Шпаргалка для бухгалтера по заполнению СЗВ-ТД: обзор всех полей формы, сроки сдачи в таблице, детали и частные случаи.
СЗВ-ТД (полное название — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица») — сдается в Пенсионный фонд РФ.
Благодаря СЗВ-ТД у каждого работника в ПФР уже есть или будет сформирована электронная трудовая книжка. Она содержат информацию о трудовом стаже на основе данных, которые подает работодатель.
Кто сдает СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают в ПФР все организации и ИП, которые нанимают на работу персонал.
СЗВ-ТД содержит информацию о трудовой деятельности работника и заполняется на каждого отдельно.
Формат СЗВ-ТД
СЗВ-ТД можно сдать в бумажном или в электронном виде. Любой формат можно использовать, если в компании не более 10 работников включительно.
Если численность больше 10 человек, ПФР примет отчет по форме СЗВ-ТД только в электронном виде.
Сроки сдачи СЗВ-ТД в ПФР
В большинстве случаев форма СЗВ-ТД сдается до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Отчетный месяц – этот месяц, в котором произошло кадровое событие. Есть два случая, когда СЗВ-ТД нужно сдавать на следующий день.
Нулевого СЗВ-ТД не бывает. Если в компании не произошло никаких кадровых событий, отчет просто не сдается.
Сроки сдачи СЗВ-ТД. Таблица.
| СЗВ-ТД нужно сдать … | Кадровое событие |
| на следующий день после кадрового события. |
|
| до 15 числа месяца, следующего за отчетным |
|
| до 15 февраля следующего за отчетным года | Если не было никаких кадровых событий в течение всего календарного года. |
Построчный обзор формы СЗВ-ТД
Бланк СЗВ-ТД утвержден постановлением Правления от 27.10.2020 №769п. В форме всего 6 разделов. В разделе 5 — 11 граф.
| Реквизиты формы СЗВ-ТД | Как заполнять |
| Сведения о страхователе: Регистрационный номер в ПФР, Наименование, ИНН, КПП. |
|
| Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь | Этот раздел заполнят при реорганизации. Заполняет правопреемник страхователя, он вписывает данные работодателя, который сейчас снят с учета в качестве страхователя в соответствии со ст. 11 ФЗ от 15 декабря 2001 г. |
| Сведения о зарегистрированном лице: фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС. | Укажите данные по паспорту. Ф. И. О. заполняйте в именительном падеже, полностью, без сокращений.Не заменяйте имя и отчество инициалами.В поле СНИЛС укажите страховой номер индивидуального лицевого счёт сотрудника, по которому предоставляете форму СЗВ-ТД. |
| Информация о подаче заявления о переходе на электронную трудовую. | В поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» нужно проставить дату, если работник хочет оставить трудовую бумажном виде.В поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» списывается дата, если работник подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой. |
| Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица: | |
| Графа 1. Номер порядковой записи. | В этой графе проставляются номера сотрудников по порядку. |
| Графа 2. Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения. | Данные для этой графы нужно взять из приказа. |
| Графа 3. Сведения о приеме, переводе, увольнении. | В графу 3 вносят сведения о кадровом мероприятии в соответствии с п. 2.5.3 правил, утвержденных постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п. |
| Графа 4. Работа в районах Крайнего Севера//Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. |
|
| Графа 5. Трудовая функция. | Здесь указывают наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации и наименование структурного подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор.Если установили сотруднику вторую или следующую профессию, специальность или иную квалификацию, то в графе 5 нужно указать разряд, класс или категорию профессии, чин специальности. |
| Графа 6. Код выполняемой функции. |
|
| Графа 7. Причины увольнения. | В этой графе нужно указать причину по ТК РФ, она будет совпадать с приказом.Укажите статью и пункт ТК, которые являются основанием для увольнения. |
| Графа 8. Наименование документа. | Здесь нужно указать документ компании. Обычно, это приказ либо протокол собрания акционеров, либо решение. |
| Графа 9 и графа 10. | Это реквизиты документа, которым инициировано кадровое событие. Например, номер дата приказа о приеме на работу или дата составления протокола. |
| Графа 11. Признак отмены записи. | Нужно заполнять если была ошибка или неточность. в предыдущем отчете. Составляется СЗВ-ТД, вносится ошибочная запись, и в графе 11 ставится знак Х. |
Как отразить изменение названия компании в СЗВ-ТД
- Если у компании изменилось наименование, то запись об этом нужно внести в СЗВ-ТД отдельной строкой.
- В графе 2 пишется дата, с которой изменилось наименование, а в графе 3 -«ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
- Далее в графе 5 нужно написать, что «старое наименование» с конкретного числа переименовано в «новое наименование».
- В графах 8-10 нужно указать реквизиты приказа или документа, который подтверждает изменение названия организации.
СЗВ-ТД по сотруднику, который уходит в отпуск с последующим увольнением
Последним днем работы является день, предшествующий первому дню отпуска (определение КС РФ от 25.06.2019 № 1723-О). Поэтому приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением должен быть издан не позднее этого дня.
Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении работника.
СЗВ-ТД на директора — единственного участника не подают
Подавать СЗВ-ТД на директора — единственного участника не нужно. На это указано в письме Минтруда от 24 марта 2020 г. № 14-2/В-293.
Но, в другие формы — СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — нужно обязательно включать сведения на руководителя, который является единственным учредителем. Причем независимо от того, заключен с ним трудовой договор или нет (см. например, письмо Минтруда от 16 марта 2018 г. № 17-4/10/В-1846).
Когда подавать СЗВ-ТД о снятии старого и назначении нового директора
СЗВ-ТД в отношении уволенного и нового руководителя ООО нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении или принятии на работу.
Приказ об увольнении директора можно издать:
- непосредственно в день увольнения,
- в любой день до его увольнения,
- после принятия решения участниками ООО.
В приказе указывается дата прекращения трудового договора с руководителем организации, указанная в решении, или дата принятия решения.
Приказ о приеме нового директора должен быть издан не позднее 3 дней с момента начала его полномочий в соответствии с решением участников ООО.
СЗВ-ТД при восстановлении сотрудника на работе
Восстановление работника по прежнему месту работы также надо оформить приказом работодателя.
Судебный вердикт: когда ПФР не может взыскать штраф за просрочку сдачи СЗВ-М
Верховный Суд РФ в определении от 13.01.2020 № А34- 2099/2019 признал, что ПФР вправе взыскать с организации штраф за несдачу персонифицированной отчетности по форме СЗВ-М в течение 6 месяцев с момента просрочки исполнения требования об уплате штрафа. При пропуске 6-месячного срока взыскать с организации штраф уже не получится.
Предмет спора: организацию оштрафовали за несвоевременную сдачу персонифицированной отчетности по форме СЗВ-М. В ее адрес было направлено требование о необходимости уплаты штрафа. Данный штраф организация не уплатила, и ПФР обратился в суд. Суды также отказались взыскивать с организации штраф, поскольку ПФР пропустил 6-месячный срок на взыскание штрафа. Спор дошел до Верховного Суда РФ.
- За что спорили: 9 500 рублей.
- Кто выиграл: организация.
- В Верховном Суде РФ представители ПФР настаивали на том, что штраф за несдачу персонифицированной отчетности по форме СЗВ-М разрешается взыскивать с организаций и ИП в течение 3 лет.
Данный срок надлежит исчислять с момента, когда фонд узнал о несвоевременной уплате или неуплате штрафа. В связи с этим ПФР считал, что не пропустил сроки на взыскание с организации штрафных санкций.
Верховный Суд РФ признал вышеуказанные доводы ПФР несостоятельными и противоречащими законодательству.
