Как полностью отказаться от электронной подписи?

Основной вопрос, возникающий в связи с применением электронной документации, касается юридической силы электронной подписи (ЭП) – каково ее юридическое значение, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным? Попробуем разобраться.

Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?

Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм. Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.

Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.

Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.

Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще подделать собственноручную подпись.

Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.

Имеет ли юридическую силу электронная подпись?

Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.

Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом

Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.

Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:

Простую ЭП. Чаще всего используется для регистрации на различных порталах при получении государственных услуг. Допускается ее применение при документообороте между контрагентами, если это предусмотрено в соглашении между сторонами.
Усиленная неквалифицированная ЭП. Применяется при участии в торгах, а также между контрагентами, если данный формат одобрен соглашением между сторонами.
Усиленная квалифицированная ЭП. Применяется в бухгалтерии, при сдаче налоговых отчетностей, а также в электронном документообороте.

Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.

Быстро внедрим юридически значимый ЭДО у вас в организации

Можно ли предоставить в суд электронный документ?

Суд будет расценивать электронный документ, принимая его в качестве доказательства, в следующих случаях:

Между сторонами было заключено соглашение, указывающее, что электронный документооборот приравнивается к стандартному порядку;
Фактически отношения подтверждаются реальными действиями сторон, например, поставкой товара, наличием платежных поручений и так далее (определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08).

Для предоставления электронного документа в качестве доказательства следует распечатать его. Также нужно представить документы, подтверждающие личность и полномочия лица, которое его передает.

В качестве бесспорного доказательства принимается документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Именно такой вариант рекомендуется для использования на практике.

Наличие такого типа подписи подтвердит ряд информации:

подписание документа конкретным лицом;
подписанный документ не изменялся после подписания.

Также необходимо будет подтвердить подлинность ключа ЭП, для чего потребуется полученный в удостоверяющем центре сертификат.

Бесплатная консультация

эксперта

Руководитель отделасопровождения 1С

Проблемы правового регулирования электронных документов

Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие.

С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.

08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.

В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.

Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:

Лицо, которое использовало подпись, не может быть определено с точностью. Это касается деятельности организаций. В данном случае рекомендуется вынести документ, который определит перечень сотрудников, имеющих право на использование ЭП.
Подсудность. В договоре стоит четко определять подсудность, так как контрагенты могут находиться в удаленных регионах друг от друга. Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы, так как не всегда стороны предоставляют реальные данные на своих сайтах или в переписке. Информацию следует тщательно проверять.
Хранение электронных документов. Если в отношении большей части бумажных документов имеются требования о сроках хранения, то в отношении электронных версий такое регулирование отсутствует. Организациям рекомендуется хранить копии на удаленных серверах в течение таких же сроков, как если бы это были обычные бумаги. В целом, дублирование документов на бумажных носителях не обязательно, но может помочь в их сохранности.

Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.

На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.

Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО.

Наша компания специализируется на этом, и предоставляет авторскую безроуминговый технологию юридически значимого ЭДО — WA:ЭДО, интегрированную с 1С и различными операторами ЭДО.

А также предлагает консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО и ЭП, проводит экспертную оценку электронных документов и электронных подписей и оказывает услуги по представлению в суде по делам, связанным с использование электронных документов и ЭП.

Предыдущая статья Как подписать документ электронной подписью в WORD Следующая статья Описание 1С Документооборот 2.1 ЭДО для маркировки товаров Ряд товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно расширяется. В этой статье мы рассмотрим, зачем подключать ЭДО к системе маркировки, а также способы и требования к такой интеграции. Операторы электронного документооборота: какого выбрать? В этой статье мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО Первичные документы в электронном виде Первичный учетный документ необходимо составлять во время или сразу после осуществления любой хозяйственной операции как свидетельство о ее совершении. Поговорим об электронной форме «первички» Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

Обновление дополнительной базы
3 часа работы специалистов
1 месяц консультаций *

Что грозит предпринимателю, если его электронная подпись попадёт к мошенникам

Законы

Владелец компании, которая вовремя сдаёт отчетность и платит налоги, весной 2021 года обнаружил, что счёт заблокирован. Причина — задолженность по НДС.

Бухгалтер посмотрела камеральные проверки по декларациям и обнаружила там сданную декларацию по НДС, которую она не сдавала. Оказалось, что от имени компании мошенники подали декларацию по НДС за 2 квартал 2020 года и повесили на компанию 9000 ₽ НДС.

В статье разбираемся, что делать в такой ситуации и как уберечь электронную подпись от мошенников.

Электронная подпись — это цифровой аналог обычной подписи. Если кто-то оформит на вас кредит и подделает подпись в договоре, придётся долго доказывать, что подпись не ваша и у банка вы ничего не брали.

Электронную подпись нельзя подделать, но можно украсть.

Из-за этого предприниматели теряют квартиры и автомобили, становятся номинальными руководителями фирм-однодневок, их компании переоформляют на других людей и выводят деньги.

История из жизни

Предприниматель из Тулы нанял главного бухгалтера и доверил ему собственную электронную подпись.

Главный бухгалтер оказался мошенником: он подписывал ей платёжные поручения, чтобы переводить деньги ИП на свой банковский счёт.

Начал с небольших сумм — в первый раз перевёл себе 12 500 ₽, и когда понял, что сработало, уже не мелочился. За четыре месяца он похитил у своего руководителя 1 179 000 ₽.

Суд приговорил бухгалтера к штрафу в 500 000 ₽.

Приговор Центрального районного суда г. Тула

Завладеть вашей электронной подписью мошенники могут четырьмя способами:

Физически получить доступ к токену — устройству, похожему на флешку, на котором хранится электронная подпись. Если владелец токена оставит его где-то, электронная подпись может попасть в руки мошенников.
Похитить закрытый ключ, который хранится на токене с помощью вирусных программ. Когда человек, который использует электронную подпись, нажимает на подозрительные баннеры или открывает сомнительные сообщения в почте, на его компьютер может загрузиться вирус. Вирус автоматически меняет реквизиты получателя платежа, и деньги, которые предприниматель отправляет поставщикам или налоговой, уходят мошенникам.
Часто электронной подписью пользуется не сам её владелец, а кто-то из сотрудников. Уволенный сотрудник, у которого забыли забрать ЭП, может купить товар от имени фирмы и скрыться, оставив долг бывшему начальнику.
Жертвами мошенничества с электронной подписью становятся даже те предприниматели, которые не получали ЭП. Мошенники могли оформить подпись за вас. До 2022 года электронные подписи выдавали удостоверяющие центры, и некоторые даже не требовали личного присутствия владельца.

История из жизни

Павел заподозрил неладное, когда ему позвонили из банка и предложили открыть расчётный счёт для его фирмы. Павел проверил реестр юридических лиц и обнаружил себя директором двух предприятий, которые он никогда не открывал. Позже он узнал, что ещё одно ООО мошенники оформили на его жену. В налоговой Павлу сказали, что фирмы зарегистрированы с помощью электронной подписи.

Признать электронную подпись недействительной удалось только через суд. На это ушло около года. Налоговая ликвидировала ООО — к счастью, на них ещё не успели накопиться долги.

В полиции, куда Павел обратился сразу, отказались заводить дело из-за отсутствия события преступления.

Как уберечь электронную подпись от мошенников

Правила обращения с электронной подписью достаточно простые, но, как и в случае, с любыми другими паролями, их часто нарушают. Вот, что нужно делать, чтобы сохранить электронную подпись в безопасности ↓

Никому не передавать токен с электронной подписью.

Часто бывает так, что директор компании получает электронную подпись и передаёт токен бухгалтеру, который подписывает все документы от имени руководителя. Так делать не стоит.

