Инструкция по подготовке договора хранения

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

  • Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
  • Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
  • Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок храненияВид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации

Книга учета доходов и расходов

50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года

Расчеты по страховым взносам
Постоянно Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Срок храненияВид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени

Авансовые отчеты

45 лет Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников

Постоянно Штатное расписание
До востребования Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

  1. Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
  2. Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
  3. Дальше можно передавать документы в архив.

Инструкция по подготовке договора хранения Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

НарушениеШтрафОснование
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
ст. 15.11 КоАП
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения 10 000 ₽ за один налоговый период

30 000 ₽ — более одного налогового периода

ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 200 ₽ за каждый непредставленный документ ст. 126 НК РФ, п. 1
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента 10 000 ₽ для ИП и юрлиц ст. 126 НК РФ, п. 2
Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки 5000 ₽

20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года

ст. 129.1 НК РФ, п. 1
Нарушение правил хранения кадровых документов От 1000 до 5000 ₽ — для ИП

От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц

ст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

  • Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
  • Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
  • Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Инструкция по подготовке договора хранения Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Инструкция по подготовке договора хранения Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.

  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Инструкция по подготовке договора хранения

  • До 4 месяцев бесплатного обслуживания
  • До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
  • Бесплатная онлайн-бухгалтерия

Подробнее

Образец договора хранения документов — скачать пример

Добавлено в закладки: 0

Прежде всего, необходимо заметить, что действующее законодательство не связывает никак понятие «документ» только с бумажным носителем. Наряду с этим установлено, что в письменной форме сделка должна выполняться при помощи составления документа, который выражает ее содержание и его подписывают лица, которые выполняют сделку, или как-нибудь по-другому лицами, уполномоченными ими.

Договор хранения документов — это разновидность договоров об ответственном хранении, которые являются в свою очередь видом договоров об услугах.

Каждый образец Договора о хранении документов в себе имеет эти разделы, к примеру, предмет обязательства, особенности применения услуг, участники, сроки поставки услуг, особенности урегулирования споров, стоимость, ответственность субъектов и другие аспекты. Так как законодательство России по сути предоставляет свободу в оформлении соглашений, то нет определенного списка условий, однако отмеченные – определяющие, без ни х договор можно объявить недействительным.

Этот образец Договора о хранении документов проанализирован и подготовлен юрисконсультами, чтобы исключить различные несоответствия законодательству, пробелы содержания и другие особенности. При подготовке договора учли моменты хозяйственного оборота, что позволят учесть интересы сторон.

Оформленный грамотно Договор хранения документов является определяющим методом защищенности прав, исполнения положений достигнутого договора. Как практика демонстрирует, когда договор составлен правильно юридически, то разногласия меж субъектами появляются значительно реже, да и профессиональный Договор в судебном споре является важным фактом.

Образец договора хранения документов

Инструкция по подготовке договора хранения Инструкция по подготовке договора хранения Скачать образец договора хранения документов в формате .doc

Договор складского хранения: особенности документа, содержание, форма, срок действия, порядок расторжения

Если субъект хозяйствования не имеет условий для хранения товара, он может воспользоваться услугами специальной компании. Это не только удобнее, но и дешевле, чем строить и обслуживать собственный склад. В процессе сделки заключается договор складского хранения.

Понятие договора складского хранения

Договор складского хранения является документом, по которому товарный склад (далее по тексту – хранитель), принимает на временное хранение ценное имущество от физического или юридического лица (далее по тексту – поклажедатель). Первая сторона берет на себя обязательство по истечении указанного в соглашении срока, вернуть товар в полной целостности и сохранности, вторая –своевременно оплатить услугу, если иное не предусмотрено настоящим договором.

В качестве товарного склада подразумевается компания, сферой предпринимательской деятельности которой является хранение ценных грузов, а также предоставление клиенту сопутствующих услуг.

Инструкция по подготовке договора хранения Инструкция по подготовке договора хранения

Документ составляется в письменной форме и считается юридически выполненным при условии, что его подписание и принятие имущества на временное хранение удостоверены внутренним складским документом.

Нормативно-правовыми документами – статьей 423 Гражданского Кодекса РФ, регламентировано два вида договоров хранения:

  • возмездные – услуга предоставляется на платной основе;
  • безвозмезные – хранитель не претендует на денежное вознаграждение за исполнение своих обязательств по документу.

Отличительные особенности договора складского хранения:

  • специальный состав субъектов;
  • предмет договора;
  • сопроводительные складские документы, являющиеся юридической составляющей соглашения;
  • присутствие специфических особенностей в правах и обязательствах участников сделки.

Предмет соглашения

Предметом договора является обеспечение сохранности груза в том виде, в котором он был принят на ответственное хранение. Объектом услуги могут стать родовые вещи или индивидуально определенные. Складской договор, соответственно, может классифицироваться как иррегулярный и регулярный.

