Хотя документ активно используется в деловом документообороте, законодательно не утверждена его форма и не регламентированы его обязательные реквизиты.
Связано это с тем, что документ не является первичным учетным и выставляется либо как дополнение к договорным обязательствам, либо сам является договором.
Порядок, как выставить счет на предоплату, и применяемая форма разрабатывается и устанавливается организацией самостоятельно.
Как выставить счет на предоплату к договору
Если в заключенном сторонами сделки контракте прописаны сроки, сумма и платежные реквизиты, выставлять отдельный документ на предоплату нет необходимости. Но поскольку документ удобен в документообороте, условия о его выставлении часто включают в контракт. Если он выставляется к уже заключенному контракту, пропишите в нем:
- номер и дату выставления;
- реквизиты плательщика и получателя (наименование, адрес, ИНН);
- банковские реквизиты получателя;
- наименование товаров (работ, услуг), их количество, цену и сумму к перечислению;
- общую сумму к перечислению;
- выделенную сумму НДС (или указание «НДС не облагается»);
- срок, в который необходимо произвести оплату;
- подписи уполномоченных лиц (руководитель или иное лицо по доверенности).
Пример оформления:
При выставлении счета к уже заключенному контракту допустимо не прописывать весь перечень товаров и услуг, подлежащих оплате, а ограничиться фразой: «Оплата по Договору №… от… за … (указать общее наименование товара (услуги), например, «канцелярские товары»)»
Когда счет-оферта на предоплату является договором
Гражданское законодательство допускает применение счета в качестве договора, но при соблюдении определенных требований (пункт 2 статьи 432, статьи 435 и 438 ГК РФ):
- Документ содержит все существенные условия договора и его передача покупателю (заказчику) является офертой.
- Покупатель (заказчик) акцептовал оферту перечислением денежных средств в установленный срок.
Существенными условиями любого договора являются предмет сделки, условия для определенных видов сделок, прописанные в законодательно-правовых актах, договоренности, которые необходимо согласовать по заявлению одной из сторон (пункт 1 статьи 432 ГК РФ). Таким образом, для разного вида договорных обязательств существенные условия могут быть разными. Выставляя счет-оферту, кроме реквизитов, прописанных выше, необходимо корректно прописать существенные условия сделки:
- при купле-продаже товара: наименование, количество и цену товарных ценностей;
- при оказании услуг: наименование и объем, цену и сроки оказания услуг.
Обязательно пропишите условия сделки, которые являются важными: сроки и порядок поставки, порядок и сроки акцепта.
Пример оформления:
Закрывающие чеки
Согласно изменениям в 54-ФЗ, с 1 июля 2019 года необходимо формировать кассовые чеки для зачёта, а также возврата оплаты (предоплаты). Если клиент получает товар или услугу не в момент оплаты, требуется сформировать два чека: первый – в момент оплаты, второй – при отгрузке товара или выполнения услуги.
Разбираемся, в каком порядке формируются чеки на аванс и зачёт предоплаты, а также чеки, которые закрывают данные по расчёту.
Как работать с авансами и предоплатами
Согласно табл. 28 приложения № 2 к приказу ФНС № ММВ-7-20/229@, существует несколько вариантов предоплаты с соответствующими признаками способа расчёта:
- предоплата 100% – полная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара (оказания услуги);
- предоплата – частичная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара (оказания услуги);
- аванс – предоплата в случаях, когда заранее нельзя определить перечень товаров/работ/услуг.
Полный расчёт происходит при полной оплате (также с учётом аванса и предоплаты) в момент получения клиентом товара/услуги.
Таким образом, при поступлении предоплаты или аванса пользователь ККТ формирует чек с одним из трёх соответствующих признаков способа расчёта («Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс»). При отгрузке товара или выполнении услуги – закрывающий чек с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Последний признак не обязательно указывать в печатной форме чека, выдаваемого при отгрузке.
Если клиент сначала внёс предоплату, а на оставшуюся сумму продавец предоставил заём, нужно пробить как минимум три чека (письмо ФНС от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929). Они формируются с такими признаками:
- «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЁТ И КРЕДИТ» – в случае частичной оплаты с передачей товара и его последующей оплатой в кредит;
- «ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ» – при передаче товара без его оплаты с последующей оплатой в кредит;
- «ОПЛАТА КРЕДИТА» – при оплате товара после его передачи.
При последней оплате кредита формируется чек, который закрывает данные о расчёте.
Расходы по доставке товара могут быть включены в предоплату. Либо покупатель организует доставку своими силами, если берёт эти расходы на себя.
