Не могу создать пакет документов в сервисе, что делать?

 Бывают случаи, когда при отправкеполучении ЭДО ничего не происходит, отсутствуют как сообщения об ошибках, так и движение электронных документов.

Еще нередки случаи, когда после нажатия «Подписать и отправить» ничего не происходит и документ остается с прежним статусом. В данных ситуациях необходимо проверить следующие настройки: 1.

Проверка наличия установленной программы для работы с криптографией (КриптоПРО, VipNet CSP) на компьютере.

Установка КриптоПРО CSP 

Установка VipNet CSP 2. Проверка настроек электронной подписи и шифрования в 1С.

Первым делом проверим настройки программ шифрования в 1С.

Раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее «Настройки электронной подписи и шифрования». 

  Вкладка «Программы».

  Проверить наличие строки с установленной программой для работы с электронной подписью (КриптоПРО, VipNet CSP). При необходимости добавить нужную программу, нажав соответствующую кнопку (если эта программа действительна установлена на данном компьютере).

Далее проверим настройки электронной подписи в 1С.

Раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее «Настройки электронной подписи и шифрования». 

  Вкладка «Сертификаты».

Проверить наличие действующего сертификата организации. Проверить работу сертификата можно, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши. После открытия формы нажать «Проверить», ввести пароль (иногда пароль пустой) и нажать «Проверить». 

Если нужного сертификата нет в списке, необходимо его добавить, для этого делаем следуещее.

Нажать «Добавить» далее «Из установленных на компьютере».

  В появившемся окне выбрать нужный действующий сертификат.

• Затем ввести пароль (иногда пароль пустой) от сертификата и нажать «Добавить».

  Если напротив строчек отобразились зеленые галочки — все в порядке, в ином случае проверить установлена ли цепочка доверенных сертификатов.  3. Проверка настроек профиля ЭДО

Сертификат профиля ЭДО

 В разделе «Администрирование» — «Обмен с контрагентами».

1. Далее «Профили настроек ЭДО» выбрать свой профиль и дважды щелкнуть по нему для изменения.
2. При продлении или замене сертификата для 1С:Отчетности, и при его использовании в качестве сертификата для ЭДО, он не добавляется автоматически, это необходимо сделать вручную.
3.   Также необходимо выполнить тест настроек, нажав кнопку  «Тест профиля настроек».
4.   Далее вводим пароль от ЭЦП (иногда пароль пустой, либо стандартный: 123456, или 12345678) и нажимаем «ОК».

и перейти в открывшемся окне на вкладку  «Сертификаты организации».    Проверить наличие действующего сертификата. Если указан старый сертификат, и Вы уверены, что у Вас есть новый действующий сертификат, то его необходимо добавить. После чего внизу, либо во всплывающем окне отобразится следующее. Если тест прошел неудачно, необходимо проверить наличие сертификата в личном хранилище сертификатов пользователя и установленную цепочку доверенных корневых сертификатов.  Маршруты подписания профиля ЭДО (актуально для ЖКХ 3.1)   В разделе «Администрирование» — «Обмен с контрагентами».

• Далее «Профили настроек ЭДО».
• Выбрать свой профиль и перейти в открывшемся окне на вкладку «Виды электронных документов». 

  Проверить на отсутствие устаревших форматов электронных документов. Настроить актуальные форматы.

Проверить маршруты подписания. В табличной части в столбце «Регламент ЭДО» по очереди щелкнуть по «Подпись (маршрут: Одной доступной подписью)».

Откроется окно «Настройка регламента ЭДО». В нем выбрать маршрут, нажав на «…».

1. Если в открывшемся окне «Маршруты подписания» отсутствует строка «Одной доступной подписью», необходимо с помощью обработки (скачать) добавить маршрут подписания.

Откроется окно с маршрутами подписания (обычно там прописан 1 маршрут).

1С ЭДО: как подключить и работать в ЭДО 1С 8.3

Бумажный документооборот в современных реалиях теряет свою значимость. Актуальность приобретает электронный документооборот (ЭДО 1С). Электронные документы легко получить, подписать и отправить в пару кликов напрямую из «1С».

Компаниям больше не требуется искать место под громоздкие архивы бумаг, тратиться на услуги доставки и канцелярию. О том, как подключить и настроить сервис «1С-ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 8.3», покажем в нашей пошаговой инструкции.

Преимущества 1C: ЭДО

«1С-ЭДО» — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом становится все более популярным способом получения и отправки документации, имеющим ряд преимуществ:

• ускоряется процесс оформления и обработки юридически значимых документов;
• снижаются затраты и сроки передачи контрагенту пакета документов, что приводит к сокращению сроков закупок, отгрузок, возмещения НДС и получения оплат от клиентов;
• сокращаются затраты на хранение и утилизацию бумаг, а также сокращается время на поиск документов в архиве. В «1С-ЭДО» все документы «под рукой», причем бессрочно;
• исключается потеря документов;
• в контролирующие органы документы предоставляются путем выгрузки вместе с квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) по тем же каналам, что и сдача отчетности.

В каких программах реализован электронный документооборот 1с?

Подключить сервис «1С-ЭДО» можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь проверить и провести.

Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:

Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы «Обмен данными».

ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний. Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.

Установка компонентов ЭДО

Перейдем от теории к практике и рассмотрим пошаговую инструкцию по тому, как установить «1С-ЭДО». В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенный случай, когда организация использует программу «1С:Бухгалтерия» редакция 3.0.

Для начала требуется убедиться о наличии ЭЦП на рабочем компьютере. Подойдет такая же, которую вы используете для сдачи отчетности.

Если ЭЦП отсутствует или закончился срок ее действия, подготовьте заявление на выпуск нового сертификата непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия». Сделать это можно в разделе главного меню «Администрирование». Далее следуйте по списку:

1. выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
2. откроется форма подачи заявления;
3. заполните необходимые поля и передайте комплект документов менеджеру организации, сопровождающей вашу программу «1С»;
4. в течение суток будет выпущена ЭЦП. О готовности вы можете узнать, открыв заявление и обновив его статус.

Также следует напомнить, в «Учетную политику» рекомендуется включить возможность электронного документооборота с контрагентами.

Добавление ЭЦП

Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:

1. откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
2. выберите раздел «Обмен электронными документами»;
3. поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
4. откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).

Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).

Затем следуйте этой инструкции:

1. в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите «Показывать все сертификаты»;
2. выберите действующий и откройте его;
3. убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
4. лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
5. далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
6. после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
7. убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).
8. далее нажмите кнопку «Проверить» (рис.4). При необходимости введите пароль;
9. если в результате проверки не выявлены ошибки, переходите к созданию учетной записи ЭДО.

Если при проверке ЭЦП выявлены ошибки, и вы не знаете, как их устранить, обращайтесь за помощью к специалистам нашей компании. Мы подключимся удаленно и поможем оперативно справиться с любыми техническими трудностями.

Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение. Выполните рекомендацию.

Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.

Создание учетной записи ЭДО

Возвращаемся к подразделу «Обмен электронными документами» в программе «1С:Бухгалтерия».

Для создания учетной записи ЭДО выполните следующие действия:

1. перейдите на закладку «Обмен с контрагентами»;
2. здесь поставьте галочку «Сервисы ЭДО» (рис.5);
3. далее выберите «Учетные записи ЭДО» – «Создать»;
4. откроется помощник подключения к ЭДО (рис.6);
5. заполните обязательные поля. Ознакомьтесь с условиями использования сервиса и нажмите кнопку «Подключить» (рис.7);
6. если помощник подключения выдает ошибку, которая связанна с заполнением юридического адреса, измените способ заполнения адреса. Выберите «Административно-территориальное деление». При необходимости загрузите классификатор (рис.8).
7. Сохраните изменения. Создайте учетную запись ЭДО (рис.9);
8. После подключения можно копировать и сообщать контрагентам оператора и идентификатор ЭДО, а также изменить назначение, настроить уведомления.
9. В случае замены ЭЦП, на закладке «Сертификаты» добавьте действующий и удалите старый сертификат. Для этого выберите раздел «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Учетные записи ЭДО» (рис.10).

Работа с электронными документами и приглашениями выполняется через обработку «Текущие дела ЭДО». Выберите раздел «Продажи»/«Покупки» – «Текущие дела ЭДО» (рис.11).

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема документов и приглашений от контрагентов. Ее необходимо запускать регулярно (рис.12).

Присоединение контрагента к ЭДО (приглашение)

Прежде чем обмениваться документами, требуется с каждой фирмой создать настройку – обменяться приглашениями. Лучше предварительно уточнить у ответственного лица организации название оператора ЭДО и идентификатор.

Затем выполните следующие действия:

1. зайдите в справочник «Контрагенты» и выберите нужного;
2. далее нажмите на вкладку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами» (рис.13).
3. откроется одна из нескольких форм отправки приглашения;
4. если система не найдет ни одного идентификатора по контрагенту, вам будет предложено выбрать из списка оператора ЭДО;
5. если контрагент сообщил вам, что работает в системе «СБИС» (Идентификатор начинается на 2BE…), укажите ООО «Тензор». После чего отправьте приглашение;
6. если оператор «Диадок» (Идентификатор 2BM…), укажите АО «ПФ «СКБ Контур». Добавьте идентификатор, который вам сообщил контрагент. Внесите ваш электронный адрес, чтобы получать уведомления о настройке, распечатайте, подпишите, сканируйте и прикрепите заявление. После чего отправьте приглашение (рис.14).
7. если система нашла один или несколько идентификаторов, выберите нужный, отправьте приглашение (2AE… – «КалугаАстрал», 2AL… — «Такском»);
8. если система нашла идентификатор и он отличается от того, который сообщил контрагент, удалите предложенный и внесите правильный идентификатор.
9. статус приглашения можно проверить в обработке «Текущие дела ЭДО», папка «Приглашения».

По операторам «Такском» и «КалугаАстрал» необходимо дождаться, когда контрагент в своей программе примет приглашение. Статус подключения будет указан «Принято».

• В случае с «Диадок» – настройка роуминга может занимать до 10 рабочих дней.
• «СБИС» роуминг настраивается сразу, в редких случаях необходимо дождаться, когда контрагент примет ваше приглашение.
• Когда контрагент отправил вам приглашение, принять или отклонить его можно в «Текущих делах ЭДО» – «Требуется согласие».

Настройка формата отправки документов

Когда обмен с контрагентом настроен, зайдите в «Настройки ЭДО» по данному контрагенту и укажите необходимый формат отправки документа.

Для этого:

1. зайдите в раздел: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Рекомендуем использовать формат УПД;
2. на закладке «Настройки отправки» выберите нужный документ, измените регламент ЭДО, укажите «УПД 2019» (рис.15).
3. чтобы электронный УПД имел статус 1, поставьте галочки на вкладке «Счет-фактура и первичный документ в одном документе» и «Счет-фактура и корректировка в одном документе».

Отправка электронного документа

Для отправки документов перейдите в пункт меню «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД). Выберите документ, далее «ЭДО» – «Просмотреть электронный документ» (рис.16).

Убедитесь, что документ сформирован в нужном вам формате. После чего можно нажать «Подписать и отправить». Если требуется изменить формат, перейдите в раздел «Настройки ЭДО».

Также, в случае необходимости, отправляем выданные счета-фактуры.

Контрагентам, у которых оператор ЭДО «КалугаАстрал» (2AE…) и «Такском» (2AL…), таким же образом можно отправить счет. Для этого зайдите в «Продажи» – «Счета покупателям» – «ЭДО» – Просмотреть электронный документ» ¬¬¬– «Подписать и отправить».

Контрагентам, с которыми настроен роуминг через оператора «Тензор» система «СБИС» (2BE…) и «Контур» система «Диадок» (2BM…), лучше отправить счет «Произвольным документом» (рис.

17), чтобы быть уверенным в том, что в их системе он визуализируется корректно. Счет не требует ответной подписи, поэтому в «настройках ЭДО» по данному контрагенту уберите галочку «Ожидание ответной подписи».

После того, как отправите документ, галочку верните на место.

«Произвольным документом» удобно отправлять счета, акты сверок, договора, наряд-заказ, платежное-поручение, КС-2 и прочие документы, предварительно сохранив нужный документ в удобном вам формате (PDF, Word, Excel).

Для этого зайдите в «Продажи» ¬– Электронные документы – «Произвольные документы».

Затем выберите закладку «Исходящие» – «Создать» (рис.19).

Получение электронного документа

Чтобы получить электронный документ, перейдите в пункт меню «Продажи» – «Текущие дела ЭДО». В открывшейся обработке нажмите «Отправить и получить».

Полученный документ попадет в папку «Входящие» – «Утвердить» или «Подписать».

Чтобы его открыть, кликните по интересующему вас документу по колонке «Вид документа» два раза (рис.20)

Проверьте, если замечаний нет, подпишите и отразите в учете (рис.21)

Если вам поступил формализованный документ и программа смогла считать из него информацию, то вам будет предложено сопоставить номенклатуру. Сделать это следует, если предполагается, что от этого контрагента в будущем будут поступать документы с точно такой же номенклатурой.

Для этого перейдите по ссылке «Несопоставленная номенклатура». Выберите из справочника нужную. Сохраните и запишите.

Далее следует отразить документ в учете. Как это сделать:

1. если это формализованный документ, то в программе открываем документ «Поступление»;
2. кликаем по ссылке на документ. Если номенклатуру сопоставляли, то по кнопке «Еще» – «ЭДО» – «Перезаполнить электронный документ» будет подобрана сопоставленная ранее номенклатура, а в будущих документах она будет заполнена автоматически.
3. проверяем номенклатуру, счета учета, сумму, дату. Проводим. Закрываем.

Если поступил неформализованный документ, то нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ «Поступление» или выберите из предложенного списка, если он был вами создан ранее (рис.23).

Если нужно прервать связь электронного документа и документа поступление, нажмите на крестик.

Электронный документ следует «Утвердить». После утверждения на том же месте появится кнопка «Подписать и отправить (рис.24).

После того, как обе стороны документооборота получают документ, который подписан обеими сторонами, его состояние меняется на «Завершен». Просмотреть этот документ можно через пункт меню «Администрирование» – «Архив ЭДО».

Чтобы распечатать электронный документ, откройте его. Далее в правом верхнем углу экрана выберите «Еще» – «Печать».

Выгрузить документы для ФНС можно через «Архив ЭДО». Отсортировав необходимые документы, выберите раздел «Еще» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».

Чтобы при получении электронного документа программа не создавала автоматически документ «Поступление», следует изменить «Настройки ЭДО» по нужному контрагенту.

Откройте настройку. На закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону» – «Все вручную».

Что делать, если электронный документ содержит ошибки

Если электронный документ не будет подписан, его можно «Закрыть принудительно». Выбрав нужный документ в списке, нажмите кнопку «Еще» – «Закрыть принудительно» (рис.25). Комментарий будете видеть только вы. Если контрагент все же обработает документ (например, подпишет его или отклонит), статус изменится на актуальный.

Если во входящем электронном документе обнаружена ошибка, которую следует исправить, это могут быть реквизиты, сумма, номенклатура и прочее, документ можно «Отклонить», сообщив об ошибке контрагенту, написав комментарий.

Зайдите в электронный документ, «Другие действия» — «Отклонить» (рис.26).

Если ваш документ отклонил контрагент, он попадет в папку «Исправить», причину можно увидеть в электронном документе на закладке «Подписи» (рис.27).

Ознакомившись с причиной отклонения, закройте принудительно электронный документ. Исправьте ошибки, отправьте новый документ.

Чтобы отправить исправленный электронный документ, имеющий состояние ЭДО «Закрыт принудительно», перейдите в раздел «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД)», выберите нужный, кнопка «ЭДО» – «Отправить электронный документ» (не просматривая!). Будет сформирован и отправлен новый документ.

Если документ подписан, его следует аннулировать.

Если у вашего контрагента оператор ЭДО КалугаАстрал (2AE…) или Такском (2EA…), то зайдите в электронный документ, нажмите кнопку «Другие действия» ¬– «Аннулировать». Укажите причину. Ожидайте подтверждение об аннулирование от контрагента.

Если у вашего контрагента оператор «Тензор» СБИС (2BE…) или «Контур» Диадок (2BM…), то необходимо подготовить и отправить произвольным документов предложение об аннулировании. Как только контрагент утвердит, документ считается аннулированным по соглашению сторон.

Подведем итоги

В нашей статье мы рассмотрели самые первые и очевидные вопросы, с которыми сталкивается каждый новый пользователь системы «1С-ЭДО». Начать использование ЭДО можно в любое время. Подключение к сервису бесплатное. Получение входящих документов бесплатно. Исходящие документы оплачиваются согласно тарифам на подписку 1С:ИТС.

Не откладывайте, ведь большинство ваших поставщиков и покупателей уже перешли на ЭДО и готовы обменяться с вами приглашениями. Это позволит доставлять и подписывать юридически значимые документы за считанные секунды.

Как работать с 1С-Электронный документооборот в программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

На сегодняшний день скорость работы с документы во многом определяет эффективность работы бухгалтера. Чтобы оптимизировать работу с документами, бухгалтеры используют специальные сервисы, например 1С:ЭДО. В данной статье мы рассмотрим процесс настройки учётной записи ЭДО, отправки приглашений контрагенту для дальнейшего обмена, а также процесс получения и подписания документов.

Внимание! Для подключения сервиса 1С:ЭДО подходит только локальный сертификат.

В разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» необходимо поставить галки на пунктах «Электронные подписи» и «Сервисы ЭДО» (рис.1).

Для регистрации профиля ЭДО переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» по ссылке «Учётные записи ЭДО» (рис. 1).

Перед настройкой необходимо ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

При подключении указывается (рис. 2):

• организация;
• локальный сертификат (при выборе сертификата лучше убрать поле «Пользователь»);
• в разделе «Идентификатор организации» установить галку на «Получить новый» и установить оператора Калуга Астрал.

Нажимаем «Далее >» и в следующем окне указываем код налогового органа. В разделе «Назначение учётной записи» можно написать любой произвольный текст, например «ЭДО». Ставим галочку «Соглашаюсь с условиями использования» и нажимаем «Подключить» (рис. 3). На следующем этапе нажимаем «Подписать» и ожидаем, когда все пункты будут выполнены (рис. 4). Учётная запись настроена.

Прежде чем начать обмен, контрагенту отправляется приглашение (перед началом настройки лучше уточнить у контрагента их идентификатор учётной записи).

Для отправки приглашения переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» ‒ «Настройки ЭДО». Здесь нажимаем «Создать» и выбираем организацию (если их несколько в базе) и контрагента. После станет активным поле выбора учётной записи (нажимаем на три точки).

Учётная запись организации проставляется по умолчанию ( учётную запись контрагент выбирает из предложенных) или вводится идентификатор, который прислал контрагент. Далее поле «Готово» станет активным, нажимаем на него, и приглашение отправляется автоматически. Теперь необходимо ожидать, когда контрагент примет его и статус изменится на «Принято».

После этого можно начинать обмен документами в электронном виде (рис. 5).

Для того чтобы получить документы, переходим в раздел «Продажи» или «Покупки» – «Текущие дела ЭДО» – «Отправить и получить» (рис. 6).

Документ попадает сразу на две вкладки «Отразить в учёте» и «Утвердить». Рассмотрим этап утверждения. Есть два способа: нажать в окне «Текущие дела ЭДО» кнопку «Утвердить, подписать и отправить».

Или перейти в электронное представление документа (щелкнув по документу в столбце «Вид документа»): там будет сначала кнопка «Утвердить», а после утверждения появиться «Подписать и отправить».

Документ подписан (рис. 7).

На следующем этапе рассмотрим этап создания документа учёта. При поступлении документа в первый раз самый важный момент — это сопоставление номенклатуры, так как в дальнейшем всё сопоставление будет происходить по данным, введённым сейчас. Поэтому, если вам приходят услуги, нужно в поле «Вид услуги» обязательно поставить галку, что это услуга.

На этапе сопоставления вы можете создать новую номенклатуру по данным контрагента или  выбрать номенклатуру из своей базы (номенклатура по наименованию может не совпадать) (рис. 8). Затем создаётся документ учёта, и вам остаётся его только подредактировать и провести.

При дальнейшем поступлении похожих документов от того же контрагента этап сопоставления и создания документа будет автоматическим, вам останется только провести документ. Если вам не нужно, чтобы документы создавались автоматически, то необходимо перейти в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее по ссылке «Настройки ЭДО» на вкладку «Настройки подключения», где выбираем нужного контрагента и перевыбираем «Способ обработки вручную» (рис. 9).

В данной статье мы рассмотрели немаловажный вопрос — электронный документооборот.

Теперь у вас появится возможность не тратить время на подписание и поиск нужного документа для предоставления в налоговую, они всегда у вас будут храниться в базе («Администрирование» — «Сервис» — «Архив ЭДО»), где будет возможность отсортировать их по контрагенту, дате или номеру документа. Успехов вам в дальнейшей работе!

Попробуйте лучшее обслуживание 1С совершенно бесплатно — пройдите «Большой тест-драйв 1С»! Получите доступ к премиум тарифу «Оптимум», Линии консультаций «Что делать 1С» и записям лучших вебинаров по работе в 1С. Чтобы пройти «Большой тест-драйв 1С», нажмите здесь.

Проблемы с электронной подписью и способы их решения

Область применения ЭП довольно широка. Например, многие специальные сервисы требуют верификации пользователя с её помощью: Госуслуги, онлайн-сервисы для управления средствами в банке и электронные площадки и другие. Поэтому любые технические неполадки, возникающие при использовании ЭП, могут вызвать различные серьёзные: от упущенной выгоды до материальных убытков.

