На какое название оформить гарантийное письмо при одновременной смене наименования и адреса?

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

наименование адресата (получателя письма);
почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

должностное лицо/несколько должностных лиц;
организация;
структурное подразделение организации;
группа организаций;
физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева, канд. ист. наук, доцент

Гарантийное письмо — что это такое, формы, правила оформления, инструкция по составлению, образец

Чтобы гарантийное письмо смогло выполнить свою функцию, необходимо при его написании учитывать характерные особенности составления документа.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо — это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Специальных правил, которые регламентируют оформление и использование гарантийных писем в российском законодательстве, нет. Поэтому при составлении руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо больше выступает частью договора, в котором более полно отражаются все условия сделки. Оно является дополнительным гарантом выполнения обязательств, определенных договором.

В отдельных случаях гарантийное письмо может заменять договор.

Классификация

Гарантийные письма в зависимости от предназначения, какую сделку они обеспечивают, можно проклассифицировать по разным видам и формам.

Виды

Основными видами являются:

письмо-оферта;
письмо-акцепт;
дополнительное соглашение.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта – это письменное предложение договориться, содержащее существенные условия сделки. Понятие и процедура применения предложения описана в статье 435 ГК РФ. Для того, чтобы оферта могла быть частью договора, в ней должны содержаться его индивидуальные признаки (наименование товара, услуги, срок выполнения, порядок доставки).

Обязательно должен быть прописан срок, т. к. оферта, направленная в адрес клиента, не может быть отменена в течение указанных периодов для ответных действий, если в самом тексте не содержится других условий. Какие предложения может содержать оферта:

оказания услуг;
произведения оплаты за товары и услуги;
выполнение работы;
доставка товара.

В письме-оферте может содержаться одновременно одно или несколько условий.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт – это согласие лица, которому адресована оферта. Оно выступает второй составной частью договора. Согласно ст. 438 ГК РФ, акцепт должен быть полным и безоговорочным, поэтому выражения одного только письменного согласия недостаточно. Гарантийное письмо-акцепт должно содержать порядок действий, необходимых для совершения сделки, обозначенной в письме-оферте.

Обратите внимание, при акцепте предложения считается, что клиент согласен на все условия оферты. Если клиент не акцептовал оферту, значит обязательств между сторонами не возникли.

Дополнительное соглашение

Гарантийные письма не содержат достаточной информации по условиям сделки. В них не прописываются порядок расчетов, ответственность за нарушение условий, способы урегулирования споров.

Чтобы более точно обозначить права и обязанности сторон сделки, можно заключить дополнительное соглашение. Однако, в этом случае проще оформить стандартный договор.

Какие формы гарантийного письма существуют

Форма гарантийного письма обозначает, для каких целей оно составлено. Наиболее распространенными направлениями являются:

оплата задолженности;
в налоговую;
арендная плата;
выполнение работ;
купленный товар.

По оплате задолженности

Письмо, гарантирующее оплату задолженности, является признанием долга со стороны должника. Оно может быть составлено, если должник в силу обстоятельств не может погасить задолженность в срок. Письмо должно содержать на какой срок переносится оплата и обязательство по погашению.

В налоговую

Гарантийное письмо могут запросить в налоговой инспекции при регистрации юридического лица.

Это происходит в случае, когда требуется подтвердить юридический адрес местонахождения компании, если она арендует помещение.

Гарантийное письмо по аренде, будет выступать подтверждением, что собственник помещения намеревается заключить договор аренды с регистрируемой организацией и предоставить ей юридический адрес.

На оплату аренды жилья

Гарантийное письмо по оплате аренды жилья потребуется в случае, если арендатор не имеет возможности внести плату за арендуемое помещение в настоящий момент. В этом случае он может согласовать с арендодателем возможность и условия отсрочки платежа. При положительном ответе арендатор составляет арендодателю гарантийное письмо с указанием срока переноса оплаты.

На выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ будет содержать обязательства подрядчика по их исполнению в срок и в полном объеме. Оно может быть составлено в преддоговорный период и будет выражать серьезность намерений подрядчика.

В период выполнения работ, чтобы конкретизировать сроки их проведения. Гарантийное письмо может выполнять роль договора между сторонами. В этом случае подрядчик указывает в письме какие работы и в какие сроки он обязуется выполнить, а заказчик в акцепте принимает обязательства по оплате.

