Предприниматели и фирмы, реализующие продукцию или предоставляющие услуги, обязаны проводить наличные и безналичные платежи через кассу. Законодательством определен перечень ситуаций, когда кассу можно не использовать. Один из пунктов этого перечня – предоставление услуг гражданам. Предприниматели и фирмы могут при этом заполнять бланки строгой отчетности.
Фирмы и предприниматели должны вести учет типовых или самостоятельно разработанных форм. Для этих целей заводится специальная учетная книга.
Скачать бланк строгой отчетности в формате Word, вы можете по ссылке.
Зачем нужна книга учета?
Предназначение учетной книги понятно из названия: она необходима для регистрации «строгих» бланков. Нормативно-правовыми актами не установлена определенная форма книги. Некоторые фирмы закупают готовые экземпляры, отпечатанные в типографии, но их не всегда можно найти в продаже. Учет можно вести в любой «амбарной книге» и даже в обычной школьной тетрадке.
Учетная книга позволяет зарегистрировать поступление и расходование бланков, подлежащих обязательной отчетности.
В левой части отображается прибытие бланков, которые заказываются в типографии, обязательно указываются их номера. В правой части отражается выдача бланков.
Проверка книги БСО контролирующей организацией дает возможность выяснить цели использования каждого учтенного бланка.
Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 – пример заполнения:
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности.
Узнать в каком порядке ведется журнал приказов по основной деятельности предприятия и скачать его образец, вы можете в этой статье.
Кто ведет книгу учета БСО?
Порядок ведения и оформления книги устанавливается местным нормативно-правовым актом фирмы. В документе прописывается ФИО лица, ответственного за приемку, должное хранение, регистрацию и выдачу бланков. С таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности.
Приказ о регистрации и расходовании бланков может устанавливать срок хранения книги в течение пяти лет с момента внесения последней отметки. По истечении данного периода книга вместе со всеми корешками и списанными формами должна быть уничтожена.
Нужно также учитывать, что книги нельзя уничтожать, если еще не истек месяц с момента последней инвентаризации.
Кто и в каком порядке осуществляет ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию – читайте здесь.
Правила ведения книги учета бланков строгой отчетности
Дополнительную информацию об учетной книге можно найти в ряде нормативно-правовых актов:
- Положение №359 (пункт 13);
- Приказ Минфина от 15 декабря 2010 г. №173н (в разделе о бланке 0504045).
Следует также отметить, что некоторые фирмы используют такое наименование, как «журнал учета БСО», что вполне допускается. Однако в законодательстве речь идет именно о книге, форму которой организация может составить сама.
Важно соблюдать следующие условия, которые требует законодательство:
- Прошивка, скрепление печатью и росписями руководителя и главбуха (если такой числится в штате);
- Нумерация страниц.
Учетная книга заполняется только от руки. Заполнять документ в электронном формате (например, в Excel) категорически запрещается. Это объясняется тем, что при этом не будут выполняться предписанные указания.
Электронную книгу пронумеровать можно, но прошить ее не получится. К тому же электронный вариант можно с легкостью скорректировать, что категорически запрещено.
Книгу учета можно вести в любой тетради или журнале, которые уже есть в фирме. В таком случае в тетради придется делать колонки, также нужно будет потратить время на прошивку и проставление номеров.
Если этого делать не хочется, можно заказать журнал в типографии. При этом следует заблаговременно озвучить нужные колонки и графы, а также размеры и формат, учитывая потребности фирмы.
При самостоятельной разработке формы журнала можно ориентироваться на бланк 0504045, утвержденный для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов №173н.
Учетную книгу заводят непосредственно перед ее получением и ведут, пока не кончатся пошитые и пронумерованные страницы. Обновление книги не требуется.
Точные сроки хранения не определены, но Положение №359 устанавливает, что период хранения дубликатов и корешков составляет пять лет, поэтому и минимальный срок хранения журнала с даты внесения последней отметки также составляет пять лет.
Порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности.
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности
В журнале отображаются все сведения, касающиеся «строгой» документации:
- Получение;
- Предоставление;
- Возврат;
- Списывание;
- Вывод оставшихся документов.
Пример заполнения книги учета БСО:
ООО «Айболит» предоставляет ветеринарные услуги. Фирма при осуществлении коммерческой деятельности выдает квитанции на оплату оказанных услуг. 1 апреля 2015 года в компанию поступила новая партия квитанций в количестве 50 штук.
Квитанции оприходованы бухгалтером и учтены по всем правилам. Далее квитанции приняло ответственное лицо, позже (4 и 7 апреля) они распределены между двумя работниками по 15 штук на каждого. Каждый из сотрудников, работающих с документами-аналогами чеков при оказании услуг гражданам, подписывает договор о материальной ответственности.
Поэтапное заполнение книги учета бланков строгой отчетности
Основные этапы заполнения:
- Поступление;
- Применение;
- Хранение.
Сначала необходимо указать данные, отображающие поступление. В учетной книге прописывается количество, выданное материально ответственному сотруднику.
Совет: Испорченные или неверно заполненные формы зачеркиваются и вкладываются в журнал в день, когда они заполнялись, но дополнительные записи касаемо возврата делать не надо.
Тем не менее, отметку об аннулировании можно и сделать, это не будет считаться ошибкой. Если произошла порча документов, требуется полный комплект (т. е.
две копии: оригинал и дубликат, либо оригинал с корешком).
- Что такое среднесписочная численность работников по предприятию и как составить отчет по этой категории – читайте в новой юридической статье.
- Совет: Как показывает практика, возврат незадействованных бланков от материально обязанного лица стоит требовать, только если в ближайшее время данный сотрудник не будет работать с ними (например, если направляется в командировку или уходит в отпуск).
- Как составить доверенность на право подписи документов и в каких случаях этот документ может быть признан недействительным – узнайте в нашей новой публикации.
- В других случаях целесообразно выдавать следующую партию бланков с учетом незадействованных экземпляров, но только если имеется оборудованное соответствующим образом место для хранения (например, если есть несколько точек обслуживания или филиалов, а также, если офис оснащен сейфами, и у подотчетных лиц к ним имеется доступ).
Почему книга учета нужна не всем?
Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц.
Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов.
Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте тут.
Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.
Использование автоматизированной системы ведения бланков предусмотрено законодательством и обозначено в Положении №359. Все требования касаемо данного ресурса перечислены в пунктах 11 и 12.
Выводы
Чтобы не возникало никаких сомнений касаемо ведения журнала учета бланков строгой отчетности, при его заполнении нужно обратить внимание на следующее:
- правильность оформления;
- заполнение от руки;
- внесение любых сведений, касающихся использования бланков (от оприходования до их выбытия);
- обязательное выведение оставшихся бланков по каждому конкретному виду.
Как вести учет бланков строгой отчетности в электронной форме, вы можете узнать в этом видео:
Подпишитесь на срочные экономические новости в Telegram
Как вести и заполнять книгу учета бланков строгой отчетности
Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.
Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045, утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.
Для чего нужна данная книга на предприятии
Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться. При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.
Предприятие может применять БСО:
- Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
- Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.
Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики.
В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме.
Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения журнала
Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.
Кто ее ведет
Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании.
Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя.
Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру. Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.
Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:
- оприходование, хранение БСО;
- прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
- внесение записей в книгу учета.
Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.
Порядок заполнения
Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.
В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу. Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:
- Поступления. Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
- Выбытия. Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
- Списания. Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.
Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета.
Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту.
Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.
Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Сколько она хранится
Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет.
Учет БСО | Бланки строгой отчетности
Учет бланков строгой отчетности в 2022 году ведется в том случае, если субъект использует бумажные бланки либо использовал их в течении 5 последних лет. Ранее все организации могли заменить чеки бумажными бланками. Это правило действовало до 01.07.2019 года, но в 2022 году в действие вступили некоторые поправки к законодательству.