Если покупатель хочет вернуть предоплату или аванс, продавцу нужно пробить кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода». При возврате предоплаты или аванса клиенту нужно составить заявление, в котором должны быть указаны его ФИО, данные паспорта и причина возврата.
Когда и кто формирует чеки на зачёт предоплаты и при отгрузке
Клиент переводит деньги на расчётный счёт поставщика
В данном случае зачисление необходимой суммы происходит не сразу, а спустя некоторое время. Поэтому при внесении предоплаты возникают вопросы: когда необходимо сформировать чек на аванс? Когда деньги переведены или когда они поступили его на счёт продавца?
Согласно п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно формировать не позднее рабочего дня, следующего за днём расчётов, но не позднее момента передачи товара.
Поставщик может узнать о поступлении аванса из банковской выписки, которая доступна для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт. Таким образом он идентифицирует клиента с его заказом и сможет сформировать чек.
Данные действия не нарушают требования закона.
Продавец передаёт товар курьерской службе для доставки покупателю
Чек на предоплату в данной ситуации формирует поставщик. Однако возникает вопрос: кто обязан пробить чек на отгрузку – продавец или курьер?
Оформление чека на передачу товара является обязанностью курьерской службы, так как ККТ обязано использовать лицо, осуществляющее расчёты с покупателем (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Поскольку передача заказа в зачёт предоплаты относится к расчётам и этим занимается курьер, пробить кассовый чек должен именно он.
Однако, чаще всего, закрывающий чек формирует продавец при передаче товара курьеру. Затем его либо направляют клиенту в электронной форме, либо передают через курьера в бумажном виде.
Чеки на аванс и предоплату: в чём разница
Продавец передаёт покупателю два чека, если тот платит заранее, до фактического получения товара. В таком случае первый чек выдаётся, когда клиент вносит предоплату, а второй чек — когда он получает товар.
Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.
Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак предмета расчёт в таком случае не указывается.
«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. В чеке при этом указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.
Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты: пример чека
Оформление чека на аванс или предоплату практически идентично, за исключением того, какой признак указывается. Продавец пробивает первый чек в тот момент, когда покупатель передаёт ему деньги: либо часть, либо полную сумму (при предоплате 100%).
Второй чек выдаётся при фактическом получении товара или услуги клиентом. При этом он указывает признак «полный расчёт». В сумме должно быть указано, что был внесён аванс или предварительная оплата.
Важно: наименование товара или услуги обязательно должно присутствовать во втором чеке, даже если в первом оно не указывалось (потому что был внесён аванс).
Когда используется один чек на все авансы
В некоторых случаях как организации, так индивидуальные предприниматели могут не пробивать чек по каждой предварительной оплате или авансу. Они могут воспользоваться послаблением — пробивать один чек на все авансы. Но так делать могут только налогоплательщики ограниченного круга видов деятельности:
- проведение культурно-массовых мероприятий;
- перевозка пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа;
- предоставление услуги связи;
- предоставление электронных услуг, перечисленных в ст. 174.2 НК РФ;
- услуги управляющих и ресурсоснабжающих организации;
- оказание услуг охраны и систем обеспечения безопасности;
- услуги образовательных организаций.
Один чек на все авансы оформляют по окончании расчётного периода, в течение которого она и принимали эти авансы. После окончания расчётного периода у организации есть ещё 10 дней на то, чтобы успеть оформить чек.
Зачёт аванса за покупки в интернете
Если оплата совершается в безналичной форме через интернет, то продавец не обязан оформлять бумажный чек. Он отправляет клиенту копию фискального документа, например, на электронную почту.
Для передачи фискальных данных в соответствии с новым порядком применения контрольно-кассовой техники подходит онлайн-сервис «Астрал.ОФД». Кроме того, сервис предоставляет дополнительные функции, такие как мониторинг торговых точек, аналитика фискальных данных и отправка чеков по SMS и на электронную почту.
Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2021 — 2022 годах
В чем специфика такого документа, как счет-фактура на аванс, и чем он отличается от других типов счетов-фактур, в частности, привычных многим плательщикам «отгрузочных»?
При детальном рассмотрении положений ст. 169 НК РФ, которая вводит счета-фактуры как юридическую категорию, можно зафиксировать, что законодатель выделяет 3 типа счетов-фактур.
- Документ, который выставляется при фактической реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) либо передаче прав от одного субъекта к другому. Требования к его содержанию указаны в п. 5 ст. 169 НК РФ. Неофициально подобные счета-фактуры именуются «отгрузочными».
- Счет-фактура, который поставщик должен выставлять покупателю по факту получения предоплаты за товар, работу. Требования к его структуре содержатся в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Счета-фактуры данного типа как раз и есть авансовые.
- Корректировочный счет-фактура — был введен в НК РФ как правовая категория закона от 19.07.2011 № 245. Задействуется, если поставщик снизил цену либо объем товара — с целью уточнения соответствующих данных.
Подробнее о корректировочных счетах-фактурах читайте в статье «Что такое корректировочный счет-фактура, и когда он нужен?».
Интересно, что в положениях, которые содержатся в п. 1 ст. 169 НК РФ, корректировочный счет-фактура однозначно выделен в самостоятельную категорию. Классификация же счетов-фактур на отгрузочные и авансовые осуществлена в НК РФ несколько завуалированно, однако фактически она присутствует.
Таким образом, законодатель предусматривает следующую классификацию счетов-фактур:
- обычный счет-фактура;
- документ, оформляемый продавцом по факту перечисления клиентом предоплаты за товар;
- корректировочный счет-фактура.
Рассмотрим подробнее, в каких целях может быть использован авансовый счет-фактура.
Предназначение счетов-фактур на аванс
Счет-фактура — это источник, который служит юридическим основанием для принятия компанией — приобретателем товара (работы, услуги) суммы НДС, входящего в структуру отпускной цены, к вычету, предусмотренному законодательством.
Законодатель в п. 3 ст.
168 НК РФ прямо предписывает продавцу направить данный документ покупателю по факту получения предоплаты за поставленный товар (работу или услугу), равно как и при фактическом выполнении поставщиком своих обязательств.
Имея на руках авансовый счет-фактуру, организация-покупатель может, как если бы у нее имелся отгрузочный документ, воспользоваться правом на вычет НДС (п. 12 ст. 171 НК РФ).
Таким образом, авансовый и отгрузочный документы обладают одинаковой юридической значимостью. Законодатель установил форму, по которой они должны обязательно составляться — ее структура приведена в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Предпринимателей будут штрафовать, если в чеке не указаны наименования товаров
С 1 февраля 2021 года все ИП будут обязаны указывать наименование товара в кассовом чеке. За несоблюдение этого требования грозит штраф. Подготовить кассу к номенклатурному учёту следует заранее.
Требование об указании наименования товара в чеке закреплено в законе ещё с 2016 года (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Однако сейчас номенклатуру используют только налогоплательщики на ОСНО и те, кто продают подакцизные товары. Для предпринимателей на ПСН, УСН, ЕСХН, ЕНВД была установлена отсрочка, которая заканчивается 1 февраля 2021 года.
С этой даты ИП на спецрежимах будет запрещено выдавать чеки, в которых указана только стоимость товара или итоговая сумма расчёта.
Важно! Под номенклатурой подразумевается не только наименование товаров, работ или услуг. В чеке также нужно будет указывать:
- цену за единицу товара или услуги (с учётом надбавок, налогов, скидок);
- количество или объём (в единицах измерения);
- итоговую сумму (с учётом надбавок, налогов, скидок).
Что делать, если в момент расчёта количество товара или объём услуги неизвестны?
В таком случае необходимо:
1. Сформировать чек с признаком расчёта «Аванс». Указать сумму фактически полученных средств.
2. При конечном расчете сформировать ещё один документ с признаком «Полный расчёт». Именно в нём нужно перечислить наименования и количество всех проданных товаров, а затем указать сумму фактически полученных средств. Внесённая ранее сумма (аванс) в этом чеке не отражается.
Как формировать чеки при получении аванса, предоплаты, продаже в кредит и в других нестандартных ситуациях, пошагово расскажем и покажем на бесплатном вебинаре 20 января.
Как назвать товар правильно?
Нет строгих правил и единого справочника наименований товаров. Зато есть ограничение — один реквизит не должен быть длиннее 128 символов с пробелами.
Пример реквизита:
Шоколад «Касса» молочный с орехами и изюмом 100 г 2 шт. х 160.00₽
в том числе НДС 10%
= 320.00₽
ФНС призывает указывать корректные и понятные покупателю названия. Без обобщений. На сайте ведомства есть следующие рекомендации:
- не использовать товарную позицию с кратким наименованием «Товар»;
- наименование товара должно быть таким, чтобы его можно было легко идентифицировать и узнать вид, сорт, марку, массу, объём;
- желательно привести более подробное наименование (например, «Хлеб Дарницкий», «Булка Свердловская» вместо обобщённых «Хлеб» и «Булка»);
- можно использовать артикулы («Рубашка мужская белая, артикул 123456»).
