Работодатели могут получить бесплатный аудит своей кадровой документации

Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководителя врасплох, поскольку детально порядок ревизии в ТК РФ не закреплен.

Кроме того, актуальным остается вопрос уяснения перечня проверяемых документов в связи с тем, что с 2010 года ЕСН заменяется страховыми взносами, которые будут уплачиваться в Пенсионный фонд РФ.

Помимо этого в статье будут рассмотрены нюансы проведения внутреннего аудита кадровой документации при смене кадровых работников, увольнении «обиженных» коллег, обратившихся в трудовую инспекцию, а также при смене руководителя организации.

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии.

Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия.

Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо.

Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

  • воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
  • нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
  • непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
  • непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
  • факты несчастных случаев на производстве;
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации1.

Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений2.

Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе3.

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено.

Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.

В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

  • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
  • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
  • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1. Индивидуальные локальные нормативные акты

Работодатели могут получить бесплатный аудит своей кадровой документации

Таблица 2. Обязательные локальные акты организации

Работодатели могут получить бесплатный аудит своей кадровой документации

Таблица 3. Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Работодатели могут получить бесплатный аудит своей кадровой документации

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.
  • Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
  • в нашем случае:
  • журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
  • журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
  • журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Читайте также:  Какие документы нужны для закрытия ИП?

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г.

№ 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников.

Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись.

Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации.

Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами.

В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить.

Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа.

Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала4. Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест.

Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет.

На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда5.

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику.

Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Проведение кадрового аудита

Работодатели могут получить бесплатный аудит своей кадровой документации

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы.

Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации.

Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда.

В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

  • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
  • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

  1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
  2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
  3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

  1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
  2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций.

Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве.

Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

  • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
  • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
  • Проверку оформления,  регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
  • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
  • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
  • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
  • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
  • Проверку соблюдения требований о командировании
  • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
  • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:
  •              — руководитель организации (Генеральный директор)             — иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты              — лица, выполняющие работу по совместительству
  •             — приема на работу             — перевода             — изменения условий трудового договора             — предоставления ежегодного отпуска             — предоставления отпуска по беременности и родам             — предоставления отпуска по уходу за ребенком             — направления в командировку             — применения дисциплинарного взыскания
  •             — прекращения трудового договора
  • Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:
  • Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
  • Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
  • Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

В заключение включается:

  • список проверенных документов
  • список выявленных нарушений
  • ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

Звоните!    +7(495) 657-84-34   +7(495) 657-84-35узнать о стоимости услуги

Примечание:

  • Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис  Заказчика.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.

Что такое кадровый аудит и зачем его проводить

Кадровый аудит является комплексным анализом кадровых документов организации и проверка их на соответствие нормативным актам компании и Трудовому законодательству РФ.

Правильно организовать кадровую работу удается далеко не всем организациям, из-за чего может возникнуть путаница и разбалансированность работы предприятия.

Многие руководители уделяют недостаточно внимания подготовке кадровиков и проверкам кадровых документов, что несет в себе дополнительные риски.

Кадровый аудит организации призван на профессиональном уровне проверить и проанализировать как кадровую работу организации в общем, так и по отдельным направлениям, актуальным для данного предприятия.

В процессе проверки будут выявлены особо значимые ошибки и неточности в оформлении документации, а также их противоречия законам России и внутренним нормативным актам самого предприятия. В итоге предприятие получает объективную оценку работы отдела кадров и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства, а также рекомендации по дальнейшей работе отдела кадров.

Аудит кадрового делопроизводства предприятия является эффективным инструментом, призванным решить множество внутренних проблем и задач компании. Так, кадровый аудит помогает решить такие задачи:

  • Оценить корректность ведения кадровых документов и общее состояние кадрового делопроизводства.
  • Определить стратегические и тактические цели кадровой политики предприятия.
  • Оценить личный вклад в управление персоналом руководителей и менеджеров предприятия.
  • Определить результативность и эффективность каждого отдельного направления кадрового производства организации.
  • Определить кадровый потенциал – возможности и последовательность внедрения отдельных мер по дальнейшему развитию и усовершенствованию кадровой политики предприятия.
  • Аудит кадровой документации на предприятии помогает свести к минимуму неблагоприятные последствия нарушения ТЗ РФ, такие как штрафы и судебные разбирательства.

Специалисты по Трудовому законодательству при проведении кадрового аудита проверяют соответствие кадровой политики организации трудовому законодательству и требованиям нормативных документам предприятия.

Выявление потенциальных рисков и возможных осложнений в связи с нарушением закона помогает минимизировать штрафные санкции при проверке.

К тому же специалист по кадровому делу подготовит рекомендации по оптимизации работы отдела кадров и по приведению кадрового делопроизводства в соответствие с нормами закона.  

В большинстве случаев кадровый аудит проводится в таких случаях:

  • Если меняется состав учредителей, собственников предприятия или руководящих органов.
  • Если намечается плановая или внеплановая проверка организации уполномоченными органами.
  • Если сотрудники отдела кадров уходят в декрет или увольняются.
  • Если происходит архивация кадровых документов для передачи их на хранение.
  • Если произошли значимые изменения в Трудовом законодательстве Российской Федерации.

Аудит кадровой документации

RosCo — Consulting & auditКадровые услугиАудит кадровой документации

Заказать услугу Узнать цену

Трудовые отношения — одна из наиболее сложных, ответственных и разноплановых областей работы компании. Наличие постоянно изменяющихся законодательных норм, требований от налоговых, внебюджетных структур делают данную сферу еще более непростой. Аудит кадрового делопроизводства — это возможность организовать точный оборот и учет регистров.

Его можно проводить силами штатных работников, но они не всегда обладают нужной степенью компетентности. При аудите кадровой документации нужно давать точную, адекватную оценку ситуации, помнить о возможных санкциях со стороны проверяющих инстанций. Они штрафуют предприятия за малейшие нарушения и отслеживают их.

Аудит кадровых документов поможет избежать этой опасности.

стоимость услуг

Стоимость кадрового аудита зависит от задач кадрового аудита, количества сотрудников Клиента, наличия иностранных работников. Стоимость кадрового аудита складывается из рассчитанных трудозатрат по проекту, умноженных на ставку работы специалиста Компании «РосКо». 1 500 руб/час

Аудит кадрового делопроизводства силами нашей компании поможет избежать неприятностей и выстроить полноценную систему отношений с персоналом.

Эксперты «РосКо» обладают высоким уровнем компетентности, обширными знаниями, опытом по направлениям:

  • трудового законодательства;
  • аудита кадровой документации;
  • исправления ранее допущенных неточностей и погрешностей;
  • разработки рекомендаций по улучшению ситуации и так далее.

Эксперты помогут заказчику сэкономить силы, время, обеспечить полноту работ, получить дополнительные ресурсы в виде своих советов.

Аудитом кадрового делопроизводства занимаются сотрудники, хорошо понимающие суть деятельности.

Для грамотной и полной оценки положения будет нужно:

  • Узнать о существующих способах оформления отношений со штатными работниками.
  • Провести исследование документационных регистров, их полноты, правильности.
  • Осуществить непосредственный аудит кадрового делопроизводства, хранения бумаг.
  • Проверить корректность составления внутренних актов, правил распорядка, учетной документации, табелей, графиков и так далее.

Отработка при увольнении

Заказать кадровый аудит компании | Стоимость услуги | ЮК «Центральный округ»

Кадровый аудит – это комплексная проверка кадровой документации предприятия на предмет соответствия нормам трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Любой трудовой спор можно избежать или разрешить его с минимальными потерями времени, сил и денег — но только, если в компании есть четкая структура ведения кадровой документации.

Многие фирмы пренебрегают этой частью работы, но неправильно заключенный трудовой договор или оформленная с нарушениями трудовая книжка грозят для работодателя не только судебным спором с работником, но и штрафом со стороны ГИТ, особенно при проверке, проведенной по жалобе недовольного сотрудника.

К слову, даже договорившись с пожаловавшимся в ГИТ работником о мирном решении возникшего спора, у работодателя не выйдет заставить инспекцию отказаться от проведения проверки в отношении его предприятия.

Штраф будет назначен за каждое обнаруженное правонарушение, а при повторном выявлении он вырастет в два раза! Таким образом, нарушение трудового законодательства может привести к миллионным штрафам.

