Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Нотариальное действие по принятию на хранение документов предусмотрено ст. 97-98 Основ о нотариате. На сегодняшний день правом принимать документы на хранение обладают исключительно нотариусы. Ранее совершать это действие также имели право консульские должностные лица, но затем был принят и введен в действие Консульский устав РФ, не предполагающий такого права.

Особенности принятия документов на хранение

В Основах о нотариате не раскрывается определение документов, хотя действие имеет к ним непосредственное отношение. Ввиду этого для присвоения статуса информации в задокументированном виде нотариусы используют положения ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Замечание 1

Руководствуясь данными положениями, документом можно называть информацию с реквизитами, которая содержится на материальном носителе таким образом, чтобы ее было можно идентифицировать.

На хранение может быть принят документ на любом физическом носителе. Электронная документация не имеет материального носителя, она не может быть принятой на хранение. В данный момент в нотариальном деле никак не регулируется порядок принятия и хранения документов в электронном виде.

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

  • Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
  • Данные о стороне, передающей документы на хранение;
  • Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
  • Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
  • Краткое содержание документа;
  • Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике.

Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение.

На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ.

При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи.

Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Опиши задание

Замечание 2

Еще одним обязательным условием приема на хранение без описи является упаковка, она осуществляется определенным образом. После надлежащей упаковки целостность пакета подтверждается печатью нотариуса, ставятся подписи нотариуса и лица, сдавшего упаковку.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет.

Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется.

Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

  • Лицу, сдавшему на хранение;
  • Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
  • Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Замечание 4

Если документы были приняты на хранение без упаковки, то нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи.

Если документы изымаются из хранения в соответствии с решением суда, то предоставления свидетельства и описи не требуется, единственное обязательное условие получения – копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

Нотариальные процедуры перед принятием документов

Перед тем, как выдать хранившиеся документы, нотариус должен соблюсти ряд процедур. Необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, то происходит сверка материалов нотариального дела с информацией, содержащейся в копии судебного решения.

Замечание 5

Документы могут быть выданы только при отсутствии расхождений в представленной информации, при отсутствии сомнений у нотариуса в отношении полномочий заявителя.

Подтверждением получения документов является расписка, данная мера предусмотрена с. 94 Правил нотариального делопроизводства, предусмотрена форма расписки о получении документов от нотариуса. Расписка о получении должна быть предоставлена нотариусу и сохранена в нотариальном деле.

Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Рисунок 2. Расписка о принятии документов на хранение

Принятие на хранение документов

Принятие на хранение документов нотариусом – способ обеспечить сохранность особо ценных документов. В современных условиях большинство документов хранятся в электронных базах данных, потому хранить уставные документы предприятия как особо ценные смысла всё меньше. Однако есть немало других документов, которые есть смысл передать под ответственность нотариуса:

  • Различные свидетельства и письменные вещественные доказательства, за целостность и безопасность которых есть основания опасаться. В частности, это могут быть долговые расписки, оригиналы договоров и прочие бумаги.
  • Документы, представляющие интеллектуальную собственность и другие.

Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Что можно сдать на хранение под ответственность нотариуса?

Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:

  • Текстовые документы на бумажном носителе.
  • Аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
  • Графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
  • Видеозаписи на различных носителях.

При этом нельзя сдать нотариусу на хранение печать предприятия, деньги, ценные бумаги и прочие предметы, которые не подпадают под определение «документа». Если требуется принятие на ответственное хранение подобных предметов, следует обратиться в банк и воспользоваться услугой депозитной ячейки. Большинство банков Москвы

Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?

Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:

  • Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
  • В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
  • Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
  • Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.

Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.

Нотариус принимает на хранение документы: перечень, как возвращает, процесс приема и сроки хранения в нотариальном архиве

Случаи, когда возникает необходимость сберечь ценные бумаги, встречается достаточно часто. Нотариальная контора – место, где не только оказывают юридическое сопровождение сделок, заверяют документы, но и обеспечивают их надежную сохранность. Люди хотят быть уверены в неприкосновенности сейфа, наличии возможности всегда им воспользоваться. Рассмотрим как это происходит на практике.

Понятие принятия на хранение документов нотариусом

Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.

При оказании услуги составляется договор ответственного сбережения. Этот документ является гарантом исполнения нотариусом своих обязательств перед клиентом.

Что можно сдать на сохранение

Нотариус принимает на хранение документы:

  • бумаги, выданные государственными структурными органами – свидетельства, дипломы об образовании, профессиональной подготовке, выписки, справки;
  • персональные документы граждан – патенты, долговые расписки, доверенности, кредитные договора, согласия, схемы, чертежи, важные рукописи;
  • удостоверения, свидетельства, имеющие юридическую ценность, которые могут быть востребованы в судебных разбирательствах или хозяйственных конфликтах;
  • документы о правах владения имуществом, объектами недвижимости, ценными активами;
  • регистрационные акты гражданского состояния населения.
Читайте также:  Документы для нотариуса для вступления в наследство

Важно! Законодательно запрещено принимать у населения, юрлиц, бумаги, содержание которых связано с конфиденциальной информацией, коммерческой или государственной секретностью.

Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:

  • название документа, подлежащего хранению;
  • число листов в нем;
  • состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.

Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.

Последующий алгоритм принятия на хранение документов:

  • ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
  • каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
  • пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
  • клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.

Справка! Законом не запрещено осуществлять принятие документов на хранение нотариусом, если они запакованы заранее. Таким образом, нотариус не знает, каков их перечень. Тогда опись не составляется.

Конверт просто заверяется подписью клиента, после чего сотрудник вкладывает его в отдельную папку. Все делается при клиенте. Папку заклеивают, а обе стороны ставят на ней свои подписи.

Завершающий шаг – нотариус ставит свою печать и дату заключения сделки.

Владельцу переданного пакета выдают свидетельство, где указано:

  • место проведения сделки;
  • дата сдачи бумаг на хранение;
  • адрес конторы;
  • персональные данные сотрудника, оформившего сделку;
  • паспортные данные клиента или его юридический адрес, если клиент не является физическим лицом;
  • ссылка на прилагаемую к свидетельству, опись, взятого на хранение;
  • период, по истечении которого клиент обязан забрать документы.

С этого момента нотариус несет юридическую ответственность за вверенный ему ценный пакет. Оплачивает его услуги заинтересованное лицо.

Сроки хранения

Временные параметры, когда ценные бумаги не могут быть уничтожены, регулируются Гражданским Кодексом страны – 196 статьей.

Применительно к бумагам юридических и физических лиц определены следующие сроки хранения документов у нотариуса:

  • договора и соглашения с поставщиками, контрагентами – 5 лет от даты завершения их сроков актуальности;
  • выписки банков, финансовых организаций ООО – такой же период;
  • налоговые выписки, декларации, реестры, справки – не менее 5 лет;
  • договора о предоставлении услуг и акты выполненных работ – 5 лет;
  • трудовые соглашения работодателя с сотрудниками, персональные дела работников, официально оформленных после 2003 года – 50 лет. Для лиц, принятых на работу ранее указанного периода – 75 лет от момента зачисления в штат организации;
  • эквайринговые выписки и чеки – 90 дней. По истечении указанного срока уничтожать бумаги нельзя – их следует хранить в архиве;
  • регистрационные нотариальные выписки, подтверждающие сопровождение сделок купли-продажи недвижимого имущества – 30 суток;
  • чеки и квитанции об оплате коммунальных услуг и тарифов ЖКХ – 36 месяцев. Именно таков период их исковой давности, установленный законодательно. Дополнительно рекомендуется хранить электронный вариант платежных квитанций в компьютере;
  • чеки на купленный товар, ценники и этикетки — 14 суток. В течение того времени приобретенную вещь потребитель имеет право вернуть обратно.

Справка! Столь длительные временные рамки для хранения документов, регулирующих производственные отношения сотрудника и работодателя, аргументированы актуальностью и востребованностью данной информации. Она активно используется в процессе начисления пенсионных выплат, восстановлении утерянных трудовых книжек. Место их хранения – архив.

Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Для улучшения качества и условий хранения ценных бумаг разрешается их перевод в электронный цифровой вариант. После того, как сроки сохранности будут исчерпаны, документы можно уничтожить. Перед процедурой составляется акт утилизации.

Законодательным правом хранения ценных бумаг наделены только сотрудники нотариальных контор. Они принимают документы на бумаге, электронных носителях.

Сделка заключается на основании договора, список принятого подтверждается описью. Если нотариус не знает о том, что находится внутри, ответственность он несет непосредственно за пакет, а не его содержимое.

Принятые на хранение документы нотариус возвращает по первому требованию того, кто их сдал.

Имеет ли право нотариус забирать оригиналы документов

6 292 просмотров

Оформление наследства или совершение других нотариальных действий всегда связано с предоставлением определенных документов. Их перечень зависит от многих факторов.

Сюда входит вид юридически значимого действия, количество участников сделки, перечень отчуждаемого или наследуемого имущества.

В результате возникает вполне закономерный вопрос – вправе ли нотариус изымать оригиналы предоставленных документов или он должен снимать с них копии.

Нотариальные действия

Нотариусы совершают следующие юридически значимые действия:

  1. Удостоверение сделок.
  2. Выдача свидетельств и их дубликатов.
  3. Наложение/снятие запретов на отчуждение собственности.
  4. Удостоверение подписи граждан.
  5. Принятие в депозит акций или денежных средств.
  6. Совершение исполнительной надписи.
  7. Совершение морских протестов.
  8. Принятие документов на хранение.
  9. Подача документов о регистрации права собственности.
  10. Принятие мер по охране наследства.
  11. Подтверждение факта нахождения физического лица в живых.
  12. Удостоверение времени принятия документов.
  13. Предъявление чеков к оплате.

Представленный перечень нотариальных действий далеко не полный. В своей деятельности нотариусы руководствуются ст. 35 Закона о нотариате.

Вне зависимости от вида нотариального действия, заявитель обязан представить нотариусу оригиналы документов. Нотариус не имеет права опираться в своей деятельности на копии документации.

Оформление наследства

Одним из нотариальных действий является оформление наследства. Юридически значимое действие обычно совершается в течение полугода со дня смерти собственника имущества.

Перечень информации при обращении к нотариусу для оформления наследства

№ п/пНаименование документаКомментарий
1 Заявление о принятии наследства Документ пишется в простой письменной форме. Шаблон есть у каждого нотариуса.
2 Свидетельство о смерти наследодателя Его выдает орган актовой записи по месту прописки умершего субъекта. Основанием для выдачи свидетельства является справка из морга или судебное постановление.
3 Удостоверение личности правопреемника Обычно используется паспорт гражданина РФ или иной страны.
4 Подтверждение родства с усопшим субъектом • свидетельство о регистрации брака;
• если правопреемником является ребенок, то нужно подготовить свидетельство о рождении.
5 Завещание Если наследодатель оставил после себя распоряжение, то его нужно приложить к заявлению. Документ дает претенденту очевидное преимущество при оформлении наследства.
6 Правоустанавливающие и технические бумаги на движимое/недвижимое имущество Наследник должен подтвердить наличие имущества у наследодателя, на которое он претендует (дом, квартира, авто, депозит)
7 Справка с последнего места жительства покойного гражданина Документ требуется для определения территориальной принадлежности. Потому как наследники могут обратиться далеко не к каждому нотариусу. Если такой документ отсутствует, то потребуется выписка из ЕГРН. Она поможет определить местонахождение недвижимого имущества, которое принадлежит наследодателю. При наличии квартиры или дома, наследственное дело заводится по месту его расположения.
8 Отчет о стоимости собственности На его основании делается расчет суммы государственной пошлины, которая удерживается с наследников при выдаче свидетельства
9 Бумаги, подтверждающие право на налоговую льготу Удостоверение инвалида, свидетельство о рождении
10 Подтверждение уплаты госпошлины Без банковской квитанции нотариус не выдаст свидетельство на наследство

Пакет документов далеко не полный. При оформлении наследства встречается множество нестандартных ситуаций, которые могут существенно расширить перечень бумаг.

Одной из них является фактическое принятие наследства. Правопреемнику предстоит подтвердить совершение юридически значимых действий в течение 6 месяцев после смерти наследодателя и представить письменные доказательства данного факта. Перечень документов зависит от того, какие именно действия выполнил наследник.

Если в процессе оформления документов один из наследников скончается, то право наследования переходит к его родственникам. Правопреемнику покойного гражданина нужно будет подтвердить родство с ним. Например, представить свидетельство о рождении или регистрации брака.

Если в качестве наследника выступает иждивенец наследодателя, то ему нужно подтвердить следующие факты:

  1. Статус нетрудоспособного лица. Утрата трудоспособности наступает в результате выхода на пенсию или присвоения инвалидности.
  2. Нахождение на содержании усопшего субъекта. Обычно используются платежные документы о переводе средств или показания свидетелей.
  3. Совместное проживание с наследодателем до его смерти. В качестве доказательства подойдет выписка из домовой книги.

Какие документы нотариус изымает

При обращении к нотариусу наследники должны подготовить пакет документов. Одни бумаги подлежат изъятию, с других делаются копии.

Нотариус вправе изъять:

  1. Заявление о принятии/отказе от наследства.
  2. Правоустанавливающие документы на имя наследодателя. При условии, что они не затрагивают права иных граждан. Вместо них правопреемнику выдается свидетельство на наследство.
  3. Справку с последнего места регистрации наследодателя.
  4. Квитанцию об уплате госпошлины.

Также нотариус изымает свидетельство на наследство в случае его отмены. Например, если наследники договорились между собой о включении нового участника в их состав или имеется решение суда о признании права собственности на имущество (ст. 1155 ГК РФ).

Пример. Наследодатель скончался на 65 году своей жизни. Единственной наследницей была его дочь. После смерти отца ей осталась 2-комнатная квартира.

При оформлении наследства нотариус потребовал оригинал договора купли-продажи квартиры. Документ был подшит в материалы дела. Наследнице разъяснили, что договор купли-продажи ей не потребуется при обращении в Росреестр.

Основополагающим документом будет свидетельство на наследство.

Читайте также:  Свидетельство о праве на наследство по закону: как получить и зарегистрировать, условия выдачи

Оригиналы документов принимаются нотариусом под расписку:

  • 1 экземпляр расписки выдается на руки заявителю,
  • 2 – хранится у нотариуса. Полученные документы подшиваются в материалы наследственного дела (п. 15 Методических рекомендаций).

Некоторые документы подлежат регистрации. Они обязательно отображаются в журнале входящей корреспонденции (п. 23 Приказа Минюста от 16.04.2014 №78). Исключением являются бумаги, подтверждающие определенный юридический факт. Например, свидетельство о смерти/рождении.

Если какой-либо документ необходим наследнику, то нотариус снимает с него копию, а подлинник возвращает его владельцу. При возврате документов снова оформляется расписка. Обычно она выражается в записи на копии возвращаемого документа.

При возврате оригиналов правоустанавливающих документов нотариус делает на них соответствующую отметку. Она включает дату нотариального действия, регистрационный номер, сведения о нотариусе, его подпись и печать.

Какие документы не подлежат изъятию

При совершении юридически значимых действий нотариус обязан придерживаться требований закона и других нормативных актов. Одним из них является приказ Минюста от 15.03.2000 №91.

Согласно ему, нотариус не вправе изымать:

  1. Удостоверение личности гражданина.
  2. Учредительные документы предприятия.
  3. Свидетельство о смерти гражданина.
  4. Свидетельство о рождении/усыновлении ребенка.
  5. Свидетельство о регистрации брака.
  6. Доверенность на имя представителя. Исключение – документ выдан на заключение конкретного соглашения.
  7. Правоустанавливающие бумаги, которые требуются для государственной регистрации права собственности. В частности, если наследуемый объект недвижимости находится в собственности у нескольких лиц.
  8. Паспорт на транспортное средство.
  9. Бумаги, подтверждающие регистрацию прав на имущество.

Пример. После гибели наследодателя открылось наследство. Состав претендентов – жена и двое детей. Объектом наследования являлась квартира, в которой проживала семья. Однако жилье находилось в совместной собственности 3 человек.

В приватизации квартиры участвовали – муж, жена и старший сын. Младшего ребенка тогда не было. Наследованию подлежала только часть главы семьи. При оформлении документов нотариус вернул совладельцам правоустанавливающие бумаги на объект недвижимости.

В материалы наследственного дела были прикреплены их копии.

Нотариус отказывается выдавать расписку

Далеко не все представители нотариата добросовестно исполняют свои обязанности. Иногда нотариусы отказываются исполнять прямые требования закона. Например, не выдают расписку при изъятии оригиналов документов или подшивают в материалы дела подлинники вместо копий.

Наследник может настоять на предоставлении необходимого документа или отказаться от совершения нотариального действия. Если же нотариус отказывается выдавать документ, необходимо потребовать письменное подтверждение такого решения.

Впоследствии можно будет обжаловать неправомерные действия нотариуса в суде. Однако судебное разбирательство займет не менее 2 месяцев.

Принятие на хранение документов нотариусом в Москве

Права и обязанности нотариуса определяются законом. Представитель нотариата вправе изымать некоторые документы и подшивать их в материалы наследственного дела. Все бумаги принимаются под расписку. Один экземпляр расписки выдается заявителю. При необходимости наследник может затребовать оригинал изъятого документа. Он также возвращается заявителю под расписку.

Какие документы нужны при оформлении наследства, можно узнать у наших юристов. Профильные специалисты изучат ситуацию и подскажут их перечень. А также озвучат список документов, которые не подлежат изъятию. При необходимости можно договориться об обжаловании неправомерных действий нотариуса в суде. Заявка на обратный звонок подается через специальную форму на сайте.

  • В связи с постоянным изменением законодательства, подзаконных актов и судебной практики, порой мы не успеваем обновлять информацию на сайте
  • Ваша юридическая проблема в 90% случаев индивидуальна, поэтому самостоятельная защита прав и базовые варианты решения ситуации зачастую могут не подходить и приведут лишь к усложнению процесса!

Поэтому обратитесь к нашему юристу за БЕСПЛАТНОЙ консультацией прямо сейчас и избавьтесь от проблем в дальнейшем!

Сохраните ссылку или поделитесь с друзьями

Хранение документов у нотариуса: для чего нужна данная услуга?

Сейф нотариальной конторы является местом, где лучше хранить документы, которые важны и значимы для владельца. К ним относятся долговые расписки, завещание, вещественные доказательства, оригиналы договоров и другие письменные свидетельства.

Сколько времени нужно хранить документы

Требования к срокам, в течение которых нельзя уничтожать документальные

свидетельства, регулируется положениями ГК РФ (ст. 196), Законом о защите прав потребителей, Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. с Перечнем типовых управленческих архивов и другими законодательными актами. В отношении документов для физических и юридических лиц установлены различные сроки хранения:

  • товарные чеки и этикетки — 2 недели;
  • квитанции ЖКХ, исходя из срока исковой давности — 3 года;
  • выписка из регистрационной книги нотариуса при удостоверении сделки с недвижимостью — 1 месяц;
  • 3 месяца для чеков по эквайрингу с последующей передачей в архив;
  • трудовые договоры и личные дела работников — 75 лет для сотрудников, оформленных до 2003 г., 50 лет — для зачисленных на работе после 2003 г.;
  • договоры об оказании услуг — 5 лет;
  • налоговые декларации — не менее 5 лет;
  • банковские выписки ООО — 5 лет;
  • договоры с контрагентами — 5 лет с момента окончания срока действия.

При оплате коммунальных услуг онлайн следует распечатывать платежные поручения или сохранять их электронные версии в отдельной папке компьютера. Длительный срок хранения личных дел и соглашений с работниками объясняется востребованностью данных при восстановлении трудовых книжек и начислении пенсии. Архив предприятия является местом, где можно хранить документы субъектам хозяйственной деятельности. Перед помещением письменных свидетельств составляется опись, перед утилизацией — акт об уничтожении. Допустима оцифровка архива — перевод бумажных носителей в электронный вид.

Хранение документов у нотариуса

Ряд письменных свидетельств нужно хранить вечно — паспорта, свидетельства о рождении, браке или разводе, правоустанавливающие документы на недвижимость, завещание и другие. Деятельность нотариальных работников по принятию документов на хранение у физических и юридических лиц регулируется ст. 97, 98 Основ законодательства о нотариате.

При оформлении на хранение документов нотариусом составляется договор об оказании услуг, опись с названием, количеством страниц и описанием физического состояния письменных источников. В сейфовое хранилище также принимаются графические изображения (фотографии, рисунки), аудио- и видеозаписи на различных носителях. Под ответственность нотариуса передаются:

  • выданные государственными органами справки, свидетельства, дипломы, выписки;
  • личные документы граждан, долговые расписки, чертежи, патенты, рукописи и пр.;
  • письменные и иные свидетельства юридических лиц, востребованные при решении хозяйственных споров на предприятиях.

Не принимаются документы, содержащие государственную или коммерческую тайну.

Бумажные и другие носители вкладываются в пакет, который опечатывается. На нем проставляется дата, срок хранения по договору. Нотариусы принимают запечатанные клиентами конверты с неизвестным содержимым.

В этом случае владельцу пакета также выдается нотариальное свидетельство Ф-22 о передаче документов, а при его предъявлении происходит возврат письменных и других свидетельств собственнику.

При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом. Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

  • Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.
  • Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения.
  • Документы выдаются нотариусом:
  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.

Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки.

Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле.

В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела.

Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

ЕСЛИ НАШ МАТЕРИАЛ БЫЛ ВАМ ИНТЕРЕСЕН, ОЦЕНИТЕ ЕГО, НАЖАВ ПАЛЕЦ ВВЕРХ!!!

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА НАШ КАНАЛ, ЧТОБЫ НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ!

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ С ДРУЗЬЯМИ В СОЦСЕТЯХ!

Принятие на хранение документов

Нотариус обладает полномочиями оставлять у себя на сохранение документы. Отметим тот факт, что этот процесс разрешен выполнять только нотариусам. Под термином документ подразумевается запечатлённые на носителе данные и сведения, позволяющие их распознать.

Читайте также:  Оформить нотариальную доверенность юридическому лицу

В наше время предоставить на сохранение можно сведения, выраженные на бумаге с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Другими словами, сохранению подлежит любой документ на материальном носителе. Нотариусы не принимают документы, которые отображены в электронном виде,  так как такой порядок принятия документов законодательством не предусмотрен.

Для принятия бумаг на сохранение предварительно необходимо составить ведомость в двух экземплярах, в которую записываются перечень принятых документов.  Одна ведомость остаётся в нотариальном деле, а другая передаётся человеку, который является владельцем документов. В ведомости указывается следующая информация:

— личные данные специалиста, который проводит рассматриваемое нотариальное действие или название нотариальной конторы в том случае, если она является государственной;

– личные данные владельца документов;

– любые сведения, благодаря которым можно распознать документ. К примеру, ими могут являться название, дата подписания или составления, номер, оглавление.

— внешний вид документа на момент передачи;

Последний пункт является крайне обязательным и необходимым элементом составляемой ведомости. Это происходит потому, что нотариусу по завершению периода сохранения необходимо совершить возврат документа в таком же виде, как и при поступлении на хранение. Два экземпляра ведомости необходимо подписать всеми участниками процесса.

Закон позволяет принимать на сохранение бумаги без составления ведомостей. В этом случае предварительно перед передачей документов, их необходимо упаковать надлежащим образом. Такую упаковку подписывает и ставит на неё печать нотариус.

  • Характерной чертой получения бумаг на сохранение без ведомости является то, что нотариус при таком условии несет ответственность только лишь за целостность упаковки, а при принятии документов по описи – за их сохранность.
  • Для того, чтобы подтвердить факт получения нотариусом бумаг, оформляется свидетельство о принятии документов.
  • Принятые на сохранение бумаги возвращаются владельцу по окончании времени хранения, либо заранее в том случае, если человек, который оставил документы, предоставит в контору соответствующее заявление.

Принятые документы могут выдаваться нотариусом не только лицу, который является их владельцем, но и его представителю по предъявлению им свидетельства о принятии бумаг на сохранение и ведомости. Перед тем как произвести возврат документов, нотариус проводит сверку предъявленного свидетельства и ведомости с содержанием таких же документов, находящихся в нотариальном деле.

После того, как человек получил возврат документов, находившихся на сохранении у нотариуса, он оформляет расписку о получении документов и передаёт её нотариусу.

Данная статья представлена исключительно в ознакомительных целях и не является публичной офертой. © Mosnotari.ru.

Где найти архив нотариуса, сложившего свои полномочия? — Правовед.RU

496 юристов сейчас на сайте

Добрый вечер! Подскажите,пожалуйста,где можно найти наследсвенное дело,которое было открыто в 1998 году? Нотариус,который открывал дело,сложил полномочия в 2004 году.По ответу из МГНП мне сообщили,что часть архива до сих пор никому не передана.Тогда где мне искать это дело? Существует ли какой либо центральный архив …Во вложении ответ Мос.городской нотариальной палаты.Спасибо за ответ.

152165415656571521654156565718320655.jpg18320655.jpg Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Задать вопрос

Ответы юристов (1)

  • 9,8рейтинг
  • 7637отзывов
  • эксперт

Здравствуйте Елена.

Такого архива нет, нужно искать как в региональном так и местном архивах.

В России к 2019 г. создадут нотариальные архивы

В настоящее время порядок хранения и использования нотариальных документов не урегулирован. В целях защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц вопросы обеспечения хранения нотариальных документов, а также выдачи архивных копий нотариальных документов требуют законодательного разрешения.

Законопроектом введена обязанность нотариусов и лиц, совершающих нотариальные действия, обеспечивать хранение, комплектование и учет нотариальных документов, предусмотрена ответственность нотариусов за несоблюдение надлежащих условий хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов.

Нотариальные документы по истечении установленных сроков хранения подлежат передаче нотариусом в нотариальную палату субъекта Российской Федерации, членом которой он является.Формирование и ведение нотариального архива осуществляется за счет нотариальных палат.

Также регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок и размер платы за выдачу указанных документов (100 руб. за справку, 50 руб. за страницу ксерокопии, 100 руб. за электронный документ). Плата за услуги правового и технического характера не взимается.

Копия, нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.

Архивы государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой, будут переданы в нотариальные архивы, а вот нотариальные документы, ранее принятые на хранение в государственные и муниципальные архивы изыматься не будут.

Детальный порядок хранения, комплектования, учета, использования нотариальных документов, выдачи копий нотариальных документов, архивных справок из нотариального архива будет установлен в приказе Министерства юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Федеральным архивным агентством (Росархивом).

http://forum.vgd.ru/615/85292/

Новеллы о цифровом нотариате

Новеллы в законодательстве о цифровом нотариате в 2021 году, вступающие в действие с 29 декабря 2020 года:

1. Удостоверение сделки с привлечением двух и более нотариусов

С 29 декабря 2020 года вступают в силу изменения в ряд законов и нормативных актов они, которые позволят сторонам договора (продавцу и покупателю, дарителю и одаряемому и др.) находящимся в разных городах и (или) регионах, одновременно прийти в нотариальные конторы и удостоверить сделку.

Например, продавец квартиры находится в Москве (по месту нахождения отчуждаемой квартиры), а покупатель находится в городе Санкт-Петербурге. Ранее это было невозможно, а теперь они могут заключить договор купли-продажи просто обратившись каждый к своему нотариусу по месту их нахождения.

Каждый нотариус совершит все обязательные действия: проведет правовую экспертизу, установит волю, осознанность и добровольность действий, разъяснит юридическую суть и последствия сделки, создаст проект договора в электронной форме.

Стороны в присутствии нотариуса подпишут экземпляр договора в электронной форме и на бумажном носителе. Бумажный вариант документа останется в нотариальной конторе.

Затем нотариусы подпишут экземпляры сделки своими квалифицированными электронными подписями.

Единственное существенное условие: При удостоверении договора об отчуждении объектов недвижимости хотя бы один из нотариусов должен осуществлять свою деятельность в субъекте РФ, где эта недвижимость находится.

2. Удаленное совершение нотариальных действий

Теперь, некоторые нотариальные действия после 29 декабря 2020 года можно будет совершить без личной явки к нотариусу — просто подав заявление через ЕИС нотариата (Единая информационная система), в том числе посредством портала «Госулуги».

С помощью усиленной электронной подписи заявителя можно подписать заполненное заявление с приложением в электронной форме необходимых документов.

Федеральная нотариальная палата передаст принятое заявление и прилагаемые к нему документы нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности удаленно совершить соответствующее нотариальное действие.

Нотариус должен проинформировать заявителя о стоимости совершения этого действия и указать реквизиты для оплаты.

Не позднее чем через пять рабочих дней со дня получения нотариусом информации, подтверждающей оплату, заявителю будет направлен нотариальный документ или мотивированное постановление об отказе. По просьбе заявителя он может быть выдан на бумажном носителе.

В удаленном режиме могут быть совершены следующие нотариальные действия:

  • обеспечение доказательств;
  • принятие в депозит безналичных денег;
  • совершение исполнительной надписи;
  • принятие на хранение электронного документа;
  • получение выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
  • свидетельствование верности перевода;
  • передача электронных документов другим физическим или юридическим лицам.

При совершении таких нотариальных действий нет необходимости устанавливать волеизъявление лица, т.к. оно будет подтверждаться путем подписания заявления квалифицированной электронной подписью.

3. Установление личности гражданина

Также, после 29 декабря 2020 года нотариус сможет устанавливать личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица посредством доступа к Единой биометрической системы. Это будет актуально при наличии сомнений в личности гражданина или предъявленных им документов.

Единая биометрическая система создана Центральным банком и предназначена для обработки биометрических персональных данных, включая их сбор, хранение, проверку и передачу информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина.

4. Размещение машиночитаемой маркировки на бумажном нотариальном документе

На удостоверяемых нотариусом сделках (включая доверенность), свидетельствах, протестах векселя, исполнительной надписи, обеспечивающем доказательства документе, а также документах, время предъявления которых удостоверено нотариусом, будет возможно размещение машиночитаемой маркировки.

Машиночитаемая маркировка будет формироваться средствами ЕИС и наноситься на нотариальный документ на бумажном носителе. Она позволит лицу, в чьем распоряжении будет такой документ, сформировать запрос о действительности этого нотариального документа и получить соответствующее подтверждение.

5. Хранение электронных документов

Юридически значимые документы в электронном формате получают всё большее распространение. Поэтому уже с 29 декабря 2020 года нотариусы начнут принимать на хранение в ЕИС нотариата электронные документы. Получить переданный на хранение электронный документ можно будет у любого нотариуса на территории РФ.

Напоминаем, что уже сейчас существует нотариальное действие по удостоверению равнозначности бумажного документа его электронному аналогу с сохранением юридической силы.

Электронную версию документа можно в считанные минуты переслать в любую точку страны или же при необходимости через нотариуса передать во многие государственные службы и ведомства, так как нотариат является активным участником Системы межведомственного электронного взаимодействия.

6. Удостоверение равнозначности электронного документа

С 29 декабря 2020 года появится новый вид нотариального действия — удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, представленному нотариусу электронному документу.

Перевод электронного документа из одного формата в другой будет осуществляться ЕИС Нотариата. Равнозначный документ будет изготавливаться нотариусом путем изменения формата представленного электронного документа и иметь ту же юридическую силу, что и представленный нотариусу электронный документ.

Удостоверяя равнозначность документа, полученного в результате конвертации, нотариус подтверждает тождественность содержания этого электронного документа содержанию представленного нотариусу электронного документа. Конечно же, конвертировать таким образом можно будет лишь документы одного вида (текстовые, аудио-, видео-, графические).

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *