Сдайте отчётность с помощью специалистов

Из нашей статьи вы узнаете:

В 2021 году ФНС обнародовала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ содержит планы обширных изменений в законодательстве и в устройстве бизнес-процессов.

Цель изменений — стимулировать переход российского бизнеса на ЭДО и тем самым обеспечить прозрачность хозяйственной деятельности налогоплательщиков.

В первую очередь это касается взаимодействия субъектов бизнеса и контролирующих органов.

Законодательство уже сейчас обязывает ряд ИП и компаний сдавать отчётность в электронном виде. Скоро это требование станет обязательным для всех без исключения. Поэтому перейти на электронную отчётность лучше заранее: это позволит наладить бизнес-процессы и избежать штрафов в будущем.

В статье расскажем о том, какие схемы сдачи электронной отчётности бывают, как выбрать оператора ЭДО и сервис для сдачи отчётности.

Схемы отправки электронной отчётности

Отчитываться в контролирующие органы можно через посредника или самостоятельно — на порталах контролирующих органов или через оператора ЭДО.

Отчётность через посредника

Существуют организации, которые специализируются на сдаче отчётности за других. Клиент заключает, и отчётную документацию формируют и отправляют за него. Плюсы такой схемы — простота и невысокая цена. Но есть и минусы:

• не факт, что организация добросовестная и качественно выполняет свою работу;
• нет обратной связи с КО — клиент не знает, получен отчёт или нет, приняли его или нашли ошибки;
• нет возможности получать требования ФНС и сообщения от других КО.

Отчётность через порталы КО

Сдавать отчёты можно в личном кабинете на сайте того или иного контролирующего органа. Для этого нужна квалифицированная электронная подпись. Плюсы такого способа

• недорого;
• в личном кабинете можно посмотреть статус обработки отчёта.

К минусам можно отнести следующие:

• нужно регистрироваться и настраивать работу КЭП отдельно на каждом портале;
• у каждого сайта своя логика работы, не всегда понятная;
• сайты имеют свойство «падать» в случае высокой нагрузки.

• Отчётность через оператора ЭДО
• Клиент заключает договор с оператором электронного документооборота, который, в свою очередь, предоставляет клиенту сервис для сдачи отчётности и обеспечивает обмен электронными документами между отправителем отчёта и контролирующим органом.
• Сервисы имеют разный набор функций, но в основном они схожи — есть набор форм отчётности, которые периодически обновляются в соответствии с изменениями в законах, есть календарь отчётности, подсказки по заполнению и автозаполнение на основе уже имеющихся данных, напоминания и возможность отправлять сообщения и запросы в КО.
• Плюсы отправки отчётности через оператора ЭДО:

• оператор полностью контролирует весь процесс обработки отчёта;
• оператор гарантирует хранение отчёта в течение установленного законом срока;
• датой сдачи отчёта считается дата отправки и регистрации документа на сервере оператора ЭДО, поэтому сдать отчёт вовремя проще;
• есть техподдержка и инструкции по работе в сервисе.

К минусам можно отнести:

• ежегодные платежи — лицензия на сервис и сертификат КЭП действуют 1 год, затем их необходимо продлевать;
• если организация сдаёт большой объём отчётности, может потребоваться отдельный сотрудник, который будет этим заниматься.

Отправка отчётности через оператора ЭДО имеет явно больше преимуществ. Но для начала нужно выбрать сервис для сдачи отчётности.

Почему стоит выбрать электронную отчётность

Удобно

Бесконечные очереди в налоговой остались в прошлом. Для сдачи отчётности нужен только компьютер и интернет.

Вовремя

На главной странице сервиса есть список дел, который напомнит о сроках сдачи отчётности и покажет неотвеченный запрос из ФНС. Датой сдачи отчёта считается дата отправки. Даже если отправить документ за 5 минут до дедлайна, он будет сдан в срок.

1. Компактно
2. Все отправленные и полученные документы сохраняются в облачном хранилище и не занимают место ни в офисе, ни в памяти компьютера.
3. Безопасно

При передаче документов по ТКС данные шифруются. Ключ к защите есть только у контролирующих органов, в которые направляется отчётность. Поэтому просмотр и корректировка данных посторонними лицами исключены.

Без ошибок

В редакторе всегда самые новые утверждённые формы отчётов. Встроенный помощник подскажет, как заполнить ту или иную строку и сообщит об ошибках. Часть строк заполняются автоматически. А ещё можно провести сверку НДС с контрагентами, чтобы не было расхождений.

