Применение электронных перевозочных документов для поставщиков с 2022 года

08.10.2021

В России планируется внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) в логистической цепочке поставок с утверждённым официальным форматом. Новый вид электронного документооборота обеспечит «прозрачность» рынка для государства и бизнеса и упростит взаимодействие участников транспортно-логистической деятельности в рамках бизнес-процесса по перевозке грузов.

В связи с грядущими изменениями эксперты TerraLink и Docrobot провели анализ и оценили плюсы и минусы ЭТрН, подготовили ответы на важные вопросы об ЭТрН о том, на какой стадии находится внедрение ЭТрН, как бизнесу начать использовать ЭТрН и как обе компании могут помочь бизнесу уже сейчас. Обо всем по порядку в статье, плюс несколько полезных сервисов в конце.

Актуальность перехода на ЭТрН

В начале августа, в ходе совещания Президента с членами Правительства РФ, глава Минтранса Виталий Савельев доложил об объемах возможной финансово-экономической выгоды  при внедрении нового документа.

Министр подчеркнул, что в 2020 году в России было напечатано более 3 миллиардов транспортных накладных, что эквивалентно 700 железнодорожным вагонам, заполненным бумагой, или 7,3 тысячам гектарам вырубленного леса. Виталий Савельев также обозначил, что затраты на один бумажный документ составляют 100 рублей.

Они включают расходы на печать, бумагу, оплату труда и другие. Учитывая общий объем бумажных транспортных накладных, это огромные издержки, которые сегодня несут участники рынка.

Важно обратить внимание на отрицательный углеродный след и вред экологии при производстве такого количества бумаги. Более того, после истечения срока хранения архива, зачастую бумага выбрасывается в мусор.

При ее гниении в воздух выбрасывается метан, который в 25 раз опаснее СО2.

В то время как отказ от бумаги в процессах документооборота позволит сохранить порядка 6,5 га леса или 10 000 деревьев в год (по данным наших клиентов).

Безбумажный документооборот поможет оптимизировать работу тысяч транспортных компаний, 3PL-операторов, ритейлеров, производителей и дистрибьюторов, подтолкнуть компании к цифровой трансформации.

Достоинства и недостатки электронных первичных документов при грузоперевозках

Транспортная накладная — учетный документ, подтверждающий перевозку товаров. На ее основе производится расчет с транспортной компанией. После введения ЭТрН компании смогут получить целый ряд преимуществ.

• Основной плюс — прямая финансовая выгода и экономия для компаний. Стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.
• Быстрое получение оплаты от контрагентов за перевозки грузов. Обычно оплата поступает с отсрочкой платежа, и к этому времени прибавляется срок доставки бумажной накладной — до двух недель. Доставка ЭТрН занимает считанные минуты.
• Документы всегда доступны: их можно формировать, редактировать и корректировать из любого места.
• Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов для участников и государства. Перемещение заказа благодаря ЭТрН легко отследить на всех этапах даже при сложных маршрутах и транспортировках сборных грузов. Хранятся электронные документы в единой базе, доступ к которой есть как у федеральных органов исполнительной власти, так и у самих участников бизнес-процесса: грузоотправителей, транспортных компаний и грузополучателей.
• Быстрый поиск документов. Проведенный анализ показывает, что при запросах от партнеров и фискальных органов в среднем три часа тратится на поиск в архиве нужного документа. Фильтры электронного архива позволяют найти нужный документ за минуту.
• Полностью исключен риск потери документов и необходимости повторного восстановления, что в некоторых компаниях может достигать от 5 % до 25 %.

Несомненно, хватает и недостатков, и барьеров, которые могут замедлить внедрение ЭТрН. Среди них:

• Психологический барьер работы с ЭТрН: в цепочке три участника, а многие компании пока только стремятся поменять привычный образ ведения документооборота.
• Многие законодательные инициативы находятся на уровне проектов. Они будут приняты в 2021 году и вступят в силу в 2022. Этот аргумент слабеет день за днем: уже сейчас принято два, а на стадии проектов находятся еще пять нормативно-правовых актов, регулирующих работу с ЭТрН.
• Для внедрения и использования ЭТрН пока не настроен роуминг между операторами. Сейчас требуется, чтобы все три участника цепочки работали с одним оператором. Однако данный вопрос также решится до конца 2021 года.
• Участников цепочки много, а по прошлому опыту мы понимаем, что при таком количестве коммуникационных связей сложно работать с новым продуктом. В данном вопросе TerraLink и Docrobot на основании анализа рынка выработали систему работы по проектному управлению и готовятся запустить несколько пилотных проектов.

