Как подтвердить расходы на УСН Доходы Минус Расходы?

Опрос 1-2 минуты

Получите персональную подборку советов и услуг для открытия бизнеса

Начать опрос

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход.

Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится.

Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

СитуацияДокументы

Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнесаЭкономически не оправданные затраты — не на бизнес

✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы. Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходыЗатраты, которые не относятся к представительским расходам

✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

МожноНельзя

✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид
расходовЧто можно
учестьЧто нельзя учестьДокументы для учетаНДС к вычету

Проживание в гостинице	Оплата гостиничного номера	Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала	Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура	Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. По чеку НДС принять к вычету нельзя
Проживание в арендованной квартире	Арендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал. Эти даты есть в приказе о командировке	Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировки	Договор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег. При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате	Нет
Расходы на поезд	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в поезде	Распечатка электронного билета	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолет	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в самолете	Распечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанцией	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто	Бензин, оплата платных дорог	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Чеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой лист	Нет
Расходы на аренду авто сотрудником	Аренда авто	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Договор аренды, акт возврата и квитанция об оплате	Нет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой.

Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки

Оставить заявку

Какие расходы можно учесть на УСН «Доход минус расход»

Диана Смирнова, 19/06/2019

Как известно льготная система налогообложения УСН имеет два подвида — «Доход» и «Доход минус расход». Во втором варианте налогооблагаемую базу можно уменьшить на расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. Какие именно расходы можно учесть?

УСН с объектом налогообложения «Доход минус расход» позволяет снизить налогооблагаемую базу на расходы, связанные с бизнесом. Естественно, каждый такой расход должен быть подтвержден документально. Кроме того, расход этот должен быть оправданным экономически, то есть должен идти именно на бизнес, на получение дохода.

Например, чтобы внести в графу «Расходы» затраты на приобретение товаров, которые вы потом продаете, эти товары должны быть проданы! Должна быть видна выгода.

Если расходы были на бизнес, но, по своей сути, они не являются целесообразными, то налоговая их не зачтет. Одним словом, вы должны уметь обосновывать расходы и доказывать, что такие траты пошли на пользу вашему бизнесу.

Документы, которые подтверждают ваш расход, — кассовый чек, БСО, платежное поручение, накладная, акт сдачи-приемки, акт взаимозачета, договор, квитанция и т. д. В этих документах должно быть прописано, что вы приобрели, сколько это вам стоило. Хранить такие доказательства следует 4 года.

Список всех допустимых к учету расходов приведен в статье 346.16 Налогового кодекса. Если вашего расхода нет в данном списке, то на него нельзя уменьшать вашу налогооблагаемую базу. Нельзя даже в том случае, если вы обладаете красноречием и готовы доказать целесообразность этих трат. Но иногда суд все же учитывает умение убеждать и встает на сторону ИП.

Учитывайте только расходы из списка в ст. 346.16 НК РФ. Если в нём нет вашего расхода, учитывать его в налоге УСН нельзя.

Учесть можно лишь расходы, которые вы понесли уже в статусе ИП. До регистрации ИП ваши траты являются вашими тратами и ничем более.

Прежде всего, расходы на товар и сырье.

Во-вторых, к расходам относятся траты на основные средства. К таким средствам относятся товары и имущество, которое используется в бизнесе, но не является объектом перепродажи.

Срок использования таких средств должен быть больше года, а стоимость выше 100 тысяч рублей. Расходы на это списываются в течение года равными частями.

Начать можно с квартала, когда это средство стало эксплуатироваться.

Траты на ремонт основных средств также следует учитывать.

В-третьих, можно списывать и расходы на рекламу. Такие расходы бывают нормированными и ненормированными. Первые можно списать не полностью, а лишь в определенном размере. Вторые можно списать полностью.

Например, к ненормированным рекламным расходам относятся рекламные мероприятия в СМИ, наружная реклама, участие в выставках, ярмарках, изготовление для этих мероприятий брошюр и каталогов, оформление там своих витрин.

Нормированные расходы на рекламу можно учитывать в размере, не превышающем 1 % от выручки того же периода.

В-четвертых, учитывать разрешается затраты на аренду, на покупку интеллектуальной собственности, нового программного обеспечения, на оплату труда работников и их страхование (не полностью) и т.п.

В-пятых, налогооблагаемую базу на таком объекте налогообложения можно уменьшать и на проценты по кредиту. Но кредит должен быть именно на бизнес. Можно вычесть расходы на оплату банковских услуг и кредитных организаций.

Есть и другие расходы, которые можно учитывать при расчете налога.

