Эксперты рассказали о преимуществах применениях электронных трудовых книжек

Госдума приняла в третьем чтении законопроект о введении в России электронных трудовых книжек. Они будут содержать всю информацию о работниках: должность, перевод на другую работу, увольнение и так далее. Предполагается, что закон вступит в силу 1 января 2020 года.

У россиян будет право выбора: оставить бумажную трудовую или же перейти на новый образец. Окончательное решение надо будет принять до 31 декабря 2020 года. Если сотрудник не определится с выбором, компания продолжит вести бумажную трудовую. Навязать электронную книжку ему никто не сможет.

Однако те, кто впервые будет устраиваться на работу с 2021 года, будут иметь только электронную трудовую.

Бумажный вариант трудовой уже всем привычен, а вот к электронной относятся настороженно. Всё-таки в базе данных могут произойти сбои, есть риски потерять всю информацию о сотруднике и, что немаловажно, трудовой стаж. Но эксперты уверяют, что у книжки нового образца больше преимуществ, чем недостатков.

— Безусловным плюсом электронной трудовой книжки является то, что данные о стаже работника будут сохраняться. Чего нельзя сказать о бумажной трудовой.

Раньше, потеряв трудовую книжку, далеко не всегда можно было восстановить трудовой стаж (если, например, компания прекратила существование).

Теперь такой проблемы не будет, — рассказывает первый вице-президент «Опоры России» Павел Сигал.

К преимуществам электронной книжки он отнёс ещё и возможность сотрудника просматривать информацию о своей трудовой деятельности в приложении, получать доступ к ней через сайт Пенсионного фонда России или портал госуслуг. Также можно проверять начисление страховых взносов от работодателя или устраиваться на работу дистанционно.

Заместитель руководителя информационно-аналитического центра «Альпари» Наталья Мильчакова назвала положительным аспектом в электронной трудовой простое оформление на работу.

— В прошлое уйдут заявления, которые работники ранее писали от руки на бумаге, уйдёт в прошлое и риск человеческого фактора, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника и не заметить этого, — говорит эксперт.

Помимо положительных сторон электронной трудовой есть и отрицательные моменты. Так, например, потенциальной опасностью Павел Сигал считает возможность утечки личных данных в Сеть.

— Работодатель при переходе на электронные трудовые книжки оптимизирует кадровый документооборот и снижает возможности ошибок при внесении записей.

Но введение новой системы наверняка потребует от работодателя дополнительных затрат на программное обеспечение.

Также возможна ошибочная передача данных о сотрудниках в ПФР, а также риск утечки личных данных в Сеть и использование их третьими лицами, — предупреждает Павел Сигал.

Наталья Мильчакова выразила опасение, что срок, данный работникам на размышление до конца 2020 года, представляется не таким уж и большим.

По её словам, нужно учитывать, что многие люди узнают новости в последний момент. Это относится не только к работникам, но и к некоторым работодателям.

Она не исключает, что к концу 2020 года далеко не все россияне определятся с выбором и, скорее всего, срок придётся продлевать.

Все данные, отражённые в старой бумажной трудовой книжке, должны найти отражение и в новой электронной.

Правда, пока простых работников больше волнует другой вопрос: а не пропадёт ли стаж в самом процессе переноса информации из одной книжки в другую? Ведь от технических сбоев на этом этапе никто не застрахован. Эксперты тоже не исключают таких рисков.

При этом если какие-то данные в переходный период пропадут, работник потеряет часть денег на заслуженном отдыхе. Стаж напрямую влияет на размер пенсии.

— Не совсем ясно, что будет с теми россиянами, которые в 90-е годы не были трудоустроены официально и не имели записей в трудовой книжке.

Таких людей наверняка миллионы, потому что в 90-е годы к трудовым книжкам отношение работодателей было, мягко говоря, прохладное, а у кого-то и откровенно халатное.

Было бы неплохо, если бы Минтруд разъяснил, что нужно сделать, чтобы в новых трудовых книжках восстановить пропущенный в старых книжках стаж, — отметила Наталья Мильчакова.