Подпись должен использовать только сам владелец. Если сотрудник подписывает документы компании, у него должна быть своя подпись — для физлица, а со следующего года ещё и электронная доверенность.

Хранить носитель электронной подписи в надёжном месте. Лучше всего подойдёт сейф. А если носитель подключен к компьютеру, не оставляйте его без присмотра.

Сменить пароль. Вместе с электронной подписью вы получаете пароль. Для безопасности его следует поменять. Не храните пароль записанным на листочке рядом с флешкой и никому не говорите его.

Защищайте компьютер от вирусов. Не используйте электронную подпись, если на компьютере не установлена антивирусная программа, и не открывайте подозрительные письма.

Что такое «УКЭП в придачу»

Некоторые организации, которые помогают бизнесу регистрировать ККТ, открывать расчётные счёта и вести бухгалтерию, оформляли электронную подпись, не предупреждая предпринимателей.

Чтобы сократить количество хождений клиента по инстанциям, компания сама получала на него электронную подпись, а дальше её могли выдать предпринимателю, а могли хранить в облачном сервисе компании.

Если клиент отказался от услуг, подпись аннулировали, но могли и просто забыть про неё.

Пункт об оформлении электронной подписи обычно есть в договоре, но на нём не акцентируют внимание. Налоговая предупреждает, лучше проверять договор и спрашивать про электронную подпись сотрудников компании, за чьими услугами вы обращаетесь.

Получить «УКЭП в придачу» можно было до 2022 года, когда подписи предпринимателям выдавали удостоверяющие центры. С 1 января 2022 года подпись можно получить только в налоговой или у её доверенных лиц — для этого обязательно личное присутствие.

Проверить, выпущена ли на ваше имя электронная подпись, можно на Госуслугах. Для этого:

Зайдите в личный кабинет на Госуслугах.
Выберите раздел «Настройки и безопасность».
Нажмите в меню слева на пункт «Электронная подпись».

Если у вас есть электронная подпись, здесь будет информация о ней и о том, какой удостоверяющий центр её выпустил. Если подпись есть, а вы её не оформляли, надо разобраться. Скрин: Госуслуги

Предприниматель, на которого мошенники повесили 9000 ₽ задолженности по налогам, сходил в налоговую с паспортом и распечаткой электронного сертификата и написал заявление с просьбой аннулировать и заблокировать ключ ЭЦП.

Там же в налоговой он узнал, кто именно выдал вторую электронную подпись. Затем пошёл к оператору и написал заявление с просьбой заблокировать левую ЭЦП.

Ещё ему посоветовали поменять паспорт, раз его паспортные данные, которые нужны для получения электронной подписи, уже оказались у мошенников.

Если вы узнали, что мошенники воспользовались вашей электронной подписью:

Обратитесь в удостоверяющий центр, которые выдал сертификат электронной подписи, и аннулируйте его.
Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Минцифры.
Если удостоверяющего центра нет в списке аккредитованных УЦ, значит, он не прошёл аккредитацию по новым правилам. В таком случае с 1 января 2022 года электронная подпись автоматически стала недействительной.
Если мошенники сдали за вас отчётность, напишите заявление в налоговую. Заявление можно отнести лично, отправить почтой или через интернет.
Если на вас зарегистрировали компанию или ИП, сообщите в налоговую. Отправьте заявление по форме № Р34001, лучше — по месту регистрации компании или ИП.

Чтобы признать недействительными договоры, которые от вашего имени подписали мошенники, обращайтесь в суд. Если хотите наказать мошенников — в полицию.

Электронная подпись — это цифровой аналог обычной подписи. Если ЭП попадёт к мошенникам, можно потерять квартиру или машину, стать номинальным руководителем фирмы-однодневки, потерять свою компанию и все деньги.
Чаще всего мошенники получают доступ к ЭП, если предприниматель теряет флешку с электронной подписью, доверяет её своим сотрудникам или не устанавливает на компьютер антивирусные программы. Иногда мошенники могут сами оформить электронную подпись за вас.
Чтобы защитить свою электронную подпись, храните флешку в надёжном месте, никому не передавайте её и смените пароль, который вам выдали при оформлении.
Проверяйте на Госуслугах, не выпущена ли на ваше имя «левая» электронная подпись.
Если мошенники уже воспользовались вашей электронной подписью, аннулируйте её в удостоверяющем центре. Если за вас сдали отчётность или повесили на вас фирму-однодневку, сообщите в налоговую.

Опубликовали 8 октября 2021 года

Как изменится порядок работы с электронными подписями

Закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ существенно меняет порядок работы с электронными подписями, некоторые изменения вступают в силу уже с 1 июля 2021 года. ЭП будет выдавать налоговая, удостоверяющих центров станет меньше, а должностным лицам компании придётся оформлять отдельные подписи и электронные доверенности. Об этих и других изменениях — в нашем материале.

С 1 января 2022 года ФНС будет выдавать бесплатные электронные подписи для коммерческих и некоммерческих организаций, ИП и нотариусов. ЭП для бюджетников будет выдавать Федеральное казначейство, а для финансовых организаций — ЦБ РФ.

По-прежнему можно будет купить подпись в удостоверяющих центрах, но только тех, которые соответствуют новым повышенным требованиям.

Для «бесшовного» перехода на новый регламент ФНС будет выдавать бесплатные подписи бизнесменам уже с 1 июля 2021 года.

Это будут квалифицированные электронные подписи (КЭП). С юридической точки зрения КЭП — это полный аналог собственноручной подписи руководителя компании или индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 6 закона от 06.

04.2011 № 63-ФЗ). Руководитель фирмы или ИП смогут использовать её для любых хозяйственных операций: документооборота с контрагентами, сдачи отчетности, подписания кадровых документов, участия в госзакупках и т.п.

Электронная подпись, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.

Для оформления КЭП руководитель компании или индивидуальный предприниматель должен лично прийти в свою ИФНС со следующими документами:

Заявление на получение КЭП.
Документ, удостоверяющий личность.
Свидетельство СНИЛС.

Практического опыта выдачи электронных подписей у налоговиков пока нет. Поэтому, чтобы избежать очередей и других проблем при оформлении КЭП, лучше заранее позвонить в свою ИФНС, выяснить детали и записаться на приём.

Типовая форма заявления на получение КЭП не разработана, но в соответствии с п. 23 Порядка, утверждённого приказом ФНС РФ от 30.12.2020 № ВД-724/982@, в этом заявлении должны быть следующие данные:

Наименование юридического лица, если заявление подает руководитель компании.
ФИО заявителя — руководителя юридического лица, или ФИО индивидуального предпринимателя.
Реквизиты документа, удостоверяющего личность, и номер СНИЛС руководителя или ИП.
ИНН юридического лица или ИП.
ОГРН для организации или ОГРНИП для ИП.
Адрес электронной почты заявителя.

Согласно информации, размещенной на сайте ФНС, с 1 июля 2021 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели смогут подать заявление на выпуск КЭП через личный кабинет налогоплательщика.

ФНС проверит данные налогоплательщика и в течение пяти дней после завершения проверки выдаст ЭП.

Это бесплатно, но нужно купить за свой счёт и принести в налоговую носитель информации (токен), который соответствует требованиям ФСБ (приказ от 27.12.2011 № 796). Купить его можно в удостоверяющем центре (УДЦ) или непосредственно у производителей.

Внешне токен для ЭЦП напоминает обыкновенную флешку. Отличие в том, что на токене установлено специальное программное обеспечение, которое обеспечивает защиту подписи от изменений и ограничение доступа к ней с помощью пароля.

