Образцы документов для кассовой дисциплины

Главная • Блог • Блог для предпринимателей • Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году

Кассовая книга в 2021 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности. Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г. и какие данные в ней отражаются.

Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.

Узнать подробности

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах.

Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения.

Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Кто ведет кассовую книгу

Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена.

Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР.

Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.

Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток.

Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет.

Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.

Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.

Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1.Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2.Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3.Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4.Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5.Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6.Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7.Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8.Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9.В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции.

К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

«Налоговый учет онлайн-кассы в ФНС»

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4.

Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации.

Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

• 1.Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
• 2.Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
• 3.Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Способы заполнения кассовой книги

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.

При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.

Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.

Хранение кассовой книги

За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.

Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.

Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.

Контроль ведения кассовой книги

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.

Контролирующие органы проверяют:

• документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них);
• отчетность из фискальной памяти ККТ;
• приказ на лимит остатка по кассе;
• отчеты по авансам и прочее.

Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.

Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст.

126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст.

120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.

Нужна помощь с бухгалтерским учётом?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.

Порядок ведения кассовых операций: законодательство

Если организация ведет расчеты наличными, у нее должна быть оборудована касса и организован учет кассовых операций. Обращение наличных денежных средств — одно из направлений, тщательно контролируемых государством. А нарушения грозят внушительными штрафами.

Из статьи вы узнаете:

• какие органы контролируют ведение кассовых операций;
• какие основные правила кассовой дисциплины нужно соблюдать, чтобы у контролеров не было претензий;
• кто отвечает за ведение кассовых операций и какова мера ответственности за нарушения.

Государственный контроль за кассовыми операциями

Кассовые операции — это операции с наличными денежными средствами. Если организация выдает или принимает наличные, она должна придерживаться правил, установленных законодательством, независимо от организационно-правовой формы и системы налогообложения.

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок ведения кассовых операций:

Кассовой дисциплиной называется соблюдение правил, установленных для:

• расчетов наличными;
• хранения денежных средств в кассе;
• расходования выручки.

К вопросам кассовой дисциплины относится также применение ККТ.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины в организациях осуществляют налоговые органы на основании:

Банки, хоть и не наделены полномочиями контролировать кассовые операции своих клиентов, но в рамках разработанной ЦБ РФ программы управления риском легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, обязаны оказывать содействие налоговым органам. Они также могут запрашивать у клиента, вызывающего сомнения, сведения и документы либо принимать другие меры по недопущению сомнительных операций, вплоть до отказа в обслуживании (Федеральный закон от 07.08.2001 N 115-ФЗ).

Правила ведения кассовых операций

Указание ЦБ РФ N 3210-У определяет кассу организации как место для проведения кассовых операций. Никаких требований к помещению или месту, где хранятся наличные денежные средства, не оговаривается. Зато регламентируются положения — о них мы поговорим далее.

Лимит денежных средств в кассе

Организация обязана установить лимит денежных средств в кассе — предельно допустимый остаток на конец операционного дня.

Юридическое ­лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег, исходя из характера его деятельности с учетом (п. 2. Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• объемов поступлений;
• объемов выдач наличных денег.

Расчет лимита производится в соответствии с приложением к Указанию ЦБ РФ N 3210-У. PDF

Денежные средства сверх лимита допускается держать в кассе:

• в дни выплат заработной платы, стипендий;
• в выходные и праздничные нерабочие дни, если организация ведет в эти дни кассовые операции.

В остальных случаях превышение установленного лимита в кассе не допускается (п. 2. Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Обособленные подразделения (ОП), имеющие кассу, соблюдают лимит, установленный и утвержденный распорядительным документом головного подразделения. При этом соблюдаются условия:

• если ОП сдает выручку в банк, лимит для него рассчитывается отдельно и не входит в лимит организации;
• если ОП сдает выручку головному подразделению, лимит всей организации рассчитывается с учетом лимита ОП.

Порядок расчетов наличными между хозяйствующими субъектами

Банк России установил цели, на которые разрешено использовать поступившую в кассу наличную выручку (п. 1 Указания N 5348-У):

• на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• для выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• для выдачи наличных денег на нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
• для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• для выдачи наличных работникам под отчет;
• для возврата за оплаченные ранее наличными деньгами товары, невыполненные работы, неоказанные услуги и т.д.

Чтобы выдать наличные деньги из кассы для иных целей, необходимо получить их с расчетного счета.

Предельно допустимая сумма расчетов между юридическими лицами (ИП) за наличные по одному договору — 100 000 рублей. В расчет принимаются все суммы, выплаченные по договору как в период его действия, так и после его окончания (п. 4 Указания N 5348-У).

Наличные расчеты с участием физического лица, не являющегося ИП, можно осуществлять без ограничения суммы (п. 5 Указания N 5348-У).

Порядок применения ККТ

Отдельный большой раздел кассовой дисциплины касается применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

Федеральным законом РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ определено, что организации и ИП, производящие расчеты на территории России, обязаны использовать ККТ, за исключением случаев, установленных этим законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

Подробнее:

Лица, ответственные за ведение кассовых операций

Кассовые операции ведутся кассовым или другим работником, назначенным руководителем организации или ИП. Руководитель или ИП может сам исполнять обязанности кассира.

Работнику, исполняющему обязанности кассира, должны быть установлены должностные права и обязанности, с которыми его нужно ознакомить под роспись (п. 4 Указания ЦБ РФ N 3210-У). В этом случае при нарушении кассовой дисциплины для работника наступит ответственность как для должностного лица.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Статья КоАП РФ	Нарушение	Наказание
п. 1 ст. 15.1	Превышение установленного лимита в кассе на конец рабочего дня	Штраф на должностных лиц: 4 000–5 000 руб., на юрлица: 40 000–50 000 руб.
Несоответствие остатка денежных средств в кассе на момент проверки документальному оформлению (неполное оприходование выручки)
Превышение предельного размера расчетов наличными между юрлицами (ИП)
п. 2 ст. 14.5	Неприменение ККТ	Штраф на должностных лиц: 25%–50% от суммы непробитого чека, минимум 10 000 руб., на юрлица:  75%–100% от суммы непробитого чека, минимум 30 000 руб.
п. 3 ст. 14.5	Повторное нарушение	Дисквалификация должностных лиц сроком до 2-х лет; Приостановление деятельности юрлица сроком до 90 суток
п. 4 ст. 14.5	Применение ККТ, которая не соответствует требованиям законодательства, или ККТ с нарушением установленных требований регистрации, перерегистрации и условий применения	Штраф на должностных лиц: 1 500–3 000 руб. на юрлиц:  5 000–10 000 руб.
п. 6 ст. 14.5	Невыдача покупателю чеков (БСО) на бумажном носителе или ненаправление чеков (БСО) по требованию покупателя в по электронной почте или смс	Штраф на должностных лиц: 1 500–3 000 руб. на юрлиц: 5 000–10 000 руб.

У кого есть послабления в ведении кассы

Индивидуальные предприниматели имеют право вести кассовые операции в упрощенном порядке:

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут не устанавливать лимит остатка денежных средств (п. 2 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Для этого необходимо закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что организация или ИП не устанавливает лимит остатка денег в кассе. Если этого не сделать, лимит в кассе будет равен нулю.

В целях применения Указания ЦБ РФ N 3210-У к малым предприятиям относятся юридические лица, отнесенные к малым предприятиям и микропредприятиям в соответствии с критериями, установленными Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ. Налоговыми органами ведется Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, где можно посмотреть категорию своего предприятия:

• микропредприятие;
• малое;
• среднее.

Узнать подробнее о малых предприятиях

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Кассовая дисциплина и как ее правильно вести

Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации.

Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет.

В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все субъекты административно-хозяйственного сектора, работающие с наличными деньгами. Данная обязанность распространяется вне зависимости от того, принимаются наличные через кассовый аппарат или по БСО. Режим налогообложения также не имеет значения.

Стоит отметить, что для ИП правила ведения кассовой дисциплины несколько упрощены. Например, это касается упразднения оформления приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Оформлять их нужно только при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Упрощение касается и на лимит остатка кассы. Для ИП его устанавливать не нужно, при условии, что количество работников менее 100, а годовая выручка составляет менее 800 миллионов рублей.

Ознакомиться с полным перечнем правил кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером.

Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать.

Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е.

   на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.

3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены.

   В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.

4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира.

   В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.

5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

• Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде
• При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным.

Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу.

Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы.

Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

На что обращают внимание при проверке налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

• правильность ведения учета наличности в кассе;
• информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
• любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
• своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц — от 3 000 до 4 000 рублей;
• на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник.

Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже.

Однако следует учитывать, что, добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два.

Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.).

Превышение лимита расчетов наличными

С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

За несоблюдение процедуры обращения с наличными средствами предусмотрены штрафы, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

• от 40 до 50 тыс. руб. для юр. лиц (организаций);
• от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.

Дела, которые связаны с несоблюдением Указания ЦБ РФ, входят в компетенцию налоговых органов (ст. 23.5 КоАП РФ).

Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов

Бухгалтерия Кассовая дисциплина — это совокупность правил, по которым нужно отражать операции по движению наличных в организации. С июля 2020 года закон изменился, и теперь работать с наличными нужно по-новому. 22 июля 2019 Эсаат Ф.

