От перехода на удалёнку многих предпринимателей удерживает страх утраты контроля над рабочими процессами. Как получить гарантии того, что сотрудники своевременно выполнят всё, что запланировано?
Мы в Open Academy видим решение во внедрении отчётов по выполненным задачам. Рассказываем, для чего нужна такая отчётность, как ее оформлять и как собирать.
Казалось бы, зачем заставлять отчитываться взрослых людей? Можно просто поставить общую задачу, назначить дедлайн и в назначенный срок получить результат. На практике все не совсем так. Не все сотрудники могут планировать свое рабочее время. В домашней обстановке присутствует слишком много отвлекающих факторов.
Решение рабочих вопросов может быть отложено «на потом». В итоге есть риск сорванных дедлайнов и не самого качественного выполнения работы. Учитывая, что в бизнесе каждая отдельная задача — часть общего процесса, то любой срыв ведёт к нарушению других процессов. Организовать контроль над сотрудниками можно за счёт ежедневных отчётов.
В них должно быть отображено, что именно делал работник в течение дня.
Регулярно получая отчёты от всей команды, можно отслеживать реальные стадии проектов, вовремя предотвращать форс-мажоры и уверенно планировать деятельность на будущее.
Нет никаких стандартов по виду отчётности для удалёнщиков. Главное правило — отчёт должен быть кратким, чтобы его можно было быстро заполнить и проверить.
Например:
Если в вашем бизнесе принято планировать задачи команды на несколько дней, неделю или месяц, можно использовать такой вариант отчёта с отдельными листами для каждого сотрудника:
Или можно создать общий отчёт для команды:
В некоторых случаях можно применять простые отчёты в свободной форме.
Например:
Сотрудники могут отчитываться и в рабочем чате: с утра описать текущие задачи, а к вечеру рассказать о достигнутых результатах.
Выбирайте способ, который удобен вам и вашей команде. Но обязательно установите точное время, когда сотрудники обязаны представлять свои отчёты.
Для сбора отчётов можно использовать следующие инструменты и сервисы:
Компании отчитаются об «удаленщиках»
Московский бизнес должен до полуночи отправить в мэрию данные о сотрудниках на «удаленке». Но предприниматели уже столкнулись с техническими проблемами. С понедельника работодатели обязаны отправить на дистанционную работу до 30% всех сотрудников. Кроме того, на нее должны перейти все специалисты старше 65 лет и те, у кого есть хронические заболевания.
Московские власти требуют передать их данные: номера мобильных телефонов, автомобилей и транспортных карт. Если не сделать этого до полуночи, предприятия рискуют получить штрафы. Портал для приема информации открылся с пятницы, и предприниматели начали жаловаться на сбои. Юристы же заявляют о неправомерности требований мэрии.
Можно ли компаниям избежать штрафов? Разбирались Александр Мезенцев и Ольга Сергиенко.
Успеть до полуночи — главный девиз московских предпринимателей. Если до конца понедельника компания не предоставит в мэрию данные о сотрудниках на «удаленке», ее ждет штраф 300 тыс. руб.
Сразу после объявления столичным правительством этих правил, бизнес пережил три классических стадии.
Гнев — по поводу новых ограничений, отрицание — из-за не совсем законных требований, и принятие — из-за угрозы санкций.
Информацию о перешедших на дистанционную работу необходимо загрузить в специальном разделе на сайте mos.ru. Его открыли в пятницу. Самые осторожные тут же опробовали сервис.
И сразу столкнулись со сложностями, рассказал “Ъ FM” директор аудиторской компании «Академия аудита» Александр Елин: «Разработчики не предусмотрели такой момент, что номер дома может быть указан через дробь. Юридический адрес полностью соответствовал тому адресу, который указан в ЕГРЮЛ. После того как мы убрали дробь, отчет был принят.
Необходимо заполнять в обязательном порядке номер мобильного телефона лица, которое вы переводите на удаленную работу. Указывать номер карты “Тройка” или номер его автомобиля, собственно, нет необходимости».