Наиболее известные носители в России — это продукты линейки «Рутокен». Но можно пользоваться и другими моделями токенов. Для подстраховки уточните в своей ИФНС, какие именно модели примут для записи ЭЦП.

С 1 июля 2021 электронную подпись можно получить только в тех УДЦ, которые пройдут аккредитацию по новым правилам.

Требования к УДЦ существенно ужесточились. В частности, минимальный размер уставного капитала увеличен с 7 млн руб. до 1 млрд руб. Также усложнена и сама процедура прохождения аккредитации. В июне 2021 года в РФ действует около 400 УДЦ, но по оценкам специалистов подтвердить соответствие новым правилам смогут не более 15-20 из них.

С 1 января 2022 года юридические лица и ИП смогут получать ЭП только в ФНС или в одном из УДЦ, который получит статус доверенного лица ФНС. Физлица с 1 июля 2021 года будут получать подписи в УДЦ, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Стоимость ЭП для физического лица с учетом покупки носителя составляет в среднем от 1 000 до 2 500 рублей на год.

ЭП юридических лиц или ИП, которые выданы коммерческими УДЦ, прекратят своё действие 1 января 2022 года. Если срок действия ЭП заканчивается в июне-июле 2021 года, есть два варианта.

Сразу получить новую ЭЦП в ФНС, обратившись туда после 1 июля 2021 года. Но здесь могут быть проблемы, связанные с большими очередями и неотработанным процессом выдачи в целом.
Получить электронную подпись в одном из коммерческих УДЦ, которые подтвердят своё соответствие новым правилам. Но такая подпись будет действовать только до конца 2021 года, а потом придётся получать новую в ФНС, зато это можно будет сделать уже в спокойном режиме и после сдачи квартальной отчётности.

Не исключено, что срок действия электронных подписей, выданных после 1 июля 2021 года УДЦ, прошедшими аккредитацию по новым правилам, продлят и на 2022 год. Но это только предположение, пока официальных разъяснений на эту тему нет.

Если имеющаяся подпись действует до конца 2021 года, целесообразнее сразу в плановом порядке получить новую в ФНС. Тогда точно не будет проблем, связанных с досрочным прекращением действия новой ЭП.

С 1 января 2022 года электронную подпись организации или ИП смогут использовать только руководитель организации или сам ИП.

Для других ответственных лиц, например, заместителя директора или главбуха, нужно будет купить личную электронную подпись физлица в тех УДЦ, которые останутся на рынке после аккредитации по новым правилам, и оформить специальную электронную доверенность. Такую доверенность нужно будет выдать всем должностным лицам, которые имеют право подписи, кроме руководителя организации или самого ИП.

Ответственные лица лица будут прилагать доверенность к пакету электронных документов при каждом использовании личной ЭЦП от имени компании или ИП. Форма доверенности пока не утверждена, есть только проект постановления Правительства.

Что делать, если налоговая заблокировала электронную подпись?

Почему ФНС может заблокировать ЭЦП? Как узнать о том, что ваша ЭЦП заблокирована налоговиками? Как избежать блокировки электронной подписи? Отвечаем на эти и другие вопросы.

Как узнать о блокировке электронной подписи?

Как правило, извещение о блокировке ЭЦП предприятия или предпринимателя заранее не приходит — это выясняется только в процессе подачи отчетности. Причем в причинах блокировки разбираться придется именно налогоплательщику. ФНС не присылает уведомительных писем или предостережений.

Как понять, что именно ФНС блокировала ЭЦП?

Если в ответ на ваш запрос пришел текст с отказом на принятие документа, а в причинах: «Отсутствие, неправильное указание ЭП». В тексте-ошибке вы увидите «ЭП не принадлежит отправителю/подписанту документа. По сведениям НО…». Сокращение «НО» означает «Налоговый орган»; ниже указывается должностное лицо, подписавшее отказ.

Почему ФНС может блокировать ЭЦП?

ЭЦП может быть блокирована налоговиками по ряду причин:

Налоговые органы увидели в юридическом лице или ИП признаки «фирмы-однодневки».
Изменились данные об организации или предпринимателе в ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
Организация или предприниматель имеют задолженность по налогам, уменьшают чистые активы или наращивают кредиторскую задолженность, т.е. проявляют признаки недобросовестного налогоплательщика.

Что делать, если вашу электронную подпись заблокировали?

В первую очередь необходимо связаться с ФНС и выяснять причины. Вам требуется найти сотрудника, принявшего решение о блокировке, и запросить объяснения. Далее нужно будет дать разъяснения или устранить причину блокировки.

Например, если не совпадает адрес регистрации директора и размещения организации, вам потребуется доказывать благонадежность фирмы (ведение реальной хозяйственной деятельности).

А вот если налоговая нашла расхождения в данных, отраженных в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, то вам нужно будет устранить несоответствия и только после этого выпускать новую ЭЦП.

Другой путь – получить электронную подпись заново. Этот вариант гораздо быстрее, поскольку вам не придется тратить время на поиск контактов ответственного за блокировку сотрудника налоговой и предоставлять ему доказательства. Важно понимать, что если у вас произошли изменения, не отраженные в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП, то новую подпись следует получать только после их устранения.

Как правило, больше всего времени уходит на выяснение причин блокировки электронной подписи. Сама разблокировка ЭП налоговиками может произойти в течение 5 минут. Но это может быть только в тех случаях, когда ваши комментарии налоговики сочтут исчерпывающими. Однако в некоторых случаях единственным выходом из сложившихся обстоятельств является выпуск новой ЭП.

Какие еще есть причины блокировки электронной подписи?

Еще одна причина, почему может не работать ЭЦП – это аннулирование выдавшим ее удостоверяющим центром. Такая ситуация возможна в случаях, когда есть подозрения на факт компрометации ключа электронной подписи.

Это означает, что УЦ потерял доверие к тому, что используемые ключи обеспечивают безопасность информации.

Это может быть в случаях, если есть подозрения в утечке информации, в краже или потере ЭЦП, в возможности использования ключом третьими лицами.

В таких случаях удостоверяющий центр аннулирует сертификат ключа электронной подписи и отражает в реестре дату и основания для аннулирования. До того, как информация вносится в реестр, УЦ обязан уведомить владельца об аннулировании.

Кроме всего вышеперечисленного, если вы используете для электронной подписи несертифицированный носитель (например, обыкновенную флешку), то она также может быть заблокирована ФНС. Об этом было выпущено соответствующее разъяснение: квалифицированный сертификат записывается только на носитель ключевой информации, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

Как быстро получить ЭЦП?

Обращайтесь к нашим специалистам! Мы выпустим для вас электронную подпись для любых нужд: для отчетности, для взаимодействия с государственными системами, для торгов и т.д. Мы бесплатно ответим на все вопросы по правилам работы ФНС в части электронной подписи и предоставим сертифицированный носитель.

Остались вопросы? Задайте их прямо сейчас!

Отказ от ЭДО

Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.

Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.

Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.

Основные причины отказа от электронного документооборота

Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.

Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:

Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.

Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции.

Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.

Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.

Электронный документооборот нужен только большим компаниям.

Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.

Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.

Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе.

Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.

Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.

Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.

Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.

Веб-версию не нужно устанавливать, достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут.

Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.

Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.

Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.

Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.

Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.

При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.

Поможем безболезненно перейти на ЭДО и перевести контрагентов

Оставить заявку

Как оформить отказ от электронного документооборота

Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.

Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:

Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.

Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.

Образец письма об отказе от ЭДО

Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:

Главному бухгалтеру ООО «Компания»

Иванову И.И.

Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.

К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.

Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.

Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.

Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО

Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.

Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:

Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.

Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.

Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:

проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
развитие информационной системы ФНС и другое.

Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.

Развеем мифы, ответим на вопросы и наладим удобный ЭДО

Подключиться