Напоминаем, что расходы можно учесть после их совершения, то есть вы должны заплатить эти деньги. Но не всегда достаточно произвести расходы, иногда, надо и иное условие, например, реализация купленного товара.

Итак, есть траты, которые нельзя вычесть из налогооблагаемой базы. Безусловно, это все траты, неупомянутые в Налоговом кодексе. Чаще всего вы как ИП столкнетесь со следующим тратами, которые не снизят ваш налоговый платеж.

Во-первых, это траты на имущественные права. Однако если вы эти права передадите другому, то учесть этот доход обязаны.

Во-вторых, нельзя учесть экспортные пошлины, хотя ввозные пошлины учитываются.
В-третьих, не учитываются регистрационные сборы участника особой экономической зоны.
В-четвертых, траты на благоустройство тоже не снизят ваш налог, хотя, есть примеры, когда налогоплательщик через суд доказал свою правоту.
В-пятых, нельзя уменьшить налог на авансовые налоговые платежи!

Есть и другие траты, которые также не учитываются. У всех этих трат есть общая черта — их нет в статье 346.16 Налогового кодекса. Лучше такие траты не вычитать из налогооблагаемой базы. Если вы все же это делаете, то будьте готовы защищать свое мнение в судебном порядке.

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter» и повторите код с картинки. Спасибо!

Как подтвердить расходы ИП на УСН «Доходы минус Расходы»

Индивидуальные предприниматели, выбравшие объектом налогообложения упрощенную систему налогообложения (УСН) «Доходы минус расходы», не обязаны вести бухгалтерский учет, но должны вести налоговый учет для целей определения доходов и расходов. Для этого существует Книга учета доходов и расходов КУДиР. Если предприниматель дополнительно создает собственные налоговые регистры, их нужно прописать в Учетной политике в разделе «Налогообложение».

Что считается доходом?

Доходом считается любая выручка от реализации и внереализационные доходы, к последним относят:

дивиденды;
проценты по займам и кредитам;
имущество, полученное безвозмездно;
кредиторская задолженность, списанная по истечении срока давности и т.д., полный список можно посмотреть в ст.250 НК РФ.

Что считается расходом?

Не все расходы можно учесть, существует закрытый список, который приведен в ст. 346.16 НК РФ. Они должны быть обоснованные или оправданные и обязательно документально подтвержденные.

Если с документально подтвержденными документами все ясно, то что значит оправданные? В настоящее время понятия экономической оправданности или обоснованности нет ни в одном действующем акте законодательства, следовательно это понятие субъективное и его можно отстоять, возможно при помощи юриста.

Совет! Чтобы проще было обосновать расходы, нужно прописывать внутренними документами (приказы, должностные инструкции и т.д.) их экономическую оправданность. Также собирайте все документы по максимуму, например к договору и чекам на покупку питьевой воды, можно приложить заключение санэпидстанции, о том что вода из под крана не пригодна к употреблению.

Рассмотрим подробно каждую статью расходов, которую можно принять к вычету в 2017 году.

1. Расходы на приобретение основных средств.

В эту статью расходов, помимо расходов на приобретение, можно включить расходы на уплату процентов при приобретении в кредит.

2. Расходы на приобретение товаров.

Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, а также расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке товаров.

3. Расходы материальные.

Такими расходами признаются расходы на уборку помещений, внештатные сотрудники, расходы по оплате услуг кадрового агентства, признать их можно только в том случае, если удастся обосновать, что эти услуги носят производственный характер. Также сюда можно отнести расходы на изготовление печати, ремонт систем вентиляции и кондиционеров, ремонт зданий, сданных в аренду, арендодателем.

4. Расходы на оплату труда.

В расходы нужно включить премии работникам за профессионализм, а вот премии к празднику включить нельзя, доплата по больничному до среднего заработка, алименты, которые удержали из зарплаты сотрудника, взносы на добровольное личное страхование на случай смерти, максимальная сумма, на которую можно уменьшить налоговую базу 15 тысяч рублей.

5. Налоги.

К расходам принимаются все налоги, сборы и взносы уплаченные самой организацией или третьими лицами, также НДФЛ удержанный из зарплаты работников и сумма НДФЛ удержанная у заимодавца, по процентам.

6. Прочие расходы.

Расходы на оплату интернета, приобретение баз данных, информационных и бухгалтерских программ, банковские услуги, банковские услуги по валютному контролю, расходы на услуги бухгалтеров, юристов, адвокатов и т.д., покупка лицензионных соглашений, расходы на покупку контрольно-кассовой техники и ее обслуживание.