Как рассказывают бизнесмены, после многочисленных обращений чиновники перестали настаивать на загрузке всех данных, главное — указать номера телефонов. Хотя официально мэрия требования не меняла. Но чтобы лично поговорить с представителями правительства, приходится дозваниваться по несколько часов.
С этим столкнулась владельца сети салонов красоты Babor Наталья Яковлева: «В начале ситуация была непонятная. Потом мы дозвонились на горячую линию, которая открылась в 11 утра в пятницу. Дозванивались порядка трех часов, ждали, было, наверное, очень много звонков.
Но потом в итоге мы дозвонились, оперативно нам ответили».
Департамент предпринимательства и инновационного развития Москвы провел несколько Zoom-конференций с представителями бизнеса, где разъяснял правила передачи информации. Но в каждой конференции из-за технических особенностей могли участвовать не более 300 человек.
Власти обещают в понедельник устранить все неполадки на сайте, что вряд ли возможно, считает основатель сети кафе «Андерсон» Анастасия Татулова: «Сайт в принципе висит. И можно все заполнить, потом все глюкнет, и ничего не сохранится. Мы это делаем по многим компаниям, и по всем компаниям были какие-то сложности.
Департамент предпринимательства обещал, что до понедельника технические проблемы с сайтом будут решены и будет выведено больше специалистов на техподдержку. Но в целом это проблему не решит».
Согласно официальным данным, в столице зарегистрировано почти 700 тыс. юридических лиц и еще более 300 тыс. индивидуальных предпринимателей. При одномоментной загрузке данных сбои неизбежны, убежден генеральный директор компании R-Vision Александр Бондаренко: «Любой сервис нуждается в какой-то предварительной обкатке.
Сейчас все делается в достаточно быстром режиме. Большому количеству людей разово нужно выполнить некую активность, будет коллапс, будет, конечно же, большое количество проблем. И у систем, и у людей, которые на этот вопрос отвечают, будет очень непростой день.
Так как у нас многие люди любят все откладывать до последнего момента, к тому же еще и времени было на самом деле не так уж и много дано».
Юристы неоднократно подчеркивали, что требования мэрии о передаче данных незаконны. Сотрудники могут официально отказать в возможности передавать информацию о себе властям.
Но вряд ли это убережет компании от штрафов, полагает юрист компании «Томашевская и партнеры» Роман Янковский: «Работники имеют полное право ничего работодателю не предоставлять, и работодатель не имеет права на них наложить за это какое-либо взыскание.
Ставят работодателей в такое положение, что они должны нарушить либо федеральное законодательство, либо указ региона».
Предоставлять данные о сотрудниках на «удаленке» компании обязаны теперь каждый понедельник. Если предприятие откажется, то после первого раза его оштрафуют, а после второго приостановят деятельность. Кто окажется в группе риска и будут ли власти учитывать технические сбои в работе сайта mos.ru, станет понятно уже по итогам дня.
Требования мэрии о переводе сотрудников на «удаленку» не касаются организаций здравоохранения, предприятий энергетической и оборонной сфер, а также корпораций «Росатом» и «Роскосмос». Власти объясняют необходимость сбора персональной информации желанием отследить, действительно ли указанные сотрудники остаются дома. О штрафах для самих нарушителей режима не сообщалось.
Сдача отчета о переходе на удаленку как показатель радости. Или несколько слов о непродуманных инициативах
Главная тема последних дней — это, безусловно, переход на удаленку и связанные с этим распоряжения московских властей. В частности, ставший уже печально известным отчет об удаленной работе. Смысл его формирования остался достаточно туманным, скажем так. А сколько бухгалтерских нервов было положено, чтобы его сдать! И дело не только в огромном количестве вопросов, возникших по итогам абсолютно неподготовленного решения московских властей. И даже не в необходимости сбора личных данных сотрудников.
Сайт мэра Москвы, куда нужно было отправлять отчет, в день его сдачи прогнозируемо «лег» и лежал пока солнце не село. Тут же были найдены виновные этого безобразия — те самые бухгалтера, которые, не щадя здоровья, старались выполнить очередную «хотелку» московских чиновников.
Чиновники, видимо, оценив ситуацию и осознав, что палку слегка перегнули, продемонстрировали невиданную лояльность и позволили перенести сдачу отчета на 19 октября. Но сообщение как-то быстро исчезло с сайта мэра Москвы. Так что расслабляться пока рано. Хотя в нынешних условиях мы, кажется, готовы чувствовать радость от любой мелочи.
Так, проведенное недавно исследование зафиксировало, что после отмены самоизоляции в России стало больше счастливых людей. После сдачи отчета о переходе на удаленку их число должно просто зашкаливать.
Вы еще не почувствовали гормонов счастья? Тогда мы идем к вам! И предлагаем простой рецепт творожного крема. Для тех, кто не знал — творог содержит тирамин, повышающий уровень эндорфинов естественным путем.
Итак, берем 150 мл сливок для взбивания, 150 г творога, столовую ложку сахара, фрукты: бананы, апельсины, киви или другие — по вашему вкусу. Миксером взбиваем сливки с сахаром, кладем творог и тщательно перемешиваем. Нарезаем небольшими кубиками фрукты и добавляем в творожный крем.
Творожный крем вкусен и сам по себе, и как дополнение к блинам, оладьям, печеньям и тарталеткам. А если еще пригласить друзей, разнообразить беседу домашней наливкой… Ммммм, чувствуете, как мир сразу повернулся к вам светлой стороной? Главное — никаких гаджетов, телевизоров и споров о политике! Ну, разве что посмотрите финансовые новости…
Кстати, все, что касается вопросов перехода на удаленку, мы собрали в отдельном разделе.
Переход на удаленку: от отчетности до правил перехода
- — Минцифры считают законным требование персональных данных в отчете по удаленной работе
- — Московский департамент благодарит ответственных работодателей и заверяет, что сервис отчетности стабилизировался
- — «1С» поможет московским работодателям сдавать еженедельную отчетность о сотрудниках на удаленке
— Если данные об удаленщиках не подаются из-за ошибки со СНИЛС, нужно ехать… в МФЦ?!
— Столичный оперштаб считает ИП без работников — работником у самого себя
— Как перевести на удаленку треть сотрудников, если их всего двое? Или их вообще нет?
— Московским ИП без работников не надо сдавать отчеты о переходе на удаленку
— Сотрудников пунктов выдачи интернет-магазинов — на удаленку?
— Данные о работниках на удаленке и нарушение закона о персданных. Что делать вообще? Комментарий эксперта
- — Промпредприятиям предложили отправить на удаленку всех, кто не задействован в производстве
- — Если в офисе два сотрудника, и оба нужны — одного на удаленку. Так сказали на горячей линии
- — Работодатели просят сотрудников на удаленке отключать геолокацию?
- — Директор компании должен идти на удаленку — он не критически важен
— Мэрия считает, что каждая организация обязана перевести на удаленку офисный персонал. А если его нет?
- — Если сотрудник не дает данные своей «Тройки», он нарушает дисциплину труда. Так считают в мэрии
- — Бухгалтеры спрашивают, где брать номера транспортных карт для отчета по сотрудникам на удаленке
- — Удаленщикам в Москве звонят и интересуются, дома ли они. Сразу после сдачи отчетов
- — Данные об удаленщиках не будут использовать для их отслеживания?
Спасение утопающих…
- — В Роспотребнадзоре не видят смысла приостановки работы предприятий и блокирования экономики из-за роста числа больных
- — Предлагают повторить субсидии для МСП на выплату зарплаты.
12130 руб на сотрудника
- — Столичные бары, ночные клубы и караоке могут закрыть
- — Работодатель должен компенсировать проезд работнику из уязвимых категорий, если его присутствие на работе критично
- — Субсидию на профилактику коронавируса придется вернуть, если отчетность в ПФР была недостоверной
- — В Кремле не видят необходимости новых мер поддержки бизнеса из-за коронавируса
- — Преобразование юрлица не лишает его права на «коронавирусные» субсидии
Вокруг коронавируса
- — В столице оштрафовали почти 100 тысяч человек за отсутствие масок и перчаток
- — Пятая часть звонков коллекторов пришлась на должников, допустивших просрочку из-за пандемии
- — В Москве проводят рейды по театрам в поисках нарушителей самоизоляции
- — Членам семьи заболевшего COVID-19 предоставят карантинный больничный
- — Карантин против бизнеса. Итоги «первой волны»
- — Даны рекомендации работодателям по профилактике коронавируса
Спрашивали — отвечаем…
- — Можно ли подать СЗВ-ТД одним отчетом по всем сотрудникам?
- — Какие выплаты при увольнении не облагаются НДФЛ
- — Какие меры господдержки действуют для организаций с сотрудниками-инвалидами
— Как заставят ИП не из Москвы отправиться на удаленку? И будут ли его вообще ловить?
— Надо ли удерживать НДФЛ при выплатах за время вынужденного прогула? Все зависит от текста решения суда
Узнайте, как…
- — бесплатно получить закрывающие документы у Сбербанк-АСТ. Лайфхак
- — еще поддержат самозанятых
- — получить уведомление на уплату имущественных налогов
Внимание!
- — Смена ОКВЭД после 1 марта не даст права применять нулевые ставки по взносам
- — До 1 апреля 2021 малый бизнес должен сдать новый статотчет
- — Заявление о выдаче справок о расчетах по налогам надо подавать по новой форме
- — На Госуслугах запущен сервис по электронным больничным для работников
Не может не радовать!
- — Минфин предлагает уведомлять налогоплательщиков за две недели о блокировке счетов
- — Мишустин заявил о снижении НДС на электронные и аудиокниги
- — В Москве упростили порядок получения выплат на детей
УУППССС…
- — Глава Минтруда насчитал 20 млн бедных и 3,6 млн безработных
- — Спрос на офисы в Москве упал до минимума за 14 лет
- — В Москве проводят рейды по театрам в поисках нарушителей самоизоляции
- — Сенаторы одобрили закон о повышении фиксированных взносов ИП в 2022-2023 году
- — Автоматическое продление детских пособий закончилось. С октября опять надо собирать справки
- — Цены в онлайн-магазинах могут подняться на 5% из-за повышения комиссий за эквайринг
А что? А вдруг?
- — Маткапитал предложили проиндексировать задним числом
- — Минфин предлагает продлить льготную ипотеку по ставке 6,5% до конца 2021 года
- — Мужчины после отпуска по уходу за ребенком смогут освоить новую профессию за счет ЦЗН
- — Родителям школьников на дистанционке предлагают давать больничные
- — Работающим пенсионерам вернут индексацию пенсий?
- — Онищенко предложил компенсировать сотрудникам на удаленке затраты на обеды и электричество
Понемногу о разном…
— 5-летняя декларация по СОУТ станет бессрочной
— Наняли домработницу-иностранку? Не забудьте уплатить за неё взносы!
- — Комитет Госдумы одобрил очередные поправки в Налоговый кодекс
- — Проект о повышении НДФЛ до 15 % рекомендован к принятию
- — В ТК нет нормы о лишении премии
- — За белорусского ИП не надо платить страховые взносы, если он работает удаленно из своей страны
- — Донорам, работающим неполный день в отпуске по уходу за ребенком, допвыходной не положен
- — Пособия от ФСС будут зачислять на любую банковскую карту до 31 декабря
О как!
- — Ни один россиянин не должен получать меньше прожиточного минимума. Так считает Медведев
- — Банки стали сокращать потребительское кредитование
- — Одинаковый НДФЛ для бедных и богатых считают несправедливым 78% опрошенных россиян
Без комментариев
- — Расходы столичного бюджета на поддержку граждан, бизнеса и здравоохранения превысили 213 млрд руб.
- — Штрафы за отказ от прививок исключили из проекта нового КоАП
- — Две трети работающих россиян недовольны своей зарплатой
До чего дошел прогресс!
- — Проверять контрагентов будет робот-юрист с искусственным интеллектом
- — Закон о биометрии примут до конца 2020 года. В кафе и магазинах можно будет платить лицом и голосом
- — Зарплата работникам профсоюза не освобождается от НДФЛ
- — Оплата за школьные обеды «Ладошками» детей: незаконный сбор биометрии?
- — Почти 70% клиентов российских банков стали использовать онлайн-каналы
Не наступаем на чужие грабли!
— Налоговики исправляют платежки от организации. И жалуются, что постоянно приходится это делать
— Налоговики выясняют, почему предприятие снизило зарплаты. Что сделать, чтобы отстали?
Как компании организовать удалённую работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»
Используйте наработки крупнейшего разработчика делового ПО
Переход на удалёнку – серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.
Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удалёнку своих сотрудников. С разрешения фирмы «1С» портал Biz360.
ru публикует рекомендации по организации удалённой работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнёров-франчайзи.
Создаём оперативный штаб
1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:
- Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
- Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.
Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов.
Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов.
Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и её продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.
2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
- План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
- План Б: перевод всей компании на удалёнку.
Разрабатываем пакет антикризисных мер
3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:
Работа с клиентами, продажи:
- Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
- Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
- Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
- Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
- Как помочь своим клиентам перейти на удалённую работу?
- Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.
Наши технические специалисты предлагают изучить следующие площадки: качественные отечественные — webinar.ru, virtualroom.ru, myownconference.ru; качественные зарубежные – gotomeeting.
com(англоязычный мощный и дорогой сервис), более бюджетные myownconference.ru, webinar.tw. Все указанные площадки поддерживают возможности онлайн-опросов и сбора статистики. Также можно использовать YouTube.
Перед запуском мероприятия необходимо предварительно провести всестороннее тестирование выбранной площадки, провести на ней натурную репетицию вебинара.
Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:
- Как перевести сотрудников на удалёнку?
- Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
- Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?
Финансы:
- Как оптимизировать затраты?
- Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?
- Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
- Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
- Как не допускать просроченной дебиторки?
Переводим компанию на удалёнку
4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.
5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.
Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:
- Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
- Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);
- Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
- Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
- Выгрузите документы в облака.
- Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?
Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.
8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
- Номера мобильных телефонов;
- Фактические адреса;
- Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.
9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы.
По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут).
Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.
10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет.
Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.
11. Пропишите следующие моменты:
- Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
- Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
- Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
- Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные, и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет)
- Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
12. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.
Управляем удалённой командой
13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.
Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:
- Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
- Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
- Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
- Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
- Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
14. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.
- Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
- Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
- Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
- У сотрудника на удалённой работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нём заботится.
- Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
- Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).
Новый отчет о предоставлении данных о сотрудниках на удаленке
В Москве с 12 октября 2020 года вступают в силу новые меры, направленные на борьбу с распространением коронавируса. Речь о том, что с этого момента все работодатели столицы обязаны регулярно предоставлять властям новую отчетность о собственных сотрудниках.
- В Москве с 12 октября 2020 года вступили в силу новые меры, направленные на борьбу с распространением коронавируса.
- Речь о том, что с этого момента все работодатели столицы обязаны регулярно предоставлять властям новую отчетность о собственных сотрудниках.
- Игнорирование или неполное выполнение этого требования чревато серьезными штрафами и даже принудительной приостановкой работы предприятия.
- Расскажем о том, какую именно информацию, когда и в какой форме необходимо предоставлять, чтобы не попасть под нарушение действующего законодательства.
Какие и о ком данные передавать?
6 октября этого года появился указ мэра, который обязывает работодателей каждую неделю с 12 числа текущего месяца направлять в городскую администрацию некоторые специфические сведения о собственных сотрудниках.
В перечень этих сведений входят:
- телефонные номера и номера транспортных средств, имеющихся у работников;
- реквизиты личных транспортных карт.
Требование указа относится, как уже было сказано, без исключения ко всем компаниям и индивидуальным предпринимателям, работающим в пределах столицы. В зону внимания нового предписания попадают все сотрудники — те, что трудятся на дистанционке, и те, что остались на своих привычных рабочих местах.
При этом не имеет значения правовой статус работника в организации с точки зрения его трудоустройства там — идет ли речь о трудовом договоре или гражданско-правовом.
Как предоставлять отчетность?
Данные передаются в цифровом формате — через личный кабинет юрлица или индивидуального предпринимателя, который можно найти на официальном интернет-портале мэра и столичного правительства.
Все необходимые инструкции и формы можно найти здесь же. Этот способ предоставления отчетности обеспечивает простоту и оперативность взаимодействия бизнеса и чиновников.
Резюме по предоставляемой отчетности
Краткая памятку по новому указу для предпринимателей:
- Все столичные работодатели раз в неделю с 12 октября этого года должны направлять городским властям определенные данные о персонале, находящемся на дистанционном формате работы.
- В перечень необходимой информации входят телефонные и автономера, а также реквизиты транспортных карт.
- Правовой статус работника на предприятии не имеет значения — требования касаются всех работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам.
- Вся необходимая информация относится к персональным данным, поэтому ее обработка, сбор, передача и хранение подпадают под жесткие нормы закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Это обязывает работодателя заключить с сотрудником соответствующее соглашение, которое исключает неправомерное использование ПД.
- Обязанность передачи данных носит законный характер, поэтому в обратном случае работодатель подвергается административному наказанию, сюда же относится намеренное искажение передаваемых сведений.
- Штрафы от десяти тысяч до одного миллиона рублей определены статьей 20.6.1 КоАП РФ и назначаются за нарушение установленных в связи с коронавирусом ограничений.
Работодатель направляет перечисленные ниже данные о сотрудниках, работающих дистанционно:
- телефонный номер;
- номер имеющегося транспорта (если есть);
- реквизиты карты «Тройка» (если есть);
- реквизиты социальной карты (если есть);
- данные месячного проездного без лимита и с лимитом 70 поездок, а также временного социального билета и временного билета, предоставляющего льготы (если такие документы у гражданина есть).
Первый раз информация должна была быть направлена 12 октября 2020 года. Повторная передача определена ровно через семь дней — 19 октября. Процедура сохраняется до специального указания мэрии, поэтому работодателям следует внимательно следить за ситуацией и не забывать выполнять эти новые требования.
Безопасность персональных данных
Вся вышеперечисленная информация — это персональные данные работников, работа с которыми может проводиться только после того, как сотрудник даст согласие на их обработку. Это регламентировано законодательством России.
Известно, что, когда потенциальный сотрудник подписывает контракт с работодателем, он подписывает соглашение о том, что его персональные данные могут обрабатываться.
Но это не предоставляет право работодателю делать свободную передачу нового отчёта без соглашения на это сотрудника.
Правда в новом отчёте не указана фамилия работника, что для некоторых лиц является фактором, доказывающим то, что этот отчёт не является персональными данными сотрудника.
Стоит помнить про общее правило, в котором указано, что работодатель может потребовать и вести работу только с информацией о работнике, требующейся для выполнения им трудовых обязанностей. Информация, касающаяся номеров машин и социальных карт, не имеется у работодателя потому, что она не требуются ему.
Если же выполнять сбор и работу с дополнительными данными, то это будет уже нарушение, которое влечёт за собой административную ответственность. Это грозит штрафом в 5-10 тысяч рублей.
Если такое нарушение допустила целая организация, то она должна заплатить штраф 30-50 тысяч рублей. Это объясняет то, почему раньше работодатель не требовал лишних сведений у сотрудника.
Сейчас, соответствуя указу мэрии от 06.10.2020, такие сведения нужны для того, чтобы работодатель продолжал свою деятельность и дальше в Москве. Что предоставляет возможность работодателю требовать дополнительную информация абсолютно легально, без нарушения каких-либо установленных правил.
Плюс ко всему этому, исключение шанса быть привлеченным к ответственности за лишнюю работу с персональными данными, может произойти в том случае, если работодатель заключит с работниками договор, позволяющий ему обрабатывать приобретённые данные.
Получение согласия на обработку персональных данных сотрудника
Перед тем, как начинать сбор данных о сотрудниках и передачу их через интернет, нужно обязательно приобрести от них соглашение о том, что их сведения могут быть обработаны.
Соглашение, позволяющее обработать данные, должно выглядеть корректным образом, чтобы сотрудник был обо всем информирован. Соглашение предоставляется в письменном варианте, в котором обязательно должна быть указана и поставлена подпись работника. Оформить соглашение в электронном варианте тоже можно. Главное, чтобы в этом варианте была электронная подпись сотрудника.
Соглашение, которое предоставляется в письменном варианте обязательно должно иметь следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- адрес проживания и данные из паспорта работника;
- указание наименования работодателя;
- для чего персональные данные должны пройти обработку;
- список персональных сведений, которые должны быть обработаны, согласие сотрудника на это;
- список определённых действий, которые будут происходить с персональными данными. На их также даётся соглашение. Должны быть указаны способы обработки персональных сведений работника в подобном виде;
- время, за которое сведения должны быть обработаны;
- подпись сотрудника.
Какой штраф грозит за несдачу нового отчёта?
В законодательстве прописано то, что московский работодатель, который не предоставил новый отчёт с информацией об определённом сотруднике, несёт за это административную ответственность. Если работодатель предоставил неверную информацию о работнике, он также несёт за это ответственность.
Штраф присваивается в соответствии со статьёй 20.6.1 КоАФ России, за отсутствие выполнения региональных правил и норм, установленных в режиме повышенной готовности.
С учётом установленного правила, если работодатель не предоставил новый отчёт с информацией об определённом сотруднике, или же предоставил совершенно неверные сведения, он должен будет заплатить штраф в размере 10-50 тысяч рублей.
Если такое нарушение допустила какая-либо фирма, она должна будет заплатить штраф 100-300 тысяч рублей.
Если компания ещё раз нарушит это правило, она должна будет заплатить штраф уже в размере 300-500 тысяч рублей. Более того, компания может совсем быть дисквалифицирована на три года.
За очередное непредоставление данных ИП и компании должны будут заплатить штраф в размере 500 тысяч или 1 миллиона рублей. Плюс к этому, работодателю могут запретить осуществлять свою деятельность на 90 дней, если он в очередной раз не предоставит необходимые данные о сотруднике и нарушит правило.
Работодатели столкнулись с техническими сложностями при сдаче отчётов по сотрудникам на удалёнке
12 октября истёк срок подачи первого отчёта о сотрудниках, переведённых на удалённую работу, который должны подавать компании и ИП из Москвы. Такая обязанность введена для них указом мэра столицы № 97-УМ. На удалёнку необходимо перевести 30% работников и исполнителей по ГПХ, а также всех сотрудников в возрасте 65 лет и старше.
freepik.com
Однако работодатели столкнулись с техническими сложностями. Многие отмечают, что сдать отчёт было невозможно, поскольку сервис оказался недоступен. Сегодня Департамент информационных технологий столичного Правительства сообщил о причине сбоя.
Она заключается в большом количестве обращений к сервису, в результате чего он не справился с нагрузкой. Дело в том, что работодатели начали загрузку отчетов непосредственно в день подачи, 12 октября. Тогда как сервис работал, начиная с 9 октября, – сообщили в департаменте.
Однако добавили, что при проверке отчётов сложившаяся ситуация будет учтена.
Кроме того, у компаний и ИП возникло множество вопросов по заполнению формы. Частично ответы на них были даны в обновлённой инструкции, размещённой на сайте Правительства Москвы. В частности, в ней говорится о том, что если в организации трудится только директор, то переводить его на удалёнку не нужно.
То же самое справедливо и для предпринимателей без сотрудников. Подавать отчёт в таком случае также не нужно. freepik.com
Если же помимо директора или ИП есть ещё один сотрудник, то он должен быть переведён на удалённую работу, а работодатель должен об этом отчитываться. Кроме того, часть субъектов столкнулась с другими сложностями. Они связаны с использованием электронной цифровой подписи, форматом загружаемых данных и их типом. Очередной отчёт о сотрудниках на дистанционной работе нужно подать 19 октября.
Читайте по теме на нашем сайте:
- Как перевести сотрудников на удалёнку на время карантина
- Профсоюзы считают, что расходы работников на удалёнке должны возместить работодатели
Ставьте лайк ???????? и подписывайтесь на наш канал ✉️, если хотите узнавать актуальные новости бизнеса!
Источник: regberry.ru