Справка! Для хранения можно передавать только ту вещь, которая способна выступать как товар. Под товаром понимают гражданско-правовой объект, целевое предназначение которого – торговля, обмен, либо другой способ введения его в оборот.

Нередко предметом услуги выступает подготовка товара к дальнейшей транспортировке или продаже.

Стороны соглашения

Участниками договора хранения на складе являются:

  • компания – товарный склад. Принимает имущество от заинтересованных лиц или коммерческих структур.
  • собственник товара.

Справка! По закону (статья 50 ГК), некоммерческое юридическое лицо имеет право выступать хранителем лишь настолько, насколько это необходимо для достижения цели их создания – при условии, что их деятельность не выходит за рамки этих целей. Описание услуги следует указывать как направление деятельности в учредительных документах организации-хранителя.

Товарный склад общего назначения может заключать договора хранения с любым заинтересованным лицом. Исключение составляют случаи, когда присутствуют доказательства невозможности принять вещь на сбережение – статья 108 Гражданского Кодекса.

В роли поклажедателя имеет право выступать любое лицо, занимающееся предпринимательством, при условии, что оно является собственником сдаваемого на хранение, товара.

Обеспечение выполнения обязательств по договору

Организация, принимающая на себя роль хранителя, обязана обеспечить:

  • перечень мероприятий, оговоренных соглашением;
  • по завершении каждого отчетного периода, предоставлять собственнику акт о предоставленной услуге за месяц;
  • по завершении периода хранения выставить поклажедателю счет на оплату;
  • обеспечить грузу надлежащие условия пребывания на складе.

Обеспечить выполнение обязательств хранитель сможет при следующих условиях:

  • получение от заказчика необходимой информации и документов, нужных для правильного размещения имущества;
  • своевременной оплаты услуги;
  • в случае причинения денежного урона по вине заказчика, настаивать на его полном возмещении.

Встречные обязательства поклажедателя:

  • правильно упаковать груз – это обеспечит его целостность и гарантирует сохранность;
  • своевременно вносить платежи, сумма которых указана в соглашении;
  • вовремя подписывать акт выполненных работ – при несоблюдении данного условия услуга автоматически считается оказанной;
  • по требованию компании предоставлять бумаги, доказывающие факт владения товаром.

В свою очередь, поклажедатель вправе:

  • настаивать на качестве услуг;
  • владеть сведениями на предмет условий хранения;
  • требовать материальной компенсации, если товар испорчен.

Содержание и форма документа

Договор складского хранения оформляется по следующему образцу:

  • персональные данные участников сделки;
  • предмет договора – описывается наименование груза;
  • обязанности сторон;
  • права участников;
  • вид соглашения – возмездное, безвозмездное. Прописывается стоимость услуги;
  • срок действия – могут быть определены четкие рамки, а возможна трактовка – по заявлению одной из сторон.

Скачать бланк соглашения.

Срок действия договора складского хранения

По закону, временные рамки, в течение которых соглашение является актуальным – не регламентированы. Следовательно, данный пункт не является существенным условием документа. Он соизмеряется со сроками хранения товара. Возможность получить вещь со склада в любой момент – прерогатива поклажедателя.

Расторжение соглашения

Инициировать прекращение действия документа может любая сторона-участник сделки. Основания к расторжению договора:

  • по истечении срока действия, указанного в соглашении;
  • по настоянию поклажедателя – о возврате переданных на сбережение, вещей – даже, если период хранения, регламентированный условиями документа, еще не истек. Хранитель обязан возвратить товар незамедлительно;
  • по иным мотивам – установленным нормативно-правовыми государственными актами.

Компания может прекратить действие соглашения складского хранения по следующим причинам:

  • возникли непредвиденные обстоятельства, препятствующие выполнить обязательства;
  • товар имеет опасные свойства;
  • по факту наличия просрочки оплаты стоимости услуги, свыше, чем за половину всего срока хранения.

Внимание! По иным причинам расторгнуть соглашение хранитель имеет право только через суд. При этом мотив, отраженный в исковом заявлении, должен доказывать нарушение контрагентом своих обязательств.

Заключение

Грамотно составленное соглашение, к котором подробным образом прописаны все условия сделки, при возникновении спорных ситуаций станет юридическим гарантом законности процедуры и аргументом в судебных разбирательствах.

Сколько хранить договоры в организации

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.

2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства.

Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.

Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

  • Налоговому кодексу;
  • ФЗ «Об архивном деле»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

  • конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
  • обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

Вид
Установленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности До ликвидации организации
По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов До ликвидации
Аренды Недвижимого имущества — 10
Движимого имущества — 5
Залога 10
Проката 5
Поручения По недвижимому имуществу — 15
По движимому имуществу — 10
О передаче права на результат интеллектуальной деятельности 5
О закупках отдельными видами юрлиц 5
Учредительные Постоянно
Трудовые До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

  • текущее (во время исполнения);
  • в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации.

Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня.

Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов.

Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

Инструкция по подготовке договора хранения

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *