Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

  2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

  3. Средства электронной подписи.

  4. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

  5. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

  • на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;
  • нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;
  • после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Чтобы подписать PDF-файл:

  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC

  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.

  3. Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  4. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.

  5. Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  6. Нажмите Поставить цифровую подпись.
  7. Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  8. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.
  9. Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  10. Нажмите Подписать.

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).

  2. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.
  3. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

  4. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

  5. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).

  6. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.

  7. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.

  8. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.

  9. После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре «Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.

Как подписать документ электронной подписью в Word 2007, 2010, 2013, 2016 ✔️

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом росписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.1 Документ заблокирован для исправления

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Читайте также:  Как зарегистрировать ООО с учредителями физлицом и ООО?

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  • Наберите текст;
  • Проверьте ошибки, опечатки;
  • Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
  • Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

  • Поставьте курсор под текстом;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.2 Установка курсора

  • Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.3 Создание таблицы

  • Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.4 Создание одноячеистой таблицы

  • Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.5 Настройка документа

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.6 Сохранение документа

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

  • Поставьте курсор в ячейку;
  • Нажмите вкладку «Макет»;
  • В строке поиска напишите «подготовка»;
  • Выберите «Добавить цифровую подпись»;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.8 Добавление цифровой подписи

  • Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.9 Сохранение в спецформате

  • Программа предложит выбрать сертификат;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуРис.10 Выбор сертификата

  • Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

  • Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
  • В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
  • Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
  • Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
  • Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
  • Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
  • Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

Рис.11 Подпись документа

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

  • Скачайте и установите программу;
  • Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
  • Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

Рис.12 Раздел «Подписать»

  • Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;

Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП

  • Выберите файл, который нужно подписать;

Рис.14 Выбор файла

  • В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
  • Выберите сертификат, которым подписываете документ;
  • Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы.

Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля.

Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

Читайте также:  Как писать в форме Р 11001 слова "помещение" и "деревня"?

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

  • Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
  • Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
  • Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
  • Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
  • С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
  • Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

  • Перейдите на официальный сайт;
  • Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
  • Войдите в раздел «Создание ЭП»;
  • Загрузите документ, который хотите заверить;
  • Добавьте ЭП;
  • Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями.

Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений.

С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Следует также учитывать, что для комфортной работы рекомендуется установить свежую версию Ворд. Хотя документы будут выглядеть и читаться в любом релизе программы, стоит освежать софт, чтобы ваши контрагенты не столкнулись с проблемой. Например, файлы в расширении .docx не читаются в Word 2003.

Если у вас остались вопросы по тому, как подписывать различные форматы документов ЭП, или вам нужна консультация по организации безбумажного документооборота: ЭДО с контрагентами, СЭД, кадровый ЭДО, ЭДО в маркировке, электронные архивы — обращайтесь к нашим специалистам.

В нашем арсенале — большой выбор технических решений, включая собственную разработку WA:ЭДО c прямой интеграцией с 1С и Контур.Диадок, позволяющих реализовать проекты по электронному документообороту любой сложности для компаний любой отрасли и любого размера бизнеса.

Как электронной подписью подписать документ Ворд (Word)

Использование электронной подписи (ЭЦП) удобно тем, что ее можно поставить на документе любого формата. Для файлов MO Word существует несколько способов проставления ЭЦП. Они различаются типом необходимого программного обеспечения и техническими возможностями при подписании.

Содержание

  • 1 Что нужно для подписания документа
  • 2 Как подписать документ

Что нужно для подписания документа

Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Как сделать линию для вставки ЭЦП в Word

Перед тем как сделать электронную подпись в ворде нужно провести разделительную линию в том месте, где должна быть ЭЦП. Чтобы добавить строку нужно:

  • кликнуть по любой области на документе;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • через вкладку «Вставка» выбрать «Таблица»;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • создать таблицу в 1 ячейку;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • переместить ячейку в нужное на документе и изменить ее размер;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • далее нужно через правую кнопку мышки вызвать рабочее меню, где выбрать пункт «Границы и заливка»/«Границы»/«Тип»/«Нет». А в разделе «Стиль» выбрать нужный цвет линии, толщину и тип;
  • в разделе «Образец» нужно кликнуть между маркерами нижнего поля на представленной диаграмме для формирования только нижней границы;
  • затем пользователь нажимает последовательно «Применить» и «Ок».

В завершении процедуры подписываем файл и отправляем по электронной почте адресату.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

  • создает документ и подготавливает его к подписанию;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

  • затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

  • в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;
  • далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.
  • Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

  • открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »
  • автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;
  • затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;
  • после этого нужно выбрать подписываемый файл;
  • в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;
  • затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;
  • в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».
  1. Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки.

Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб.

Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

  • зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
  • открыть строку подписи и выбрать сертификат;
  • создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.
Читайте также:  Можно ли ип устроиться на работу официально?

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе.

Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса.

Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.



Как подписать документ Ворд электронной подписью

Главная › Вопросы и ответы ›

13.11.2019

Существует 5 наиболее часто используемых способов, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор определяется версией Microsoft Office, действующей на компьютере.

Word 2003 и 2007 сами могли подписать документы ЭЦП, не обращаясь к сторонним программам.

Новые версии Word для работы с документами, подписанными цифровыми ключами, требуют отдельных плагинов или установки специального ПО “КриптоПро Office Signature”.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуЭлектронная подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа.

Что обеспечивает ЦП на документе

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

Как подписать документ Word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление.

У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету.

Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуКриптоПро CSP – линейка шифровальных программ.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

  • открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
  • выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

  • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
  • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуКриптоПро Office Signature – этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.

При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

  • открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
  • изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
  • сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
  • открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
  • указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
  • приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
  • сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
  • в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуКриптоАРМ – это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”.

Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек.

Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

  • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
  • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
  • кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
  • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 годуКриптоКонтур – бесплатное подписание документов ЭЦП, проверка электронных подписей.

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

  • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
  • формируется только отсоединенная подпись;
  • работа только в ОС Windows;
  • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ.

Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий.

Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

  • выбор в главном меню раздела “Параметры”;
  • переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
  • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
  • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана.

Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана.

Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.

Как подписать документ Ворд электронной подписью Ссылка на основную публикацию Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году Как подписать документ электронной подписью в Word в 2022 году

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *