Образец заполнения расходного расписания в 2022 году

Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Порядок и правила оформления РКО

• Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.
• Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.
• Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.
• Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.
• Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».
• Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.
• Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

• организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
• структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
• номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
• дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
• кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
• код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
• сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
• выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
• основание — описание хозяйственной операции;
• сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
• приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

1. Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.
2. Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.
3. В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.
4. Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

• выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
• денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
• необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
• следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

Когда ордер погашен, его данные заносятся в кассовую книгу (КО-4), он остается на хранении у кассира.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

• выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
• выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
• командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
• приобретение товаров для нужд компании.

Нумерация

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кто подписывает?

Форму КО-2 оформляет:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
• глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

• В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.
• Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.
• Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

Нужна ли печать?

Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

Как исправить ошибку по закону?

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

Скачать пустой бланк расходного кассового ордера форма КО-2 – word, excel.[/stextbox]

Образец заполнения РКО:

1. Образец РКО на выплату отпускных:
2. 
3. Образец РКО на взнос в банк:
4. 
5. Образец РКО при оплате поставщику:
6. 
7. Образец РКО при увольнении:
8. 

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Заполняем производственный календарь и графики на 2022 год

Главная страница » 1С ЗУП » ГРАФИКИ РАБОТЫ И УЧЕТ ВРЕМЕНИ » Графики работы и производственный календарь » Заполняем производственный календарь и графики на 2022 год

В статье разберем:

• как заполнить производственный календарь и графики работы на 2022 год;
• почему нужно это сделать уже сейчас.

Содержание

• Заполнение производственного календаря
• Заполнение графиков работы

Заполнение производственного календаря

Производственный календарь (Настройка – Производственные календари) в ЗУП 3.1 задействован сразу в нескольких алгоритмах:

• заполнение Графиков работы (Настройка – Графики работы сотрудников);
• определение срока перечисления НДФЛ при проведении Ведомостей (Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты);
• подсчет количества дней ежегодного отпуска без учета праздников.

Перед заполнением графиков, вводом отпусков на январь 2022 года и проведением Ведомостей со сроком уплаты НДФЛ в 2022 году нужно проверить актуальность ПК на 2022 год в базе ЗУП 3.1.

Производственный календарь – это обновляемый классификатор. При подключенном сервисе Интернет-поддержки, он обновляется автоматически.

Если Интернет-поддержка отключена, обновить ПК можно:

• вручную, скачать файл обновления с сайта 1С и загрузить в ЗУП 3.1
• при обновлении конфигурации

Все возможные варианты обновления ПК разобраны в статье Обновление Производственного календаря в ЗУП 3.

Чтобы проверить актуальность Производственного календаря, откроем классификатор, выберем 2022 год и сверим переносы праздников с данными ПК в справочно-правовых системах.

Также в ЗУП 3.1 есть возможность распечатать ПК.

Заполнение графиков работы

Заполнить Графики работы на 2022 год в ЗУП 3.1 также потребуется заранее. Графики работы влияют на:

• Расчет неявок на периоды, начиная с 01.01.2022 г. Например, не получится утвердить Командировку (Кадры – Командировки) на январские даты, если график командированного работника на 2022 год не заполнен.
• Расчет зарплаты. Если потребуется выполнить предварительный расчет зарплаты за январь 2022, программа также выдаст ошибку.

Для заполнения Графика работы на 2022 год установим в настройках графика 2022 год и воспользуемся командой Заполнить.

• Если Вы еще не подписаны:
• Активировать демо-доступ бесплатно →
• или
• Оформить подписку на Рубрикатор →
• После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Помогла статья? Оцените её

(1

Как заполнить расходный кассовый ордер по форме КО-2 в 2019 году, скачать актуальный бланк

Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться. Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

В каком случае применяется расходный кассовый ордер

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта .

Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только ИП, которые ведут учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

• Выплата из кассы работникам сумм для финансирования хозяйственной деятельности в подотчет.
• Инкассация выручки и других наличных денег в банк;
• При выплате сотрудникам зарплаты деньгами из кассы, в том числе физлицам по договорам подряда;
• В других, предусмотренных законодательством случаях.

РКО-2 бланк 2019 года скачать

Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2019 году

Рассмотрим подробно образец заполнения РКО. В верхней части бланка нужно записать полное название компании, а также ее код по справочнику ОКПО.

Если расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету:

• операции — корреспондирующие счета по дебету и кредиту;
• код структурного подразделения (если он есть);
• счет аналитического учета.

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Далее нужно указать сумму, на которую оформляется ордер, в цифровом выражении.

Последнее поле в этой таблице — «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.

В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т. д.

После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

Далее получатель должен полностью без любых сокращений написать прописью сумму денег, которую ему выдают. После этого он проставляет свою подпись.

В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель — обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» — реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается — «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

Форма СЗВ-СТАЖ — образец заполнения и бланк в 2022 году

• Главная ›
• Статьи ›
• Форма СЗВ-СТАЖ в 2022 году

СЗВ-СТАЖ – образец заполнения в 2022 году – рассмотрим в материале далее. А также разъясним нюансы оформления документа более детально.

Форму СЗВ-СТАЖ обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от правовой формы и применяемой системы налогообложения.

Отчет нужно сдавать в отношении всех застрахованных лиц, работающих по договорам:

• трудовым;
• ГПХ;
• авторского заказа.

ВНИМАНИЕ! Если ИП работает без наемного персонала, СЗВ-СТАЖ сдавать не нужно.

Заполнение СЗВ-СТАЖ в 2022 году за 2021 год

Бланк и алгоритм заполнения формы СЗВ-СТАЖ в 2022 году утверждены постановлением правления ПФ РФ от 06.12.2018 №507п.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ за 2021 год, сдаваемый в 2022 году можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
• Скачать СЗВ-СТАЖ за 2021 год
• Формуляр состоит из 5 разделов:

Заполняем раздел 1

Раздел 1 заполняйте в целом по компании. Алгоритм заполнения стандартный для титульных листов:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН/КПП;
• краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами.

В поле «Тип сведений» знаком «Х» нужно отметить только один тип формы: «Исходная», «Дополняющая» или «Назначение пенсии».

Заполняем раздел 2

В этом поле нужно указать год, за который сдается отчет. Для отчетности за 2021 год нужно указать «2021».

Заполняем раздел 3

В этом разделе укажите сведения о сотрудниках. Графы 1, 5 и 7 заполняйте обязательно.

Графа	Что указывать	Нюансы
1	Сквозная нумерация, по количеству застрахованных лиц	Для одного человека присваивайте номер только один раз, даже если данные о его работе указаны в нескольких строках
2, 3, 4	Фамилия, имя, отчество сотрудника	Эти данные отображайте в именительном падеже
6, 7	Период работы в пределах 2021 года	Если работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, каждый период надо отразить отдельной строкой
8	Коды территориальных условий	Например, для районов Крайнего Севера установлен код «РКС» или «РКСМ»
9	Код особых условий по классификатору	Заполнить, когда работа сотрудника связана с особыми условиями труда
10	Код основания исчисления страхового стажа по Классификатору	Например, по сотрудникам, занятым в организациях сезонных отраслей промышленности, следует указать код «СЕЗОН», но только при условии, что отработан полный сезон
11	Дополнительные сведения по периодам работы, указанным в графах 6,7	Часто используемые: «ВРНЕТРУД» – оплачиваемые периоды больничного; «ДЕТИ» – отпуск по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет; «ДЛДЕТИ» – отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет; «НЕОПЛ» – отпуск без сохранения зарплаты
12	Код основания условия досрочного назначения страховой пенсии	Коды применимы для работников в области авиации, педагогической сфере и т. п.
13	Дополнительные сведения, касающиеся условий досрочного назначения страховой пенсии
14	Укажите «31.12.2021», если работник уволился 31.12.2021 либо «БЕЗР» – если сотрудник получал пособие по безработице либо выполнял оплачиваемые общественные работы

Когда заполнять разделы 4 и 5?

Разделы 4 и 5 заполняйте только в том случае, если сотрудник выходит на пенсию.

Не забудьте приложить к СЗВ-СТАЖ опись по форме ОДВ-1. Без нее отчет не примут.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2022 году, подаваемый за 2021 год, подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите к заполненному формуляру с пояснениями экспертов К+.

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ в К+

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при назначении пенсии, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс» в Готовом решении. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Форма и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ за 2021 год

Отчет можно сдать на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи, если штат сотрудников меньше 25 человек. Если работников 25 и более, отчет нужно сдавать исключительно в электронной форме.

Срок сдачи отчета – не позднее 01 марта года, идущего за отчетным. В 2022 году это рабочий вторник, поэтому переносов не ожидается.

Специальные сроки предусмотрены в следующих ситуациях:

• если сотрудник выходит на пенсию, в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления от работника либо от ПФР;
• при ликвидации компании – в течение 1 месяца после утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее даты подачи документов на госрегистрацию;
• при реорганизации организации – в течение 1 месяца после утверждения передаточного акта;
• при закрытии ИП – в течение 1 месяца после принятия решения о закрытии ИП, но не позднее дня подачи документов в Госреестр на закрытие ИП;
• при прекращении статуса адвоката или нотариуса – не позже дня, в котором этот статус прекращен.

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник уволился в течение года, сдавать на него отдельно СЗВ-СТАЖ не нужно. В этом случае нужно сдать отчет в общем порядке до 01.03.2022, указав дату увольнения в периоде работы.

Куда сдавать СЗВ-СТАЖ?

Форму сдавайте в территориальное подразделение ПФР по месту учета.

Если у вас есть обособки и вы зарегистрированы в территориальных отделениях ПФР по месту их учета, СЗВ-СТАЖ на работников этого подразделения нужно подавать именно ПФР по месту регистрации обособленного подразделения. Если обособленное подразделение в ПФР не зарегистрировано, сведения по всем работникам подавайте по месту учета головной организации.

Нужно ли подавать нулевой СЗВ-СТАЖ?

Предприниматели без наемных работников нулевой СЗВ-СТАЖ не сдают. У юрлица нулевого расчета быть не может. Форму нужно сдать, даже если директор находится в отпуске без сохранения заработной платы.

ИТОГИ

СЗВ-СТАЖ за 2021 год должны сдавать все работодатели не позднее 01.03.2022 года. Отчет можно сдать на бумаге, если работников менее 24 человек. Если штат более 25 сотрудников, форму примут только в электронном виде.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

© 2006 — 2022 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Штатное расписание на 2022 год

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно.

При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.

Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям (занимающим их сотрудникам) положены льготы.

Следовательно, расписание в организации должно быть.

Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Без ШР вправе работать индивидуальные предприниматели и микропредприятия. Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.

Для чего составляют «штатку»

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячный фонд зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней.

Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут.

Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. «Штатка» является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то штатное расписание должно соответствовать требованиям части второй статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется.

Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц.

Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия ШР

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить «штатку», издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

Штатное расписание: образец-2022

В унифицированную форму № Т-3 сведения вносят по следующим правилам:
• название компании указывают в точном соответствии с учредительными документами.

Если существует сокращенное наименование, то его следует прописать в скобках ниже полного или за ним;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия. Его можно взять из информационного письма органа государственной статистики;
• «Номер документа».

При первичном составлении штатному расписанию присваивают № 1, а в последующем применяют сквозную нумерацию;
• «Дата составления». Необходимо указать текущую дату.

Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке «На период» указывают период действия штатного расписания, а также дату его ввода в действие, например, документ можно ввести в действие с 1 января сроком на год. Период действия фиксировать необязательно;

• в гриф утверждения документа вносят реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден документ, а ниже указывают общее количество штатных единиц предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Для этого:
1.

В графе 1 «Наименование структурного подразделения» указывают наименование (колонка 1) и код (колонка 2) структурного подразделения, к которому относится конкретная должность. Эту графу заполняют только при их наличии в компании.

Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ от 17.03.2004 № 2).

Наименования структурных подразделений можно расположить:
• по степени их функциональной важности и далее в порядке подчинения (например, сначала «Администрация», затем производственные подразделения, административно-технические);

• в алфавитном порядке.

В некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств.

2. В графе 2 «Код» указывают коды структурных подразделений при их наличии в компании. Кодирование применяется, как правило, когда в организационной структуре компании есть несколько структурных подразделений, а управление кадрами ведется с помощью автоматизированных систем.

Кодирование применяется, в частности, для формирования сводной управленческой отчетности, для удобства ведения документооборота. Например, подразделению «Финансовый департамент» присвоен код «02», в его состав входят «Бухгалтерия» и «Отдел труда и заработной платы», которым соответственно присваиваются коды «02.1» и «02.2» и так далее.
3.

В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), название должности, профессии присваивает непосредственно работодатель.

Как правило, здесь применяют разделение по виду трудовой деятельности, то есть должность предусматривают для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации).

Понятие «профессия» относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указывают в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).