На поставку товара

Гарантийное письмо-оферта содержит предложение поставки товара. Оно составляется, если поставщик хочет предложить взаимовыгодное сотрудничество другой компании. Предназначением документа выступает проявление заинтересованности потенциального партнера и впоследствии заключения договора на поставку товара.

Другие формы документа

Аналогичные гарантийные письма составляются при осуществлении и других событий и сделок в процессе хозяйственной деятельности компаний или для физических лиц.

Например, гарантия, что контракт будет заключен в установленный срок; при получении займа должник гарантирует выплату займодавцу в установленный срок в определенной сумме; студенту необходимо гарантийное письмо о том, что работодатель примет его на работу для предоставления в ВУЗ.

Юридическая сила документа

Главные юридические функции гарантийного письма:

доказательство факта оформления соглашения между контрагентами;
удостоверение условий обязательств между сторонами сделки;
факт признания задолженности.

Как правильно составить документ

Поскольку установленной законом формы гарантийного письма нет, оно составляется в зависимости от вида, формы, кто является составителем. При написании обязательно соблюдать правила делового общения, четкие и понятные формулировки.

Необходимо учитывать реальные свои возможности по выполнению принимаемых обязательств.

Какая информация должна присутствовать в документе

Какие реквизиты должны присутствовать в обязательном порядке, независимо от статуса составителя:

номер и дата;
адресат;
вид гарантийного письма;
текст предложения или обязательства;
данные отправителя;
подпись составителя с расшифровкой.

От юридического лица

Если составителем гарантийного письма выступает юридическое лицо, документ будет иметь следующие особенности:

составляется на фирменном бланке компании;
должен содержать юридический адрес, контактные телефоны, реквизиты банковского счета организации;
документ подписывается первым лицом компании, гл. бухгалтером, ставится печать.

Пример письма на оплату задолженности:

При написании писем других видов, меняется только их содержательная часть.

От индивидуального предпринимателя

Особенность гарантийного письма от предпринимателя в том, что у него может не быть расчетного счета и печати, поэтому он вписывает свои данные паспорта. Если расчетный счет открыт, форма письма будет аналогичной, как по юридическому лицу.

От физического лица

Написание гарантийного письма физическим лицом требует указания в нем паспортных данных и места регистрации составителя. Форма и содержание документа остаются стандартными.

Образец документа

Формулировка текста может включать дополнительные необходимые условия.

Распространенные ошибки при заполнении документа

Какие самые распространенные ошибки допускаются составителями гарантийных писем:

Расплывчатые формулировки. Документ должен содержать четкие и понятные условия предложения или обязательства, не допускать двусмысленности или иносказания.
Не прописываются существенные условия сделки. Не указывается сумма, объем, срок исполнения обязательств, ответственность сторон. Необходимо максимально точно обозначить все существенные параметры.
Не указывается контактная информация. Это является необходимым условием гарантийного обязательства.
Не прикладываются дополнительные документы. Если содержание гарантийного письма требует дополнительный документ-подтверждение, оно должно быть приложено. Например, свидетельство о праве собственности при представлении гарантийного письма в налоговую службу для регистрации ООО.

Как вручить документ

Способы вручения:

Лично под роспись руководителю компании или уполномоченному лицу. При этом нужно либо приготовить два экземпляра документа, чтобы на втором была поставлена подпись о получении, либо получить расписку о принятии.
Использование курьерской доставки.
Отправка по почте с уведомлением о вручении.
Использование электронных способов отправки.

Советы юристов

Для того, чтобы правильно составить гарантийное письмо, юристы советуют обратить внимание на следующее:

Из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. Просто признать наличие задолженности мало, необходимо указать № и дату договора, реквизиты первичных документов (накладных, актов приемки-передачи).
В документах должны быть четко определены стороны сделки. Недостаточно указывать только наименование, т. к. вполне могут быть зарегистрированы юридические лица с одинаковыми названиями. Поэтому дополнительно надо указать, как минимум ИНН компаний.
Получать гарантийные письма лучше всего с личной подписью и синей печатью, а не по электронной почте. Может потребоваться проверка подписи на аутентичность, если письмо не подписывалось в присутствии другой стороны.

FAQ

Будет ли иметь гарантийное письмо юридическую силу в суде?

Это зависит от того, как составлен документ. Если в нем изложены все необходимые сведения, которые подтверждают согласие на исполнение обязательств, то суд непременно примет его во внимание. Если письмо составлено неправильно, оно может быть проигнорировано или учтено как несущественное доказательство.

Зачем банку требовать составления гарантийного письма о погашении задолженности должником?

Здесь все дело в сроке исковой давности. Если он истекает, написание должником гарантийного письма будет считаться признанием задолженности и продлит срок еще на 3 года. Поэтому по тем долгам в отношении которых есть вероятность погашения без судебных разбирательств, кредитор таким образом оставляет за собой возможность обращения в суд, если долг всё же не будет погашен добровольно.

Заключение

Гарантийное письмо — это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.
Составляется гарантийное письмо в том случае, если одна сторона не уверена в своевременном исполнении условий договора другой стороной.
При составлении документа руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо — документ, который подтверждает, что у одной или обеих подписавших его сторон есть определенные обязательства друг перед другом. Иными словами, это обещание, оформленное письменно. Как правило, такие документы составляют юридические лица, реже — физические. Если составить его неправильно, данные обещания будут недействительны.

Когда речь идет о серьезных сделках и финансово-хозяйственных операциях, для составления гарантийных писем лучше привлекать профессионального юриста. Он поможет грамотно оформить документ, а также разобраться в нестандартной ситуации, когда одна из сторон не готова исполнять обязательства.

Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
С этим вопросом могут помочь 228 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Может ли гарантийное письмо заменить договор?

Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:

составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
направить оферту другой стороне;
получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).

Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики. Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:

В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.

Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.

Содержание гарантийного письма

Юридическая сила подобных документов, которые чаще рассматривают как дополнительные или составные части договоров, зависит от полноты информации и грамотности оформления. В случае конфликтной ситуации суд может склоняться к разным версиям: в одной письмо будет приравнено к договору, а другой — нет. Существует несколько правил, которые помогут избежать ошибок и составить документ верно:

Указывайте дату составления документа и порядковый номер (если он зарегистрирован и занимает определенное место в общем делопроизводстве).
Укажите, от кого исходит письмо и кому оно адресовано (ФИО, реквизиты, адреса, контакты обеих сторон).
Обозначьте сроки исполнения обязательств.
Конкретно перечислите обязательства и опишите суть договора.
Пропишите отдельные нюансы и подробности, касающиеся договорных отношений.
Поставьте печать организации (если гарантийное письмо составляло и подписывало доверенное лицо, потребуется информация о доверенности).
Не забудьте про подписи должностных лиц (с указанием должностей).

При составлении гарантии можно использовать белый лист формата А4. Если у вас есть фирменные бланки организации, лучше воспользоваться ими. Такие документы воспринимаются серьезнее и могут иметь больший вес в суде (хотя это скорее субъективный параметр).

Виды гарантийных писем

Существуют различные гарантийные письма. Классифицировать их можно по функциональности (оферта, акцепт, дополнительное соглашение) или по специфике содержания:

Подтверждение оплаты. Такой вариант представляет собой согласие одной из сторон оплатить товары и услуги либо погасить образовавшийся долг. Его составляют в случае, если оплата не может быть произведена немедленно и ее необходимо перенести на тот или иной срок.
Обязательства по работе. В таком документе прописывают, какую именно работу должна выполнить вторая сторона и в какой промежуток времени. Также составитель может указать требования к качеству работы по СНиП и ГОСТ.
Вопросы аренды. Наиболее часто в подобных гарантийных письмах подтверждают намерения арендодателя, который готов предоставить свое жилье во временное пользование юридическому лицу. Подобную информацию могут запросить в налоговой службе, при проверке корректности юридического адреса.
Вопросы трудоустройства. Составление дополнительного документа необходимо студентам, если ВУЗ требует справку о будущем трудоустройстве, а также мигрантам или освобожденным заключенным, которым нужно отчитываться о наличии работы перед органами админнадзора.

Рассмотрим отдельно все три функционала, которые несут гарантийные письма. Отталкиваясь от функции документа, вы определитесь с его содержанием и не забудете включить важные детали.