По закону организации и предприниматели не обязаны работать с печатью. Для ИП это прописано в ФЗ № 129 от 08.08.2001, для ООО — в ФЗ № 82 от 06.04.2015. Но существуют такие документы, в которых одной подписи руководителя недостаточно, и без соответствующего оттиска они будут считаться недействительными.
Когда печать пригодится
Заверять подпись руководителя печатью требуется в следующих ситуациях:
- •при оформлении доверенности. Но есть альтернативный вариант: заверить доверенность у нотариуса;
- •для открытия расчётного счёта. Некоторые банки, руководствуясь собственными правилами, требуют от ИП или ООО заверения документов печатью. Обойти этот запрет можно, выбрав другое финансовое учреждение. Например, в Альфа-Банке есть возможность открыть расчётный счёт прямо на сайте;
- •при увольнении сотрудника. В этом случае работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку. Необходимо указать период работы и поставить печать, заверив запись подписями сотрудника и директора. Данное правило не касается электронных трудовых книжек;
- •при составлении приходного кассового ордера. Этот документ подтверждает получение наличных денег в кассу ИП или ООО. Наличие печати в нём обязательно;
- •во время подачи заявки на выполнение госзаказа. В правилах госзакупок сказано, что печать нужна для заверения заявки на участие в тендере. Но это требование можно обойти: достаточно подать заявку с электронной цифровой подписью руководителя;
- •при работе с партнёрами. Для серьёзного бизнеса печать на документах гарантирует подлинность сделки и защиту от мошенничества. Вместо бумажных документов с печатью можно использовать электронный документооборот.
Какая ответственность грозит за отсутствие печати
В российском законодательстве нет нормативных актов, которые регламентировали бы эту ответственность. По закону никто не вправе штрафовать организацию или предпринимателя за отсутствие печати. Причина — наличие печати не носит обязательный характер.
Недостатки использования печати ИП
Использование печати влечёт за собой следующее:
- •если она есть, то использовать её нужно всегда. То есть ставить на всех документах, где есть подпись руководителя или бухгалтера. Иначе контрагент может обжаловать сделку через суд и признать договор недействительным;
- •дополнительные расходы. Стоимость изготовления составляет около 1000 рублей;
- •риск потери. Если печать попадёт в руки мошенников, они смогут подделать важные документы. Это может привести к непредвиденным последствиям, вплоть до приостановления деятельности. Придётся также потратиться на изготовление нового экземпляра.
Возможные последствия отказа от печати
Если предприниматель или организация работает без печати, это может привести к:
- •срыву контракта или сделки. Некоторые компании готовы сотрудничать только с теми, у кого есть печать;
- •потере доверия контрагента. В бизнесе фиксируется много случаев мошенничества. Поэтому каждый хочет защититься от возможных финансовых последствий, заверяя все документы. Отсутствие печати на документах снижает доверие к предпринимателю.
Но если бухгалтерские бумаги и договоры оформляются через электронный документооборот, то риски мошенничества практически сведены к нулю.
Какую печать стоит сделать ИП
Единого регламента по оформлению оттиска не существует. Но лучше заказывать стандартный вариант — в форме круга.
В печати указываются:
- •Ф.И.О. предпринимателя;
- •место регистрации предпринимательской деятельности;
- •ИНН;
- •ОГРНИП;
- •указание ИП.
По закону вся информация обязательно должна быть на русском языке.
Регистрировать печать в государственных органах не требуется. Но в целях безопасности рекомендуется отправить уведомление о её наличии в налоговую службу, ОВД и торгово-промышленную региональную палату. Вдобавок можно попросить изготовителя указать данные об оттиске в его реестре. Таким образом предприниматель может защититься от возможных подделок штампа.
Продолжите заполнение заявки
.
, ранее вы начинали заполнять заявку на открытие расчётного счёта. Для вашего удобства мы сохранили данные, и вы можете продолжить заполнение с того места, на котором остановились.
Печать ООО и ИП: требования к оформлению
Вы решили открыть ИП и осуществлять деятельность с использованием печати? Вы решили зарегистрировать ООО и понимаете необходимость работы с печатью? В такой ситуации и учредители организаций, и индивидуальные предприниматели задаются вопросом о требованиях, предъявляемых к печати.
В самом деле, каков перечень требований, которым должна соответствовать печать индивидуального предпринимателя и организации?
Спешим развеять возможные предчувствия в высоких нормах по содержанию, форме или даже качеству материалов печати.
В настоящее время отсутствуют какие-либо чётко установленные требования по изготовлению печати. Это означает, что помимо прочего, отсутствуют и обязательные условия, предъявляемые к конкретной информации, которая должна быть в обязательном порядке нанесена на печать.
Однако Вам следует дополнительно выяснить этот вопрос перед тем, как пойти в магазин и заказать печать. Вполне возможно, что к моменту Вашего визита появятся конкретные правила, регулирующие эту сферу.
Впрочем, даже сейчас, несмотря на отсутствие нормативов, при изготовлении печати будет нелишним придерживаться ряда рекомендаций.
При заказе печати в статусе индивидуального предпринимателя Вы можете выбрать какой-либо рисунок или даже придумать собственный логотип, который будет нанесён на печать (правда, в последнем случае это сделают Вам за дополнительную плату).
В то же время эти нюансы относятся исключительно к компетенции Вашего вкуса и воображения. При этом есть определённая информация, которую крайне желательно наносить на печать, иначе смысл её использования в значительной степени утрачивается.
Рассмотрим основные сведения, которые совсем не помешают печати ИП.
Речь идёт о том, что печать содержит либо словосочетание «индивидуальный предприниматель», либо аббревиатуру «ИП». Таким образом, Вы сразу даёте информацию возможным клиентам и контрагентам о том, что являетесь официальным субъектом экономической деятельности, относящимся к малому предпринимательству.
Строго говоря, печать индивидуального предпринимателя должна в идеале содержать не просто имя, но фамилию, имя и отчество. Таким образом, Вы показываете, что работаете легально и открыто.
Важным элементом печати является указание на ней основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). Это показатель того, Вы несёте ответственность за свою деятельность и предоставляете возможность любому желающему проверить регистрационные сведения в налоговой инспекции.
Речь идёт об указании на печати основного налогового параметра – индивидуального номера налогоплательщика (ИНН). По сути, этот параметр выполняет ту же функцию, что и предыдущий, то есть показывает Вашу легальность и ответственность перед клиентами и контрагентами.
Сформируйте бесплатно заявление на регистрацию ИП или ООО с помощью сервиса «Моё Дело» или воспользуйтесь услугой «Регистрация под ключ»
Узнать подробнее
Если речь идёт об организации, то здесь тоже есть ряд сведений, которые являются крайне желательными для нанесения на печать. При этом часть информации перекликается с той, которая представлена в случае с печатью индивидуального предпринимателя.
Печать организации в идеале должна быть изготовлена с указанием полного фирменного наименования. Это абсолютно логично, ведь это название фигурирует во всех договорах и соглашениях, поэтому наличие печати с наименованием ООО является дополнительным показателем того, что организация не использует никаких запутанных финансовых схем и выступает от своего имени.
Желательно, чтобы на печати организации был указан юридический адрес, либо адрес фактического местонахождения. Таким образом, клиент или контрагент видит, что организация имеет конкретное расположение, куда можно обратиться, а не функционирует только на бумаге.
Как и в случае с печатью индивидуального предпринимателя, на печати организации стоит указать основной государственный регистрационный номер (ОГРН). По этому номеру клиенты и контрагенты организации могут получить полную информацию о компании.
Это ещё один, крайне желательный, элемент печати. По нему также можно получить сведения о компании. Правда, эта информация будет менее полной, как в случае с поиском по ОГРН. В то же время наличие на печати организации ИНН (равно как и ОГРН) является традиционным и свидетельствует о легальности и открытости компании, что увеличивает к ней доверие со стороны клиентов и контрагентов.
- Если Вы делаете заказ на изготовление печати в специализированной компании, от Вас потребуют представить ряд документов.
- Речь идёт об оригиналах учредительных документов (в том числе ИНН, ОГРН, ОГРИП, в зависимости от того, являетесь ли Вы индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО).
- Скорее всего, Вас попросят предъявить оригиналы документов, а копии с них будут сделаны сотрудниками компании при необходимости.
Есть ещё один вопрос, который чаще всего возникает в рамках процедуры по изготовлению печати. Индивидуальные предприниматели и учредители организаций мучают себя мыслями о том, необходима ли регистрация печати в налоговой инспекции или какой-либо другой инстанции.
- Спешим снять этот вопрос и сообщить, что в настоящее время никаких действий по регистрации печати в ИФНС и любом другом государственном органе не требуется.
- Если Вы решили, как будет оформлена Ваша печать; определили, какая организационно-правовая форма бизнеса является для Вас оптимальной; разобрались с системой налогообложения и выяснили все прочие нюансы, то на следующем этапе необходимо сформировать пакет регистрационных документов.
- Есть два варианта решить эту задачу:
Первый — сформировать документы самостоятельно. В этом случае существует вероятность ошибок, которые могут вызвать отказ в регистрации. Это грозит потерей времени (всё придётся начинать сначала) и денег, поскольку Вам никто не вернёт средства, потраченные на госпошлину за регистрацию.
Второй вариант предполагает обращение в специализированную компанию. В этом случае документы будут оформлены корректно, но Вы потратите средства дополнительно к обязательным затратам на открытие своего дела.
Начните свой бизнес прямо сейчас!
0 рублей за регистрацию бизнеса. Вы не платите государственную пошлину, не оплачиваете ЭЦП, не оплачиваете услуги юриста.
Оставить заявку
С учётом этого оптимальным вариантом является тот, который предусматривает самостоятельное, то есть бесплатное, формирование регистрационного пакета, но с гарантией корректности всех документов, как это было бы в случае обращения в специализированную компанию.
Это действительно оптимальный вариант, но разве это возможно? Да! Вы действительно формируете полный пакет для регистрации своего бизнеса совершенно бесплатно и со 100%-й гарантией корректности каждого документа, если используете интернет-бухгалтерию «Моё дело»!
Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует быстрое создание всех необходимых документов, которые требуются для открытия ИП или регистрации ООО.
Благодаря простым шагам, которые Вы проходите в системе под контролем электронного помощника, уже через короткое время в Вашем распоряжении полный пакет документов для регистрации собственного бизнеса!
Создание каждого документа осуществляется согласно утверждённым правилам и нормам. Этому есть конкретное объяснение: сервис «Моё дело» обладает всеми актуальными бланками, а также действующими нормативными и законодательными актами по бухучёту, налогообложению, трудовым отношениям.
Вся информация обновляется в онлайн-режиме, обеспечивая Вам возможность всегда использовать только актуальные бланки, законы, указы, положения, распоряжения, приказы.
В системе «Моё дело» можно не только производить оперативное, корректное и совершенно бесплатное формирование полного пакета документов для регистрации бизнеса. Функциональные возможности системы выходят далеко за рамки этого сервиса.
Интернет-бухгалтерия «Моё дело» представляет собой современный профессиональный комплекс, в котором осуществляется полноценный учёт хозяйственных операций на общей системе налогообложения (ОСНО), а также на таких налоговых режимах как упрощённая система налогообложения (УСН), единый налог на вменённый доход (ЕНВД).
Вы всегда оперативно и без каких-либо затруднений рассчитываете налоговые платежи, страховые взносы, зарплату, отпускные, больничные и пособия. Интеграция с банками позволяет Вам производить перечисление всех начисленных сумм прямо из сервиса!
Большинство документов в сервисе формируются в автоматическом режиме. Таким образом, Вы избавлены от ошибок и опечаток! Всю сформированную отчётность Вы сразу отправляете в ИНФС, ФСС, ПФР, Росстат в электронной форме! Никакой нервотрёпки, никаких очередей!
Вы больше не терзаете себя опасениями в том, что забыли перечислить налоги или представить отчётность. Все сроки уплаты налоговых и других обязательных платежей известны Вам заранее.
Ваш Личный кабинет оснащён персональным налоговым календарём, который заблаговременно предупреждает о важных датах.
Более того, этот незаменимый электронный помощник дополнительно дублирует все уведомления на Ваш телефон, а также электронную почту!
Часто бывает, что возник вопрос, но ответа на него нет. В такие минуты срочно нужна квалифицированная помощь, профессиональный совет. Теперь это не проблема! В сервисе «Моё дело» Вы в круглосуточном режиме получаете экспертные консультации по любым вопросам в сфере бухучёта, налогообложения, расчётов с персоналом!
Вы хотите осуществить регистрацию своего бизнеса быстро, корректно и совершенно бесплатно? Вы хотите всегда точно и вовремя рассчитывать налоги и подавать отчётность? Вы хотите всегда получать профессиональные советы и быть в курсе любых изменений законодательства?
Тогда прямо сейчас пройдите простую регистрацию в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и совершенно бесплатно оцените все возможности системы!
Отмена печати для ООО и АО
В 2015 году Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменена обязательность использования печати, за исключением случаев, когда такая обязательность предусмотрена федеральным законом. Федеральный закон № 82-ФЗ вступил в силу с 7 апреля 2015 года.
При этом если все-таки уставом предусмотрена печать, то вносить изменения в устав необязательно.
Случаи обязательного применения печати
- на копии устава, предоставляемого при регистрации прав на недвижимость;
- на доверенности и заявке на участие в конкурсах и аукционах в сфере госзакупок;
- на доверенности для суда;
- на акте о несчастном случае на производстве.
Случаи, когда организация имеет право не проставлять печать
Использование печати для заверения записей в трудовой книжке не предусмотрено в федеральных законах. Требования ее проставлять предусмотрено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Таким образом, заверение записей в трудовой книжке не является обязанностью ООО и ОА.
Но так как проставление печати в трудовой книжке предусмотрено другими подзаконными актами, то все-таки совсем оказываться от печати не стоит.
Согласно ст.169 НК РФ проставление печати не предусмотрено. Однако вы можете проставить печать своей организации или печать, сделанную для счетов-фактур.
При этом организация как покупатель вправе принять счет-фактуру и принять к вычету «входной» НДС, если отсутствует печать или же, наоборот, проставлена печать поставщика.
При оформлении первичных документов проставление печати необязательно. Перечень необходимых реквизитов при оформлении первичного документа указан в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. К таким документам относятся акты выполненных работ, кассовые документы, БСО (самостоятельно разработанные формы), трудовой договор, приказы руководителя.
Соблюдая перечень всех реквизитов при составлении первичных документов и при отсутствии печати, организация вправе принять такие документы к учету и принять расходы при исчислении налога на прибыль, УСН («доходы минус расходы»). Этот вывод подтвержден в Письме ФНС РФ от 13.01.2016 № СД-4-3/105@.
Подводя итог, можно сделать вывод, что если в уставе записи о печати нет, то проставлять печать вы можете, но не обязаны (Письмо Минфина РФ от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575).
Если форма документа предусматривает использование печати и печать у вас есть, то ее использование не приведет к каким-либо отрицательным последствиям.
Елена Крохмаль, консультант Фингуру
Зачем ИП и ООО печать и как её оформить
ИП и юридические лица оформляют печать по желанию. Но если она есть, надо пользоваться. Ещё печать на документах можно использовать как средство индивидуализации, чтобы клиенты запоминали бренд.
Ип и организации не обязаны иметь печать. но есть нюанс
Печать — это средство индивидуализации бизнеса. Если говорить совсем просто, фирменный оттиск дополнительно сообщает, кто составил конкретный документ.
Для ИП наличие печати всегда было необязательным. Заказывать и пользоваться можно по желанию. Наказаний за отсутствие нет.
Для ООО с 2015 печать тоже необязательна — её отменили Законом № 82-ФЗ от 06.04.2015. Если организация пользуется печатью, это прописывают в уставе. Документы ООО без печати обязана принять даже налоговая.
Если всё же печать выпустили и уже пару раз проштамповали договоры или накладные, ею надо пользоваться и дальше. Для некоторых документов печать обязательна при её наличии.
Например, если у предпринимателя есть печать, он обязан проставлять её в трудовых книжках — так сказано в Приказе Минтруда России от 31.10.2016 № 589н. Такое же правило есть для доверенностей и заявок на госзакупки.
Правда, наказания за неиспользование печати нет. Страшных судебных споров, связанных с неиспользованием печати, мы тоже не нашли.
Отсутствие печати в очередном документе может насторожить контрагента. Последуют вопросы, и это отнимет время. В общем, если начали штамповать договоры и накладные — не прекращайте.
Документ с печатью сложнее подделать, чем документ с одной подписью. Опасаетесь подделок счетов от вашего бизнеса — закажите печать.
Требования к печати
Железных требований для печати предпринимателей нет. Но чаще всего ориентируются на Национальный стандарт «Печати мастичные удостоверительные». А если на печать помещают логотип или коммерческое обозначение, они должны быть уникальны, а не подсмотрены у конкурента. Форма печати может быть любая, не только круглая.
Информация о предпринимателе
Обычно на печать ИП помещают имя предпринимателя, ИНН, ОГРНИП и наименование налоговой, где регистрировались. Организации пишут наименование, ИНН и ОГРН. На печать можно добавить адрес, если не планируете часто переезжать.
Коммерческое обозначение
Коммерческое обозначение — это неофициальное название ИП или организации, под которым бизнес продвигают на рынке. Например, ИП Иванов В.А. держит магазин «Коffе и сахар» — это коммерческое обозначение.
Коммерческое обозначение можно поместить на печать. Более того, его могут использовать несколько организаций и предпринимателей, если у них один хозяин — ст. 1538 ГК РФ. Коммерческое обозначение не должно быть своровано у конкурента и запутывать клиентов. Иначе конкурент запретит его использовать и взыщет компенсацию — ст. 1539 ГК РФ. И безобидная печать для документов — не исключение.
Индивидуальный предприниматель работал на рынке натяжных потолков под коммерческим обозначением «Репа». Клиенты знали «Репу» и доверяли ей.
Через три года название скопировали конкуренты и стали предлагать свои натяжные потолки под этим брендом. «Репу» поместили даже на фирменную печать.
Тогда предприниматель через суд запретил компании использовать это слово вообще везде, в том числе — на печатях и штампах. Дело № А79-11966/2017.
Логотип
В центр печати можно поместить фирменный логотип. Регистрировать его как товарный знак и получать свидетельство необязательно. Но, как и в случае с коммерческим обозначением, логотип не должен копировать и даже намекать на чужой товарный знак — ст. 1515 ГК РФ. Иначе владелец товарного знака отсудит компенсацию.
Слышал, если печать лежит без дела, её надо уничтожить
Уничтожать ненужную печать необязательно — такого требования в законе нет. Но если опасаетесь, что печать выкрадут и подделают фирменные документы, тогда можно. Инструкции по уничтожению нет. Обычно издают приказ об уничтожении и просто ломают оснастку.
А если мою печать подделали?
Подделка печати — это правонарушение по ст. 19.23 КоАП РФ. Если контрагент нафотошопил вашу печать на акте выполненных работ, пишите заявление в полицию. Правда, наказание грозит только юрлицу — это штраф до 50 000 ₽.
Более серьёзно — если печать украли, чтобы подделать документы. В таком случае возбуждают уголовное дело, и виновника даже могут посадить на срок до года — ст. 325 УК РФ.
Статья актуальна на 04.02.2021
Нужна ли организации печать?
В 2015 году юрлица получили возможность работать без привычной круглой печати. За четыре года вопросов по этой практике меньше не стало. Ведь есть документы, которые без печати не имеют никакой силы.
Да и во многом побороть бюрократию сложно. Посмотрим, можно ли выжить в мире документов без синего оттиска.
В апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон № 82-ФЗ. Он снимал с АО и ООО обязаность иметь круглую физическую печать. Звучит это так:
«…Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества…».
Пройдемся по ключевым моментам и расшифруем, что это означает:
- Руководство самостоятельно решает, нужна организации печать или нет.
- Решение о наличии печати прописывается в уставе. От этого зависят дальнейшие формулировки при составлении документов.
- Печать — элемент «индивидуального стиля» организации. То есть, она несет такую же функцию, как вывеска или логотип. Получается, что никаких требований к форме и содержанию оттиска нет.
- При этом отдельные законы предусматривают случаи, когда организация обязана использовать печать. Например, печать все еще нужна в налоговых декларациях и доверенностях
Важно: Если речь идет об ИП, то иметь печать необязательно. Предприниматели принимают это решение на свое усмотрение.
Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица таких законов и документов.
| Закон | Документ |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 230) | Акт о несчастном случае на производстве |
| Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) | Двойное складское свидетельство |
| Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) | Журнал учёта проверок |
Вам с печатью или без?
Мини-гид по использованию печати
Я не поклонник сигиллографии, и судьба цилиндрических печатей месопотамских цивилизаций меня не вдохновляет. Но мини-исследование о круглых печатях российских ООО мне уже давно хотелось провести. И вот что я собрал для вас, уважаемые коллеги.
Что такое печать
Печать — средство заверения подписи лица и подтверждения полноты и достоверности сведений. Это не строгое определение, а компиляция различных позиций судов и Формулировок ГОСТа (1,2).
Требования к печати
Каких либо специальных требований к печати нет. Есть табу на двуглавого орла, то есть частным лицам запрещено использовать символику государственного герба (3). Есть ограничения на использование геральдических символов публично-правовых образований, например, таких, как субъекты РФ, что определено их собственными нормативными актами.
В то же время, печать должна содержать хотя бы один элемент, позволяющий идентифицировать общество (наименование, ИНН, ОГРН, логотип, закрепленный в уставе, и т. п.). Наличие печати предусматривается уставом общества (4), а значит, должна быть связь между печатью и самим ООО.
Сколько штук печатей может быть
«Ты у меня одна, словно в ночи Луна». Четких норм о количестве печатей нет. Есть судебная практика подтверждающая, что у ООО может быть несколько печатей (5).
Но все же, при буквальном прочтении п. 5 ст.
2 ФЗ об ООО можно сделать вывод, что печать у общества все-таки одна, так как данный термин используется законодателем исключительно в единственном числе, в отличие от терминов «штамп» и «бланк».
Штампов может быть много, пусть даже внешним видом и напоминающих печать. Но при такой полигамии в семействе печатей-штампов лучше уж установить локальным актом регламент их использования.
Может ли быть дубликат печати
Опять же, законодательных ограничений на возможность создания дубликата основной печати общества нет. Однако здесь имеется загвоздка. Технически невозможно сделать 100% дубликат основной печати и данное различие может быть установлено экспертизой. Если такое несоответствие будет выявлено, то статус этого «кружка» будет непонятен.
Такой дубликат не является печатью, одновременно он и не является и штампом, так как штамп, в отличие от универсальной печати, имеет конкретное функциональное назначение. А крайний негатив, до которого теоретически можно дойти, это подделка печати, по ответственности стартующая со ст. 19.23 КоАП.
В общем, от использования дубликатов печати лучше вообще отойти.
Место печати
Новым ГОСТом (2) определено, что печать заверяет подпись, но на подпись ее ставить не нужно. Печать не должна захватывать подпись, против привычки делать совсем наоборот. Как кружевной занавесочкой, печатью подпись на листе прикрывать не надо.
Когда печать для ООО становится обязательной
Если в уставе указано наличие печати у общества, то ее использование в установленных законом случаях обязательно (например, ст. 913 ГК РФ). Не прописали в уставе печати — ее у вас и не должно быть. А если вы ее все же сделали, то это будет что-то такое эдакое, например, штамп, но не печать в ее юридическом смысле.
Можно ли прожить без печати
Прожить без печати можно. Нормативные акты вычищаются, и обязательность печати заменяется формулировкой «при ее наличии» (6).
В налоговых правоотношениях, документы, представляемые в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (7).
Но еще остались отдельные отголоски прошлого, например, императивные нормы пунктов 6-7 ст. 57 КАС РФ, в которых говорится об обязанности заверить доверенность от организации и даже ИП печатью.
Но уже принят Федеральный закон от 28.11.2018 N 451-ФЗ (пока не вступил в силу), который вводит поправку «при наличии». Кроме того, сейчас судебная практика подтверждает, что печать по ст.
57 КАС РФ проставляется лишь при ее наличии (8).
Оттиск печати: на каких документах ставить?
Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары.
«Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя.
Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей.
Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании.
Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым.
Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.
На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные.
Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите.
К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.
На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
На каких документах какие печати ставить
|
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.
Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.
Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.
Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу.
В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ.
Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника.
Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.
Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
- при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».
Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии.
Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно.
Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов.
Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале «Кадровое дело» N7, июль 2005