Как выбрать оператора электронной отчётности

Отправка электронной отчётности происходит через оператора электронного документооборота (ЭДО).На сайте ФНС можно ознакомиться с перечнем доверенных операторов ЭДО.

Независимые информационные и правовые порталы на основании данных с официальных сайтов и отзывов клиентов составили рейтинг наиболее востребованных компаний в данной отрасли. В их число вошли:

• АО «Калуга Астрал» (Калуга);
• ООО «Такском» (Москва);
• СКБ «Контур» (Екатеринбург);
• ООО «Компания Тензор» — продукт «СБИС» (Ярославль);
• ООО «Корус Консалтинг СНГ» — продут «Сфера Курьер» (Санкт-Петербург);
• ООО «Э-КОМ» (Москва).

При выборе оператора электронной отчётности нужно учитывать, что головные офисы организаций размещены, как правило, в крупных городах. Перед заключением договора стоит узнать, есть ли у компании региональное представительство для оперативного решения возникших проблем.

Помимо этого, оператор ЭДО должен соответствовать следующим требованиям:

• Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
• Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
• Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит быстро решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
• Стоимость услуг. Большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.

Какие бывают сервисы для сдачи электронной отчётности

Сервисы делятся на две большие категории: десктопные и облачные. Десктопные сервисы, или программы, необходимо устанавливать на компьютер. У них есть свои преимущества и недостатки.

Плюсы Минусы

Автоматизация налогового и бухгалтерского учёта в одной программе. Это особенно актуально для тех, кто ведёт учёт в программных продуктах 1С.	Такие программы дорого стоят.
При создании отчётов можно использовать данные из товароучётной системы, а не делать отдельные выгрузки.	Для установки программы компьютер должен соответствовать техническим требованиям. Если не соответствует, придётся покупать новое «железо».
Разработчики регулярно обновляют сами программные компоненты и формы отчётов.	Все документы хранятся на компьютере, поэтому нужен большой объём памяти на жёстком диске.
У таких программ всегда есть техническая поддержка и множество пошаговых инструкций по работе.	Такие программы бывают сложными в работе и требуют обучения сотрудников, что предполагает дополнительные финансовые и временные затраты

Облачные сервисы работают онлайн, то есть пользователю нужны только компьютер или ноутбук с установленным на него сертификатом КЭП и доступ в интернет.

Плюсы Минусы

Простой, интуитивно понятный интерфейс.	Не все сервисы можно связать с учётной системой, чтобы заполнить формы автоматически. Иногда отчёт нужно создавать в сторонней программе и только потом загружать в сервис.
Есть техническая поддержка 24/7.	Условная свобода рабочего места — на рабочем компьютере должен быть установлен СКЗИ и сертификат ЭЦП, иначе не получится отправить отчёт.
Все данные хранятся на сервере и не занимают места на компьютере	Работа зависит от интернета: если с ним возникли неполадки, не получится заполнить отчёт в самом сервисе.
Регулярные обновления сервиса и форм отчётности.
При покупке сервиса для клиента изготовят и КЭП

Как выбрать сервис для сдачи отчётности

При выборе сервиса для сдачи электронной отчётности нужно руководствоваться потребностями конкретного бизнеса.

На что нужно обратить внимание, выбирая сервис для сдачи отчётности:

• где ведётся налоговый и бухгалтерский учёт. Если вы работаете в программе 1С, то лучше приобрести сервис, который можно интегрировать с этой программой. Например, сервис «1С-Отчётность»;
• объёмы и направления сдачи отчётности. Не все сервисы взаимодействуют со всеми контролирующими органами. Определите, куда и какие отчёты вы сдаёте и сравните возможности разных сервисов;
• перечень функций сервиса. Уточните состав отчётных форм, узнайте, есть ли техподдержка, инструкции по работе, возможность обучения сотрудников. Познакомьтесь с интерфейсом — многие операторы ЭДО предоставляют пробный период;
• цены. Не всегда «очень дорого» = «очень хорошо», высокая цена может быть из-за большого количества лишних функций. А низкая цена может говорить о том, что придётся нужные функции докупать отдельно. Также обратите внимание на скидки, акции, спецпредложения.