Подтверждающие документы и правильность их оформления.

Обратите внимание! Безошибочно подготовить и сдать отчетность Вы легко можете с помощью онлайн-сервиса «Моё Дело». Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде.

Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию и фонды, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.

Со статьями расходов разобрались, теперь поговорим о подтверждающих документах и правильности их оформлении, т.к.

малейшая ошибка в документе и налоговый инспектор не примет к вычету данные расходы. Они очень кропотливо «под лупой» просматривают их.

Счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная — это основные документы для подтверждения расходов.

К счет-фактуре на услуги связи приложите распечатанную детализацию звонков;
Расходы на перелеты нужно подтверждать посадочным талоном и распечатать электронный билет, также нужно доказать обоснованность перелета, поэтому подготовьте например командировочное удостоверение;
Расходы на аудиторские, юридические услуги нужно подтвердить актом выполненных работ и к нему приложить копию заключения, которое вам дал специалист.
Расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются чеками (на обратной стороне чека должна стоять печать автозаправочной станции), обязательно должны быть путевые листы пронумерованные и отмеченные в «журнале учета путевых листов», товаро-транспортные накладные и утвержденные приказом руководителя нормы расхода топлива на каждый вид транспорта.

На что следует обратить внимание в первичном документе? Правильность его оформления.

1. Первичный документ, поступивший от поставщика (товарная накладная, акт выполненных работ, оказанных услуг, УПД), должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Если хотя бы одного реквизита нет, документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

2. Наименование продавца и покупателя должно соответствовать учредительным документам. При обнаружении ошибки в наименовании продавца или покупателя документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

3. Наименование товара должно соответствовать договору поставки, наименование работ (услуг) — договору на выполнение работ, оказание услуг. При обнаружении несоответствия в наименовании товаров (работ, услуг) документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

4. Проверить сумму НДС и цену товара с учетом НДС. При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

5. Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

6. Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ принимать к учету.

В завершении хочу напомнить, что если у индивидуального предпринимателя нет возможности собрать подтверждающие документы, то законодательство разрешает уменьшить величину доходов на 20%. Если расходы на предпринимательскую деятельность низкие, то и вовсе можно не собирать документы, но такие случаи скорее исключение, чем правило.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Учет расходов на УСН «Доходы минус расходы» | Какие расходы можно учесть в УСН 15%

Если вы выбрали упрощённую систему налогообложения с объектом «Доходы минус расходы», то вы можете снизить сумму налога за счёт своих затрат. Для этого придётся внимательно относиться к каждому платежу, который вы хотите учесть в налоге УСН. Прежде чем признать расход при расчёте налога, проверьте все обязательные условия.

Расход экономически обоснован и направлен на получение дохода.
Соответствует списку расходов из ст. 346.16 НК.
Вы полностью расплатились с поставщиком.
Вы уже получили то, за что заплатили: товар отгружен, услуга оказана, работа выполнена.
У вас есть документы, которые подтверждают расход.
Чтобы списать расходы на товары, которые вы купили, чтобы потом перепродать — товары должны быть проданы.

Учитывайте расход в налоге УСН по последней из дат:

дата оплаты поставщику,
дата получения от поставщика товаров, работ или услуг,
дата отгрузки товара конечному покупателю.

????

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Хочу попробовать

Обоснованность расхода

Расход должен быть оправдан с точки зрения ведения предпринимательской деятельности и направлен на получения дохода. К снижению налога могут приниматься только те расходы, которые целесообразны для ведения бизнеса.

Если, например, вы занимаетесь внедрением программного обеспечения, то вряд ли для вас будет целесообразно приобретение сварочного аппарата. Важно уметь убедительно объяснить, как именно помогают бизнесу те или иные затраты.

Соответствие расхода списку из Налогового кодекса

Важно: авансовые платежи по самому налогу УСН в расходах не учитывайте.

Расход оплачен и подтверждён документами

Расход подтверждают такие документы:

кассовый чек,
БСО,
платёжное поручение,
накладная,
акт сдачи-приёмки,
договор, квитанция и другие.

По документам должно быть понятно, за что и сколько вы заплатили. Также важно подтвердить получение товара, выполнение работы или оказание услуги. Если речь идёт о покупке материала в магазине, то достаточно кассового чека, если там указан товар, цена, организация-продавец и сумма.

Если речь идёт об услуге со стороны организации, то нужен платёжный документ — например, платёжное поручение, а также акт приёмки услуги. Последнее требование не прописано явно в Налоговом кодексе РФ, но следует из позиции Минфина — например, письмо от 12.12.2008 г.

№ 03-11-04/2/195, в котором указано, что уплаченные авансы не могут учитываться как расходы.

Если вы платите не деньгами, а, например, по бартеру или векселем, то такая оплата тоже должна быть подтверждена документом: актом взаимозачёта, актом приёмки-передачи векселя и т.д.

Таким образом, расходы учитываются на последнюю их дат:

дата, когда вы получили товар, работу или услугу — посмотрите в акте или накладной.
дата оплаты вами товара, работы или услуги.

Расходы на товары для перепродажи

Расходы на закупку товаров для перепродажи учитываются только после продажи товара вашему покупателю. Имеет значение не оплата клиентом товара, а его передача.

Пример:

20 марта вы закупили 20 подушек, по 1000 рублей каждая,
30 марта вы продали 4 подушки — в этот день учтите в расходах 4 000 рублей.

Сложность увеличивается, если один и тот же товар приобретается по разным ценам. В этом случае при продаже такого товара нужно знать, по какой цене он покупался, чтобы включить в расходы соответствующую сумму.

Расходы на товары для перепродажи учитываются в налоге УСН по последней из дат:

дата, когда вы оплатили товары поставщику,
дата передачи товара клиенту — дата накладной клиенту на продажу товара или дата отчёта о рознице.

Расходы на основные средства списывайте поквартально

Основные средства — это товары или имущество, которые используются в деятельности предприятия, а не для перепродажи. Срок их использования — больше года, стоимость — больше 100 000 рублей.

Расходы на покупку основных средств — это первоначальная стоимость имущества. Она определяется как сумма всех фактических затрат на покупку. Главное правило — стоимость основного средства списывайте в расходы равными долями в течение одного календарного года.

Можно начать списывать с того квартала, в котором основное средство введено в эксплуатацию. Расходы учитываются на последнее число квартала: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря. Так, к концу года приобретённое имущество должно быть полностью списано.

Подробнее про учёт основных средств читайте в статье «Особый учёт основных средств в налоге УСН».

Расходы на рекламу

Рекламные расходы подразделяются на нормируемые, которые можно списать только в определённом размере, и ненормируемые, которые можно списывать полностью.

Без ограничений можно списывать только следующие рекламные расходы:

на рекламные мероприятия через СМИ;
световую и иную наружную рекламу, в том числе на изготовление рекламных стендов и щитов;
на участие в выставках, ярмарках, на оформление витрин и выставок, на изготовление рекламных брошюр и каталогов, а также на уценку товаров, которые утратили своё качество на выставке.

Все прочие расходы на рекламу можно учесть в размере не больше 1% от выручки в том же периоде. Например, затраты на призы при проведении розыгрыша в первом квартале можно списать при расчёте налога не больше, чем на 1% от выручки за квартал.

Подробнее о рекламных расходах читайте в статье.

Всегда проверяйте правильность учёта расходов, от этого зависят показатели в декларации и сумма налога. Содержите в порядке все документы, подтверждающие расход, и обязательно сохраняйте их не менее 4 лет.

Статья актуальна на 19.01.2022

Что делать, если ваш бизнес на усн 6%, но вы получили требование подтвердить расходы

Думаете, это ошибка или абсурд? Увы, поступление таких запросов от банков и налоговой инспекции — это устойчивая тенденция последних месяцев, неизменно повергающая предпринимателей, получивших такое «счастье», в панику.

Действительно, есть из-за чего быть в недоумении. Ведь основная причина, по которой предприниматель изначально выбрал УСН 6%,скорее всего, и заключалась в том, что он не имел желания вести учёт своих расходов, а, возможно, заведомо знал, что никаких документов в подтверждение своих расходов он априори предоставить не сможет.

Жил себе предприниматель не тужил, исправно уплачивал 6% от всех поступивших на расчётный счёт сумм доходов в бюджет, и тут вдруг ему прилетает от банка или налоговой требование пояснить, что формирует расходную часть его бизнеса и предоставить первичные документы, подтверждающие расходы.
Предприниматель в шоке, поскольку, в лучшем случае, приобретает свои товары за наличные у частников на рынках, и чаще всего, даже не на российских рынках, или вообще берёт эти товары в каких-то ему одному известных секретных местах, которые никому раскрывать не хочет.
????При этом, предпринимателю понятно,что игнорирование запроса банка приведёт к блокировке счета, а игнор налоговой закончится штрафом, новыми запросами, вызовами и проверками.
Значит, ответить что-то нужно, но вот что и как ответить, чтобы не навлечь на себя дополнительных проблем, это задачка действительно со звёздочкой.
ЧТО ЖЕ ВСЕ-ТАКИ ОТВЕЧАТЬ?

Начнём с того, что самое важное в данной ситуации — это не столько подготовить грамотный ответ, сколько понять, откуда «растут ноги». То есть попытаться понять, зачем налоговой понадобилась информация о Ваших расходах, как она планирует её использовать, и, соответственно, что может «прилететь» Вам в дальнейшем.

Вариантов тут может быть много, как более, так и менее безобидных по возможным последствиям.
Например, налоговый орган прислал требование о подтверждении расходов по Вашему ИП на УСН 6%,потому что:
⭕Он подозревает Вас или Ваших контрагентов в нарушении порядка работы с наличными денежными средствами, неприменении кассового аппарата там, где это полагается по законодательству и хочет утвердиться в своих намерениях об открытии специальной проверки на этот счёт,
⭕Он подозревает Вас в дроблении бизнеса с целью применения пониженных налоговых ставок (актуально, если у Вас или Ваших родственников есть еще ИП/ООО с аналогичной деятельностью), и сведения о Ваших расходов нужны ему, чтобы пересчитать Ваши налоговые обязательства по более высоким ставкам налогов,
⭕На Вас «настучали» бывшие или нынешние работники, раскрыв какие-то спорные с точки зрения законодательства аспекты Вашей деятельности (например, торговлю товаром, полученным не совсем законным путем, или наличие официально не оформленных сотрудников, получающих черно — серые зарплаты), и налоговый орган хочет получить побольше доказательств данных фактов, прежде чем начинать выездную проверку,
⭕Но может быть и так, что Ваш бухгалтер, дабы побыстрее расправиться со своими задачами, сдал Вашу декларацию, с хорошими суммами налога, сильно раньше законодательно установленного срока, и оказалась она у налогового органа одна-одинешенька, когда времени у него много, а других деклараций нет, вот он и решил пустить всю свою энергию на неё, запрашивая всё, что можно и нельзя (сдавать сильно раньше срока вообще никогда ничего не нужно, если что).
➡️Теперь переходим непосредственно к содержанию ответа на запрос.

Положа руку на сердце, мы не смогли, даже теоретически, найти плюсов от варианта, при котором предприниматель в ответ на запрос будет детально расписывать налоговому органу, как он едет в Китай и там покупает за китайские наличные у местных полулегальных портных, например, копии аксессуаров известных брендов, которые затем реализует в России. Или даже если он всего лишь продаёт петрушку, выращенную его бабушкой на дачном участке.

✅С учетом того, что предприниматель всё равно рассчитывает свои налоги только исходя из доходов, никакой пользы от предоставления подобной лишней информации третьим лицам, очевидно, предпринимателю ждать не стоит, поэтому ответ может структурироваться следующим образом:
1️⃣Вводная часть, в которой предприниматель сообщает, что он таки на УСН с объектом «доходы», в связи с чем он рассчитывает свои налоговые обязательства исходя из полученных сумм доходов и, опираясь на документы, подтверждающие его доходы, и учет расходов, соответственно, не ведет.
Приводим ссылки на НК РФ, разъяснения уполномоченных органов и судебную практику (таковых на сей счет не много, но имеется в открытом доступе, если хорошо поискать).
2️⃣Приводим краткое описание бизнеса, не вдаваясь в подробности того, откуда берется то, что Вы продаёте (например, можно указать, что продаваемые товары приобретаются в различных розничных точках, которые варьируются).
3️⃣Прилагаем документы, подтверждающие сумму полученного Вами дохода, который был отражен в декларации (например, это могут быть отчеты о продаже товаров или же просто выписка с расчетного счёта ИП).
Сообщаем, что предоставляем все документы, послужившие основой для расчёта налоговых обязательств, и что никаких ошибок мы в своей ранее представленной декларации не обнаружили.
✨Такой ответ хорош тем, что:
а)он дан, а значит, оштрафовать Вас за отсутствие ответа на требование уже нельзя,
б) он содержит ответы на все вопросы (пусть и краткие), в связи с чем сказать, что Вы не предоставили информацию, необходимую для налогового контроля, также нельзя,
в) он даёт понимание того, что Вы в курсе положений налогового законодательства, своих прав и обязанностей (а значит, если весомых оснований нет, то лучше найти кого-то менее грамотного и за счёт него выполнить план доначислений).

????Если Вам необходим наш ПРИМЕР ГОТОВОГО ОТВЕТА на подобное требование, его можно приобрести, обратившись по электронной почте info@upravnalog.ru.