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Вячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

в МФЦ;
в отделении Пенсионного фонда;
через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Эксперты рассказали о преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки

Посмотреть на электронную книжку и узнать все свои данные можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале госуслуг или через мобильные приложения этих ресурсов. Традиционную бумажную выписку при необходимости выдадут в отделе кадров у работодателя, в Пенсионном фонде или через МФЦ.

Сам закон о введении электронных трудовых книжек вступил в силу с 1 января 2020 года. В течение этого года работник может выбрать между бумажной и электронной версией этого документа. Заявление со своим решением работник обязан подать до 31 декабря включительно.

А с 2021 года у всех, впервые устроившихся на работу, будет вестись только электронная книжка. С этого же дня обладатели бумажного документа могут перейти в любой момент на цифровой аналог.

Нужна ли цифра? Руководитель экспертного центра электронного государства Павел Хилов рассказал Москве 24, что при условии надежности хранения данных и безопасности системы переход на электронный вариант трудовых книжек вполне логичен.

«Это можно рассматривать как положительное событие, поскольку и кадровые службы, и сами работники будут избавлены от необходимости иметь дело с достаточно устаревшим бумажным документом.

Информация о книжке будет отображена на сайте госуслуг и Пенсионного фонда России, что будет достаточно удобно», – пояснил эксперт.

По его словам, в отличие от бумажного варианта, цифровую книжку не смогут потерять и ошибок в ней будет меньше.

«Считается, что все записи уже есть в Пенсионном фонде, но тем не менее потеря трудовой книжки – это всегда проблема. Например, бухгалтерия почти вся уже ведется в электронном виде, нет необходимости в большей части случаев заполнять документы и хранить все в бумаге», – отметил Хилов.

Собеседник Москвы 24 уверен, что в обозримом будущем практически все документы россиян переведут в цифру. В свою очередь, директор Института профессионального кадровика Валентина Митрофанова не исключила возможности сбоев в системе даже при всех мерах по защите электронной базы данных россиян.

«Как у любой цифровой системы, есть страх, что что-то с ней может произойти. Условно говоря, для тех, кто отказался от бумажного варианта, а система вдруг накрылась, по сути, потребуются дополнительные телодвижения, чтобы доказать, где и у кого сотрудник работал при переходе в другую компанию», – отметила она в разговоре с Москвой 24.

Вторая проблема, по словам Митрофановой, состоит в том, что в электронном реестре пока нет всех сведений о предыдущем стаже работы. Поэтому при переходе в другую организацию все-таки потребуется бумажный вариант.

«У нас с 1997 года действует персонифицированный пенсионный учет, поэтому Пенсионный фонд видит только отчисления от работодателей, но не видит, на какой должности работал человек, по какой причине был уволен, что важно для нового руководства», – подчеркнула эксперт.

По ее мнению, Пенсионный фонд должен добавить в систему все данные из трудовой книжки, но насколько это будет быстро, пока не понятно. Кроме того, эксперт посоветовала повременить с отказом от бумажных трудовых книжек людям предпенсионного возраста.

Переходить на электронную трудовую или нет?

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Ищем выходы из сложных ситуацийИ помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки.

Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой.

То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 года вступил в силу закон по которому работники должны выбрать бумажный или электронный способ ведения трудовой книжки.

Процедура перевода работников на электронные трудовые книжки состоит из нескольких этапов:

подготовка локальных нормативных актов с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
техническая подготовка к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
направление работникам уведомлений о возможности перехода на электронные трудовые книжки;
получение от работников согласия на ведение электронной трудовой книжки.

В соответствии законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде до 30 июня 2020 г.

После получения уведомления работники должны согласиться либо отказаться от ведения трудовой книжки в электронной форме в письменном заявлении. Оно должно быть направлено работодателю не позднее 31 декабря 2020 г.

Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. В соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Важно знать, что работнику нужно сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года!

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию в соответствии со ст. 66 ТК РФ, а также вести электронную версию.

