Как оформить передачу ведения бухучета компании-аутсорсеру?

Бухгалтерский аутсорсинг — плюсы и минусы такого вида получения бухгалтерских услуг необходимо оценивать очень внимательно. Для кого аутсорсинг выгоден? А кому лучше иметь бухгалтера в штате? Что вообще означает термин «аутсорсинг»? Не опасно ли доверять ведение бухгалтерии людям со стороны? Разбираемся с преимуществами и недостатками аутсорсинга в нашей статье.

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

юридические услуги,
бухгалтерские услуги,
клининговые услуги,
логистика,
услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены.

Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
бухгалтер-фрилансер,
аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

О различиях трудового и гражданско-правового договоров читайте в нашей статье «Страховые взносы по ГПД в 2020-2021 годах».

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

дешевле штатного бухгалтера;
более гибкие договорные условия;
отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Договор на оказание бухгалтерских услуг Скачать

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг.

Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств.

Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как передать бухгалтерию на аутсорсинг?

Актуально на сегодня,

Передача ведения бухгалтерского учета, формирования и сдачи отчетности на аутсорсинг предполагает заключение не трудового договора с бухгалтером, а гражданско-правового договора оказания услуг со специализированной бухгалтерской фирмой или с ИП или с профессиональным бухгалтером, действующим на условиях самозанятости.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг всегда вызывает вопросы организационного характера и порядка взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.
В первую очередь — это вопрос ведения информационной базы организации, поскольку по закону бухгалтерский учет представляет собой формирование документированной систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета, на основе которой — в свою очередь — формируется бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Формирование такой информации в настоящее время немыслимо без использования программных средств на базе ПЭВМ.
Вопросы о том, где, на каком компьютере или сервере будет храниться информация обо всех фактах деятельности организации, какое программное обеспечение будет использоваться для непосредственного ведения бухгалтерского учета является первоочередным.
От решения этих вопросов зависит дальнейшая схема взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга для организаций-микропредприятий

Многие бухгалтерские фирмы и бухгалтерские сервисы банков предлагают клиентам воспользоваться собственными платформами ведения бухгалтерского учета с предоставлением удаленного доступа заказчику к соответствующему программному обеспечению.
В качестве программного обеспечения ведения бухгалтерского учета в этом случае используются собственные или сторонние бухгалтерские веб-сервисы банков или удаленный доступ к программе 1С, которая располагается на выделенном сервере в защищенном дата-центре.
Такой вариант является самым оптимальным для организаций, относящихся к категории микропредприятия, так как позволяет сэкономить не только на бухгалтере, но и на приобретении программного обеспечения и его своевременном обновлении и обслуживании.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга для организаций малого и среднего предпринимательства

Для малых и средних предприятий передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг всегда менее актуальна, так как объем учетной работы и время, затрачиваемое на неизбежное взаимодействие с контролирующими органами, требует постоянного присутствия как минимум штатного бухгалтера, а как максимум — зачастую — наличия целой бухгалтерии.
Бухгалтерское сопровождение сторонним исполнителем бухгалтерских услуг в данном случае выгоду принесет незначительную, а вот проблемы организации могут значительно возрасти из-за несвоевременного взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг, неизбежного в условиях большего объема учетной работы, характерной именно для малых и средних коммерческих предприятий.
Если по каким-то причинам передача бухгалтерии на аутсорсинг видится лучшим решением, то в этом случае оптимальным решением будет вариант, при котором заказчик бухгалтерских услуг приобретает программное обеспечение и предоставляет удаленным доступ исполнителю бухгалтерских услуг.

Организационные вопросы взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг

К организационным вопросам взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг относят способы и формы контактирования, формирования и передачи первичных документов.

От исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг потребуется в равной степени оперативность реагирования на взаимные запросы. Как это обеспечить, если аутсорсер не имеет своего рабочего места у заказчика?

Электронная переписка по email или через мессенджеры, телефонные переговоры, обращения в чат, если есть такая техническая возможность — все это не гарантирует сколько-нибудь оперативного разрешения проблем, которые могут возникать бесконечно. В этом минус любого аутсорсинга, а бухгалтерского учета — в первую очередь.