Последние изменения в законодательстве
Бланк строгой отчетности (БСО) — это фискальный документ, что приравнивается к кассовому чеку. Согласно ст. 1.1 ФЗ №54 БСО должен подтверждать факт проведения расчета, содержать информацию об этой операции и соответствовать законодательным требованиям по использованию контрольно-кассовой техники.
БСО можно подготовить:
- в электронном виде;
- отпечатать с помощью специальной автоматизированной системы.
Документ составляется в момент осуществления расчета между клиентом и реализатором.
До 01.07.2019 года все субъекты хозяйственной деятельности могли отказаться от применения кассового аппарата в пользу бланков строгой отчетности, которые печатались в типографиях.
С 01.07.2019 года бумажный бланк недопустимо применять вместо кассового чека. Последний должен быть выдан клиенту в обязательном порядке. Чек нужно подготовить автоматизированным способом или используя онлайн-кассу.
Субъект хозяйствования вправе применять БСО, но не как альтернативу обязательному кассовому чеку, а как дополнение.
Однако в связи с изменениями в законодательстве для многих бизнесменов использование бумажных бланков перестало быть оправданным. Ведь все бланки, как и любые другие фискальные документы, необходимо направлять в налоговую службу онлайн.
Поэтому БСО нужно не заполнять на бумаге, а заполнять через специальную автоматизированную систему или онлайн-кассу.
Кто продолжит использовать БСО в 2022 году?
- до 01.07.2021 года – индивидуальные предприниматели, которые выполняют работы или оказывают услуги и не имеют нанятых работников (п. 8 ст. 7 ФЗ №290);
- индивидуальные предприниматели или организации, занимающиеся деятельностью, при которой применение ККТ не обязательно (ст. 2 ФЗ №54).
Все остальные субъекты хозяйственной деятельности также могут продолжить применение БСО, однако это не освободит от обязанности формировать чеки на онлайн-кассе. Придется выдавать и чеки, и бланки.
Что указывать в бланке строгой отчетности?
Автоматизированная система не только формирует бланк, но и позволяет его распечатать, а также передает в ФНС данные и обеспечивает их хранение.
Требования к БСО перечислены в ст. 4.7 ФЗ №54. Перечень обязательных реквизитов состоит из:
- название документа;
- порядкового номера;
- даты, времени и места осуществления расчета;
- наименования субъекта-пользователя;
- признака расчета (например, приход или возврат прихода);
- характеристики реализованных товаров или услуг, в том числе наименование, количество, цена за единицу;
- суммы расчета с указанием НДС;
- способ расчета – наличные или безналичный расчет;
- должности и фамилии лица, что осуществило расчет с покупателем;
- регистрационного номера ККТ;
- заводского номера экземпляра модели фискального накопителя;
- фискального признака документа;
- адреса сайта, где можно проверить факт записи расчета;
- адресов электронных ящиков покупателя и отправителя в случае передачи БСО электронным способом;
- порядкового номера фискального документа;
- фискального признака сообщения;
- QR-кода.
БСО, выдаваемые банковскими платежными агентами, содержат дополнительные пункты. Также иные реквизиты могут быть включены в документ, если это предусматривает специфика бизнес-деятельности.
Учет БСО
Порядок учета БСО зависит от того, каким способом изготовлены используемые бланки.
Учет БСО, сформированных автоматизированной системой или онлайн
Учет БСО, отпечатанных в типографии
Если организация применяет либо в течение последних 5 лет (а именно столько нужно хранить бланки, отпечатанные в типографии) применяла бумажные БСО, необходимо обеспечить правильный учет этих документов. Для этого нужно выполнить следующие правила:
- Передача БСО от одного ответственного лица другому оформлять письменно путем составления акта приема-передачи.
- Для хранения бланков следует выделить специальное место, например, несгораемый шкаф или сейф.