Преимущества сервисов для сдачи отчётности от «Калуга Астрал»

«Калуга Астрал» предлагает клиентам несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

У наших сервисов есть ряд преимуществ:

• все данные хранятся на защищённом сервере и не смогут попасть в руки злоумышленникам. Доступ к сервису есть только у клиента;
• у всех систем простой, интуитивно понятный интерфейс;
• все организации доступны в одном рабочем кабинете;
• формы отчётности постоянно обновляются;
• гибкие тарифы — можно выбрать одно или несколько направлений сдачи отчётности и не переплачивать за лишние функции;
• поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Для подключения оставьте на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счёт на оплату.

Сдаем отчетность самостоятельно

Сдавайте отчетность за организацию и ИП в срок и без ошибок.

Узнать больше

Налогоплательщики могут воспользоваться одним из способов представления отчетности:

1. Лично явиться в ФНС, фонды и другие контролирующие органы.
2. Выписать доверенность и отправить представителя. 
3. Отправить отчетность по почте.
4. Отправить отчетность электронно.

В зависимости от вида отчетности и показателей компании способы сдачи могут отличаться. Например, у некоторых организаций в силу законодательства нет возможности сдавать бумажные отчеты.

Если же закон не запрещает отчитываться на бумаге, в отчетный период можно прийти в отделение налоговой инспекции, ФСС или ПФР по месту регистрации.

Обычно отчетность сдает бухгалтер, который занимается составлением конкретного отчета. Отчеты по страховым взносам может принести бухгалтер по зарплате, а декларацию по налогам — например, заместитель главного бухгалтера.

Чаще всего в контролирующих органах есть разделение кабинетов по видам отчетов.

Когда отчеты приносят лично, инспектор (специалист фонда) ставит штамп о приеме на экземпляре налогоплательщика. Отметка включает дату сдачи и подпись лица, принявшего отчетность. Далее специалист разносит показатели деклараций в специальную программу.

Руководитель компании вправе передать полномочия по сдаче отчетности другому лицу. Это может быть не только сотрудник, но и другое физическое или юридическое лицо. Интересы организации в контролирующих органах может представлять ИП, самозанятый, иная организация.

Чаще всего это аутсорсинговые компании, которые ведут учет и сдают отчеты за клиентов. Представитель налогоплательщика действует на основании доверенности.

В доверенности можно предоставить право как на сдачу конкретного вида отчетности, так и полного набора необходимых форм.

Если директор компании или ИП решит отправить отчеты письмом по почте, нужно обязательно сделать опись вложения. Тогда в случае утери отчетов контролирующими органами организацию не оштрафуют за нарушение сроков.

Отчитаться проще всего через интернет. Есть несколько вариантов: использовать онлайн-сервисы, сдавать отчеты через государственные сайты, подключить электронную отчетность, встроенную в учетную программу.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Электронно может отчитываться и представитель компании. В таком случае заключается договор на оказание услуг.

Работая через доверенное лицо, которое передает отчетность самостоятельно, компания экономит на покупке специальных программ для сдачи отчетов и средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые необходимы при работе с электронной подписью.

Протоколы проверок деклараций и расчетов приходят сначала к уполномоченному лицу. Если отчеты приняты, то проблем не возникнет. Если в отчетах содержатся ошибки, представитель должен оперативно уведомить организацию. Иначе есть риск не исправить ошибки в срок.

Когда позволяют финансы, организации заключают договор с оператором электронного оборота. Способ дороже, чем работа через представителя. Оператор ЭДО выпускает электронную подпись (ЭП) и предоставляет необходимое программное обеспечение. Компания самостоятельно формирует и передает отчеты. 

Некоторые операторы ЭДО объединяются с производителями учетных бухгалтерских программ. Таким образом, приобретая программу, налогоплательщик может сразу подключить электронную отчетность и отправлять нужные формы непосредственно из программы.

Электронную отчетность можно сдавать через сайты госорганов. Такую возможность предоставляют ФСС и ФНС. Для отправки отчетов через сайт ФНС пользователю требуется:

• установить в систему корневой сертификат УЦ ФНС России;
• установить в систему сертификат открытого ключа подписи МИ ФНС России по ЦОД для шифрования отчета и проверки квитанции;
• подготовить файл транспортного контейнера (с помощью программного средства «Налогоплательщик ЮЛ»), содержащий зашифрованную на ткрытом ключе получателя (МИ ФНС России по ЦОД) подписанную ЭП налогоплательщика отчетность;
• передать полученный зашифрованный файл в МИ ФНС России по ЦОД, используя сервис загрузки файла.

Датой и временем приема отчета считаются соответственно дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла в МИ ФНС России по ЦОД. Квитанция о приеме отчета формируется в случае успешной проверки электронной подписи и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется в протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию.

Отчитаться за компанию по актуальным формам.

Узнать больше

Какой способ предпочтительнее, решает владелец отчитывающейся компании. Давайте сравним электронные сервисы.

Фактор сравнения Онлайн-сервисы (операторы ЭДО) Учетные программы с встроенной отчетностью Бесплатные сервисы

Пользователи	Могут использовать юрлица и ИП на любых режимах налогообложения	Могут использовать юрлица и ИП на любых режимах налогообложения	Доступно отдельным категориям пользователей. Бесплатные сервисы подходят для малого бизнеса на спецрежимах. Плательщики НДС, например, не смогут там сдать декларацию по этому налогу.
Требования к компьютеру	Нет ограничений. Доступ можно получить с любого компьютера.	Могут быть специальные требования для некоторых учетных программ.	Операционная система должна соответствовать минимальным требованиям.
Установка программного обеспечения	Не нужно.	Потребуется.	Потребуется.
Установка дополнительного программного обеспечения	Не требуется. Например, для работы в Контур.Экстерне всё необходимое автоматически настроит специальный сервис диагностики.	Обычно не нужно.	Понадобится. При отправке отчетов в ФНС придется скачать специальную программу.
Электронная подпись	Требуется. Специалисты онлайн-сервисов помогают все оформить.	Требуется.	Требуется.
Обновления форм	Все обновления происходят на серверах    спецоператора, пользователь всегда работает с актуальной версией онлайн-сервиса.	Предусмотрено. Во многих программах происходит автоматически или с минимальным участием пользователя.	Не предусмотрены. Пользователь самостоятельно скачивает обновления.
Техническая поддержка	Есть.	Зависит от выбранного тарифа.	Отсутствует.
Проверка отчетности	Встроенная проверка анализирует контрольные соотношения, арифметические подсчеты.	Зависит от выбранной программы и тарифа.	Не предусмотрена.

1. При сдаче декларации по НДС. Законодательно предусмотрена только электронная отчетность.
2. При численности более 100 человек. Все отчеты по налогам и сборам придется сдавать только через интернет. Такой порядок регламентирован Налоговым кодексом.
3. Если компания или ИП является налоговым агентом по НДФЛ, а численность персонала более 10 человек. 
4. При сдаче отчетности в ПФР и ФСС, если численность превышает 10 человек.

Организации могут выбрать способ отчетности. Однако в некоторых случаях выбора нет и разрешено отчитываться исключительно по телекоммуникационным каналам связи.

С 2019 года все компании должны сдавать бухгалтерскую отчетность через интернет (п. 5 ст. 18 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011). На бумаге отчитаться не получится.

В случае с налоговой отчетностью ситуация немного иная. Компании на спецрежимах и ОСНО при соблюдении критериев о численности могут отчитываться на бумаге. Отчет 6-НДФЛ можно представить в распечатанном виде, если количество работников не превышает 10 человек. Такой же критерий установлен для расчета по страховым взносам, отправляемого в ФНС (п. 10 ст. 431 НК РФ). 

Но есть один отчет, который сдается электронно при любой численности. Это декларация по НДС. Даже если в отчетном периоде была выписана одна счет-фактура, задекларировать операцию нужно электронно.

Отчетность в ПФР направляют в электронном виде при численности более 10 человек. Речь идет об отчетах СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД. Требование утверждено Федеральным законом от 30.12.2021 № 474-ФЗ.

Сдавайте отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, РАР, ЦБ РФ в электронном виде.

Узнать больше

Отчитываясь по форме 4-ФСС, нужно также посмотреть среднесписочную численность. Если в организации работает 11 и более человек, электронной отчетности не избежать.

Правила сдачи электронной отчетности исходя из численности распространяются и на вновь созданные компании.

Крупнейшие налогоплательщики обязаны сдавать отчеты в электронном виде несмотря на численность.

Отчеты в отделения Росстата можно сдавать только через интернет: ранее требование распространялось ранее только на средний и крупный бизнес, а с 01.01.2022 актуально и для субъектов малого бизнеса (Федеральный закон от 30.12.2020 № 500-ФЗ). 

• Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет на бумаге, ему придется заплатить штраф от 1 000 руб. (ст. 119.1 НК РФ).
• Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1995 № 27-ФЗ).
• Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 26.30  Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если закон не содержит ограничений, отправлять отчетность через интернет — это право, а не обязанность организации. Многие компании переходят на электронную отчетность, так как это экономит время.

ИП на упрощенке вполне может формировать отчетность самостоятельно. Задача усложняется, если предприниматель трудоустроит людей. Тогда придется рассчитывать зарплату, начислять взносы, удерживать НДФЛ — всё это требует специальных знаний. Поэтому предпринимателю с работниками целесообразнее отдать ведение отчетности бухгалтеру.

ИП могут не вести бухгалтерский учет и поэтому освобождены от сдачи бухгалтерской отчетности (ст. 6  Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011).

Что касается налоговой отчетности, ее состав зависит от выбранного режима налогообложения. ИП на ОСНО сдает декларацию по НДС ежеквартально до 25 числа. Данный вид отчетности необходимо представлять в электронном виде. Также ИП на ОСНО формирует раз в год форму 3-НДФЛ. Такой отчет можно сдавать как на бумаге, так и электронно.

Предприниматели на УСН ежегодно формируют декларацию. Как ее заполнить, можно понять самостоятельно — без помощи бухгалтера. Шаблон формы легко найти в любом справочно-правовом сервисе.

Сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Все ИП с работниками сдают отчетность по взносам и НДФЛ. Отчет 6-НДФЛ можно представить в распечатанном виде, если количество работников не превышает 10 человек. Такой же критерий установлен для расчета по страховым взносам, отправляемого в ФНС (п. 10 ст. 431 НК РФ). 

ИП с работниками отчитываются перед ПФР. Фонд ждет от них отчеты СВЗ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД. Отчетность в ПФР нужно направить в электронном виде, если у ИП более 10 человек.

В Соцстрах ИП в качестве работодателя сдает форму 4-ФСС. На бумаге можно отчитываться, пока численность не превысит 10 человек (Федеральный закон от 30.12.2021 № 474-ФЗ).

Если предприниматель попадет в выборку Росстата, придется заполнить и сдать отчет. О составе статистической отчетности обычно уведомляет отделение Росстата.

Если отчеты готовит бухгалтер или аутсорсинговая компания, вопросов не возникает. Что же делать, если необходимо сформировать отчетность самостоятельно?

Шаг № 1. Изучите виды отчетности, характерные для применяемого режима налогообложения. Общую информацию можно найти на сайтах ФНС, ФСС и ПФР.

Шаг № 2. Если у предпринимателя есть работники, нужно готовиться заполнять отчеты по сотрудникам. Организации сдают такие отчеты как минимум на директора.

Шаг № 3. Изучите налоговый календарь применяемого режима. Если сдадите отчетность позже установленных сроков, компанию ждут штрафы и пени, в некоторых случаях возможна блокировка расчетного счета.

Шаг № 4. Выберите программу для сдачи отчетности. Если необходимо, подключите электронную отчетность.

Шаг № 5. Сохраняйте квитанции о приеме отчетов. Распечатывайте или храните в облаке всю сданную отчетность. 

Главное преимущество самостоятельной сдачи отчетности — экономия денег. Не нужно платить бухгалтеру за формирование отчетов. Если, заполняя декларации и расчеты, налогоплательщик допустит ошибки, штрафные санкции могут свести на нет такую экономию.

Без знаний бухгалтерского учета и налогообложения можно потратить много времени на изучение инструкций. По незнанию можно представить отчет на устаревшем бланке. Такую отчетность не примут. При сдаче отчетности применение актуальных форм — важный аспект.

Если вы решите отчитываться самостоятельно, рекомендуем использовать специальные сервисы и программы для формирования и сдачи отчетов. Это поможет избежать ошибок. Кроме того, применяя электронную отчетность не нужно стоять в очередях, чтобы исполнить обязанность налогоплательщика. В отчетный период простоять в налоговой инспекции можно несколько часов.

Электронная отчетность значительно упрощает жизнь и малому, и крупному бизнесу. Отличный помощник при сдаче отчетности — сервис Контур.Экстерн. Удобная навигация поможет пользователю найти нужную форму бухгалтерской, налоговой или статистической отчетности.

Подсказки помогут заполнить ту или иную строку отчета. Встроенная проверка выявит ошибки в расчетах или подскажет, как устранить противоречия в контрольных соотношениях. Когда отчет готов, его можно отправить, нажав кнопку.

Статус отчетности легко отслеживать в системе, а при желании можно настроить СМС об изменениях статуса.

Состав и содержание отчетности зависит от выбранного режима налогообложения. Отчитываться можно самостоятельно или с помощью специалистов. В любом случае соблюдайте законодательство и сдавайте отчеты в срок.

Отчитаться без ошибок с подсказками и проверкой на ошибки.

Попробовать

Как сдавать отчеты через аутсорсера — ликбез для бухгалтеров и их клиентов

Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты.

Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.

Кто такой бухгалтер на аутсорсе

Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:

• как будет происходить обслуживание;
• как заключить договор и наладить контакт с бухгалтером так, чтобы он не отличался от штатного специалиста;
• как проконтролировать работу аутсорсера;
• как, собственно, выбрать бухгалтера-аутсорсера.

По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.

Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг

Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.

Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства, поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.

Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.

Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге

Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.

С другой стороны, с компании, предоставляющей бухгалтерские услуги можно потребовать возмещение материального ущерба, что является плюсом по сравнению со штатным бухгалтером.

Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.

Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.

Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер

Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:

1. Полное ведение бухгалтерского и налогового учета;
2. Ведение кадрового учета и подготовка отчетности по сотрудникам;
3. Формирование и сдача отчетности в целом по организации или ИП;
4. Проверка и отправка отчетных документов, подготовленных компанией самостоятельно;
5. Отправка отчетных документов от имени налогоплательщика, за содержание форм несет ответственность сам предприниматель и другие услуги.

На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.

Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:

• декларации по всем видам налогов;
• бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему);
• уточненные декларации и пояснительные документы;
• отчетность в ПФР и ФСС;
• нулевую отчетность.

Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.

Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.

Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит

Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.

Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.

Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:

• Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
• Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
• Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.

Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера

1. Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
2. Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
3. Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
4. Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
5. Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
6. Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
7. Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.

Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.

Как контролировать аутсорсера

Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:

• Клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача;
• У всех клиентов есть доступ онлайн к бухгалтерской базе их компании 24/7;
• Бухгалтерская компания, которая дорожит своей репутацией будет сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур со стороны заказчика.

Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.

Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.

Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :

1. Лимит ответственности бухгалтера — срок ответственности или сумма ущерба, которая максимально может быть выплачена; ответственность бухгалтера на аутсорсинге — это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухгалтерской фирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
2. Регламент и правила оказания бухгалтерских услуг — так как ведение учета на аутсорсе довольно сложная и комплексная процедура, то важно оговорить все правила ведения учета, чтобы обе стороны были в курсе.

В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.

Мы в Школе знаем как вам помочь!

Не забудьте подписаться :

Онлайн бухгалтерия: Топ 5 программ и как сдать отчетность

Организации и ИП могут не ходить на почту и в госорганы, а отправлять отчётность прямо со своего рабочего компьютера. Для одних электронный формат просто дополнительное удобство, а для других — обязанность. Расскажем, какие есть способы сдачи и можно ли сдать отчётность через интернет бесплатно.

Кто должен отчитываться электронно

Отчётность в электронном виде — это не только удобно, но иногда ещё и необходимо. По закону в электронном формате нужно сдавать следующие отчёты:

• годовую бухгалтерскую отчётность;
• декларацию по НДС;
• расчёт по страховым взносам (РСВ), если среднесписочная численность за прошлый год больше 10 человек;
• отчётность в ПФР и ФСС, если количество сотрудников 25 или больше.

Кроме того, только в электронном виде могут сдавать отчётность в налоговую крупнейшие налогоплательщики, а также организации и ИП, у которых в предыдущем году среднесписочная численность сотрудников превысила 100 человек.

Как сдать электронную отчётность из офиса

Первый способ — экономичный. Если бережёте деньги организации, попробуйте сдавать отчётность бесплатно через порталы госорганов (https://www.nalog.ru/ , http://fss.ru/ и др.). Затраты в этом случае минимальны — нужно только выпустить электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС. Но сдачу через порталы сложно назвать простой, потому что вместо одной программы вам придётся освоить сервис каждого органа, ожидающего от вас отчётность: пройти регистрацию, понять логику работы, скачать дополнительный софт. Кроме того, нет техподдержки и помощи в заполнении.

Второй способ — дороже, но гораздо комфортнее. Заключите договор с оператором электронного документооборота (ЭДО) или его партнёром. В результате вы получите единое ПО для подготовки и отправки отчётности через интернет.

Готовить отчёт бухгалтер может и в привычной для себя программе, а уже потом подгружать в сервис для отправки.

Дополнительно понадобится электронная подпись для руководителя и доверенность для другого лица, ответственного за проверку и сдачу отчётов.

Это хороший способ контролировать свою отчётность: вы будете регулярно получать напоминания о приближающихся сроках сдачи, а ещё сервис автоматически проверит отчёты на ошибки перед отправкой.

Но и есть и пара недостатков: во-первых, такие сервисы стоят денег, а во-вторых, вам понадобится человек, который хотя бы на базовом уровне знаком с работой бухгалтера и не боится онлайн-сервисов.

Топ-5 сервисов для сдачи бухгалтерской отчётности через интернет

Мы подобрали несколько сервисов, которые помогают сдавать отчёты онлайн. А ещё расскажем, какими из них можно пользоваться бесплатно.

Контур.Экстерн — 3 месяца бесплатной работы

Контур.Экстерн — один из продуктов компании СКБ Контур. Сервис позволяет сдавать отчётность во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС, ФС по регулированию алкогольного рынка и Росприроднадзор. Для работы понадобится электронная подпись.

Сервис не нужно устанавливать и обновлять. Он работает через интернет и регулярно обновляется сам — формы отчётов и контрольные соотношения всегда актуальны. Кроме того, сервис сообщает о приближающейся сдаче отчётов по СМС, формирует для вас календарь и проверяет отчёты перед отправкой.

У Контура есть «Тест-драйв» на 3 месяца. Всё это время вы сможете отправлять отчёты бесплатно и пользоваться другими возможностями: подготовка платёжек, финанализ, оценка риска налоговой проверки, справочно-правовая система, проверка контрагентов и прочее.

Потом придётся выбрать один из тарифов и оплачивать работу в сервисе. Стоимость тарифа «Оптимальный плюс» для ИП на спецрежиме — 5 290 рублей в год, для ООО на спецрежиме — 12 540 рублей в год. Расчёт вам проведут индивидуально в зависимость от размера компании, системы налогообложения и ваших потребностей.

БухСофт — бесплатный доступ на две недели

Как подготовить и сдать бухгалтерскую отчетность самостоятельно

Своевременная сдача бухгалтерской отчетности – та самая «ложка дегтя», которая способна испортить настроение начинающему бизнесмену.

Чтобы не подвергнуться штрафным санкциям со стороны фискальных органов, нужно отслеживать систематические изменения в налоговом законодательстве и строго соблюдать сроки и регламент подачи деклараций и отчетов.

Избежать проблем с ФНС может помочь опытный специалист. Однако грамотное составление и представление в контролирующие инстанции бухгалтерской отчетности обойдется владельцу бизнеса либо ИП недешево.

• Если же составить бухгалтерскую отчетность самостоятельно и бесплатно, можно наломать дров и «напороться» на штрафы.
• Годовая абонентская плата за пользование сервисом меньше, чем месячный гонорар простого бухгалтера, при этом функционал программы позволяет вести всю работу бухгалтера самостоятельно.
• Каждый этап работы сопровождается подсказками, а в сложных случаях всегда можно обратиться за бесплатной консультацией к экспертам сервиса.

Состав и график подготовки бухгалтерской отчетности напрямую зависит от того, какую схему налогообложения использует ООО или ИП. Для «упрощенцев» или «вмененщиков» законодательство предусматривает минимальный набор отчетов.

Индивидуальные предприниматели бухгалтерский отчёт в налоговую инспекцию не представляют. Они должны вести учет доходов и расходов (кроме ИП на ЕНВД) и сдавать налоговые декларации.

Сложнее дело обстоит для организаций – для всех юридических лиц зафиксирована обязанность сдать годовую бухотчетность до 31 марта года, следующего за отчетным. При этом и баланс, и все прилагаемые формы должны быть достоверными и корректно заполненными на основании первичной и учетной документации.

Чтобы самостоятельно составить грамотную бухгалтерскую отчетность, целесообразно соблюдать следующие правила:

• все первичные документы в течение года должны оформляться своевременно и в соответствии с предъявляемыми требованиями;
• даже при минимуме операций лучше использовать специальные программы. Например, онлайн-бухгалтерию «Мое дело» – автоматизация бухгалтерской отчетности поможет сформировать правильный баланс нажатием одной кнопки;
• при формировании итоговой документации пользоваться Инструкцией по заполнению бухгалтерской отчетности, в которой поэтапно прописан алгоритм заполнения годового баланса.

Установленный в ПБУ 4/99 порядок формирования бухгалтерской отчетности организации предусматривает употребление основополагающих принципов:

• отображенная в отчетных формах информация соответствует действительности и актуальна на конкретную дату;
• числовые данные приводятся только в национальной российской валюте;
• под отчетным периодом подразумевается полный календарный год (для вновь образованных фирм – со дня создания по 31 декабря текущего года; для фирм, созданных после 30 сентября – со дня создания до 31 декабря следующего года);
• для сравнения и аналитики устанавливается сопоставление данных за два последовательных периода;
• все показатели, на основании которых формируется отчетность, соответствуют принятой в начале года учетной политике, при необходимости включают в себя финансовые результаты имеющихся у ООО филиалов.

Небольшие фирмы, подпадающие под статус малого предприятия, наделены правом составить бухгалтерскую отчетность по облегченной методике.

Это означает, что ООО сдает только необходимый минимум документации:

• годовой баланс;
• отчет о финрезультатах (прибылях и убытках).

Бухгалтерская отчетность для «маленького» бизнеса должна быть составлена по данным учетных регистров, которые предприятие устанавливает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Для небольших ООО допускается применение «усеченного» плана счетов, ведение учета на основании простых накопительных ведомостей, образцы которых приведены в Приказе МФ РФ № 64н от 21.12.1998г.

Когда организации не удается «вписаться» в рамки малого предпринимательства, то список пополняется отчетными формулярами, содержащими отчеты о движении денежных средств, об изменении капитала, о целевом использовании полученных средств.

Если какой-либо финансовый показатель требует более полного раскрытия, то дополнительно прилагаются расшифровки и пояснения.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Команда специалистов «Моё дело» возьмёт эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Оставить заявку

Бухгалтерская отчетность, должным образом заполненная, передается в контролирующую инстанцию не позднее 31 марта года, идущего за отчетным.

При этом допускается сдача годового баланса любым доступным способом:

• по телекоммуникационным сетям. Пользователям сервиса «Мое дело» бесплатно оформляется электронная подпись, а отчет можно отправить в ИФНС прямо из личного кабинета;
• посредством почтовой связи;
• через уполномоченного представителя по доверенности;
• руководителем ООО лично.

1. Годовой баланс со всеми необходимыми приложениями необходимо сдать не только в налоговую инспекцию.
2. Второй адресат, куда нужно предоставить пакет документов – территориальное отделение Росстата.
3. Сроки сдачи для обеих инстанций совпадают – не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.
4. Штрафы за нарушение сроков сдачи бухотчетности в Росстат могут неприятно удивить руководителя и владельцев компании.
5. Если несвоевременная сдача годового баланса в ИФНС обойдется фирме всего в 200 рублей за каждый документ, предоставленный невовремя, то штрафные санкции за то же нарушение в отношении Росстата выглядят серьезнее – от трех до пяти тысяч рублей на организацию и 300-500 рублей на руководителя.
6. По правилам бухучета и нормативным документам Минфина формирование промежуточной отчетности (по истечении каждого календарного квартала) не требуется.
7. Однако учредители и владельцы компании вправе истребовать обязательное составление и предоставление собственникам бизнеса бухгалтерской отчетности за любой прошедший промежуток времени.
8. Ежеквартальный (или ежемесячный) бухгалтерский баланс способен помочь в анализе финансовой деятельности организации.
9. Кроме того, он нужен для выплаты дивидендов.

Заполните отчётность в 3 клика!

Покажем как автоматически подготовить отчётность с помощью нашего сервиса.

Сформировать бесплатно

• Облачная бухгалтерия существенно облегчает процесс подготовки отчетов.
• В течение года вы заносите операции в сервис, а когда приходит время формируете баланс и другие формы нажатием одной кнопки.
• Если вы допустите ошибку, система обнаружит и сообщит о ней.
• Мы не оставим вас наедине с проблемами и вопросами – для зарегистрированных пользователей работает служба консалтинга и круглосуточная техподдержка.
• К тому же мы регулярно выпускаем видеоролики, которые наглядно показывают, как работать в сервисе.