ВС РФ пояснил, что организации обязаны представлять отчетность по форме СЗВ-М ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете»).
- За непредставление СЗВ-М в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений к организации применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (работника).
- Требование об уплате финансовых санкций должно быть исполнено страхователем в течение 10 календарных дней со дня получения указанного требования, если более продолжительный период времени для уплаты не указан в этом требовании.
- В случае неуплаты или неполной уплаты организацией или ИП штрафа его взыскание производится территориальными органами ПФР судебном порядке.
Взыскание штрафа производится органами ПФР в порядке, установленном в соответствии с п. 3 ст. 46 НК РФ. Согласно этой норме, заявление о взыскании может быть подано в суд в течение 6 месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате обязательного платежа (штрафа).
В спорном случае ПФР пропустил 6-месячный срок на подачу в суд соответствующего заявления. В связи с этим, заключил ВС РФ, штраф за несдачу персонифицированной отчетности взысканию с организации не подлежит.
Штраф за непредоставление отчетности в ПФР
Из нашей статьи вы узнаете:
В случае несдачи или несвоевременной сдачи отчётности в Пенсионный фонд РФ на работодателя в качестве мер административной ответственности налагаются штрафы. В частности, это касается таких форм отчётности как СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.
В статье мы разберёмся, как происходит назначение штрафов, в каком случае нарушителю грозит суд, а также выясним в каком размере штрафуется просрочка и какая ответственность налагается на работодателя за неправильную форму отчётных документов.
Как назначаются штрафы в Пенсионном фонде
Работодатели сдают в ПФР отчёты по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.
В отчёте по форме СЗВ-М содержится список сотрудников с информацией об их ИНН и СНИЛС. Освобождены от сдачи СЗВ-М лишь ИП, у которых нет сотрудников. Юрлица обязаны сдавать СЗВ-М в любом случае, поскольку сотрудником считается директор организации. Сведения о нём должны быть отражены в СЗВ-М, даже если он не получает зарплату и с ним не заключён договор.
В отчёт о стаже сотрудников по форме СЗВ-СТАЖ работодатель заносит информацию о каждом сотруднике, с которым заключён трудовой или гражданско-правовой договор: ФИО, даты приёма на работу и увольнения, а также другие сведения, необходимые для расчёта пенсии.
Отчёт СЗВ-ТД формируется при приёме физлица на работу, либо при увольнении сотрудника. В нём указываются сведения о работнике (ФИО, должность) и даты кадровых событий.
- Пенсионный фонд назначает штраф работодателю за нарушение сроков предоставления сведений о сотрудниках, а также за ошибки в отчётности.
- Формы отчётных документов, которые работодатель обязан предоставлять в ПФР, а также порядок их заполнения установлены Постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
- Согласно Федеральному закону от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, к работодателю, который нарушил правила представления информации о своих работниках, применяется ответственность в виде штрафа. Такая мера грозит нарушителю, если:
- не соблюдены сроки представления сведений по каждому сотруднику;
- отчётные данные представлены не полностью или не представлены вовсе.
При обнаружении нарушений ПФР составляет акт, который передаётся работодателю. Акт могут вручить лично под расписку, либо переслать заказным письмом или в электронном виде по ТКС. В течение 15 дней работодатель должен будет представить в Пенсионный фонд разъяснения по поводу несдачи отчётных документов, просрочки либо ошибок в представленных сведениях .
В спорной ситуации компания может подать возражение на имя руководителя территориального отделения Пенсионного фонда.
В этом случае будет создана специальная комиссия, которая должна вынести решение — при отсутствии нарушений санкции будут отменены, но если нарушения будут подтверждены, работодателя привлекут к ответственности.
На заседании комиссии может присутствовать либо сам руководитель организации, которая подала возражение, либо его представитель по доверенности.
