЭДО. Оттуда сведения о товародвижении попадает в систему маркировки. Вот как передаются коды маркировки при использовании ЭДО.
Изготовитель или импортер создает и посылает универсальный передаточный документ (УПД). Это электронный документ, который объединяет накладную на товары и счет-фактуру. В него завод вносит коды идентификации упаковок и конкретных товаров и посылает через ЭДО УПД при передаче продукции покупателю.
Через ЭДО поставщики принимают УПД вместе с товарами. Они подписывают документы и становятся собственниками продукции в системе маркировки.
Магазин принимает УПД с продукцией от поставщика. Сотрудники торговой точки сличают коды маркировки на упаковке со сведениями в УПД. Для этого сканируют каждый товар или транспортную упаковку. Если все совпало — подтверждают приемку с помощью электронной подписи.
Если коды в накладной отличаются от реальных товаров, магазин отказывает в поставке или принимает только часть продукции. Тогда поставщик исправляет УПД и формирует универсальный корректировочный документ (УКД). В итоге магазин становится собственником товаров в системе «Честный знак» и может их законно продавать.
Принимать от поставщика маркированные товары без УПД магазины скоро не смогут. Это будет нарушением закона, за которое могут оштрафовать.
Переход на ЭДО: сроки
Для продавцов большинства маркированных товаров — с 2022 года. Правительство разрешило сообщать о движении таких товаров напрямую через сайт «Честного знака». Но с 1 января 2022-го это будет запрещено — магазины должны будут работать с операторами ЭДО. Это касается тех, кто продает:
Сроки перехода в постановлении правительства РФ
- табачную продукцию,
- обувь,
- одежду и белье,
- автошины,
- духи,
- фототехнику.
Магазины, которые торгуют молочными продуктами, переходят на ЭДО с сентября 2022-го.
Для продавцов бутилированной воды, пива, велосипедов и инвалидных кресел срок перехода на обязательный ЭДО пока не определен.
Для остальных магазинов — с 2024-го. ЭДО обязателен пока только для тех, кто торгует маркированными товарами. Но к 2024 году налоговая служба планирует перевести на электронный документооборот весь российский бизнес.
Глава ФНС о проекте перевода бизнеса на ЭДО
Вариант 1. ЭДО в товароучетной системе
Самый простой способ начать использовать ЭДО — подключить его прямо в своей товароучетной системе, такой как «Дримкас Учет». Многие подобные системы уже интегрированы с одними или несколькими операторами ЭДО — это компании, которые обеспечивают электронный документооборот.
Как зарегистрироваться. Предприниматель создает кабинет на сервере оператора ЭДО через привычный интерфейс учетной системы. Для этого надо ввести данные своей организации или ИП, подключить электронную подпись, выбрать одного из операторов и подать заявку.
Как работать. После этого прямо в системе можно будет получать и подписывать накладные — товары автоматически будут учитываться в остатках и выбывать оттуда при продаже.
Кому подойдет. Всем предпринимателям.
Работа с маркировкой через ЭДО Помогаем принимать накладные от поставщиков через ЭДО, вести учет остатков и следить за продажами. Работа с ЭДО входит в стоимость лицензии. Для маркировки есть все необходимое — от приемки до списания. 
Вариант 2. ЭДО у оператора
Можно напрямую зарегистрировать кабинет на сайте одного из операторов ЭДО, например Taxcom или «ЭДО Лайт».
Как зарегистрироваться. Для этого ввести данные организации или ИП, контактную информацию и прикрепить сертификат электронной подписи, отправить заявку на регистрацию.
Как работать. Дальше потребуется передать поставщику идентификатор, подписать с ним дополнительно соглашение. После этого в кабинет будут приходить электронные документы на товары. Недостаток этого варианта в том, что товары из накладных не будут автоматически попадать в товароучетную систему магазина после приемки.
Кому подойдет. Тем, кто не ведет электронный учет товаров.
Вариант 3. Прямая подача данных
«Честный знак» временно позволяет передавать данные о товародвижении и без ЭДО, напрямую.
Как зарегистрироваться. После регистрации на сайте «Честного знака» можно оформить факт передачи накладной прямо в личном кабинете.
Как работать. Недостаток прямой передачи также в том, что товары после приемки не попадают в учетную систему, их нужно заносить отдельно. Кроме того, эта функция будет доступна продавцам маркированной продукции только до января 2022 года.
Кому подойдет. Тем, кто не ведет учет электронно, и только как временное решение.
Что еще нужно для продажи маркированных товаров
Онлайн-касса или обновление ПО. Магазин получает маркированную продукцию по ЭДО, а выводит из товарного оборота — через кассу. Поэтому без нее работать с маркировкой нельзя. При этом устройство должно поддерживать новый ФФД — для этого нужно установить новую прошивку.
2D-сканер. При приемке сотрудники магазина проверяют, какая продукция поступила на склад и совпадают ли они с кодами маркировки в товарной накладной. Коды на всех упаковках или хотя бы на отдельных нужно считывать сканером.
Электронная подпись. Она потребуется для регистрации в «Честном знаке», у оператора ЭДО и чтобы подписывать документы. Для этих целей предпринимателю подойдет только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), оформленная на директора предприятии или ИП.
Принтер этикеток, если маркируете остатки или нужна перемаркировка. Принтер пригодится, если магазин продает продукцию, остатки которой по закону маркируют самостоятельно. А если клиент вернул товар, например обувь, без кодов — потребуется уже перемаркировка. Магазин запрашивает новый код, распечатывает на принтере и наклеивает на этикетку.
Также в дальнейшем принтер можно использовать для печати ценников.
Что нужно знать о приемке маркированной продукции через ЭДО
- ЭДО — система для обмена электронными документами с контрагентами.
- Через нее магазин принимает и подписывает электронные накладные — УПД.
- С 1 января 2022 года продавцы маркированной продукции принимают продукцию только через ЭДО.
- Чтобы начать работать с электронным документооборотом, нужно зарегистрировать личный кабинет у оператора ЭДО.
- Это проще всего сделать прямо в товароучетной системе — так продукция из накладной будет автоматически становиться на остатки.
- Дополнительно потребуется онлайн-касса, сканер и электронная подпись.
Все для продажи маркированных товаров Помогаем принимать накладные от поставщиков через ЭДО, вести учет остатков и следить за продажами. Работа с ЭДО входит в цену.
Для маркировки есть все необходимое — от приемки до списания.
Илья Новиков
Эксперт
Обязательный ЭДО в маркировке с 2022 года
С помощью маркировки государство контролирует оборот товаров. Уже действует маркировка табака, одежды и текстиля, легкой промышленности, шин, парфюмерии, фототехники, обуви. К 2024 году планируют промаркировать все основные потребительские товары, которые производят в России или импортируют в страну.
Отсканировав код на упаковке товара, покупатель сможет удостовериться, что не купил подделку. Чтобы эта информация дошла до конечного потребителя, передавать ее друг другу и в Честный ЗНАК должны все участники оборота: производители, дистрибьюторы, торговые точки.
Вот как это работает.
Кто и когда обязан подключиться к ЭДО
Каждый раз, когда юрлицо передает право собственности на товар другой компании, участники сделки должны уведомлять об этом Честный ЗНАК (Распоряжение от 28.04.2018 №791-р и Федеральный закон от 25.12.2018 N 488-ФЗ). Каждый продавец должен отразить, какие товары и кому продал, а покупатель обязан сообщить, что он его принял.
Сейчас это можно сделать двумя способами.
- Прямым сообщением в систему Честный ЗНАК через личный кабинет или Контур.Маркировку. Накладную можно составить на бумаге, а информацию об отгрузке направить в Честный ЗНАК. Продавец и покупатель отправляют данные отдельно.
- Через оператора ЭДО. Продавец добавляет коды маркировки в электронный УПД, который подписывают обе стороны. Система ЭДО сама отправляет в Честный ЗНАК подписанный документ, чтобы он зарегистрировал смену собственника.
С 1 января 2022 года передавать данные регулятору можно будет только через операторов ЭДО (Постановление Правительства от 31.12.2020 № 2464).
Это касается следующих товарных групп:
- обувь;
- легкая промышленность;
- шины;
- духи;
- фототехника.
В других отраслях порядок передачи данных еще не узаконен, но в ближайшем будущем по воде, пиву и другим маркированным товарам нас тоже ждет переход на ЭДО.
Что произойдет после перехода на обязательный ЭДО
С 1 января 2022 года отключат возможность передавать в Честный ЗНАК прямые сообщения о переходе права собственности между участниками оборота (производителями, импортерами, оптовиками, розницей). Это значит, что передавать УПД и УКД с кодами маркировки можно будет только через оператора ЭДО.
Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.
Обратите внимание! Если покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение. Но если у покупателя ЭДО нет, продавец обязан подать сведения самостоятельно через личный кабинет системы маркировки.
Как работает ЭДО в маркировке
Отправитель товара должен сформировать УПД и наполнить его кодами маркировки, то есть вставить в специально отведенное место последовательность из чисел, букв и символов (формат по приказу ФНС 820@). Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет получателю по ЭДО. Срок — три дня с даты отгрузки, но не позднее дня передачи конечному потребителю.
Получатель сканирует товар и сверяет коды. Если все в порядке, он подписывает УПД, чтобы оператор ЭДО сообщил в ГИС МТ о переходе права собственности. Если обнаружены ошибки, например неверные коды, суммы, количество товара, получатель направляет отправителю запрос на уточнение. В ответ может прийти УКД или дополнительный УПД.
Если раньше вы передавали в Честный ЗНАК прямые сообщения, учтите следующие особенности работы с ЭДО.
| Добавить к УПД коды маркировки В одном УПД можно указывать коды агрегаторы (для коробов и палет) или несколько кодов, принадлежащих разным товарным группам | Сверить коды на товаре с кодами в УПД Всегда есть риск, что поставщик перепутает коды в УПД или отгрузит вам чужой товар. Обработка УПД завершится, но в будущем вы не сможете продавать полученные товары, так как Честный ЗНАК не зарегистрировал ваше право собственности на них |
| Проверить валидность кодов Убедитесь, что коды принадлежат отправителю, введены в оборот и считываются (не стерлись, не испачкались) | |
| Убедиться, что контрагент зарегистрирован в Честном ЗНАКе Это особенно важно, если вы впервые работаете с этим контрагентом. Если он не зарегистрирован, Честный ЗНАК не обработает такой УПД и переход права собственности не произойдет | Подписать УПД / отказать в приемке После проверки кодов следует либо подписать УПД, либо направить запрос на уточнение |
| Проверить статус обработки документа в ГИС МТ Всегда контролируйте, завершилась ли обработка документов. До ее окончания отправитель все еще обладает правом собственности на переданные маркированные товары, а получатель не имеет права их продавать. |
Алгоритм перехода на электронный документооборот
Для перехода на ЭДО, нужно до 1 января 2022 года пройти следующие этапы:
Этап 1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор
Для работы понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.
Договор можно заключить с любым оператором ЭДО, который участвует в системе Честный ЗНАК. Если вам достаточно обмениваться с контрагентами УПД и УКД по маркированным товарам, можно выбрать бесплатное решение «ЭДО.Лайт» от Честного ЗНАКа, но другие функции там не поддерживаются.
Этап 2. Провести работу с контрагентами
Убедитесь, что все покупатели могут принимать документы по ЭДО. Если такой возможности у них не будет, вы не сможете оформить передачу права собственности. Отправьте контрагентам приглашение к ЭДО и примите приглашения, которые они вам направили.
Бывает, что у контрагентов разные операторы ЭДО. Обмениваться электронными документами это не помешает, но нужно настроить роуминг. Для этого хотя бы один из контрагентов должен подать заявку своему оператору.
Этап 3. Протестировать процессы
Проведите тест документооборота — пройдите с контрагентами полный процесс отгрузки-приемки с оператором ЭДО. Это особенно важно при роуминге. Если проблемы возникнут после 1 января, когда ЭДО уже будет обязателен, можно не успеть сообщить в Честный ЗНАК о переходе прав собственности и получить штраф.
Всё об электронных транспортных накладных с 2022 года: как это будет работать и для кого обязательно
С 2022 года участники грузоперевозок смогут подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и оформлять транспортные накладные в цифровом формате. Рассказываем, кому нужно переходить на «цифру» и как подготовиться к переходу.
Зачем нужны электронные транспортные накладные
В октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент по переводу бумажных перевозочных документов в электронный формат. Он коснулся и транспортных накладных.
Для работы с электронными документами был создан прототип единой государственной информационной системы — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Компании взаимодействовали между собой через системы операторов ЭДО.