В Общероссийском классификаторе продукции по видам деятельности (ОКПД 2) представлены категории товаров и услуг. Если возникнут сложности с наименованием продукции, можно обратиться к классификатору.
Если нужно сократить наименование, помните о правилах:
- сокращение не должно вводить покупателя в заблуждение, то есть быть непонятным или совпадать по написанию с другими известными сокращениями;
- при сокращении должно оставаться не менее двух букв (исключения — общепринятые сокращения: «литр» — «л» и другие);
- при усечении слово не должно заканчиваться на гласный (например, пастеризованный сокращается до «пастеризов.»/»пастериз.«, но не до «пастеризо.»).
Пользователь кассы вправе самостоятельно определить наименование товара/услуги. Оно должно быть понятным покупателю и содержать не более 128 символов.
За отсутствие номенклатуры или ошибки в чеке будут назначаться штрафы в соответствии с п.4 ст. 14.5 КоАП РФ.
Какие могут быть штрафы?
- Для должностного лица — от 1500 до 3000 рублей.
- Для ИП или организации — от 5000 до 10 000 рублей.
Важно! Работать с номенклатурой нужно постоянно — информация о товарах может изменяться (скидки, уменьшение объёма и т.д.).
Как подготовить кассу?
Вносить и редактировать номенклатуру товаров удобнее всего через кассовые программы и товароучётные системы.
Убедитесь, что ваша касса работает с таким программным обеспечением. Обычно на онлайн-кассах на базе Android, Windows или Linux кассовое ПО уже предустановлено.
Трудности с переходом на номенклатурный учёт могут возникнуть у владельцев автономных («кнопочных») касс.
Как вносить номенклатуру на «автономках»?
Для связи с товароучётными системами касса должна подключаться к компьютеру, смартфону или планшету. Некоторые «автономки» (Меркурий 115Ф, 185Ф и другие) можно связать с другими устройствами по bluetooth или через usb.
Однако не каждую автономную кассу можно подключить к компьютеру и гаджету. Кроме того, в «автономках» часто не поддерживаются 2D-сканеры и идентификация товара, то есть не получится вносить товары в базу с помощью штрихкода.
Бывают автономные кассы, в которые можно загрузить каталог продаваемой продукции без подключения к компьютеру. Каждая позиция должна иметь свой код, сведения о наименовании, цене, налоговой ставке и системе налогообложения, а также штрихкод.
Если потребуется изменить какие-то данные, то всю информацию нужно будет загружать заново. При совершении продажи кассир должен будет ввести код товара, а не его стоимость. Такие кассы точно не подойдут для работы с большим ассортиментом товаров.
А значит часть предпринимателей будет вынуждена заменить «кнопочные» автономные кассы на более продвинутую технику.
Для печати номенклатуры в чеке понадобится специальное кассовое ПО. Кассы, которые не подключаются к компьютеру для работы с ПО, необходимо заменить на новые.
Как добавить номенклатуру в кассу?
Владельцы небольших точек смогут вносить наименования товаров вручную, печатая на клавиатуре или сканируя штрихкоды (если ваше ПО поддерживает работу со справочниками).
Если ассортимент большой — можно запросить у поставщиков номенклатуру или накладные в Excel.
В некоторых кассовых программах поддерживается загрузка данных из сторонних систем. Например, с помощью программного обеспечения БИФИТ Касса перенести базу из Excel или 1С можно в один «клик». Поэтому нужно серьёзно отнестись к выбору программ и уточнить у разработчика информацию о работе с номенклатурой.
Номенклатуру можно ввести вручную на клавиатуре или отсканировав штрихкоды. Но гораздо быстрее импортировать базу из 1С или Excel-файла — многие кассовые программы это умеют.
Выводы
В заключение отметим, что указание номенклатуры товара в чеке может быть полезным и продавцу, и покупателю.
Предпринимателю будет удобнее отслеживать продажи. Только представьте — в кассовой программе будет учтена каждая товарная позиция. ИП смогут отказаться от учёта «в тетрадке» и создавать отчёты и наглядные графики прямо в кассовом приложении.
Видеть наименование товара в чеке удобно и клиентам — они смогут ориентироваться в покупках, анализировать затраты или сообщать о замеченных ошибках и нестыковках в ценах, не отходя от кассы.