- Для учета бумажных БСО заводится книга учета. Форму журнала каждая организация вправе разработать самостоятельно, поскольку единого образца не установлено.
- Основная часть бланка передается клиенту в момент расчета. Отрывной талон остается у уполномоченного работника, который на полученную сумму должен оформить приходной кассовый ордер.
- Отрывные корешки хранятся 5 лет. По истечении этого срока их нужно утилизировать и составить акт списания.
Специфика для бюджетных учреждений
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении осуществляется по правилам, предусмотренным Инструкцией в Приказ Минфина РФ от 1 декабря 2010 г. N 157н.
БСО учитываются на счете 105.06. Если бланки выдаются со склада для дальнейшего оформления, то их необходимо списать с баланса. Также БСО следует отразить за балансом (счет 03). Для отражения на забалансовом счете можно:
- Использовать условную оценку – 1 объект равен 1 рублю.
- Взять за основу стоимость приобретения бланка.
Неиспользованные БСО, что были возвращены, списываются со счета 03 и восстанавливаются на балансе.
Учет ведется по стоимости на момент списания с баланса. Вот проводки, которые должны сделать в бухгалтерии бюджетного учреждения:
Д-т 0.105.Х6.349 К-т 0.401.10.172
Одновременно следует уменьшить забалансовый счет 03.
Проводки, которыми будет отражаться поступление и выдача БСО, определяются типом учреждения (казенное, бюджетное или автономное учреждение).
Порядок списания БСО в бюджетных организациях детально не регламентирован. Механизм правильного уничтожения документов строгой отчетности закреплен Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359. Некоторые рекомендации также детализированы Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н.
БСО хранятся 5 лет, а сам факт уничтожения оформляется специальным актом. Бланки нужно ликвидировать таким образом, чтобы восстановить их было невозможно.
Образцы документов
Скачать заполненный образец бланка строгой отчетности
Скачать образец книги учета бланков строгой отчетности (форма ОКУД 0504045)
Скачать бланк формы ОКУД 0504220 (акт приемки материалов)
Скачать акт о списании бланков строгой отчетности (форма ОКУД 0504816)
Скачать типовые проводки БСО в бухучете
Источник: «Юридическая азбука»
Как вести книгу учёта бланков строгой отчетности для ИП и ООО: порядок и образец заполнения БСО
Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.
Обязанность вести книгу учёта БСО
БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.
Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.
Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.
Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.
К утверждённым законом РФ бланкам относятся:
- железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
- билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
- багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
- сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
- театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
- экскурсионные путёвки;
- туристические путёвки.
Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.
Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.
Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии
Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.
Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.
Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности
Учёт в организации (у ИП)
Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»
Первое, что потребуется при учёте БСО — издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.
Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.
В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).
Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО — обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.
Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.
Как правильно заполнить
В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения — указываются соответствующие сведения (если подразделений нет — ставится прочерк).
Правильно заполняем поля книги — таблица.
| Наименование поля | Правила заполнения |
| Дата открытия | Начало ведения книги. |
| Дата закрытия | Окончание ведения книги. |
| Код по ОКПО | Указывается код, выданный Росстатом. Если код отсутствует — ставится прочерк. |
| Номер счёта | Заполняют те организации, которые ведут бухучет. В таком случае ставится бухгалтерский счёт «оо6». |
| Наименование формы строгой отчётности | Название формы БСО (квитанция, талон и т. д.). |
| Код формы | Указывается код формы БСО. Если его нет — ставится прочерк. |
Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.
Заполнение сведений о БСО — таблица.
Советуем к прочтению: Как сделать запрос коммерческого предложения
| Наименование столбца | Как заполнять |
| Дата | Ставится дата получения БСО материально ответственным лицом. |
| От кого получено (кому отпущено) | Указываются сведения от кого получены (например, типография).При передаче бланков указывается лицо, которому они выдаются. |
| Основание | Указываются реквизиты документа, на основании которого производится приём или выдача бланков (например, накладная на получение или приказ на выдачу БСО). |
| Приход | Указываются сведения о поступивших бланках (серия, номер первый и последний, количество). |
| Расход | Сведения о выданных бланках. Обязательно ставится подпись сотрудника, получившего бланки. |
| Остаток | Количество оставшихся в наличии БСО. |
| Итого | Сводные данные по приходу, расходу, остатку БСО. |
Образец заполнения книги учёта БСО
Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»
Ссылка для скачивания чистого листа книги учёта БСО в 2017 году:
Книга учёта БСО в 2017 году
Нумерация БСО
Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.
А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.
Кто заполняет и отвечает за хранение
Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант — сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.
Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.
Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.
Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное — обеспечить полную сохранность.
Советуем к прочтению: Основные этапы открытия Вашего магазина
Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.
Сейф следует опечатывать ежедневно
Ответственность при хранении БСО
Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.
Инвентаризация, списание
Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).
Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) — 5 лет, неиспользованных — неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.
Образец акта на списание БСО, ссылка для скачивания: АКТ о списании БСО в 2017 году
С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков — 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).
Вести грамотный учёт БСО — это:
Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.
Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.
Помогла ли вам статья?
Учет бланков строгой отчетности
Все хозяйственные операции фирмы требуют обязательного документального подтверждения, для чего используется целый ряд различных форм. Среди них отдельную позицию занимают бланки строгой отчетности (БСО), требующие особого внимания и контроля движения. Узнаем, как осуществляется учет БСО в предприятии, и какими бухгалтерскими записями он оформляется.
Документы строгой отчетности в бухгалтерии
К БСО относятся не только квитанции, предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки, путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.
Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008.
Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е.
имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.
Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа.
При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира.
Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.
Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии
Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.
Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО, прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.
На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).
К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.
Бланки строгой отчетности: проводки
Предприятия осуществляют учет бланков строгой отчетности за балансом на счете 006. Поскольку счет забалансовый, то остатки на нем не повлияют на валюту баланса, но и не позволят забыть об имеющихся ценностях. По дебету счета отражается поступление бланков, по кредиту – расходование. Расходы по приобретению бланков фиксируются на счетах затрат.
Пример: как учитывать бланки строгой отчетности
Торговая фирма закупила партию БСО – 3000 штук по 0,2 руб. за шт. без НДС. Квитанции переданы в два отдела магазина по 1500 шт. в каждый.
По прошествии недели по данным отчетов получена информация: 1-й отдел использовал 100, квитанций, 2-й — 80.
Бухгалтер отражает операции проводками:
| Операция | Счета | Сумма | |
| Д/т | К/т | ||
| Оприходованы БСО (0,2 х 3000) | 10 | 60 | 600 |
| Списаны квитанции, переданные в работу | 20 | 10 | 600 |
| Передано 1500 штук квитанций в 1-й отдел | 006 | 300 | |
| Передано 1500 штук квитанций во 2-й отдел | 006 | 300 | |
| Списано по отчету 1-го отдела (100 х 0,2) | 006 | 20 | |
| Списано по отчету 2-го отдела (80 х 0,2) | 006 | 16 |
Так осуществляют учет БСО. Проводки логичны и позволяют контролировать движение документов строгой отчетности.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Бланки строгой отчетности: учет, хранение и уничтожение
Бланки строгой отчетности могут использовать организации и ИП, которые оказывают услуги населению и не пользуются кассовым аппаратом. Возможность использовать для расчетов с населением подобных документов указано в п.2.ст.2 Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ. В данном случае они приравниваются к кассовым документам и выдаются населению вместо кассовых чеков.
Требования к бланкам строгой отчетности
Существуют формы, разработанные Правительством, их применение строго обязательно. К ним можно отнести, например, ж/д билеты, путевки, проездные документы и др.
Помимо этих утвержденных форм организация и ИП имеют право и самостоятельно их разрабатывать.
Создавая форму бланка, необходимо учитывать информацию из постановления Правительства РФ от 06.05.08 №359, которое утверждает учет бланков строгой отчетности, правила их хранения, уничтожения.