Следующий комплекс вопросов связан с формированием, сбором и передачей первичных документов на отражение на счетах бухгалтерского учета:

Кто и как будет формировать исходящие первичные документы и следить за их подписанием?
Кто будет собирать входящие первичные документы и следить, чтобы они были подписаны?
Кто, как и когда будет передавать собранные первичные документы исполнителю бухгалтерских услуг?

Первичные документы — основа бухгалтерского учета, без них никакой учет невозможен. Следить за надлежащим документооборотом непосредственно в офисе организации проще и легче штатному бухгалтеру, нежели аутсорсеру.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг всегда возникает очень серьезная проблема постоянной нехватки каких-то документов. Штатному бухгалтеру все-таки проще обеспечить полноту документов, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета, нежели стороннему исполнителю бухгалтерских услуг.

Чтобы собрать у заказчика все необходимые первичные документы за отчетный период, а также пояснения по тем или иным документам и операциям, стороннему исполнителю бухгалтерских услуг потребуется намного больше времени, чем штатному бухгалтеру. А время — критический ресурс в период отчетной кампании.

Как следствие, обеспечить достоверность отчетности организации аутсорсеру намного сложнее, чем штатному бухгалтеру.

Тем более, что исполнителю бухгалтерских услуг потребуется проверить всю первичку на предмет корректности оформления и соответствия требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам и отразить на счетах бухгалтерского учета только корректно составленные первичные документы.

Общая схема передачи бухгалтерии на аутсорсинг

В общих чертах процесс передачи бухгалтерии на аутсорсинг выглядит следующим образом:

Выбор исполнителя бухгалтерских услуг. Это может быть специализированная бухгалтерская или аудиторская фирма или индвивидуальный предприниматель или самозанятое лицо в зависимости от масштабов деятельности организации-заказчика.
Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг. В договоре подробно расписывается ответственность заказчика и исполнителя бухгалтерских услуг. Соблюдение этого правила – гарантия долгих лет успешного сотрудничества.
Технические настройки программного обеспечения и автоматизация процесса взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.
Как правило, проводится проверка документации и отчетности за предыдущие отчетные периоды.
Выдача доверенности исполнителю бухгалтерских услуг на сдачу регламентированной отчетности в контролирующие органы.

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

Отказ от штатных бухгалтеров (впрочем, как и от внештатных) настолько выгоден, что передача бухгалтерии на аутсорсинг для большинства компаний становится одним из ведущих направлений оптимизации расходов. Какие дополнительные выгоды, помимо экономии средств, получают собственники бизнеса от передачи функций бухгалтерского учета провайдеру (так все чаще называют аутсорсеров), рассмотрим в данной публикации.

Самое сокровенное

Передача функций по ведению бухгалтерского учета на сторону – несомненно, кардинальное изменение в жизни компании. Отказ от привычки иметь бухгалтера, что называется, под рукой, а также необходимость передавать во вне «сокровенную» информацию означает выход далеко за пределы зоны комфорта.

Дискомфорт испытывают даже те руководители, которые считают бухгалтерию «необходимым злом». С другой стороны, закрытой информации все меньше из-за электронного документооборота между компаниями, а также внедрения налоговиками:

АСК НДС (программный комплекс, сопоставляющий данные счетов-фактур из приложений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
онлайн-касс;
регулярных запросов выписок с расчетных счетов налогоплательщиков для камеральных проверок.

К тому же, как показывает наша богатая практика общения с собственниками самых различных бизнесов, бухгалтеры норовят заболеть или заявить о своем увольнении в самый неподходящий момент.

Некоторые из счетных работников настолько обидчивы, что готовы устроить своему работодателю перед уходом весьма неприятный сюрприз (например, сымитировать «хакерскую атаку» на бухгалтерскую базу и требовать деньги за ее возвращение).

Пожалуй, единственное, по-настоящему сокровенное – это реальный доступ к распоряжению деньгами. Особенно, если бухгалтер, подписывающий платежные поручения и докладывающий о ситуации с расчетными счетами, – из узкого круга доверенных лиц. Однако это лишь малая часть функционала бухгалтерии.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета наиболее выгодна, если принимающая сторона – юридическое лицо, а не бухгалтер-фрилансер

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство.

Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо.

В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Аутсорсинг целиком и частично

Величина экономии от применения аутсорсинга зависит от полноты передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета. Однако в целях сохранения, например, психологического комфорта и минимизации организационных трудностей иногда имеет смысл передавать на аутсорсинг отдельные участки бухгалтерии.