Какие бывают ошибки

Проблемы при использовании ЭП, с которыми пользователи встречаются чаще всего, можно условно разделить на три группы:

• Проблемы с сертификатом Они появляются, когда сертификат не выбран, не найден или не верен.
• Проблемы с подписанием документа. Ошибки возникают при попытке подписать документ.
• Проблема при авторизации на торговых площадках.

Рассмотрим неполадки подробнее и разберёмся, как их решать.

Сертификат не найден

Иногда при попытке подписать электронный документ с помощью ЭП пользователь может столкнуться с ошибкой «Не удалось найти ни одного сертификата, пригодного для создания подписи»

У подобных ошибок могут быть следующие причины:

1. На компьютере не установлены корневые сертификаты Удостоверяющего Центра (УЦ), в котором была получена ЭП. Необходимо установить либо обновить корневой сертификат. Установка корневых сертификатов удостоверяющего центра подробно описана в нашей инструкции.

2. На ПК не установлено ни одного личного сертификата ЭП. Для применения ЭП необходимы и личные сертификаты. Об их установке мы писали в другой статье.

3. Установленные на компьютере необходимые сертификаты не валидны. Сертификаты отозваны или просрочены. Уточните статус сертификата в УЦ.

Ошибка с текстом «Ваш сертификат ключа подписи включён в список отозванных» возникает, если у сертификата закончился срок действия или на ПК нужно обновить список сертификатов.

В последней ситуации следует вручную загрузить перечень отозванных сертификатов.

Для установки списка отозванных сертификатов:

• Откройте личный сертификат пользователя в окне Свойства браузера. Чтобы открыть его, наберите «Свойства браузера» в поисковой строке меню Пуск. Перейдите во вкладку Содержание и нажмите кнопку «Сертификаты».



• Во вкладке Состав выберите из списка пункт «Точки распространения списков отзыва».
• В блоке Имя точки распространения скопируйте ссылку на загрузку файла со списком отзыва.



• Скачайте по указанной ссылке файл. Нажмите по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Установить список отзыва (CRL)».
• Следуйте указаниям «Мастера импорта сертификатов».

Не виден сертификат на носителе

Как правило, причина такой проблемы — сбой в работе программных компонентов. Для её решения достаточно перезагрузить компьютер. Однако иногда этого бывает недостаточно, поэтому требуется переустановка драйверов или обращение в службу техподдержки.

К наиболее распространённым причинам такой проблемы относятся следующие случаи:

1. Драйвер носителя не установлен или установлен некорректно. Для решения проблемы необходимо извлечь носитель электронной подписи из ПК и скачать последнюю версию драйвера носителя с официальных ресурсов.

   Если переустановка драйвера не помогла, подключите носитель к другому ПК, чтобы убедиться в исправности токена.

   Если токен определится другой системой, попробуйте удалить на неисправном компьютере драйвер носителя и установить его заново.

2. Долгое опознание носителя. Для решения проблемы необходимо дождаться завершения процесса или обновить версию операционной системы.

3. Некорректная работа USB-порта. Подключите токен к другому USB-порту, чтобы убедиться, что проблема не в носителе ЭП. Если система определила токен, перезагрузите компьютер. Если это не поможет, следует обратиться службу технической поддержки.

4. Неисправность носителя. Если при подключении токена к другому компьютеру или USB-порту система не определяет его, значит, проблема в самом носителе. Устранение неисправности возможно в данном случае лишь одним путём — нужно обратиться в сервисный центр для выпуска нового носителя.

Эп не подписывает документ

Причин у подобной проблемы множество. Среди самых распространённых можно выделить следующие неполадки:

1. Закрытый ключ на используемом контейнере не соответствует открытому ключу сертификата. Возможно был выбран не тот контейнер, поэтому следует проверить все закрытые контейнеры на компьютере. Если необходимый контейнер по тем или иным причинам отсутствует, владельцу придётся обращаться в удостоверяющий центр для перевыпуска ЭП.

2. Ошибка «Сертификат недействителен» (certificate is not valid). Следует повторно установить сертификат ЭП по инструкциям УЦ в зависимости от используемого криптопровайдера — КриптоПро CSP, ViPNet CSP или другого.

3. Сертификат ЭП определяется как непроверенный. В этом случае необходимо переустановить корневой сертификат удостоверяющего центра.

4. Истёк срок действия криптопровайдера. Для решения этой проблемы необходим новый лицензионный ключ к программе-криптопровайдеру. Для его получения необходимо обращаться к специалистам УЦ или к ответственным сотрудникам своей организации.

5. Подключён носитель с другим сертификатом. Убедитесь, что подключён правильный токен. Проверьте также, не подключены ли носители других сертификатов. Отключите другие носители в случае их обнаружения.

В момент подписания электронных документов или формирования запроса в различных может возникнуть ошибка «Невозможно создание объекта сервером программирования объектов».

В этой ситуации помогает установка и регистрация библиотеки Capicom:

• Скачайте файл архива.
• Распакуйте и переместите файлы capicom.dll и capicom.inf в каталог syswow64, находящийся в корневой папке ОС.
• Откройте командную строку от имени администратора — для этого в меню Пуск наберите «Командная строка», нажмите по найденному приложению правой кнопкой мыши и выберите Запуск от имени администратора.



• Введите «c:windowssyswow64
  egsvr32.exe capicom.dll» (без кавычек) и нажмите ENTER. Должно появиться уведомление о том, что команда выполнена успешно.

Выбранная подпись не авторизована

Подобная ошибка возникает при попытке авторизации в личном кабинете на электронных торговых площадках. Например, при входе на площадку ZakazRF отображается сообщение «Выбранная ЭЦП не авторизована».

Эта ошибка возникает из-за того, что пользователь не зарегистрирован на площадке, либо не зарегистрирован новый сертификат ключа ЭП. Решением проблемы будет регистрация нового сертификата.

• Процесс запроса на авторизацию ЭП на разных торговых площадках может отличаться: часто нужно отправлять запрос оператору системы на авторизацию, иногда рабочее место настраивается автоматически.
• Если ошибка сохраняется, возможно, следует отключить защитное ПО или добавить сайт электронной площадки в исключения.
• Если ваша проблема с электронной подписью не решена, но обратитесь к нашим специалистам техподдержки.

Электронная регистрация в Росреестре: инструкция для собственников жилья

Вы купили квартиру и зарегистрировали сделку с помощью сервиса электронной регистрации. Или только собираетесь сделать это. Рассказываем всё как есть и отвечаем на самые важные вопросы.  

Вам на электронную почту придут все необходимые документы в архиве.

Если вы покупатель вторичной недвижимости: 

• Договор купли-продажи с электронной подписью Росреестра о регистрации перехода права собственности

• Выписку из единого государственного реестра недвижимости, подтверждающую переход права собственности с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) регистратора

Покупатель квартиры в новостройке получает договор долевого участия с электронной подписью Росреестра о регистрации права требования. 

Так и должно быть, они зашифрованы. Прочитать содержимое документов можно на сайте Росреестра. 

В поле «Электронный документ (xml-файл)» загрузите файл из архива документов, полученных на ваш электронный адрес:

1. Выписку из ЕГРН в формате «Документ.xml»

или

2. Файл с отметкой о регистрации в формате «Документ.xml». 

Далее нажмите кнопку «Проверить». В появившемся окне нажмите «Показать в человекочитаемом формате».

Готово. В новом окне вы увидите привычный документ — выписку из ЕГРН или файл с отметкой о регистрации.  

Ответы на популярные вопросы после электронной регистрации

Бумажные свидетельства Росреестр больше не выдает — их отменили ещё 15 июля 2016 года. Теперь единственным документом, который подтверждает право собственности является именно выписка из ЕГРН. Как раз её вы получите после регистрации. 

Нужно воспользоваться порталом Госуслуги или обратиться в паспортный стол, МФЦ, подразделение ГУВМ МВД (заменяющее ФМС), управляющую компанию (в некоторых существуют паспортные столы).

Вам потребуется: 

• Заявление на специальном бланке или в электронном виде
• Паспорт собственника квартиры
• Паспорт гражданина, которого нужно прописать (в случае, если он не является собственником)
• Выписка из ЕГРН
• Свидетельство о рождении – предъявляется, если прописываемому лицу еще не исполнилось 14 лет

В случае электронной регистрации вы предоставляете в качестве документа-основания для вселения в жилое помещения выписку из ЕГРН, полученную по электронной почте вместе с зарегистрированными документами после регистрации сделки в Росреестре. Согласно 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», это единственный документ, удостоверяющий право собственности на недвижимость, — с 2015 года бумажные свидетельства Росреестр не выдает.

При подаче заявления о регистрации по месту жительства необязательно предъявлять и выписку из ЕГРН: достаточно указать дату и номер государственной регистрации права из выписки.

После того как сотрудник паспортного стола (или другого ведомства, в которое вы обратились с заявлением), проверит предоставленные документы, он заберет у вас паспорт и назначит дату получения. Если вы подавали заявление через Госуслуги, то вам придёт приглашение. 

В назначенный день принесите оригиналы документов, указанных в заявлении. 

По закону, если вы предоставили полный комплект документов, то вас пропишут в срок от 3 до 7 дней.  

• Передавая квартиру в собственность от одного лица к другому, нужно переоформить её лицевой счёт на имя нового владельца.
• Для этого вам нужно обратиться в управляющую организацию, в единый информационно-расчетный центр или напрямую к поставщикам услуг.
• Самый простой вариант — посмотреть наименование поставщиков коммунальных услуг в квитанциях, которые найдете в своем почтовой ящике. 
• Вам потребуются:

• паспорт
• выписка из ЕГРН
• справка о количестве прописанных лиц в квартире

Там с вами перезаключат договор, где укажут вас в качестве нового владельца.  

Чтобы не было сюрпризов в виде неоплаченных предыдущим владельцем долгов, рекомендуем заранее запросить у него справку об отсутствии задолженностей по коммунальным платежам.  

Налоговый вычет составляет 13% от стоимости недвижимости и выплаченных процентов по ипотеке. И тут нет разницы, оформляли вы электронную регистрацию или нет.

Если работаете официально и платите подоходный налог, то в общей сложности вы можете вернуть себе процентами до 650 000 рублей — до 260 000 рублей за покупку квартиры и до 390 000 рублей за выплаченные проценты по ипотеке. 

Документы на возврат можно подать самостоятельно через налоговую, а можно — через сервис СберБанка.   

Получить сертификат на материнский капитал можно на сайте Госуслуг, в отделении Пенсионного фонда по месту жительства или в МФЦ. Потребуются документы:

• Заявление на получение маткапитала (образец заявления можно найти на сайте Пенсионного фонда)
• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
• Свидетельства о рождении всех детей (для усыновленных — свидетельства об усыновлении)

Выписку из ЕГРН, при необходимости, Пенсионный фонд запрашивает самостоятельно в Росреестре.    

1. Требование предоставить оригиналы документов и отказ в приеме заявления в работу являются неправомерными.
2. В этом случае ссылайтесь на официальное разъяснение МВД России и требуйте официальный отказ с указанием ФИО и должности ответственного сотрудника.
3. Копию отказа необходимо приложить к жалобе на незаконные действия сотрудника, которую вы подадите по месту отказа или в вышестоящую инстанцию.

Вы можете также направить копию отказа и ответ на жалобу на help@domclick.ru. Специалисты сервиса «Электронная регистрация» помогут вам разрешить эту ситуацию.

Была ли эта статья полезна?

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Создание в СЭД собственных документов

Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.

Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).

Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.

Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.

Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа

Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией

Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.

Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.

Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.

Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.

Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.

Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.

Рисунок 4. РКК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»

Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях

Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе.

Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам.

Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.

Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:

• при помощи сканирования бумажных документов;
• при помощи загрузки полученных электронных образов бумажных документов, поступивших по электронной почте или через другие каналы связи.

Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно.

Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей.

Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.

Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД

Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа).

После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед1 🙂 Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот».

Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.

Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.

Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.

Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).

Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст

Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.

Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию.

В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД.

На рынке есть и другие программы.

Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.

Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:

• по электронной почте;
• по ЭДО, в т.ч. через модуль 1С-ЭДО;
• по федеральной информационной системе МЭДО, межведомственным информационным системам МСЭД, МосЭДО и др.

Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.

Рисунок 7. РКК с файлами, защищенными ЭП

В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:

• существенные затраты времени на поиск документов;
• существенные затраты времени на ручной ввод документов в информационную систему.

Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.

Если обычно пользователь:

• сканирует бумажный документ,
• заполняет поля в РКК,
• прикрепляет электронный образ к РКК.

То по новой технологии он:

• кладет бумажный документ в сканер и
• запускает функцию, которая потом сама запускает сканирование, распознавание документа, в т.ч. типовых реквизитов, и помещает их в соответствующие поля РКК. Сотруднику остается только проконтролировать результат.

Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.

Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.

Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.