Согласно п.3 этого постановления формы, разрабатываемые организациями и ИП самостоятельно, должны содержать ряд необходимых реквизитов.
Обязательные реквизиты бланков строгой отчетности:
- Наименование документа;
- Серия;
- Номер, состоящий из 6-ти знаков;
- Наименование организации или ФИО ИП
- Вид оказываемых услуг;
- Стоимость оказываемых услуг;
- ИНН;
- Место нахождения;
- Размер оплаты наличными средствами;
- Дата расчета и составления документа;
- Должность, ФИО, подпись ответственного лица;
- Печать (при ее наличии).
- Эти реквизиты могут быть дополнены другими необходимыми сведениями в зависимости от особенностей оказываемых услуг.
- Составляются данные документы в электронном виде.
- Разработанные формы бланков строгой отчетности необходимо отразить в учетной политике организации, регистрировать эти формы нигде не нужно.
Как распечатать разработанные формы бланков?
Самостоятельно печатать такие документы на принтере с компьютера нельзя.
Изготовление бланков строгой отчетности можно поручить специализированным типографиям, которые имеют право распечатывать подобные документы. Можно осуществить печать самостоятельно при наличии специальной автоматизированной системы, например, с помощью ККМ. Требования к автоматизированным системам, которые могут использовать организации и ИП, приведены в п.11 указанного выше постановления.
Бланки строгой отчетности (БСО): основы
Учет бланков строгой отчетности
Для учета данных документов назначается ответственное лицо, с которым заключается договор о материальной ответственности. Данный работник осуществляет прием, хранение, учет и выдачу бланков.
Прием бланков строгой отчетности к учету производится на основании разработанного организацией акта приемки. Сверяется фактическое количество документов с указанным в прилагаемых документах. Проверяется номера и серии форм. После чего составляется акт, который утверждается руководителем организации или ИП.
Движение бланков фиксируется в книге учета бланков строгой отчетности, ведение которой обязательно. Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и закреплена подписями руководителя, главного бухгалтера, ответственного лица и печатью.
Типовой формы журнала учета бланков нет, поэтому организация или ИП сами разрабатывают для себя удобную форму.
Бухгалтерские проводки по учету бланков строгой отчетности
- Если бланки печатаются в типографии, то их стоимость списывается проводкой Д20 (44) К60.
- Если они создаются с помощью собственной автоматизированной системы, то расходы на изготовление бланков строгой отчетности так же списываются в дебет счетов 20 и 44, в качестве расходов могут выступать бумага, чернила, амортизация ККМ.
- Сами бланки принимаются к учету на забалансовый счет 006.
- По мере их использования и выдачи клиентам, они списываются со счета 006.
Хранение бланков строгой отчетности
Храниться данные документы должны в специально оборудованном помещении, должна быть обеспечена защита от кражи и порчи. Для хранения бланков подойдут металлические шкафы, сейфы.
В конце рабочего дня место хранения бланков строгой отчетности опечатывается.
Срок хранения составляет 5 лет, после чего они уничтожаются. Уничтожение бланков строгой отчетности должно быть задокументировано, должна быть организована специальная комиссия и составлен акт на уничтожения.
Как пользоваться бланками строгой отчетности?
За оказание услуги клиент расплачивается наличными денежными средствами. Работник, ответственный за учет бланков, заполняет его.
Если форма имеет отрывную часть, то часть бланка отрывается и передается клиенту, корешок остается в организации (ИП) и подшивается.
Если отрывной части нет, то бланк должен заполняться в двух экземплярах, один отдается клиенту, копия остается в организации.
К учету полученные деньги принимаются с помощью оформления приходного кассового ордера. Данная операция фиксируется в кассовой книге.
Если изготовление бланков осуществлено с применением автоматизированной системы, то журнал учета бланков строгой отчетности вести не нужно. Всю информацию по учету ведет эта система.