Ищите во всём плюсы, проверьте готовность кассы и загрузите номенклатуру до 1 февраля — так приспособиться к изменениям будет легче!
Внимание налоговиков растет к валютным операциям. Как с ними быть? Рассказываем в новом курсе Центра обучения «Клерка» (на него как раз сейчас 30% скидка).
Гость, для Вас есть резерв в группе на новом курсе по антикризисному управленческому учету и бюджетированию Бухгалтеры часто слышат про управленку, но думают, что это сложно.
Собрав обратную связь, мы выяснили, что тяжелее всего бухгалтерам дается финанализ и планирование бюджета.
Учли это и вложили в новый курс повышения квалификации «Антикризисный управленческий учет и бюджетирование».
Старт 1 апреля. Разберем пошагово управленку и бюджетирование с нуля до внедрения в 1С.
Когда выписывать авансовую счет-фактуру в 2022 году
Авансовая счет-фактура ─ это классическая счет-фактура, которая заполняется с учетом некоторых нюансов при частичной оплате услуг или товаров.
А для подтверждения оплаты в полном объеме обычно предоставляют простой бланк. Поэтому документ, выставляемый на аванс, имеет одинаковый формат для обоих видов.
Формуляр ратифицирован правительственным постановлением № 1137 от декабря 2011 года.
В каких случаях авансовый документ не нужен
Документ на частичную оплату не требуется, если аванс зачислен в счет будущей поставки продуктов, которые согласно ч. 3 п. 17 постановления № 1137 изготавливаются дольше полугода, облагаются льготным налоговым тарифом либо вообще не облагаются сборами.
Помимо прочего, Минфин заявляет, что счет-фактура не нужна, если продукция была отгружена на протяжении 5 суток после частичной оплаты.
Содержание счет-фактуры на аванс
Формуляр состоит из трех разделов, причем второй может быть на нескольких страницах. Первый параграф ─ титульный, в котором отражена вся информация о контрагентах и общие сведения об операции. Для авансовой формы все заполнять не нужно.
Содержание титульника для счета-фактуры на аванс:
- номер документа, расположенный в самом верху по центру;
- дата заполнения бланка, находящаяся около номера;
- название фирмы-продавца, а также ОПФ компании;
- адрес, ИНН, если есть, то КПП продавца (в разных строках);
- номер платежного документа: чек, платежка, инкассовое требование, аккредитивы и т.п.;
- документ об отгрузке, чаще всего это ТН и ТОРГ-12;
- сведения о покупателе, аналогичные информации о продавце.
Если между сторонами заключался государственный контракт либо соглашение, то в последней строке титульника надо отразить его индивидуальный шифр так называемый идентификатор.
Вторая часть ─ это перечень продукции, за которую внесена предоплата. Она может содержать как одну позицию, так и несколько. Самые важные графы, которые нужно заполнить:
- название товара, услуги;
- количество;
- в графе 6 необходимо обязательно прописать акциз для соответствующих товаров, если же его нет, то нужно указать фразу «без акциза»;
- общая сумма с учетом сборов;
- величина НДС;
- если продукт импортный, то надо указать шифр страны-изготовителя.
Графу 1б, предназначенную для обозначения экспорта, на данный момент заполнять не нужно, так как внешнеэкономическая номенклатура ЕЭС отменена.
После чего бланк подписывается, ставится расшифровка подписи и должность составителя.
Правила и нюансы заполнения
Общие нормы заполнения бланка унифицированы вторым разделом государственного постановления № 1137. Для авансовой формы существуют особенности:
- в поле, где указывается номер платежки (строка 5), можно поставить прочерк, если внесена только часть суммы;
- если товар не относится к прослеживаемым, то графы 12 и 13 нужно оставить не заполненными.
На основании п. 1 ст. 169 НК РФ независимо от вида, бланк требуется формировать в двух экземплярах. Это правило касается и бумажного, и электронного формата.
Особенности формирования бланка
При непосредственном заполнении счет-фактуры есть нюансы. Их надо учитывать исходя из ситуации и того, кто формирует документ. В бухгалтерии существует два таких случая.
Если аванс уже получен. Продавец обязан незамедлительно создать и отправить клиенту авансовую счет-фактуру. Оформляется бланк следующим образом:
- На титульнике пронумеровать документ и поставить дату формирования. В исправлении ничего писать не нужно.
- Заполнить сведения о себе и контрагенте, а грузоотправителя и грузополучателя разрешается оставить пустыми.
- В поле о платежной документации указать соответствующий номер.
- В гр. 7 прописать цифровой шифр валюты согласно унифицированному классификатору.
- Поле 8 заполняется при наличии госконтракта.
В основной части:
- Указать порядковый номер ─ поле 1.
- Название услуги, товара ─ поле 1а.
- В седьмом разделе прописать величину НДС ─ 10/100 либо 20/100.
- Раздел 8 включает сведения о размере налога, исчисленного с предоплаты.
- В поле 9 пишут непосредственно размер аванса.
Для авансовой счет-фактуры графы 2-6, 10-13 необязательны к оформлению. Исключение ─ п. 12, 13.
Название продукции необязательно писать очень подробно. Главное, чтобы покупатель смог по этому наименованию заявить на компенсацию НДС.
Если получено несколько предоплат, процедуру заполнения необходимо повторить. Только в соответствующем поле надо указать номера всех платежек через точку с запятой. Остальные поля оформляются по стандарту.
Немного о графе 12 и 13
Таможенники и налоговики отслеживают продукцию, которая поступила в РФ из других стран. Каждая поставка нумеруется регистрационным кодом. Вот его и нужно прописывать в авансовой счет-фактуре.
Однако для отечественных товаров это правило аннулируется.
Чтобы не исправлять документ, а сразу правильно его заполнить, в частности поля 12 и 13, можно изучить реестр отслеживаемой продукции.
Краткое содержание:
- бытовая техника;
- спецтехника, включая транспорт;
- детские автокресла, коляски.
Если продукция входит в набор с товарами, которые не отслеживаются, то каждый товар нужно прописать отдельными позициями. Например, к детскому креслу дополнительно идет чехол и специализированное средство для чистки изделия. В этой ситуации нужно указать три позиции: автокресло, моющее средство, чехол.
Сроки
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, на предъявление счет-фактуры отводится максимум 5 суток со времени получения частичной выплаты.
Пример № 1. Выявление крайней даты по стандарту. Частично средства зачислили 7 февраля 2022 года. Значит сформировать и отправить счет-фактуру разрешено 7, 8, 9, 10 и 11 февраля.
Однако надо брать в учет нерабочие дни. Так, на основании п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если крайняя дата выпадает на государственный праздник либо выходной, то срок продлевается на 24 часа. То есть крайняя дата ─ это первый день, который следует за праздничным. В этих ситуациях можно самостоятельно рассчитать дни, когда разрешается сформировать документ.
Пример № 2. Расчет срока с учетом государственного праздника. Аванс получен 21 февраля 2022 года. А так как 23-е число ─ праздничный день, подготовить документ можно 21, 22, 24, 25, 26 февраля.
Но 26-е ─ это выходной день, как и 27-ое. А это значит, что срок продлевается еще на два дня. В итоге контрагент вправе сформировать и отправить счет-фактуру 21, 22, 24, 25 или 28 февраля 2022 года.
Регистрация счет-фактуры на аванс
Фиксация первичной документации ─ это обязанность и продавца, и покупателя. Например, счет-фактуру на аванс необходимо нумеровать. А учитывая, что законодательство не предусматривает строгих правил нумерации, руководство вправе самостоятельно унифицировать положение. При этом нормы требуется зафиксировать в учетной политике.
Помимо прочего, эксперты рекомендуют применять сквозную, порядковую нумерацию с дефисами и буквами. Но если предприятие поставляет продукцию из различных филиалов, то в номере нужно ставить косую черту-разделитель. Вторая цифра должна означать код дополнительного подразделения, которое фактически продает товар.
Кроме того, регистрация счет-фактуры на частичное внесение средств для клиента имеет особенности. Так, полученный бланк требуется зафиксировать в книге продаж и покупок.
Алгоритм отражения в книге продаж:
- Заполнить общую информацию: номер заметки, код «21» потребуется для возмещения НДС с потраченных средств.
- Прописать данные о формуляре: номер, дату создания.
- В полях 7 и 8 нужны сведения о клиенте, а в 9-м о посреднике. Последнее заполняется, если таковой есть.
- Внести информацию о продукции: название, цена, количество, налоговый тариф. Просто перенесите аналогичную информацию из авансового документа.
Согласно п. 8 правил оформления книги продаж, графы 14-16, 19 разрешено не заполнять.
Алгоритм оформления книги покупок:
- Общие данные: пронумеровать запись, прописать код «02», который означает, что поступила предоплата за ожидаемую поставку.
- Заполнить номер и дату формирования документа.