На какой стадии находится внедрение ЭТрН? К кому обратиться за решением?

1 января 2021, после завершения эксперимента Минтранса с ЭТрН, в силу вступило, Постановление Правительства «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ», в которое вносятся понятия: «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд», «электронная сопроводительная ведомость».

С 1 января 2022 года вступает в силу Федеральный Закон № 336-ФЗ от 02.07.2021 «О внесении изменений в статью 31 Федерального закона «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской̆ Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской̆ Федерации» и Федеральный̆ закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Оператором системы определён Минтранс России, на этапе разработки находится ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

С учётом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, Минтранс планирует подготовить предложения по закреплению обязанностей их использования, но уже с 2023 года.

Если в 2022 году начнется плавное внедрение ЭТрН в логистические процессы компаний, то с 2023 года это станет уже обязательной нормой. Таким образом, у участников перевозочного процесса будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Сейчас в России сформировано несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, операторов ЭДО и перевозчиков.

Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной.

Представители государственных органов анализируют обратную связь и пытаются сформировать корректные бизнес-процессы.

Запустив процесс цифровизации в транспортно-логистической сфере, Минтранс приводит ее работу к высокому, современному, технологическому уровню.

Даже если пока не все компании готовы к переходу на цифровой документооборот, им рекомендуется рассмотреть те преимущества, которые он дает.

Введение электронного документооборота существенно облегчит работу как грузоперевозчиков и логистов, так и компаний, которые отправляют и получают грузы.

Как бизнесу начать использовать ЭТрН?

Актуальность перехода на ЭТрН в рамках определенного государством промежутка времени по добровольному внедрению каждый бизнес определит сам для себя, исходя из масштабов перевозок.

TerraLink и Docrobot рекомендуют начать переходить на электронный обмен данными при заказах и отгрузках до вступления обязательных требований.

Это позволит своевременно научиться взаимодействовать с партнёрами и операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных.

Более того, внедрение ЭТрН сейчас исключит риск попадания в очереди для интеграции и подключения к операторам ЭДО, а он высок. С учетом требований к операторам ЭТрН в Проекте приказа Минтранс «О порядке ведения реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов» и в изменениях ФЗ № 336-ФЗ от 02.

07.2021 на рынке останется не более 10 операторов. Объем рынка довольно серьезный, а количество участников логистической цепочки поставок по официальным данным более 50 тысяч. Вопрос о том, как 10 операторов за 18 месяцев смогут интегрировать всех перевозчиков с грузоотправителями и грузополучателями, остается открытым.

Что же делать компаниям, которые только планируют оцифровать ЭТрН? Собрали несколько коротких советов:

• Выбрать оператора электронного документооборота. Обратиться за экспертизой и получить консультацию профессионалов, участвующих в рабочих группах и занимающихся внедрением ЭТрН. У большинства операторов уже выстроены дорожные карты действий для внедрения ЭТрН и есть готовые решения.
• Описать процессы перевозок в компании. Чтобы перейти к использованию ЭТрН, потребуется описать текущие процессы перевозок и определить участников, с которыми можно начать внедрение, и которые будут подписывать документы УКЭП. Важно, чтобы первая цепочка сформировалась с участниками, с которыми есть постоянный объем грузоперевозок.
• Передать информацию об учётной системе для оценки интеграции. Если компания уже выбрала оператора, стоит сообщить ему, с какой учетной системой планируется работать. Это позволит оценить сроки и стоимость внедрения ЭТрН. В случае с TerraLink и Docrobot прикрепляется персональный менеджер, который ведет компанию по налаженной дорожной карте и предоставляется интеграционная платформа для работы с электронными документами в интерфейсе учетной системы.
• Интегрироваться и проходить тесты. На этом этапе компания уже готова для подключения других участников, когда начнется этап массовых подключений.

Полезные сервисы или как Docrobot и TerraLink могут помочь до старта проекта

Компании готовы уже сейчас помогать участникам рынка готовиться к внедрению ЭТрН.

Для этого специалистами TerraLink и Docrobot подготовлены инструменты расчёта экономической эффективности перехода на электронный формат и автоматизации текущих процессов ЭДО.