Если нарушение будет подтверждено, ПФР направит работодателю требование о перечислении штрафа. На выплату даётся 10 дней. Если штраф не был уплачен по истечении срока, сумма взыскивается в принудительном порядке.
В данном случае Пенсионный фонд составляет соответствующий иск и отправляет его в суд. С августа 2020 года ПФР может подавать в суд лишь в том случае, если сумма штрафа превышает 3 тысячи рублей.
Ранее такого ограничения не было, и Фонд мог взыскивать деньги в судебном порядке при любой сумме назначенного штрафа.
Если нарушитель «накопит» несколько штрафов в общей сумме на 3 тысячи рублей, ПФР сможет обратиться в суд.
По взысканию есть срок давности — три года. Если организация будет оштрафована на сумму менее 3 тысяч рублей, Пенсионный фонд в течение указанного срока будет ждать очередного нарушения со стороны компании, пока не накопится сумма, при которой на компанию можно подать в суд. Если нарушений со стороны компании за это время не будет, ПФР потребует взыскания первоначальной суммы штрафа.
Штраф за сдачу отчётности в бумажном виде
Если штат сотрудников у работодателя по своей численности не превышает 25 человек, отчётность в ПФР следует сдавать только в электронном формате. Сдача отчётности в бумажном виде допускается при условии, что у работодателя менее 25 человек в штате. При этом работодатель вправе выбирать формат: он может представить отчётность как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Сформировать и сдать отчётность в электронном виде можно несколькими способами:
- с помощью бесплатного ПО на сайте Пенсионного фонда;
- через личный кабинет страхователя на сайте ПФР (на данный момент реализована лишь сдача СЗВ-ТД);
- через систему для сдачи электронной отчётности.
Веб-сервис «Астрал Отчёт 5.0» позволит быстро формировать и передавать отчётные документы не только в Пенсионный фонд РФ, но и в другие контролирующие ведомства (ФНС, ФСС, Росстат).
В системе можно вести одновременно несколько организаций, обмениваться неформализованными документами с регуляторами, работать с документами, которые были сформированы в другом ПО для учёта.
«Умный» редактор подскажет, как заполнять поля в отчёте, и поможет исправить обнаруженные ошибки.
Если работодатель, у которого работает более 25 человек, вместо электронного отчёта сдаёт бумажный, ПФР применяет к нему меры ответственности в виде штрафа. За непредоставление отчётности в электронном формате, когда данная форма является обязательной для работодателя, предусмотрен штраф в размере 1 тысячи рублей.
Штраф за несвоевременную сдачу отчётности в ПФР
Сдача отчётности в Пенсионный фонд РФ осуществляется в установленные законодательством сроки:
- СЗВ-М сдаётся ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
- СЗВ-СТАЖ нужно представлять ежегодно не позднее 1 марта года, который наступает за отчётным;
- CЗВ-ТД необходимо сдать не позднее, чем на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника, по другим кадровым изменениям нужно отчитаться до 15 числа следующего месяца.
Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, отчёт нужно сдать на следующий после него рабочий день.
Федеральным законом № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за несвоевременную сдачу отчётных документов, а также за ошибки в представленных сведениях о застрахованных. За непредоставление отчётности, либо сдачу отчётов в неполном объёме работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый несданный отчёт по застрахованному лицу (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
Если доходит до суда (напомним, что размер общей суммы штрафов в этом случае должен быть более 3 тысяч рублей), ПФР может подать иск в течение шести месяцев с момента превышения лимита или по истечении 36 месяцев.
Рассмотрев иск, суд может уменьшить сумму штрафа. Например, если нарушение было совершено впервые. Кроме того, доводами для уменьшения санкций могут стать:
- признание вины со стороны нарушителя;
- небольшой срок опоздания;
- отсутствие негативных последствий для бюджета и др.
Согласно ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ, при нарушении сроков и порядка представления отчётности должностному лицу страхователя грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей. Санкций можно избежать, если работодателем были соблюдены сроки, но в отчётности были выявлены ошибки. Для этого он должен сдать откорректированные формы до того, как ошибки будут выявлены Пенсионным фондом.
Узнайте, какую отчетность должен сдать ИП в ПФР в нашей статье.
Если ПФР пропустил срок для обращения в суд, штраф за просрочку подачи СЗВ-М не взыщут
 |
При сдаче отчетности по форме СЗВ-М организация пропустила установленный срок. За это ПФР выставил страхователю требование на штраф в размере 9500 руб., которое в итоге не было исполнено страхователем. ПФР обратился в суд с заявлением (о взыскании штрафа).
Суды трех инстанций пришли к выводу о пропуске управлением Фонда срока на обращение в арбитражный суд с заявлением о взыскании финансовых санкций (Определение Верховного Суда РФ от 13 января 2020 г. № 309-ЭС19-24792).
В соответствии с правовой позицией Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, изложенной п. 31 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г.
№ 57, несоблюдение налоговым органом при совершении определенных действий в рамках осуществления мероприятий налогового контроля предусмотренных законодательством сроков, не влечет изменения порядка исчисления сроков на принятие мер по взысканию налога, пеней, штрафа в принудительном порядке, в связи с чем, при проверке судом соблюдения налоговым органом сроков осуществления принудительных мер, сроки совершения упомянутых действий учитываются в той продолжительности, которая установлена нормами Налогового кодекса.
Как верно отмечено судами, предельный срок взыскания с общества неуплаченных сумм санкций включает в себя: 1 день на составление акта, 5 дней – на направление акта, 6 дней – на его доставку, 15 дней – на представление страхователем возражений, 10 дней – на вынесение решения (+ 1 месяц), 10 дней – на вступление в силу решения по проверке, 10 дней – на направление требования, 10 календарных дней – на исполнение требования, 6 месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате санкций – на обращение в суд с заявлением об их взыскании в судебном порядке.
Правильно применив указанные выше нормы права, суды установили, что правонарушение совершено обществом 16 декабря 2017 г.
, следовательно, срок на взыскание санкций в судебном порядке, исчисленный исходя из совокупности указанных сроков, истек, соответственно обращение в суд пенсионного фонда 4 марта 2019 г.
произведено за пределами установленного законом срока. Поэтому штраф не может быть взыскан в судебном порядке.
Верховный суд отказался пересматривать выводы нижестоящих судов.
Документы по теме:
Кто сдает отчетность по форме СЗВ-М в 2022 году?
Кто сдает СЗВ-М 2022 — вопрос, который чаще всего возникает в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.
Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.
Причем если на фирме 10 человек и менее, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность более 10 чедовек, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?
Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.
Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.
ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму. Подробнее о штрафах читайте здесь.
Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.
Например, сотрудник был принят на работу 28 февраля. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен.
Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС.
В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 15-го марта.
См. также:
На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято.
И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М.
И сможет при получении заветного номера сразу подать форму СЗВ-М с признаком «Дополняющая».
Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.
Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?
Штраф за СЗВ-М: как избежать, можно ли отменить и куда оплачивать?
СЗВ-М – относительно небольшой отчет, который ежемесячно сдают в ПФР компании и ИП, где есть сотрудники, работающие по трудовым договорам и договорам ГПХ.
Тем, кто пренебрежительно относится к данному «пенсионному» отчету, грозят как административные штрафы, так и штрафы по пенсионному законодательству. Какую стратегию выбрать, чтобы избежать санкций, как отменить или снизить их размер к оплате – читайте в нашей статье.
За что могут оштрафовать и на сколько?
Штрафные санкции за СЗВ-М предусмотрены различными нормативными документами, в том числе федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ). Для наглядности мы объединили все случаи, когда компании может быть выставлен штраф, в таблицу.