Внеплановая проверка ГИТ обычно проводится внезапно и работодатель не успевает к ней подготовиться. Но своевременно выявленные и в последующим исправленные ошибки в кадровой документации спасут его. Кадровый аудит включает в себя такие этапы:

  • формирование плана проведения проверки – вместе с заказчиком мы определяем, какая документация будет входить в предмет проверки;
  • сбор документации предприятия — заказчик предоставляет документацию для проверки или указывает, какие документы отсутствуют на предприятии;
  • анализ документации, в том числе первичной на предмет соответствия трудовому законодательству – обработка, изучение и подготовка необходимых форм документов;
  • подготовка заключения о выявленных недостатках в кадровой документации предприятия и предложений по их устранению — по итогам проведения кадрового аудита выдается заключение о недостатках кадровой документации предприятия со ссылками на нормы трудового законодательства. Также мы выдаем рекомендации по приведению в соответствие кадровых документов.

При проведении кадрового аудита мы смотрим на:

  • Правильность ведения и заполнения трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности), ведь неправильно внесенная запись в трудовую книжку может стать основанием для судебных разбирательств со стороны работников.
  • Оформление отпусков сотрудников в соответствии с трудовым законодательством (издание приказа, начисление и выдача отпускных).
  • График отпусков. Он должен быть в любой организации и составляется в конце года на год следующий. Его необходимо утвердить не позднее 17 декабря каждого года.
  • Личную документацию на сотрудников (приказы о приеме, увольнении, переводе, личные карточки Т-2).
  • Личную карточку сотрудника, которая  содержит основную информацию о работнике, а также информацию о переводах сотрудника, его отпусках. Сотрудник должен расписаться в личной карточке, подтверждая достоверность информации.
  • Журналы, которые ведутся отделом кадров – книга учета движения и выдачи трудовых книжек, журнал учета трудовых договоров и т.п.
  • Штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка — штатное расписание определяет не только перечень должностей на предприятии, но и численность работников предприятия, их заработную плату.

Правильно составленные правила внутреннего трудового распорядка позволят не только контролировать дисциплину работников, но и в случае нарушения привлечь их к дисциплинарной ответственности.

Что дает проведение кадрового аудита?

  • Объективный и непредвзятый анализ состояния кадровой документации предприятия и оценку компетентности его кадрового работника; 
  • Уменьшение рисков нарушения трудового законодательства, а, следовательно, и лишения работника повода обращения с жалобами в государственные органы и суд;
  •  Исправление недочетов и ошибок в кадровой документации еще до момента проведения проверки со стороны государственных органов. Кадровый аудит позволяет руководителю увидеть систему управления персоналом всего предприятия.

Заказать кадровый аудит

Наши специалисты готовы провести кадровый аудит вашего предприятия, выявить нарушения трудового законодательства, сопроводить компанию при проверке ГИТ, а в случае неправомерного привлечения к административной ответственности обжаловать штрафы ГИТ в суде. Для быстрого поиска слабых мест в кадровой документации предприятия рекомендуем как можно раньше провести кадровой аудит предприятия и привлечь независимых квалифицированных специалистов в области трудового права.

Автор справки Ирина Володина

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Главная > О Центре > Публикации

  1. Организация аудита кадровых документов:
    • основания для проведения,
    • виды аудита,
  2. Порядок проведения аудита кадровых документов:
    • подготовка к аудиту (организационные документы, необходимые для оформления аудита, формирование комиссии),
    • проведение аудита кадровых документов,
    • фиксация результатов аудита,
    • разработка плана мероприятий по итогам проведенного аудита.
  3. Ошибки в проведении аудита кадровых документов:
    • непонимание цели для проведения аудита,
    • неправильная подготовка и организация процедуры аудита,
    • неверное оформление необходимых организационных документов,
    • отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п.

10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

1. Организация аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

  1. Определить цели и задачи мероприятия
  2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
  3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
  4. Подготовить бланки для занесения информации
  5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
  6. Оформить отчет по результатам проверки
  7. Принять решение по итогам проведения аудита
  8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

  • смена руководства организации;
  • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
  • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.

А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

  • возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
  • сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
  • повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
  • ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *