Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.
Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.
При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.
Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
В состав ЭК включают 35 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.
Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.
Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.
При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.
По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г.
могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек.
При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).
Рис. 1
Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.
Оформление дел
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.
В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.
Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист – заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа – заверителя дела установлена Правилами хранения**.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:
- наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер тома (части);
- заголовок дела (тома, части);
- крайние даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела;
Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.
В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).
Рис. 2
Составление и оформление описей дел
На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах.
Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.
Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).
- Рис. 3
- Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.
- Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.
- Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.
Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).
Порядок передачи документов в архив организации
Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.
См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.
Хранение документов в организации: что и как нужно хранить, какие есть правила
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
- документов налогового учета;
- кадровых;
- бухгалтерских.
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
- Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
- Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
- Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации
Книга учета доходов и расходов |
| 50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года |
Расчеты по страховым взносам |
| Постоянно | Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании |
Кадровые документы
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени
Авансовые отчеты |
| 45 лет | Документы о несчастных случаях на производстве |
| 50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года |
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников |
| Постоянно | Штатное расписание |
| До востребования | Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства |
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
- Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
- Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
- Дальше можно передавать документы в архив.
Образец листа-заверителя
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
- хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
- у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
- соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
- проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний |
ст. 15.11 КоАП |
| Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения | 10 000 ₽ за один налоговый период
30 000 ₽ — более одного налогового периода |
ст. 120 НК РФ |
| Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля | 200 ₽ за каждый непредставленный документ | ст. 126 НК РФ, п. 1 |
| Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента | 10 000 ₽ для ИП и юрлиц | ст. 126 НК РФ, п. 2 |
| Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки | 5000 ₽
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года |
ст. 129.1 НК РФ, п. 1 |
| Нарушение правил хранения кадровых документов | От 1000 до 5000 ₽ — для ИП
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц |
ст. 5.27 КоАП, ч. 1 |
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
- Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
- Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
- Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения
Главное
- Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
- Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
- До 4 месяцев бесплатного обслуживания
- До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
- Бесплатная онлайн-бухгалтерия
Подробнее
Правила ведения архивного делопроизводства
Архивное дело регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.
Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:
- делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
- под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
- документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
- архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
- под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
- документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
- номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
- под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.
Комплексы документов
Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:
- организационная структура и штатное расписание предприятия;
- разработанные в предыдущие годы реестры дел;
- описи дел временного и постоянного хранения;
- при наличии — типовые номенклатуры дел;
- правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
- перечень документов, регламентирующих срок их хранения.
Схемы разработки номенклатуры дел
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
- Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
- Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).
Филиалы и представительства
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Общественные организации
На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
Включение электронных баз данных
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Индексы дел
Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел.
Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов.
Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.
Сроки хранения
Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.
В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.
Авдюшин Денис, генеральный директор «Делис Архив».
Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет.
Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.
В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.
Фрагмент документа
Пункт 117 постановления Совмина СССР от 03.08.1972 № 590 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пенсий» 2
- 117. Доказательством стажа работы могут служить:
- а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;
- б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;
в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);
г) справки архивных учреждений.
Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…
Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках.
Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения.
Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы 4.
Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.
https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw
По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. 5 имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:
- табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7;
- трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8, в настоящее время – 50/75 лет 9;
- трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11.
Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.
Какие кадровые документы и куда сдавать
Начало созданию государственных архивов по хранению документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992.
В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа» 12.
Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).
Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
…10.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов.
Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.
В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.
Теперь ответим на вопрос, какие кадровые документы нужно сдавать на государственное архивное хранение? Все, у которых не истекли сроки хранения на момент ликвидации организации, т.е.
даже с кратковременными сроками, а не только 50/75 лет 14 – это следует из формулировок процитированной нами ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле.
Моментом ликвидации считается дата снятия юрлица с налогового учета в ФНС России.
Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:
- если организация уже является источником комплектования какого-то из этих архивов, то сдаем туда (даже если первоначальный адрес «прописки» изменился, например, с «московского» на «тюменский»);
-
если организация на момент ликвидации не является источником комплектования государственного либо муниципального архива, то территориальную принадлежность она определяет по своему ИНН 15. На этой территории и надо искать государственный архив кадровой документации или муниципальный архив, который бы согласился заключить договор (возмездный или нет) на прием и принять документы ликвидируемой организации. Искать лучше через поисковую систему в Интернете. Ранее в рунете был единый ресурс, где были собраны все ссылки на интернет-адреса российских архивов. Сейчас придется вбивать запросы в обычный поисковик («Яндекс», «Гугл» или др.) и «шерстить» выдаваемые им страницы.
В выбранный архив надо написать письмо о предстоящей передаче документов в упорядоченном виде по личному составу в связи с ликвидацией организации. Далее: - с вами заключают договор и назначают куратора либо
- отказывают в приемке документов (мотивируя, например, отсутствием стеллажной площади). Если отказывает архив той территории, к которой вы относитесь, просите дать вам письменный отказ, возможно, что в нем укажут на другой более подходящий для этих целей архив вашего или соседнего региона 16.