Расширяя круг обязанностей провайдера, компания постепенно может дойти до той степени отношений, когда ответственность за все ошибки в учете и отчетности будет нести исключительно аутсорсинговая компания.

Согласованный норматив по уплате налогов

Основа показателей отчетности – учет на основании первичных бухгалтерских документов («первички»). Этим термином принято обозначать:

универсальные передаточные документы;
различного рода акты, например, КС-2 (если речь о строительстве);
товарные и другие накладные;
документы, подтверждающие оплаты и другие поступления-расходы;
счета-фактуры.

Подобные документы для клиентов у вас могут по-прежнему выписывать, например, менеджеры. Однако, для того чтобы провайдер нес ответственность за каждую цифру вашей отчетности, в стоимость аутсорсинга должно входить следующее:

проверка всей «первички» на предмет корректности и соответствия требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам;
отражение в учете корректной «первички»;
ведение учета для дальнейшего формирования отчетности.

На этом этапе, по итогам текущего периода аутсорсинговая компания имеет возможность:

рассчитать налоговую нагрузку по стандартам, применяемым инспекторами отделов камеральных проверок ИФНС;
согласовать рассчитанную налоговую нагрузку с клиентом.

Согласование нагрузки необходимо не только для того, чтобы заказчик создал необходимый резерв для расчетов с государством, но и для разработки дальнейшей стратегии.

Средство от зарплатных комиссий

В последние годы возросли риски проблем с налоговой из-за НДФЛ, даже если компания начисляет зарплату в пределах МРОТ. Так, например, в Москве, налоговики требуют соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню.

Минимизировать риск вызова на зарплатную комиссию провайдер сможет только при наличии полномочий. Например, при передаче соответствующих функций бухгалтерского учета провайдеру, он имеет возможность:

начислять с соблюдением всех требований законодательства выплаты, положенные работникам клиента (это не только непосредственно зарплата, но и различные пособия, например, по материнству и детству при неполном рабочем дне, отпускные, командировочные и прочие обязательные выплаты);
грамотно рассчитает «зарплатные» налоги (НДФЛ и страховые взносы);
учтет отчисления с заработной платы при расчете общей налоговой нагрузки.

Если компанию все-таки вызовут на зарплатную комиссию, провайдер сможет представить и защитить интересы компании, подготовив вразумительные пояснения по уровню зарплат.

Постоянная обратная связь с проверяющими

Оперативное взаимодействие с налоговиками и внебюджетными фондами во многом обусловлено применением системы электронной сдачи отчетности. Как правило, запросы и уведомления о блокировках расчетных счетов поступают в электронном виде гораздо быстрее, чем при помощи Почты России.

Благодаря большому количеству клиентов, провайдер может снизить ваши расходы и на оплату доступа к электронной отчетности, а значит, и к такой его функции, как регулярный контроль взаиморасчетов с ИФНС (отсутствие долгов перед государством). Впрочем, при необходимости провайдер проведет сверку и в режиме оффлайн, например, с внебюджетными фондами.

Специальный работник аутсорсинговой компании не забудет отследить процесс передвижения письма с ответом на жалобу из налогового управления по трек-номеру.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Принцип «одного окна»

Примечательно, что после передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в 1С-WiseAdvice собственники бизнеса ощущают значительное сокращение так называемого «вынужденного общения» с провайдером бухгалтерских услуг.

Несмотря на то, что каждого клиента обслуживает целая команда подчас уникальных специалистов, основное общение происходит через персонального ассистента. Он подключается сразу после заключения договора и решает все организационные вопросы на протяжении всего периода сотрудничества. До этого с клиентом общается менеджер по продажам, который бережно передает клиента далее ассистенту.

Для выполнения таких функций персональный ассистент нашей компании выполняет множество функций:

фиксирует все запросы клиента в специальной базе данных (CRM), которая никому не даст забыть о них;
контролирует своевременное исполнение поручений, поступивших от клиента;
в случае необходимости организовывает встречи клиента с экспертами по бухучету, налогообложению и другими специалистами;
осуществляет документооборот между 1С-WiseAdvice и клиентом.

При всем этом персональный ассистент «всегда свободен», ему можно звонить и отправлять сообщения в любое время дня и ночи.

Практические моменты в договоре аутсорсинга

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

возвращать вам обратно;
сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.

Переходный период

Прежде чем приступить к выполнению условий заключенного с аутсорсинговой компанией договора, необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику

Факт передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета провайдеру с указанием даты необходимо зафиксировать в учетной политике компании. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами.

Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации.

Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

наличие искажений;
несоответствие бухгалтерской базе данных;
отсутствие документов;
иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

необходимость восстановления учета;
необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Шаг 3. Завершающий

После внесения исправлений или даже восстановления учета процесс передачи бухучета на аутсорсинг можно считать завершенным, а компанию – полностью или частично свободной от непрофильного для нее вида деятельности – бухгалтерии. Можно перейти к шагу 3 сразу после шага 1, однако в этом случае переложить на аутсорсинговую компанию ответственность в полной мере будет затруднительно.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice вы можете спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в вашей компании – он будет безупречным и под контролем. С налаженными бизнес-процессами и технической оснащенностью учета в 1C-WiseAdvice вы даже не почувствуете, что бухгалтер обслуживает вас на аутсорсинге.

Документооборот между бухгалтерской фирмой и клиентом

Кроме того, порядок в документах обеспечивает получение четкого представления о состоянии финансово-хозяйственных процессов, возможность принятия эффективных управленческих решений.

Как организовать документооборот между компанией и аутсорсером? Что нужно для эффективного обмена информацией? Попробуем разобраться.

Документооборот в любой компании должен быть четко структурированным, регламентированным. Причем касается это как внутреннего обмена документами, так и внешнего. И если в первом случае с регламентацией можно повременить, то во втором без нее не обойтись.

Регламент позволяет минимизировать ряд актуальных рисков:

несвоевременную передачу документов аутсорсеру со всеми вытекающими последствиями (вплоть до получения налоговых штрафов);
потерю документов на пути следования от заказчика к исполнителю и обратно;
сложности поиска нужных документов в номенклатурной базе (с обеих сторон!);
отсутствие возможности установления взаимосвязей между документами в рамках истории конкретной сделки
и многие другие.

Регламентация документооборота, во-первых, дисциплинирует его участников, а во-вторых, является необходимым условием автоматизации ряда бизнес-процессов. Кроме того, она обеспечивает существенную экономию времени на передачу, получение, поиск, экспертизу документов.

Как разрабатывается регламент?

Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем.

И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента.

Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.

Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.

Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.

Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.

Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:

заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.

Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.

Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.

Что касается выбора формата организации документооборота, это вопрос индивидуальный. Он обсуждается при заключении договора на бухгалтерское сопровождение.

Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:

заказчиком;
исполнителем;
с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.

Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.

Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.

Документооборот с исполнителем можно и нужно контролировать. Заказчик должен быть в курсе того, что происходит с его документами, данными, информацией, переданной аутсорсеру. Для этого существует специальная, проверенная практикой и временем схема.

Она предусматривает предоставление исполнителем заказчику отчетов о проделанной работе. Сроки их отправки могут быть разными.

Кто-то запрашивает отчеты ежемесячно, кто-то по факту выполненных работ, например, сдачи отчетности по итогам конкретного периода.

Следует отметить, что контроль документооборота нередко может спровоцировать излишнюю бюрократизацию. Этого при сотрудничестве с аутсорсером следует избегать.

Бюрократические проволочки не выгодны ни заказчику бухгалтерских услуг, ни исполнителю.

Как избежать излишней бюрократизации? Просто помните о том, что один сводный отчет всегда лучше и информативнее нескольких мелких. Что касается сроков предоставления отчетности, оговорите их с аутсорсером заранее.

Документооборот между профильной бухгалтерской компанией и заказчиком услуг должен быть регламентированным, рациональным, эффективным, удобным для обеих сторон. И его организация – задача обоюдная. Обсуждайте условия, выясняйте заранее потенциально спорные или непонятные моменты. Это позволит избежать недопонимания в процессе сотрудничества.

Что делать, если бухгалтер-аутсорсер не отдает базу 1С

Не захотели потратить время и нормально оформить отношения с бухгалтером-аутсорсером? Не удивляйтесь, если в момент, когда он решит уйти от вас, вы останетесь у разбитого корыта – без базы 1С и со штрафами за ошибки в отчетности.

«А вы слышали, у Степана главбух ушла, базу с собой прихватила, и управы на нее никакой нет!» — подобного рода разговоры то тут, то там сотрясают предпринимательское сообщество. Ситуация неприятная, неэтичная и дурно пахнет для представителей бухгалтерского аутсорсинга — проступок одного человека бросает тень на всех.

В материале использованы реальные ситуации, которые обсуждают на профессиональных форумах бухгалтеры-аутсорсеры.

Почему бухгалтер может «некрасиво» уйти — взгляд со стороны

Мы никого не защищаем и не обвиняем, любая ситуация — это следствие предыдущих бизнес-отношений. Самые популярные причины, по которым бухгалтер пропадает вместе с базой такие:

❶ Главбух считает, что ему «не доплачивали». Бывает, что это правда, а бывает — раздутое самомнение.

❷ База 1С «ушла» вместе с главбухом, потому что по факту ее не было. Отчеты на коленке, налогового учета нет, циферки подставлялись «по ходу» — что отдавать? Все вскроется только при проверке.

❸ Учет с ошибками и «краснотой» — это еще одна причина, по которой отдавать 1С не очень хочется. Нет базы — нет претензий, все логично.

❹ Учет велся, и все вроде норм. Но… Аутсорсер сэкономил на администрировании 1С и вел сразу несколько компаний в одной базе 1С. Пришло время, вытащить нужное из общей кучи сам не может, а платить спецу за такую работу — не хочет: «А зачем платить? Все равно ведь ухожу».

❺ Бухгалтер — «шантажист». Многие считают базу 1С «своей интеллектуальной собственностью». Посыл такой: «Нужна база — плати». Кстати, вымогательство (а это как раз оно) уголовно наказуемо — ст.163 УК РФ.

❻ Бухгалтер «обиделся» — звучит по-детски, но такая формулировка случается сплошь и рядом. «Я ночами не спала — баланс выводила, а они взяли на мое место малолетнюю куклу с зарплатой вдвое выше!». Бесполезно доказывать, что «малолетке» за сорок, а знает она в десять раз больше, потому и работает втрое эффективнее.

Чтобы ни случилось, «некрасивое» расставание — это всегда нерадостно. Остаться без базы 1С, значит попасть на восстановление бухучета, то есть на большие деньги. И вот, чтобы этого не случилось, важно на старте подстраховаться и проверить, с кем придется иметь дело впоследствии.

Как подстраховаться? Поможет договор с бухгалтером

Кого бы вы не выбрали — фирму, частника или фрилансера — заключайте договор. Отсутствие договора – это не проявление доверия к бухгалтеру или компании, а халатность.

В договоре пропишите все пункты, которые касаются базы 1С, с хирургической точностью:
✅ 1С ведется персонально для вашей компании, а не вместе с другими.
✅ Архивная копия базы предоставляется ежеквартально.

✅ База передается только при отсутствии задолженности по оплате. Этот пункт защищает главбуха, но вы же не собираетесь ему не заплатить?

✅ По завершению сотрудничества, база передается с пояснительной запиской в срок до 14 дней.

✅ Материальная ответственность за ошибки — обязательное условие в договоре. Взыскать деньги с исполнителя легче, если это договор с ООО или ИП. Договор с НПД или трудовой заказчика защищают хуже. Суды по таким договорам чаще становятся на сторону исполнителя. И да, на страховку не слишком надейтесь — страховая найдет тысячу лазеек, чтобы не заплатить по страховому случаю.

На ошибки «прошлого» бухгалтера предъявляйте претензии. Претензия — это не сообщение в мессенджере: «Мне тут в налоговой сказали, что цифры не бьют — объясните, откуда вы их взяли».

Претензия — это документ на бланке, в котором расписано, где допущена ошибка и к каким последствиям она привела, плюс предложение исправить все самостоятельно, компенсировать затраты на ее исправление или понесенные убытки.

Как самостоятельно проверить бухгалтерскую компанию до начала работы, используя информацию из общедоступных источников, мы расскажем в нашем следующем материале на Дзене. Подпишитесь, чтобы не пропустить.

Нужна мощная защита бизнеса, чтобы не разбираться с договором и проверкой бухгалтера-аутсорсера самостоятельно? Обращайтесь в Профдело! Помогаем зарабатывать деньги и масштабировать бизнес, оптимизируем налоги, ведем учет и сдаем отчетность.

#бухгалтерские услуги #бухгалтерский учет #бухучет #бухгалтерия #бухгалтер #бухгалтерский аутсорсинг #бухгалтерия удаленно