Самединов

Это словосочетание является примером «обычаев делового оборота». Законодательно оно никак не закреплено, но является общеупотребительным. Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил для расчетов наличными деньгами и их хранения.

Соблюдать их должны все экономические субъекты страны.

Основные задачи ведения кассовой дисциплины в 2020 году:

• своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
• повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
• соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
• контроль за соблюдением лимита кассы;
• контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
• контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.

Существенно изменилась кассовая дисциплина с 1 июля 2020 года. Повсеместное введение онлайн-касс потребовало значимых корректировок и в иных финансовых сферах. Например, были скорректированы правила ведения расчетов с подотчетными лицами.

Новшества 2020 года для онлайн-касс

Самые существенные изменения касаются кассовой дисциплины при онлайн-кассах. С июля 2020 года применение онлайн-кассы обязательно практически для всех категорий налогоплательщиков.

Даже самозанятые физические лица затронуты в новой редакции закона № 54-ФЗ. Но исключения остались.

Чиновники определили лишь три категории экономических субъектов, которые еще могут работать без онлайн-ККТ — собрали их в таблице.

Категория коммерсантов и вид деятельности Как применять кассовую дисциплину

Бизнесмен, зарегистрированный в качестве ИП, осуществляющий деятельность без работников в сфере: реализации товаров собственного производства; самостоятельного оказания услуг или выполнения работ. Независимо от того, какая система налогообложения применяется коммерсантом (ПНС, УСН, ЕНВД).	Закон о ККТ не обязывает таких налогоплательщиков выдавать фискальную документацию установленного образца. Следовательно, требовать с ИП без работников фискальный чек или БСО бессмысленно. Достаточно получить от коммерсанта расписку или квиток. Проверьте, чтобы в документе были отражены следующие реквизиты: наименование и дата составления документа; наименование и реквизиты продавца; сведения о товаре, работе, услуге (стоимость, количество, цена); Ф.И.О. и подпись продавца. Иные условия следует закрепить в договоре с контрагентом.
Организации и ИП (как с наемными работниками, так и без работников), осуществляющие деятельность по: изготовлению, ремонту ключей, замков; ведению торговли с рук; торговле товарами на рынках и ярмарках, кроме павильонов, автолавок, киосков.
Бизнесмены, применяющие патентную систему обложения (ИП на ПНС), имеющие в штате наемных сотрудников, осуществляющие деятельность в сфере: ремонта и пошива одежды; ремонта мебели и приборов; ремонта жилья и других хозяйственных построек; выполнения монтажных, сварочных, электромонтажных и санитарно-технических работ; оказания иных производственных услуг.	Требовать фискальный чек или БСО неправомерно. Такие коммерсанты освобождены от онлайн-касс до 2021 года. Несмотря на послабления, придется потребовать от частника официальный документ-подтверждение — любой формуляр, отражающий обязательные реквизиты операции: дата, место и время осуществления расчета; Ф.И.О. и ИНН коммерсанта; СНО ИП (патентная система налогообложения); признак расчета (оплата, продажа, приход, возврат); сведения о товарах, работах, услугах (наименование, количество, характеристики, цена); сумма и форма расчета; Ф.И.О. и должность работника, принявшего деньги.

Новое в расчетах с подотчетными лицами

Другие изменения в кассовой дисциплине с 2020 года коснулись расчетов с подотчетными лицами. Теперь выдавать деньги подотчет нельзя. Нововведения коснулись документации, сдаваемой работниками в подтверждение понесенных расходов.

Раньше достаточно было предоставить в бухгалтерию товарную накладную или товарный чек. Теперь этих документов недостаточно. Обязательно придется приложить фискальный чек или фискальный БСО.

Применение типографских БСО с 01.07.2019 не допускается! Новый бланк должен формироваться с помощью кассовой техники нового поколения: распечатываться через ККТ. А все сведения об операции должны передаваться в ФНС в режиме реального времени.

Если работник приложил к авансовому отчету только товарный чек, то документы принимать не стоит. ФНС не примет такие затраты при налогообложении, восстановит налог на прибыль и начислит пени и штраф. Спасибо работнику за это вы точно не скажете.

Обязательства по применению

Применять требования по соблюдению кассовой дисциплины обязаны все организации и ИП, работающие с наличными деньгами. Причем организационно-правовая форма и форма собственности, а также система налогообложения не играют никакой роли. Все кассовые операции должны быть отражены и задокументированы в установленном порядке.

Обязательными к применению остаются унифицированные формы, которые используются в качестве первичных учетных документов. Это формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
• расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
• кассовая книга (код ОКУД 0310004).