Таблица 1. Штрафные санкции за СЗВ-М
| Пропущен срок сдачи СЗВ-М (опоздание или непредставление – не важно) | Для компании: зависит от количества застрахованных лиц (500 руб. за каждого из них) | ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ |
| Для руководителя компании (реже – главного бухгалтера): 300-500 руб. | ст. 15.33.2 КоАП РФ | |
| Ошибка в персонифицированной информации (объект применения санкций – каждое застрахованное лицо, вне зависимости от того, одна или несколько ошибок допущены в отношении его данных) | Для компании: зависит от количества застрахованных лиц (500 руб. – за каждого из них) | ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ |
| Для руководителя компании (реже – главного бухгалтера): 300-500 руб. | ст. 15.33.2 КоАП РФ | |
| Сдача СЗВ-М на бумаге вместо электронной формы при количестве работников от 25 человек | Для компании: 1000 руб. | ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ |
Любой штраф, даже в 500 рублей, неприятен, так как дает повод руководству сомневаться в компетентности своего бухгалтера.
Привлечение к административной ответственности имеет еще более негативные последствия, уже правового характера.
Так, например, если нарушения повторяются регулярно, то руководителю компании может грозить дисквалификация на несколько лет, т.е. лишение права занимать руководящие должности. Согласитесь, тоже малоприятно.
Как избежать штрафа за отчет по СЗВ-М?
По сути, СЗВ-М содержит не столько бухгалтерские, сколько кадровые данные. Именно отдел кадров вносит в базу такие данные работников, как:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН и СНИЛС.
По этой причине самое разумное для главного бухгалтера – переложить ответственность на отдел кадров. Сославшись на состав отчета, можно возложить на это подразделение:
- обязанность формировать СЗВ-М;
- ответственность за допущенные ошибки.
Этим можно убить сразу двух зайцев, так как повышение ответственности кадровиков за внесение персонифицированной информации снизит недостоверность:
- 2-НДФЛ;
- Расчета по страховым взносам.
Иногда воздействовать на отдел кадров очень сложно. Кроме того, бухгалтер и сам может допустить ошибки из-за большой загрузки «зарплатной» отчетностью, количество которой неизменно растет.
Самый простой выход – передать расчет заработной платы на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice.
Мы умеем взаимодействовать с кадровиками и никогда не откладываем сдачу отчетности на последний момент. Поможем ликвидировать «очаг напряженности» и дадим возможность главному бухгалтеру переключиться на более глобальные задачи.
Можно ли снизить сумму штрафа?
По нашему опыту штраф можно не только снизить, но и вообще его отменить. С такими просьбами к нам нередко обращаются наши новые клиенты.
Нередко главные бухгалтеры наших новых клиентов сообщают, что им пришел штраф 500 рублей по первому месяцу работы после регистрации в ЕГРЮЛ, за который компания самостоятельно сдала СЗВ-М, а в штате числился только генеральный директор. Основание штрафа – несвоевременная сдача СЗВ-М, как правило, опоздание на один день.
Помогая нашим клиентам избежать, в том числе, и административной ответственности, мы выяснили, что проблема возникает из-за того, что:
- вновь созданные компании, несмотря на единственного работника в штате, тем не менее зачастую сдают СЗВ-М ровно 15-го числа;
- по новым компаниям ПФР в первый раз присылает отказ, несмотря на заключенное соглашение об электронном документообороте, но при повторной отправке СЗВ-М, как любят говорить инспекторы, – «ложится»;
- так как отказ и повторная отправка происходят на следующий день, ПФР считает, что компания опоздала с отчетностью.
Подобные проблемы могут возникнуть и у давно работающих компаний из-за несовершенства системы приемки в ПФР. Один и тот же отчет могут два раза не принять, а на третий он проходит без проблем.
Лучшим доказательством отсутствия нарушения будет полученное от оператора телекоммуникационной связи подтверждение о том, что:
- отправка СЗВ-М произошла в срок;
- повторно был отправлен точно такой же отчет, как и в первый раз.
Иногда начальники отделений ПФР, рассматривающие материалы проверки, выражают удивление: зачем тратить столько времени, чтобы снять штраф 500 рублей? Между тем возражения даже по поводу столь мизерной суммы зачастую очень полезны. У инспекторов не возникает и мысли о том, чтобы, помимо 500-рублевого штрафа на компанию, добавить еще и административный – на должностное лицо организации.
Доказывая страхователю, что проблема в операторе, который не смог подгрузить им отчет, ПФР, тем не менее, отменяют решение.
В остальных случаях штраф нельзя ни снизить, ни отменить в досудебном порядке, так как Закон № 27-ФЗ не предусматривает такой возможности.
Как оспорить штраф ПФР за СЗВ-М?
В возражениях по акту проверки ПФР для дальнейшего обжалования в суде (как минимум, для снижения штрафа) имеет смысл указать одно или несколько следующих обстоятельств:
- незначительность срока опоздания с отчетом;
- объективные обстоятельства (сбой в системе, причем в системе ПФР, которая действительно не всегда справляется с наплывом СЗВ-М ближе к 15-му числу, но можно сослаться и на поломку персонального компьютера в бухгалтерии);
- сотрудник поздно принес свой ИНН, не отраженный в специальном сервисе на сайте ФНС (то же самое со СНИЛС) или не уведомил своевременно о смене фамилии (других персональных сведений);
- бухгалтер впервые допустил ошибку в СЗВ-М или впервые не сдал его вовремя;
- исправления внесены до того, как ПФР обнаружил нарушения;
- бюджет не понес никакого урона.
Штраф можно полностью отменить в судебном порядке, если ПФР сам нарушил закон в части:
- формирования акта, в котором должны быть зафиксированы нарушения, но инспектор почему-то забыл об этом;
- соблюдения сроков отправки акта страхователю и вызова его на рассмотрение материалов проверки (суд может отменить штраф, если решение принято раньше, чем компанию вызвали на рассмотрение представленных возражений);
- предоставления возможности добровольно исправить сведения;
- сроков выдачи СНИЛС работникам.
Количество найденных процессуальных ошибок прямо влияет на решение суда об отмене или снижении штрафа.
Обжалование решения ПФР вполне возможно осуществить, минуя сам фонд. В этом случае возражения на акт проверки необходимо направлять сразу в суд.
Есть и еще один вариант как ознакомить суд со своими возражениями: можно заменить собственный иск отзывом на иск ПФР. Дело в том, что с 2017 года взыскать штрафы со страхователей при помощи инкассо фонд не может. Для этого оставлен только один путь – в судебном порядке.
Если штраф невелик, можно оставить право инициировать судебное разбирательство за ПФР. Однако вы должны быть твердо уверены, что все письма доходят на адрес компании без проблем, иначе существует риск пропустить заседание суда.
В противном случае мы рекомендуем не затягивать проблемную ситуацию и самостоятельно подать возражения на акт ПФР в суд.
Реквизиты для оплаты штрафа за СЗВ-М
Для тех, кто решил добровольно оплатить штраф, важно помнить об особенностях платежного поручения в части:
- назначения платежа;
- КБК (всегда проверяйте, что был указан именно КБК для штрафов, полученных от ПФР);
- ОКТМО (ставите тот код, который определен для вашей компании Росстатом).
В остальных полях, то есть во всех, кроме КБК и ОКТМО, проставьте по одному нулю. Назначение платежа менее унифицировано, однако лучше указать в нем максимум информации для идентификации платежки:
- номер, под которым компания зарегистрирована в качестве страхователя (многие забывают о нем, так как для идентификации взносов, администрируемых налоговой, он больше не нужен);
- реквизиты решения о наложении штрафа или требования об его оплате.
Зачастую компании принимают решение об оплате уже после наступления срока штрафа. Он составляет, как правило, 10 дней после выставления компании требования об оплате. Пропуск срока означает для ПФР, что пора готовить иск. Убедитесь, что это не так, иначе при неудачном стечении обстоятельств штраф с компании спишут еще раз.
Новые штрафы за СЗВ-М и СЗВ-Стаж в 2022 году
В 2022 году действуют дополнительные меры ответственности для работодателей, нарушивших порядок предоставления сведений персонифицированного учета сотрудников в ПФР.
В статье разберем новые штрафы за СЗВ-М и СЗВ-Стаж в 2022 году: какую сумму придется уплатить работодателю, которые не сдал отчет в срок либо допустил в нем ошибку, какие штрафы предусмотрены при подаче корректирующих форм СЗВ-М и СЗВ-Стаж.
Отчет СЗВ-М и СЗВ-Стаж: общие положения
СЗВ-М и СЗВ-Стаж – формы индивидуального персонифицированного учета, содержащие данные о сотрудниках организации или работниках ИП. Контроль за предоставление сведений персонифицированного учета возложен на территориальные органы ПФР.
СЗВ-М включает в себя индивидуальные данные о сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН), СЗВ-Стаж – информацию о периодах страхового стажа и оснований для досрочного оформления пенсии.
Кто подает
Отчетные формы СЗВ-М и СЗВ-Стаж подают все работодатели (как юрлица, так и предприниматели), независимо от формы собственности, организационной структуры, уровня доходов, количества работников.
Обязательства по составлению и подаче СЗВ-М и СЗВ-Стаж присваиваются в том числе:
- физлицам, зарегистрированный в качестве ИП, с одним сотрудником и более;
- организациям, которые не имеют в штате работников, а контроль деятельности которых осуществляется директором-единственным учредителем;
- компаниям, которые находятся в процессе ликвидации. В подобных случаях в отчет включается физлицо-ликвидатор, с которым заключен договор ГПХ, либо члены ликвидационной комиссии (если договор оформлен на компанию, а не на физлицо).
В отчеты СЗВ-М и СЗВ-Стаж включаются все сотрудники организации, оформленные по трудовым договорам либо привлеченные к работе на основании соглашений ГПХ. В отчетах отражается информация о работниках, которые проработали в организации от 1-го дня.
ИП-работодатели подают отчеты СЗВ-М и СЗВ-Стаж на работников, информацию о себе в отчетах не отражают.
статью ⇒ «СЗВ-М на ликвидатора: как составить, образец».
Сроки подачи
Законом установлены следующие сроки подачи отчетов СЗВ-М и СЗВ-Стаж в 2022 году:
| Отчетная форма | СЗВ-М | СЗВ-Стаж | |
| Отчетный период | Календарный месяц | Календарный год | |
| Срок подачи отчета | Общий порядок | До 15-го числа месяца, следующего за отчетным | До 1 марта года, следующего за отчетным |
| При ликвидации организации | Не позже дня внесения данных о ликвидации в ЕГР | ||
| Досрочно | Досрочная подача отчета не предусмотрена | При получении работодателем заявления о выходе работника на пенсию, СЗВ-Стаж подается в ПФР в течение 3-х дней с момента получения заявления |
Форма подачи: электронная или бумажная
Форма подачи отчетов СЗВ-М и СЗВ-Стаж зависит от количества сотрудников, трудоустроенных у работодателя.
Если среднесписочная численность работников организации/ИП составляет до 24-х человек включительно, то отчетные формы можно подавать в ПФР на бумажном носителе.
В случае если количество сотрудников составляет 25 человек и более, то работодатель обязан подать отчеты СЗВ-М и СЗВ-Стаж исключительно в электронной форме, посредством телекоммуникационных каналов связи.
Подтверждением сдачи электронной формы СЗВ-М и СЗВ-Стаж является электронная квитанция о принятии документов, полученная работодателем от ПФР.