 Эксперты Docrobot по запросу компании, исходя из требуемых параметров, могут рассчитать экономию при внедрении ЭТрН за год, а также высвобождение времени сотрудников в месяц, которое они эффективно смогут потратить для решения более стратегических задач.

• Пример расчета экономии на основании 10 000 комплектов ЭТрН в месяц
• Если в компании процессы уже переведены на электронные рельсы, например, налажен финансовый или кадровый документооборот, планируется перевод в ближайшее время на ЭДО транспортных накладных и стоит задача по объединению всех процессов на базе одной платформы и их автоматизация, то для предварительного расчета можно воспользоваться калькулятором TerraLink xDE.
• Дополнительно эксперты каждой из компаний готовы предоставить юридическую и техническую экспертизу: перечень нормативно-правового регулирования ЭТрН и выполнить проверку контрагентов компании на подключение к операторам ЭДО и выявить наиболее популярных.

Связаться с нами

Электронные транспортные накладные с 2022 года: для кого обязательно, как перейти

С 2022 года запускается государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны будут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.

Перейти на электронный документооборот обязаны компании, работающие на рынке грузоперевозок. Подключение к системе начнется после 1 января 2022 года через операторов электронного документооборота, одобренных Минтрансом.

Алгоритм работы с электронными документами

Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.

1. Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
2. В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
3. Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
4. Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
5. Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
6. После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
7. Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
8. Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
9. Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет. 
10. В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.

Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.

Электронная транспортная накладная

Новая форма транспортной накладной утверждена с 2022 года. Электронная форма – это та же бумажная, только в цифровом формате. Заполнять ее нужно будет в системе, добавляя сведения в поля формы накладной.

Электронная транспортная накладная имеет такой же статус, как и бумажная. Она подтверждает расходы на доставку груза.

Если компания подключена с ГИС и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.

Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные и когда

• Обязательный переход на электронные транспортные накладные намечен на 1 января 2023 года.
• В 2022 году подключение к ГИС – дело добровольное.
• Но, очевидно, что крупным грузоотправителям и грузополучателям, логическим и транспортным компаниям, лучше не откладывать и подключаться к системе сразу, как только ее запустят в полном режиме.

Пока пользователей в системе будет немного, можно спокойной отладить электронный документооборот в своей компании и обучить персонал. Не секрет, что даже такой большой ресурс как госуслуги, подвисал при большом наплыве пользователей, например, в день сдачи отчетов о вакцинированных работниках.

Как подготовится к ЭДО с электронными транспортными накладными

Переход на ЭДО пройдет спокойно в рабочем режиме, если к нему подготовится заранее. Вот несколько советов, что нужно сделать.

1. Проверить, как сейчас оформляется отгрузка-приема товаров и составить список работников, участвующих в этом процессе. При необходимость какие-то процессы оптимизировать.
2. Оформить за счет компании квалицированные подписи для работников. Напоминаем, что трудовое законодательство запрещает, требовать ЭЦП от работника. Лучше всего оформлять подписи через ФНС.
3. Проверить на каком оборудовании и в каких системах работают сотрудники, отвечающие за отгрузку и доставку грузов. Возможно кладовщикам, водителям или менеджерам нужно будет заменить ПК или докупить смартфоны или планшеты.
4. Выбрать оператора ЭДО из списка, который утвердить Минтранс (после 1 января 2022 года). Согласовать с оператором возможность интеграции системы с вашей бухгалтерской программой.
5. Подключится к ГИС электронных перевозочных документов.
6. Провести обучение или консультирование работников, участвующих в отгрузке-приемке товаров.
7. Подписать соглашения об обмене электронными документами: одно — с транспортной или экспедиционной компанией, второе – с грузоотправителем или грузополучателем.

Чего ожидать от ЭДО в перевозках

Электронный документооборот позволит избавится от потери документов, неправильного их оформления, даст возможность отслеживать доставку и отказаться от бумажных архивов.

Но, при этом за работу с ГИС через оператора ЭДО придется регулярно платить. От 3 000 рублей в год по состоянию на 2022 год.

Возможно, придется оплачивать ЭЦП для работников, налоговая предоставляет бесплатно ограниченное число подписей.

Вероятно, придется закупать программное обеспечение и смартфоны (планшеты), как минимум, для водителей.