- В поле 7 прописать информацию о платежке. Если предоплата выражена не в денежном эквиваленте, то поле остается пустым.
- Заполнить поля о продавце и/или посреднике, аналогичные книге продаж.
- Указать сведения о товаре: название, цена, величина НДС, валюта. Если в счет-фактуре есть другие данные, их необходимо перенести в книгу продаж.
На основании п. 7 правил оформления книги покупок гр. 8, 16-19 можно оставить пустыми.
В книге покупок регистрация потребуется, если планируется вычет НДС. В иной ситуации этот шаг разрешается опустить.
Счет‑фактура на аванс: как его правильно составить и зарегистрировать
Какие действия должны совершить стороны сделки, если покупатель перечисляет поставщику предоплату? В главе 21 Налогового кодекса предусмотрен следующий алгоритм.
Перечисление аванса
Получив предоплату (аванс), поставщик в течение 5-ти календарных дней выставляет покупателю счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ). Поставщик регистрирует данный счет-фактуру в книге продаж, а покупатель — в книге покупок.
Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами Попробовать бесплатно
НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик обязан перечислить в бюджет, а покупатель вправе предъявить к вычету (п. 9 ст. 172 НК РФ).
Отгрузка товара в счет полученной ранее предоплаты
В момент отгрузки стороны сделки еще раз регистрируют «авансовый» счет-фактуру. На этот раз поставщик делает запись в книге покупок, а покупатель — в книге продаж.
НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик может принять к вычету (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель в свою очередь обязан восстановить принятый ранее вычет (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и заплатить налог в бюджет.
Когда «авансовый» счет-фактура не выставляется
Есть случаи, когда приведенный выше алгоритм не действует. Так, «авансовый» счет-фактура не оформляется, если отгрузка состоялась не позднее 5-ти календарных дней с момента получения предоплаты.
Такое мнение высказал Минфин России в письме от 18.01.17 № 03-07-09/1695 (см. «Если отгрузка следует в течение пяти дней после получения предоплаты, то счет-фактуру на предоплату выставлять не нужно»).
Кроме того, без «авансового» счета-фактуры можно обойтись, если покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от обязанностей по уплате данного налога. Об этом прямо сказано в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ.
Специалисты Минфина подтвердили, что указанная норма распространяется на покупателей-«упрощенщиков» (письмо от 16.03.15 № 03-07-09/1380; см. «При получении авансовых платежей от организации, применяющей УСН, счета-фактуры можно не составлять»).
От себя добавим, что под указанную норму подпадают также «вмененщики», предприниматели на ПСН, плательщики единого сельхозналога и те, кто получил освобождение по статье 145 НК РФ.
Наконец, «авансовый» счет-фактура не оформляется при экспорте товара, облагаемого по нулевой ставке. Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ предоплата за товар, который облагается по нулевой ставке, в налоговую базу не включается.
Следовательно, и «авансовый» счет-фактура здесь не нужен (письмо Минфина России 10.01.18 № 03-07-08/142; «При экспорте товаров с нулевой ставкой НДС счет-фактура на предоплату не составляется»).
Это же правило применяется в ситуации, когда предоплата сделана в рамках операций, полностью освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ.
Сдать через интернет декларацию по НДС с документами, подтверждающими экспорт Сдать бесплатно
Реквизиты «авансового» счета-фактуры
Счет-фактура на предоплату оформляется так же, как и «обычный» счет-фактура (правила заполнения приведены в статье «Инструкция по заполнению счетов-фактур»). Но существуют некоторые особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей «авансового» счета-фактуры (см. табл.1).
Таблица 1
Правила заполнения отдельных строк «авансового» счета-фактуры
| «Шапка» счета-фактуры | ||
| строка 1 | СЧЕТ-ФАКТУРА №___ от_______________ | «Авансовые» счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Особый порядок нумерации для счетов-фактур на предоплату не предусмотрен (письмо Минфина России от 16.10.12 № 03-07-11/427). |
| строка 3 | Грузоотправитель и его адрес | Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934.) |
| строка 4 | Грузополучатель и его адрес | Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934) |
| строка 5 | К платежно-расчетному документу №___ от_______________ | Ставится номер и дата платежно-расчетного документа или кассового чека на предоплату. Допустимо указать только три последние цифры в номере платежного поручения (письмо Минфина России от 19.09.14 № 03-07-09/46986) При безденежной форме расчетов строка 5 не заполняется |
| Таблица в счете-фактуре | ||
| графа 2 | Единица измерения код | Всегда ставится прочерк |
| графа 2а | Единица измерения условное обозначение (национальное) | Всегда ставится прочерк |
| графа 3 | Количество (объем) | Всегда ставится прочерк |
| графа 4 | Цена (тариф) за единицу измерения | Всегда ставится прочерк |
| графа 5 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего | Всегда ставится прочерк |
| графа 6 | В том числе сумма акциза | Всегда ставится прочерк |
| графа 7 | Налоговая ставка | Указывается расчётная ставка: 10/110 или 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ) |
| графа 9 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего | Указывается вся сумма предоплаты с учетом НДС |
| графа 10 | Страна происхождения товара цифровой код | Всегда ставится прочерк |
| графа 10а | Страна происхождения товара краткое наименование | Всегда ставится прочерк |
| графа 11 | Номер таможенной декларации | Всегда ставится прочерк |
Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности
Регистрация в книге покупок и книге продаж
При перечислении предоплаты записи в книге продаж у поставщика и в книге покупок у покупателя делаются в том периоде, когда выставлен «авансовый» счет-фактура.
При отгрузке товара в счет предоплаты запись в книге покупок у поставщика делается в периоде отгрузки. Запись в книге продаж у покупателя также делается в периоде отгрузки, а не в периоде перечисления аванса.
Счет-фактура на предоплату регистрируется в книге покупок и в книге продаж так же, как и «обычный» счет-фактура. Но существуют особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей (см. табл.2 и табл. 3; примеры заполнения см. в статье «Как правильно заполнить книгу покупок и книгу продаж в случае предоплаты, а также при выставлении корректировочного счета-фактуры»).
Таблица 2
Правила заполнения отдельных полей книги покупок при регистрации «авансового» счета-фактуры
| Какие записи делает покупатель при перечислении аванса | ||
| графа 2 | Код вида операции | 02 |
| Какие записи делает продавец при отгрузке товара и вычете начисленного ранее НДС | ||
| графа 2 | Код вида операции | 22 |
| графа 9 | Наименование продавца | данные из строки 2 «авансового» счета-фактуры |
Таблица 3
Правила заполнения отдельных полей книги продаж при регистрации «авансового» счета-фактуры
| Какие записи делает продавец при получении аванса | ||
| графа 2 | Код вида операции | 02 |
| Какие записи делает покупатель при отгрузке товара и восстановлении принятого ранее вычета | ||
| графа 2 | Код вида операции | 21 |
| графа 7 | Наименование покупателя | данные из строки 6 «авансового» счета-фактуры |
| графа 8 | ИНН / КПП покупателя | данные из строки 6б «авансового» счета-фактуры |
Бесплатно вести книги покупок и книги продаж в бухгалтерском веб‑сервисе
Что делать с «авансовым» счетом-фактурой при расторжении сделки
Случается, что покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс. Если продавец возвращает предоплату покупателю, то стороны сделки должны поступить следующим образом.
Продавцу нужно зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге покупок.
В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» поставщику следует указать реквизиты тех документов, которые подтверждают возврат авансового платежа.
Тогда на основании пункта 4 статьи 172 НК РФ продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (см. «Минфин разъяснил тонкости заполнения книги покупок при возврате покупателю сумм предоплаты»).
Покупателю, напротив, необходимо восстановить принятый ранее вычет и заплатить НДС в бюджет. При этом он должен зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге продаж.
Иногда после расторжения сделки поставщик не возвращает деньги покупателю. Вместо этого стороны договариваются погасить задолженность каким-либо иным способом. В Налоговом кодексе нет общих указаний, может ли поставщик при подобных обстоятельствах принять вычет.
По этой причине каждую ситуацию приходится рассматривать отдельно, исходя из разъяснений чиновников и судебной практики. Так, если аванс погашен путем зачета взаимных требований, то вычесть НДС нельзя (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.10.12 № А03-3477/2010). Если же аванс зачтен в счет оплаты по другому договору, то вычет допустим (см.
«Организация может принять к вычету НДС с предоплаты, зачтенной в счет оказания услуг по другому договору с тем же заказчиком»).
Обратите внимание: ошибок при заполнении счетов-фактур проще избежать, если выставлять их в электронном виде. Напомним, что обмен юридически значимыми электронными документами (накладными, счетами-фактурами, договорами) производится с помощью специальных систем через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это, в частности, сервис «Диадок» от компании СКБ Контур.
Организации и предприниматели, у которых есть электронная подпись для налоговой отчетности, могут прямо сейчас бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».