Были разработаны правила обмена и экспериментальные формы электронных документов — транспортной накладной и путевого листа.
Грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания заверяли документ электронной подписью через логистический сервис DropCat, а сотрудники ГИБДД и Ространснадзора контролировали процесс через прототип ИС Минтранса России. Эксперимент завершился успешно, поэтому Минтранс инициировал масштабный переход на ЭДО, который коснётся всех юрлиц, связанных с грузоперевозками.
Новая ГИС ЭПД ещё не доработана, но её планируют протестировать и запустить до конца декабря 2021 года. Форматы электронных документов налоговая уже разработала, но пока не утвердила.
Бизнес начнёт подключаться к системе с 1 января 2022 года. Не исключено, что и правила обмена электронными документами будут дорабатываться и совершенствоваться.
В Минтрансе считают, что за счёт перехода на бездокументарный оборот к 2030 году Россия сможет в 6 раз увеличить скорость перемещения грузов и передачи информации о нём. А пока развитие грузоперевозочной системы сдерживает именно то, что многие документы формируются на бумаге.
Также планируется, что переход на электронные документы сократит количество выездных проверок контролирующих органов и нагрузку на бизнес. Надзорные ведомства увидят данные о перевозке после того, как компания разместит накладную в ГИС ЭПД, а водитель подтвердит приёмку груза.
Замминистра Минтранса Алексей Семёнов еще в начале эксперимента отметил, что после реализации проекта данные занесённых в реестр транспортных средств будут автоматически считываться камерами фото- и видеофиксации и передаваться в систему.
Благодаря этому не придётся останавливать водителей в пути для проверки документов. Время доставки грузов значительно ускорится.
Как обмениваться электронными транспортными накладными
Бизнес не будет напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота. Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Бизнес сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.
Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:
- Грузоотправитель создаёт транспортную накладную на платформе оператора ЭДО или в своей учётной системе, если она интегрирована с платформой оператора. В документе грузоотправитель указывает данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза. Затем кладовщик или иное ответственное за отгрузку лицо подписывает накладную квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через оператора ЭДО отправляет в ГИС ЭПД.
- Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.
- Водитель при приёме груза к перевозке открывает приложение на телефоне или планшете, находит нужный документ и подтверждает приёмку, подписав документ простой электронной подписью (ПЭП). Если есть замечания, указывает их.
- Грузополучатель принимает товар, находит транспортную накладную в учётной системе, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН. При этом он может сделать замечания, указать их в комментарии при приёмке.
- Водитель подтверждает передачу груза в приложении с помощью ПЭП.
- Система отправляет подписанную накладную грузоотправителю и перевозчику, которые также ставят свои КЭП и завершают документооборот.
Что представляет собой электронная транспортная накладная
Это аналог обычной транспортной накладной, созданный в специальной системе и заверенный квалифицированной электронной подписью. Его не надо распечатывать на бумаге.
Предназначение электронных транспортных накладных (ЭТрН) то же, что у бумажного документа. Первое — подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги. Второе — подтверждение расходов на логистические услуги.
Эксперимент помог отработать базовые сценарии оформления и обмена электронной накладной. В Приложении № 4 Постановления № 2200 правительство представило новый формат ЭТрН. Так, например, если экспедитор является грузоотправителем, он должен будет поставить галочку «Является экспедитором», в пункте 1а указать сведения о заказчике перевозки.
Электронные транспортные накладные с 2022 года: для кого обязательно, как перейти
С 2022 года запускается государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны будут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.
Перейти на электронный документооборот обязаны компании, работающие на рынке грузоперевозок. Подключение к системе начнется после 1 января 2022 года через операторов электронного документооборота, одобренных Минтрансом.
Алгоритм работы с электронными документами
Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.
- Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
- В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
- Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
- Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
- После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
- Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
- Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
- Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет.
- В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.
Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.
Электронная транспортная накладная
Новая форма транспортной накладной утверждена с 2022 года. Электронная форма – это та же бумажная, только в цифровом формате. Заполнять ее нужно будет в системе, добавляя сведения в поля формы накладной.
Электронная транспортная накладная имеет такой же статус, как и бумажная. Она подтверждает расходы на доставку груза.
Если компания подключена с ГИС и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные и когда
- Обязательный переход на электронные транспортные накладные намечен на 1 января 2023 года.
- В 2022 году подключение к ГИС – дело добровольное.
- Но, очевидно, что крупным грузоотправителям и грузополучателям, логическим и транспортным компаниям, лучше не откладывать и подключаться к системе сразу, как только ее запустят в полном режиме.
Пока пользователей в системе будет немного, можно спокойной отладить электронный документооборот в своей компании и обучить персонал. Не секрет, что даже такой большой ресурс как госуслуги, подвисал при большом наплыве пользователей, например, в день сдачи отчетов о вакцинированных работниках.
Как подготовится к ЭДО с электронными транспортными накладными
Переход на ЭДО пройдет спокойно в рабочем режиме, если к нему подготовится заранее. Вот несколько советов, что нужно сделать.
- Проверить, как сейчас оформляется отгрузка-приема товаров и составить список работников, участвующих в этом процессе. При необходимость какие-то процессы оптимизировать.
- Оформить за счет компании квалицированные подписи для работников. Напоминаем, что трудовое законодательство запрещает, требовать ЭЦП от работника. Лучше всего оформлять подписи через ФНС.
- Проверить на каком оборудовании и в каких системах работают сотрудники, отвечающие за отгрузку и доставку грузов. Возможно кладовщикам, водителям или менеджерам нужно будет заменить ПК или докупить смартфоны или планшеты.
- Выбрать оператора ЭДО из списка, который утвердить Минтранс (после 1 января 2022 года). Согласовать с оператором возможность интеграции системы с вашей бухгалтерской программой.
- Подключится к ГИС электронных перевозочных документов.
- Провести обучение или консультирование работников, участвующих в отгрузке-приемке товаров.
- Подписать соглашения об обмене электронными документами: одно — с транспортной или экспедиционной компанией, второе – с грузоотправителем или грузополучателем.
Чего ожидать от ЭДО в перевозках
Электронный документооборот позволит избавится от потери документов, неправильного их оформления, даст возможность отслеживать доставку и отказаться от бумажных архивов.
Но, при этом за работу с ГИС через оператора ЭДО придется регулярно платить. От 3 000 рублей в год по состоянию на 2022 год.
Возможно, придется оплачивать ЭЦП для работников, налоговая предоставляет бесплатно ограниченное число подписей.
Вероятно, придется закупать программное обеспечение и смартфоны (планшеты), как минимум, для водителей.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!
Подписаться
Все изменения в ЭДО с 1 января 2022 года: ЭЦП, маркировка, электронная доверенность и транспортная накладная
C 2022 года в силу вступает ряд законодательных норм, которые внесут изменения в привычный электронный документооборот. В некоторых случаях работа в прежнем режиме станет просто невозможной, а при определенных обстоятельствах, и вовсе повлечет наложение штрафов.
Давайте разберемся в грядущих новшествах.
С 1 января 2021 года изменятся правила оформления электронной подписи. Получить ЭЦП можно будет либо в налоговом органе, либо в аккредитованном Удостоверяющем Центре — в зависимости от статуса получателя.
- Руководителям организаций, ИП, нотариусам данную услугу будут напрямую оказывать органы ФНС и их доверенные лица;
- Остальным работникам — аккредитованные УЦ.
УЦ «Калуга Астрал» успешно прошел аккредитацию, в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ, и может выдавать электронные подписи работникам организаций и ИП.
Доверенные лица налоговой — это организации, которые могут от имени ФНС РФ принимать заявления на получение электронной подписи, идентифицировать личность заявителя и передавать ему готовую ЭП. Не так давно налоговая опубликовала список таких доверенных лиц.
Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.
С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Кстати, если на начало 2022 года у вас есть действующий сертификат ЭЦП, полученный в аккредитованном по новым правилам УЦ, экстренно переоформлять его не нужно. Продолжайте пользоваться подписью до истечения срока действия.
Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности
Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.
Мнение нашего эксперта: В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но налоговиками до сих пор четко не проработан процесс выдачи доверенности, вызывает сложности технический аспект задачи. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя. Формат документа уже утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021.
Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):
- формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
- проставление усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.
Новый сервис Астрал.Доверенность позволит создавать документ, зарегистрировать его в контролирующем органе или добавить уже полученную МЧД в электронный документооборот. В настоящий момент данный продукт АО «Калуга Астрал» проходит стадию тестирования.
Использование ЭДО при обороте маркированных товаров
Еще одно новшество: с 1 января 2022 года ЭДО станет обязательным при обороте маркированных товаров (см. Постановления Правительства РФ № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021).
Напомним, что к товарам, подлежащим маркировке, сейчас относятся:
- табачные изделия,
- меховые изделия,
- обувь,
- лекарственные препараты,
- парфюмерия,
- текстиль и одежда,
- шины и покрышки,
- фотоаппараты и лампы-вспышки,
- молочная продукция,
- ювелирные изделия.
До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».
С начала 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему Честный Знак через операторов ЭДО для некоторых товарных групп. Новые правила коснутся участников оборота обуви, текстиля и одежды, шин, парфюмерии и фототехники.
Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:
Для автоматической работы с системой Честный Знак и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Есть также комплексное решение Астрал.
Маркировка — в пакет входит оборудование для сканирования кодов маркировки и передачи в учетную систему, сервисы Астрал.ЭДО и Астрал.
ОФД для передачи сведений в Честный ЗНАК, а также услуги по настройке ПО и обучению персонала.
Применение электронных перевозочных документов
ФНС разработала электронный формат транспортной накладной и иных перевозочных документов (заказ-наряда, сопроводительной ведомости), и внедрены в оборот они будут с 1 января 2022 года.
По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.
Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.
Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:
- Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
- Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
- Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
- Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.
Оставаться в курсе последних изменений законодательства и организовать актуальный электронный документооборот с государственными органами и контрагентами поможет Калуга Астрал. По данной ссылке можно ознакомиться со всеми продуктами сервиса.
Грузоперевозки под контролем: новые правила обмена электронными перевозочными документами
С 1 января 2022 года на постоянной основе заработает система электронных перевозочных документов – Федеральный закон от 02.07.
2021 №336-ФЗ коснется каждую компанию, ИП, физлица и юридического лица, которые занимаются грузоперевозками.
Формировать их будут грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики, которые работают по договорам с оператором информационной системы.
Зачем все это делается?
Все должно быть под контролем: каждая перевезенная тонна груза, каждый килограмм. Бумажный документооборот сдерживает транспорт (низкие скорости), при этом оформляется порядка 3 млрд бумажных документов в год.
За счет внедрения цифровых технологий и перехода на электронный оборот документов к 2030 году Россия может в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов. А пока скорость грузоперевозок сдерживает вал бумажных документов.
Если ничего не менять, через пару десятков лет будет оформляться в год по семь миллиардов документов на бумаге.
В соответствии с новым законом уже в 2021 году в России будет создана «государственная информационная система, обеспечивающая получение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, от операторов информационных систем электронных перевозочных документов, обработку, хранение таких документов и сведений, содержащихся в них, представление таких документов и сведений, содержащихся в них, органам государственной власти…». Компании и ИП должны будут формировать транспортные накладные и другие перевозочные документы в электронном виде.
Напомним, что еще в октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент, в ходе которого компании и ИП начали использовать электронные транспортные накладные и электронные путевые листы.
Участники эксперимента оформляют как электронные, так и бумажные документы, потому что электронный формат – это лишь тестирование системы. Однако обмениваются перевозочными документами участники транспортно-логистической цепочки в электронном виде, в том числе и с госорганами.
Сам обмен происходит в круглосуточном формате без выходных круглый год. С 2022 года электронный оборот перевозочных документов закрепили в уставе автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Организации получат право формировать и применять электронные перевозочные без их бумажных копий. При этом сохранится возможность использования печатных форм на бумаге.
Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это начальный этап масштабного внедрения электронного документооборота (ЭДО) в транспортной сфере.
Прототип информационной системы позволяет присваивать уникальный идентификатор, формирование реестров сведений из электронных перевозочных документов, доступность данных в режиме реального времени, прослеживаемость транспортировки, доступ к информации в онлайн формате, поиск и фильтрацию информации по атрибутам, просмотр записей, формирование статистических выборок и др.
По новым правилам электронные перевозочные документы нужно будет формировать грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям, фрахтователям, фрахтовщикам и отправлять их в систему электронных документов через специальных операторов. В список электронных перевозочных документов отнесут:
- электронную транспортную накладную;
- электронный заказ-наряд;
- электронную сопроводительную ведомость.
Все это разработают налоговики, и дальше компании — перевозчики должны будут зарегистрироваться у оператора и только после этого начать перевозить грузы. Электронный формат перечисленных документов будет утвержден ФНС совместно с Минтрансом.
Операторов включат в специальный реестр. Они должны будут иметь в собственности расположенную на территории России телекоммуникационную инфраструктуру и аппаратные средства электронной подписи. Операторы будут обязан обеспечивать круглосуточную обработку электронных документов, проводить идентификацию участников информационного взаимодействия, обеспечивать конфиденциальность сведений.
Доступ к сведениям из госсистемы получат госорганы. Порядок обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, а также порядок направления этих документов установит правительство. Новые правила вступят в силу с января 2022 года.
К любой операции транспортно-логистическая компании оформляют целую пачку документов. Для транспортной логистики это, как правило, накладные, акты, счета-фактуры, для складской — акты МХ-1 и МХ-3. Делать их на бумаге очень долго, отправлять в бумажном виде на большие расстояния достаточно дорого и не на 100% надежно.
Электронный документооборот СБИС оптимизирует процесс получения и обработки заявок, ускоряет передачу документов, исключает их потерю и неверное заполнение. СБИС ЭДО позволит с легкостью создавать и подписывать документы, мгновенно отправлять их адресату
Ваш сервис станет лучше, а работа ваших менеджеров проще при использовании электронного обмена документами. СБИС без проблем стыкуется со всеми учетными системами, оформление документов в привычном для вас порядке, а СБИС доставляет их получателю за пару секунд.
Закажите бесплатную консультацию, и узнайте обо всех преимуществах перехода на систему электронного обмена документами уже сегодня.
Эдо для транспортных документов
Автоперевозки переведут на электронные накладные. С 01.01.2022 г. вступит в силу Федеральный закон от 2 июля 2021 г.
N 336-ФЗ «О внесении изменений в статью 31 Федерального закона «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
В электронном виде будут следующие транспортные документы:
- накладные,
- заказ-наряды,
- сопроводительные ведомости.
Грузоотправители и грузополучатели, перевозчики, фрахтователи, фрахтовщики должны будут заключить договоры с оператором информационной системы. Операторов включат в специальный реестр. Они должны иметь в собственности расположенную на территории России телекоммуникационную инфраструктуру и аппаратные средства электронной подписи.
Оператор будет обязан обеспечивать бесперебойную обработку электронных документов 24*7, идентифицировать участников и обеспечивать конфиденциальность сведений. Операторы также будут направлять электронные перевозочные документы в государственную информационную систему для обеспечения межведомственное взаимодействия от ФНС до ГИБДД.
Это не будет считаться нарушением конфиденциальности.
Порядок обмена безбумажными транспортными документами и содержащимися в них сведениями, а также порядок их направления установит правительство. Система электронного документооборота (далее — ЭДО) для транспортной документации позволит увеличить скорость бизнес-процессов в логистике и грузоперевозках, по предварительным оценкам специалистов – в 6 раз. До 2022 года сроки доставки товаров по России и из России сильно тормозил большой бумажный документооборот, так, в 2020 г. количество документов для автоперевозок перевалило за 3 млрд. шт. К примеру, если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 бумажных накладных. Каждый документ требовал «живых» подписей грузоотправителя и грузополучателя, доверенностей и прочего. Теперь нововведение должно облегчить жизнь всех участников перевозок грузов. Принятию решения по ФЗ предшествовал стартовавший 01.10.2020 г. месячный эксперимент по ЭДО в автоперевозках в России. Такие перевозчики как ПЭК и операторы ЭДО тестировали обмен в электронном виде транспортными накладными и путевыми листами. В ходе эксперимента были обыграны различные сценарии: перевозка с заменой водителя в рейсе, а также перевозка с заменой точки выгрузки на маршруте, старт рейса ночью и т.д. В результате выявились замечания: — нужно обеспечить техническую возможность работы с электронными документами (предоставить смартфон, планшет, ноутбук). — нужно предусмотреть план действий при невозможности технического устройства обеспечить ЭДО.
Также желательно заранее иметь опыт взаимодействия с партнерами через ЭДО.