Бератор нового поколения ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРАТо, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.Подключить бератор

Все изменения в ЭДО с 1 января 2022 года: ЭЦП, маркировка, электронная доверенность и транспортная накладная

C 2022 года в силу вступает ряд законодательных норм, которые внесут изменения в привычный электронный документооборот. В некоторых случаях работа в прежнем режиме станет просто невозможной, а при определенных обстоятельствах, и вовсе повлечет наложение штрафов.

Давайте разберемся в грядущих новшествах.

С 1 января 2021 года изменятся правила оформления электронной подписи. Получить ЭЦП можно будет либо в налоговом органе, либо в аккредитованном Удостоверяющем Центре — в зависимости от статуса получателя.

1. Руководителям организаций, ИП, нотариусам данную услугу будут напрямую оказывать органы ФНС и их доверенные лица;
2. Остальным работникам — аккредитованные УЦ.

УЦ «Калуга Астрал» успешно прошел аккредитацию, в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ, и может выдавать электронные подписи работникам организаций и ИП.

Доверенные лица налоговой — это организации, которые могут от имени ФНС РФ принимать заявления на получение электронной подписи, идентифицировать личность заявителя и передавать ему готовую ЭП. Не так давно налоговая опубликовала список таких доверенных лиц.

Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.

С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Кстати, если на начало 2022 года у вас есть действующий сертификат ЭЦП, полученный в аккредитованном по новым правилам УЦ, экстренно переоформлять его не нужно. Продолжайте пользоваться подписью до истечения срока действия.

Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности

Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

Мнение нашего эксперта: В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но налоговиками до сих пор четко не проработан процесс выдачи доверенности, вызывает сложности технический аспект задачи. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя. Формат документа уже утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021.

Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):

• формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
• проставление усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.

Новый сервис Астрал.Доверенность позволит создавать документ, зарегистрировать его в контролирующем органе или добавить уже полученную МЧД в электронный документооборот. В настоящий момент данный продукт АО «Калуга Астрал» проходит стадию тестирования.

Использование ЭДО при обороте маркированных товаров

Еще одно новшество: с 1 января 2022 года ЭДО станет обязательным при обороте маркированных товаров (см. Постановления Правительства РФ № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021).

Напомним, что к товарам, подлежащим маркировке, сейчас относятся:

• табачные изделия,
• меховые изделия,
• обувь,
• лекарственные препараты,
• парфюмерия,
• текстиль и одежда,
• шины и покрышки,
• фотоаппараты и лампы-вспышки,
• молочная продукция,
• ювелирные изделия.

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».

С начала 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему Честный Знак через операторов ЭДО для некоторых товарных групп. Новые правила коснутся участников оборота обуви, текстиля и одежды, шин, парфюмерии и фототехники.

Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:

Для автоматической работы с системой Честный Знак и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Есть также комплексное решение Астрал.

Маркировка — в пакет входит оборудование для сканирования кодов маркировки и передачи в учетную систему, сервисы Астрал.ЭДО и Астрал.

ОФД для передачи сведений в Честный ЗНАК, а также услуги по настройке ПО и обучению персонала.

Применение электронных перевозочных документов

ФНС разработала электронный формат транспортной накладной и иных перевозочных документов (заказ-наряда, сопроводительной ведомости), и внедрены в оборот они будут с 1 января 2022 года.

По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.

Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.

Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:

1. Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
2. Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
3. Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
4. Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.

Оставаться в курсе последних изменений законодательства и организовать актуальный электронный документооборот с государственными органами и контрагентами поможет Калуга Астрал. По данной ссылке можно ознакомиться со всеми продуктами сервиса.

Новая транспортная накладная с 2022 года и другие перемены

Новую форму требуется применять уже с января следующего года, а с марта за использование старых форматов водителя ожидает штраф ─ 500 рублей. Несмотря на то, что изменения еще не вступили в силу, к ним стоит готовиться уже сейчас.

Изменения в правилах перевозок

Основные перемены коснулись документооборота и режима работы водителя. Итак, основные изменения:

• Если в качестве первичной учетной документации предлагается транспортная накладная, то теперь ее нужно составлять в четырех экземплярах, где последний предъявляется грузоотправителю.
• Теперь путевой лист заполняется иначе: помимо сведений о ТС, требуется указывать вид перевозки и перевозимой продукции. Обязательно прописывать марку, модель, пробег авто на начало и окончание поездки. Если есть прицеп, то его номер также требуется. Также необходимо прописать дату последнего медосвидетельствования водителя.
• Согласно п. VIII Постановления № 2200 от 21.12.2020, с 2022 года оборот документации разрешено вести в электронном формате: ТН, сопроводительные бумаги, акты и прочие. Причем каждый заполненный бланк требуется подписывать квалифицированной ЭЦП.
• С 2021 года обновился КоАП от нарушениях грузоперевозок фурами и самосвалами.
• По новым законопроектам водителю требуется отдых после каждых 4,5 часов вождения, но только в поездках по России. В общей сложности за неделю человек должен отдыхать около 43 часов.

Важно! Что касается схем обложения налогами: ЕНВД не действует, зато разрешены участники перевозок на УСН и ПСН.

Изменения в транспортной накладной

Главными документами по-прежнему остаются права водителя и путевой лист, но неграмотно заполненная ТН сделает поездку бессмысленной. А вот условия оформления транспортной накладной остались прежними ─ необходимо прописывать все цифры и буквы должны быть печатными, паста ручки ─ синего или черного цвета, а помарки и зачеркивания недопустимы.

Итак, в бланк добавлены следующие изменения:

• В поле Грузоотправитель появилась строка о том, что им является экспедитор. Это снимает ответственность со стороны отправителя и получателя, если с товаром что-то произойдет в пути. Причем договор требуется заключать напрямую с экспедиторской компанией, а не по доверенности с водителем.
• В добавленном подразделе 1а указывается главный организатор передачи груза.
• В поле Груз обязательно прописывают стоимость или ценность перевозимого груза с НДС, без НДС, размер ставки по налогу, отдельно сумма сбора НДС. Дополнительно ─ информация о сопроводительной документации, которая утверждает отгрузку продукта.
• В поле Транспорт добавлены строки, где прописывается вид владения ТС: 1 ─ собственность, 2 ─ аренда, 3 ─ лизинг.

Старыми бланками без штрафа разрешено пользоваться до марта 2022, затем водителя будут штрафовать на 500 рублей за применение старого экземпляра.

Важно! Если допустить хотя бы одну ошибку или помарку при заполнении, то продукция не подлежит отгрузке.

Введение электронного формата для ТН ─ это большое преимущество для участников перевозки грузов. Обычно эта документация заполняется в специальной программе, которая заметит ошибку в некоторых полях. Также будет невозможно пропустить заполнение обязательных строк, так как ПО попросту не сохранит документ.

Другие перемены

Кроме описанных перемен, правительство проиндексировало тариф проезда за 1 километр по федеральным шоссе в системе «Платон», который с 01.02.2022 вырастет на 14 копеек. А утилизационный сбор повысится на четверть.

Что касается необоснованных перегрузов и соответственно штрафов на отдельных участках, то теперь они оснащены цифровым табло. И водитель сможет на месте переместить продукцию «на место». Дело в том, что во время пути груз может сдвинуться и увеличить нагрузку на конкретную ось. Непосредственно пункты проверки на техническую исправность станут проверять каждые 3 месяца.

В договоре рекомендуется прописать специфику груза, особые условия перевозки или хранения, а также добавить тот момент, что пеервозчик берет на себя ответственность за кражу или порчу груза.

Это смотивирует того доставить продукцию в изначальном виде без претензий со стороны сотрудников полиции, налоговой и т.д.

Кроме того, если с грузом все-таки что-то случиться, перевозчик будет обязан вернуть средства в полном объеме.

Грузоперевозки под контролем: новые правила обмена электронными перевозочными документами

С 1 января 2022 года на постоянной основе заработает система электронных перевозочных документов – Федеральный закон от 02.07.

2021 №336-ФЗ коснется каждую компанию, ИП, физлица и юридического лица, которые занимаются грузоперевозками.

Формировать их будут грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики, которые работают по договорам с оператором информационной системы.

Зачем все это делается?

Все должно быть под контролем: каждая перевезенная тонна груза, каждый килограмм. Бумажный документооборот сдерживает транспорт (низкие скорости), при этом оформляется порядка 3 млрд бумажных документов в год.

За счет внедрения цифровых технологий и перехода на электронный оборот документов к 2030 году Россия может в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов. А пока скорость грузоперевозок сдерживает вал бумажных документов.

Если ничего не менять, через пару десятков лет будет оформляться в год по семь миллиардов документов на бумаге.

В соответствии с новым законом уже в 2021 году в России будет создана «государственная информационная система, обеспечивающая получение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, от операторов информационных систем электронных перевозочных документов, обработку, хранение таких документов и сведений, содержащихся в них, представление таких документов и сведений, содержащихся в них, органам государственной власти…». Компании и ИП должны будут формировать транспортные накладные и другие перевозочные документы в электронном виде. 

Напомним, что еще в октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент, в ходе которого компании и ИП начали использовать электронные транспортные накладные и электронные путевые листы.

Участники эксперимента оформляют как электронные, так и бумажные документы, потому что электронный формат – это лишь тестирование системы. Однако обмениваются перевозочными документами участники транспортно-логистической цепочки в электронном виде, в том числе и с госорганами.

Сам обмен происходит в круглосуточном формате без выходных круглый год. С 2022 года электронный оборот перевозочных документов закрепили в уставе автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Организации получат право формировать и применять электронные перевозочные без их бумажных копий. При этом сохранится возможность использования печатных форм на бумаге.

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это начальный этап масштабного внедрения электронного документооборота (ЭДО) в транспортной сфере.

Прототип информационной системы позволяет присваивать уникальный идентификатор, формирование реестров сведений из электронных перевозочных документов, доступность данных в режиме реального времени, прослеживаемость транспортировки, доступ к информации в онлайн формате, поиск и фильтрацию информации по атрибутам, просмотр записей, формирование статистических выборок и др.

По новым правилам электронные перевозочные документы нужно будет формировать грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям, фрахтователям, фрахтовщикам и отправлять их в систему электронных документов через специальных операторов. В список электронных перевозочных документов отнесут:

• электронную транспортную накладную;
• электронный заказ-наряд;
• электронную сопроводительную ведомость.

Все это разработают налоговики, и дальше компании — перевозчики должны будут зарегистрироваться у оператора и только после этого начать перевозить грузы. Электронный формат перечисленных документов будет утвержден ФНС совместно с Минтрансом.

Операторов включат в специальный реестр. Они должны будут иметь в собственности расположенную на территории России телекоммуникационную инфраструктуру и аппаратные средства электронной подписи. Операторы будут обязан обеспечивать круглосуточную обработку электронных документов, проводить идентификацию участников информационного взаимодействия, обеспечивать конфиденциальность сведений.

Доступ к сведениям из госсистемы получат госорганы. Порядок обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, а также порядок направления этих документов установит правительство. Новые правила вступят в силу с января 2022 года.

К любой операции транспортно-логистическая компании оформляют целую пачку документов. Для транспортной логистики это, как правило, накладные, акты, счета-фактуры, для складской — акты МХ-1 и МХ-3. Делать их на бумаге очень долго, отправлять в бумажном виде на большие расстояния достаточно дорого и не на 100% надежно.

Электронный документооборот СБИС оптимизирует процесс получения и обработки заявок, ускоряет передачу документов, исключает их потерю и неверное заполнение. СБИС ЭДО позволит с легкостью создавать и подписывать документы, мгновенно отправлять их адресату

Ваш сервис станет лучше, а работа ваших менеджеров проще при использовании электронного обмена документами. СБИС без проблем стыкуется со всеми учетными системами, оформление документов в привычном для вас порядке, а СБИС доставляет их получателю за пару секунд.

Закажите бесплатную консультацию, и узнайте обо всех преимуществах перехода на систему электронного обмена документами уже сегодня.

Эдо для транспортных документов

Автоперевозки переведут на электронные накладные. С 01.01.2022 г. вступит в силу Федеральный закон от 2 июля 2021 г.

N 336-ФЗ «О внесении изменений в статью 31 Федерального закона «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

В электронном виде будут следующие транспортные документы:

• накладные,
• заказ-наряды,
• сопроводительные ведомости.

Грузоотправители и грузополучатели, перевозчики, фрахтователи, фрахтовщики должны будут заключить договоры с оператором информационной системы. Операторов включат в специальный реестр. Они должны иметь в собственности расположенную на территории России телекоммуникационную инфраструктуру и аппаратные средства электронной подписи.

Оператор будет обязан обеспечивать бесперебойную обработку электронных документов 24*7, идентифицировать участников и обеспечивать конфиденциальность сведений. Операторы также будут направлять электронные перевозочные документы в государственную информационную систему для обеспечения межведомственное взаимодействия от ФНС до ГИБДД.

Это не будет считаться нарушением конфиденциальности.

Порядок обмена безбумажными транспортными документами и содержащимися в них сведениями, а также порядок их направления установит правительство. Система электронного документооборота (далее — ЭДО) для транспортной документации позволит увеличить скорость бизнес-процессов в логистике и грузоперевозках, по предварительным оценкам специалистов – в 6 раз. До 2022 года сроки доставки товаров по России и из России сильно тормозил большой бумажный документооборот, так, в 2020 г. количество документов для автоперевозок перевалило за 3 млрд. шт. К примеру, если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 бумажных накладных. Каждый документ требовал «живых» подписей грузоотправителя и грузополучателя, доверенностей и прочего. Теперь нововведение должно облегчить жизнь всех участников перевозок грузов. Принятию решения по ФЗ предшествовал стартовавший 01.10.2020 г. месячный эксперимент по ЭДО в автоперевозках в России. Такие перевозчики как ПЭК и операторы ЭДО тестировали обмен в электронном виде транспортными накладными и путевыми листами. В ходе эксперимента были обыграны различные сценарии: перевозка с заменой водителя в рейсе, а также перевозка с заменой точки выгрузки на маршруте, старт рейса ночью и т.д. В результате выявились замечания: — нужно обеспечить техническую возможность работы с электронными документами (предоставить смартфон, планшет, ноутбук). — нужно предусмотреть план действий при невозможности технического устройства обеспечить ЭДО.

Также желательно заранее иметь опыт взаимодействия с партнерами через ЭДО.

Электронные перевозочные документы в 2021 году. Ответы на вопросы вебинара Synerdocs

Илья Аллин: С какими сложностями столкнулись в базовом сценарии, если были?

Сложно было собрать в группу активных участников, которые бы помогали в доведении формата до той первичной формы, которая планировалась. Было много противоречивых позиций и мнений среди участников, отсутствовало единство в ключевых аспектах. Из двух зол выбирали меньшую, оптимальную, и обкатывали ее на эксперименте, чтобы убедиться, какую позицию выбрать для будущей релизной версии формата.

Алексей Богачев: Одна из задач эксперимента — сформировать утвержденный формат ЭТрН. Окончательный формат утверждён? Где можно ознакомиться с этим форматом?

Марина Зиновьева: В какие сроки планируется утверждение перечисленных изменений для ЭТрН?

Пока еще есть «белые пятна». Для многих они очевидны и на слуху. Первое — экспедитор, второе — клиент. Потому что в текущем Постановлении 2200 пока неочевидным является, каким образом и при каких бизнес-сценариях необходимо заполнять клиента и указывать экспедитора. Это открытый вопрос.

По остальным новым полям, которые появились, — вопрос также открытый, который будет обсуждаться с бизнесом и ФНС России.

Также «белые пятна» есть вокруг электронной подписи: кто должен ставить КЭП и ПЭП? Нужно ли водителям заверять документы КЭП? Нужны варианты, которые будут в первую очередь устраивать налоговую службу.

Сейчас ведется итерационная работа над форматом. Нет задачи «пересобрать» формат.

С ФНС есть договоренность по доработке первого титула, в нем учитывается новая печатная форма ТрН, замечания по содержанию и структуре от ФНС и бизнеса, накопленные на базе эксперимента и регулярных встреч.

В ближайшей перспективе планируется подготовить и согласовать первый титул с ФНС, обсудить его с ключевыми игроками — операторами, бизнесом. Далее будет собрана обратная связь и финализирован первый титул. По этому же принципу будут дорабатываться все остальные титулы.

Galina Zaugolnikova: Возможно ли использование бумажной формы ТрН, установленной 272 постановлением в 2021 г.? Не все компании готовы в столь короткий срок внедрить в системы новую форму, установленную постановлением 2200.

Юрий Курмаев: Можем ли мы в январе использовать старую форму как переходный период? Учитывая, что изменения были известны за 10 дней до даты ввода. Т.е. в нарушении 30 дней с даты публикации.

Елена Ткаченко: Будет ли готова система Минтранса работать в продуктиве (включая интеграцию с системой МВД) к 1/1/22? (В соответствии с Постановлением 2200 переход на электронную форму возможен с этой даты)

Olga Skypchenko: Коллеги, прошу прокомментировать еще раз: принятое постановление 2200 в отличие от проекта предусматривает: Для подписания электронных перевозочных документов лица, уполномоченные участниками электронного взаимодействия, используют усиленную квалифицированную электронную подпись; водитель, очевидно, лицо, уполномоченное участником — перевозчиком. Как вы видите возможность оформления КЭП каждому водителю с учётом финансовых затрат на оформление такой подписи?

272 Постановление больше не действует. Приложение № 4 Постановления 2200 обязательно к использованию. Что касается рекомендаций по заполнению ЭТрН, в ближайшее время такой документ будет выпущен.

Понятно, что нерационально каждому водителю вручать КЭП, к тому же это накладывает ряд технических ограничений на бизнес. Вопрос к самой трактовке постановления. В приложении № 4 речь идет о бумажной версии транспортной накладной, пп 94 касается электронной версии.

Есть размытость. В бумажной версии ставится физическая подпись водителя — здесь все очевидно. Но поскольку появляется электронная ТрН, возникают титулы, которые подписываются КЭП каждого из участников.

При этом и факт успешного получения каждого титула таже фиксируется КЭП участника документооборота и самим оператором ЭДО.

Конечно, было бы проще ставить отметки водителя (не важно, в мобильном приложении, смс или другим способом), а титулы заверять УКЭП уполномоченного лица организации — в частности перевозчика, который несет ответственность перед заказчиком перевозки.

Эти вопросы безусловно будут разобраны, но важно, чтобы и бизнес был вовлечен в процесс и на своем уровне поднимал озвученные вопросы. Так ситуация сдвинется с мертвой точки. Это не единственная неоднозначность в Постановлении, каждую из них нужно прорабатывать.

Алиса Муратова: На наш взгляд, как оператора, можно оставить на усмотрение бизнеса подписание простой ЭП. При этом указывать все замечания к приемке или сдаче груза, чтобы водитель мог оставить комментарии. Но важно, чтобы эта подпись была заверена транспортной компанией, так как она —
юридическое лицо
, которое несет ответственность за перевозку.

Anna Vasilenko: Вы не отвечаете на вопрос про 'лектронный путевой лист. Прошу пояснить, как будут планироваться работы по нему.

В эксперименте был проработан формат электронного путевого листа. Он уже имеется в финальном виде. Но поскольку в текущей парадигме смещен фокус на ЭТрН, то в первую очередь планируется запустить в продуктив именно этот документ, а уже дальше перейти к ЭПЛ.

Остались открытыми некоторые вопросы — например с медосмотрами, с подсоединением к операторам ЭДО тех, кто проводит тех- и медосмотры, нужны ли им электронные подписи. Ну, и поскольку путевой лист не относится к первичным документам, принято решение поэтапно заниматься его цифровизацией.

Путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя и не является первичным учетным документом; однако может быть признан первичным учетном при условии отражения в нем реквизитов со стоимостной оценкой операции) и в соответствии с учетной политикой компании.

Игорь Растокин: Возможно ли медосмотр водителей заменить телемедициной? Было ли что-то подобное в рамках эксперимента?

Вопрос сложный. В ЭПЛ попадает отметка врача и его реквизиты.

Здесь бизнесу самому стоит разобраться, как ему удобнее будет проводить медицинское освидетельствование водителей — и с юридической и с технической точки зрения.

Главное, чтобы формат был и корректно поддерживался всеми участниками. Каким образом будет проводиться интеграция и на каком уровне, этот вопрос достоин отдельной дискуссии.

Anna Vasilenko: Реализованный прототип — уже принятое решение по организации алгоритма обмена документами? Т.е. компании будут работать через оператора ЭДО в том числе по ЭПЛ?

Можно говорить про прототип в рамках эксперимента. Он создавался таким образом, чтобы при необходимости была возможность доработки процессов. Основные алгоритмы, которые заложены в него, подтвердили свою эффективность. Принятие решений — на стороне регуляторов.

Вячеслав Агейкин: Мы, как отправитель, используем ТрН на бумажном носителе формат от 2017 года. С 01.01.21 обязательно использовать новый формат ТрН на бумажном носителе либо мы можем использовать старый формат? Спасибо

Юлия Матюшенко: В правила перевозках грузов 2021 указано про электронную транспортную, что она будет применяться с 01.01. 2022г. Что это значит и можем ли мы на нее уже переходить официально?

Вячеслав Агейкин