С 1 января 2021 г. в отношении граждан, которые впервые начинают трудовую деятельность будут действовать только электронные трудовые книжки. Для того, чтобы определится с выбором формата работникам нужно знать преимущества и недостатки электронной трудовой книжки.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности. Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте ПФР, через портал Госуслуг.
Оперативность оформления пенсии. Оформление пенсий будет происходить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Работодателю не придется закупать журналы, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
Цифровой документ невозможно потерять или испортить. «Бумажный» формат очень хрупок, так как при воздействии пожара либо потопа внесенные данные могут пропасть. Так же очень часто по вине работодателя или работника трудовые книжки теряются, а процесс восстановления очень длительный и трудоемкий, так как придется обращаться в ПФР и к работодателям с предыдущих мест работы.
Снижение ошибок о трудовой деятельности. Электронный формат трудовой книжки позволит избежать опечаток, помарок, исправлений.
Экономия времени. Работнику не нужно будет представлять сведения из трудовой в заинтересованные органы.
Дистанционное трудоустройство. Наличие электронных сведений о трудовой деятельности позволит кадровым специалистам моментально получать нужные данные о кандидате на вакантную должность.

Недостатки электронных книжек

Работнику необходимо хранить бумажный экземпляр трудовой книжки.
Риск утечки персональных данных. В связи с развитием высоких технологий киберпреступления стали частым явлением в нашей жизни. Особенно часто киберпреступления связаны с кражами персональных данных пользователей. Нет уверенности, что у ПФР хорошая система защиты персональных данных и хакеры не смогут ее обойти.
Утеря сведений из-за сбоя системы. Есть риск, что информационная система может сломаться и все внесенные данные будут утеряны.

А вы уже определились с форматом своей будущей трудовой?

Плюсы и минусы электронных трудовых для государства, бизнеса и людей

С этого года в России введены электронные трудовые книжки. Об их преимуществах и недостатках было уже немало сказано.

На днях устроил разбор на эту темы и разложил все по полочкам омбудсмен по вопросам соблюдения прав предпринимателей при осуществлении санитарно-эпидемиологического надзора и надзора в сфере соблюдения трудового законодательства, член генсовета Партии Роста Дмитрий Порочкин.

Он предложил рассмотреть электронную трудовую книжку с трех сторон и разобрал все плюсы и минусы: со стороны государства, бизнеса и работника.

Государство

Плюсы
1) Государство при электронных трудовых книжках получает полноценный контроль за всей происходящей трудовой деятельностью.
2) Государство в режиме онлайн будет знать кто, где и сколько работает, проводить мониторинг и аналитическую обработку данных.
3) Государству станет удобнее отслеживать налоговые и пенсионные отчислениями.

Бизнес

Плюсы
1) У работодателей снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
2) Появится возможность аналитической обработки данных о трудовой деятельности сотрудников.

3) Раньше сотрудники имели возможность заводить более одной трудовой книжки и пользоваться ими поочередно при необходимости. С электронной цифровой книжкой так не получится. Все будет отслеживаться в одном- единственном месте.

Минусы

1) Главным минусом для бизнеса является тот факт, что, если сотрудник сохраняет у себя бумажную версию трудовой книжки — у предприятия образуется двойной объем документооборота.

2) Помимо этого, сложным вопросом до сих пор остается проблема с некорректными и ошибочными записями. Внесение изменений довольно сложный технический вопрос и этот процесс еще не налажен.

3) В формате цифровых трудовых книжек отсутствует поле для внесения сотруднику благодарностей. А это всегда было и остается важным моментом для государственных предприятий.

4) Не очень приятным моментом для работодателя является то, что при трудоустройстве нового сотрудника в бумажной трудовой книжке можно сразу отследить места предыдущих мест работы с подписями и печатями, а сейчас необходимо запрашивать у работника выписку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета. Такие выписки чреваты подделками документов, так как эти справки легко подделать.

5) Прием на работу и увольнение необходимо вносить в электронную цифровую книжку «день в день». Это неудобно тем, что работы могут проводиться в местности, не имеющей стабильного доступа к интернету: на севере, в труднодоступных местах и пр. В таких ситуациях запись о приеме и увольнении «день в день» физически не получится внести в электронную трудовую книжку.

Сотрудник

Плюсы
1) Сотрудники получают удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности в личном кабинете.
2) Электронная трудовая книжка — удобный вариант для оформления на дистанционную работу.
3) Важным моментом будет тот факт, что данные из электронной трудовой книжки помогут оперативнее получить государственные услуги.
Минусы

1) С бумажной трудовой книжкой на внесение записей работодателям предоставлялось 5 рабочих дней.

Бывают случаи, что сотрудник поработает день-два-три и передумает по каким-либо своим причинам, в таком случае запись в трудовую не вносилась и репутация сотрудника оставалась чиста.

С электронными трудовыми книжками в такой ситуации запись будет негативно отражаться на сотруднике при дальнейшем трудоустройстве.

2) Записи в электронной трудовой книжке на данный момент отражаются только с 2020 года, то есть с текущего места работы. Поэтому если сотрудник выбирает вариант электронной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему на руки бумажную версию, и в случае ее утери велик шанс того, что восстановить ее уже не получится.

3) Если сотрудник обнаружит у себя в трудовой книжке ошибочную запись — единственный способ ее удалить — личное обращение в компанию, внесшую эту запись. Но в случае, если сотрудник не имеет представление о том, что за предприятие ее внесло — могут возникнуть проблемы с идентификацией и поиском этой организации.

Пошли проблемы с электронными трудовыми. Путаница

Отметим, что за полгода с момента введения электронных трудовых на них перешли 14 % работающих граждан. Остальные пока сохранили бумажный вариант.

Впрочем, у молодежи, впервые приступающей к труду в следующем году, выбора не будет. Новым работникам будут оформляться только электронные трудовые.

Напомним, «Клерк» подготовил онлайн-курс про электронные трудовые книжки на основе рекомендаций Пенсионного фонда и Роструда.

Записывайтесь на курс. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Гость, внимание! Закрываем набор на курс по всем ФСБУ В связи с окончанием сроков сдачи годового отчета набираем последнюю группу на комплексный курс повышения квалификации по всем новым ФСБУ: «Аренда», «Запасы», «ОС», «Капвложения» и «Документооборот».

На курсе узнаете, как новые стандарты влияют на налоги, научитесь избегать ошибок, поймете, что придется изменить в учете и как его настроить по-новому.

Занятия с 1 по 30 апреля. Места в группе пока есть.

Плюсы и минусы электронных трудовых — новости Право.ру

Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов С января 2020 года россиянам начали оформлять электронные трудовые книжки. До конца этого года каждый работник должен определиться, продолжать ли ему вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. При этом работодатель все равно обязан завести электронный вариант. В чем преимущества и недостатки нововведения, рассказали эксперты «Право.ru».

Каждый работодатель обязан с 1 января 2020 года письменно уведомить своих сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Если работник решил остаться с бумажной трудовой, делать ничего не нужно, потому что она сохранится по умолчанию. Для перехода на электронную трудовую книжку нужно отнести заявление в отдел кадров до 31 декабря 2020 года (ст. 66.1 ТК). В любом случае работодатель обязан до конца года завести на всех сотрудников цифровые копии. Они будут храниться на серверах Пенсионного фонда РФ и содержать информацию обо всей трудовой деятельности человека. Те, кто начинает работать с 1 января 2021 года, автоматически переходят на электронные трудовые.

Карточки Удалить из работников: шесть дел про увольнения на удаленке

Сейчас на рассмотрении Госдумы находится законопроект, согласно которому кадровики будут нести административную ответственность за неоднократное нарушение сроков подачи сведений или направление неполной (недостоверной) информации о трудовой деятельности работников (законопроект № 748758-7). За это им грозят предупреждения.

Сейчас за нарушение порядка и срока предоставления данных в Пенсионный фонд для должностных лиц установлен штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).

Общая ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена ст. 5.27 КоАП. Штрафы по ней составляют от 1000 руб. до 5000 руб.

для должностных лиц, от 30 000 руб. до 50 000 руб. для юрлиц.

Плюсы

Электронные трудовые книжки невозможно потерять, они не горят в пожарах и не тонут в воде, в отличие от бумажных. В прошлом году наводнение в Иркутской области уничтожило порядка 300 трудовых, которые потом восстанавливали специально организованные комиссии.

Электронные книжки удобны с точки зрения организации дистанционной работы, которая особенно актуальна в сегодняшних реалиях в связи с коронавирусной инфекцией.

Полина Саввина, старший юрист московского офиса Федеральный рейтинг.

Работодатели, работники, Пенсионный фонд и другие государственные организации получат доступ к электронным трудовым. Предполагается, что, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах в режиме реального времени.

Назначение пенсии и оформление пособий сильно упростится. Чтобы получить справку на загранпаспорт или ипотеку, будет достаточно зайти в личный кабинет на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Такая справка будет действительна во всех инстанциях.

Работодатель и надзорные органы смогут легко строить аналитические и статистические отчеты, а работники – проверять стаж и другую информацию о себе.

С переходом на электронные трудовые при смене места работы не придется передавать и получать бумажную книжку, что особенно актуально при возникновении споров с недобросовестными работниками и работодателями.

«Один из основных плюсов в том, что теперь работник не сможет обмануть работодателя. Ведь сведения, содержащиеся в электронной трудовой книжке, будут видны всем», – отметила старший юрист московского офиса Федеральный рейтинг.

группа Интеллектуальная собственность (Защита прав и судебные споры) группа Арбитражное судопроизводство (средние и малые споры — mid market) группа Комплаенс группа Корпоративное право/Слияния и поглощения (mid market) группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Финансовое/Банковское право
Полина Саввина. По ее мнению, полностью исключить вероятность злоупотреблений и ошибок при использовании электронной трудовой книжки нельзя. «Однако, полагаю, риски снизятся, поскольку заполнение сведений в электронном виде минимизирует человеческий фактор», – говорит Саввина.

Минусы

Многие граждане опасаются, что информация из электронной трудовой может исчезнуть или оказаться в руках злоумышленников. По мнению Саввиной, хранение записей в электронном виде сводит к минимуму риски попадания информации к третьим лицам.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке, в ее электронной копии отсутствует, то есть полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Данных о полученном образовании, специальностях и профессиях в ней тоже не будет.

Раздел о награждениях может быть важен при смене работы как для кандидата, так и для потенциального работодателя. В то же время, полагаю, отсутствие этих сведений в электронных трудовых не должно негативно влиять на трудоустройство.

Дарья Шевцова, старший юрист Федеральный рейтинг.

группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) группа Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры) группа Антимонопольное право (включая споры) группа ГЧП/Инфраструктурные проекты группа Интеллектуальная собственность (Консалтинг) группа Корпоративное право/Слияния и поглощения (high market) группа Семейное и наследственное право группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Фармацевтика и здравоохранение группа Земельное право/Коммерческая недвижимость/Строительство группа Природные ресурсы/Энергетика группа ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии) группа Частный капитал группа Арбитражное судопроизводство (средние и малые споры — mid market) группа Банкротство (включая споры) (mid market) Профайл компании

Какое-то время кадровикам придется делать двойную работу (на бумаге и в компьютере). Даже если коллектив полностью перейдет на цифровой вариант, вновь нанятый работник может принести бумажную трудовую.

Кроме того, нужно будет ежемесячно отчитываться по всем кадровым перемещениям в течение 2020 года и не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года. На урегулирование системы кадрового учета потребуются дополнительные операционные затраты.

«В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателям придется оперативно наполнить электронную базу работников, что может повлечь некорректность занесения информации, а также возможные технические ошибки.

Кроме того, работодателям надо потратиться на оформление электронной цифровой подписи, наладить системы взаимодействия с Пенсионным фондом и отправки отчетов», – отметила Саввина.