Большинство индивидуальных предпринимателей в 2021 году обязаны применять онлайн-кассы при расчётах с клиентами. Список исключений маленький и со временем он будет уменьшаться.
В новой статье расскажем о законодательстве в отношении контрольно-кассовой техники и рассмотрим изменения, которые начали действовать с августа. Мы подготовили пошаговую инструкцию для предпринимателей и отдельно расскажем о том, чем грозит неправильное применение касс.
Что такое онлайн-кассы и фискальные накопители
Онлайн-касса — касса, которая подключена к интернету и передаёт данные об операциях оператору фискальных данных. Оператор ФН, в свою очередь, обменивается данными с Федеральной налоговой службой.
Суть онлайн-кассы заключается в том, что все операции с клиентами должны регистрироваться в системе. И после того, как операция будет подтверждена, информация о ней передаётся в ФНС.
В состав контрольно-кассовой техники входит фискальный накопитель, который имеет ограниченный срок годности и подлежит замене. Он выступает в роли «жесткого диска» — хранит информацию обо всех операциях с онлайн-кассой.
Фискальный накопитель вставляется в онлайн-кассу и может бесперебойно работать в течение 13 месяцев. Для некоторых категорий контрольно-кассовой техники срок работы фискального накопителя составляет 36 месяцев.
Особенность ФН в том, что он сохраняет данные без подключения к интернету в течение 30 дней. Поэтому если в магазине несколько дней будут проблемы с сетью, можно спокойно принимать деньги от клиентов и обрабатывать возвраты.
При выборе онлайн-кассы необходимо ориентироваться на тип бизнеса и форму налогообложения. ФН отличаются сроком действия и производителем. На сайте Федеральной налоговой службы есть одобренные модели накопителей, которые можно использовать бизнесу.
Многие предприниматели путают фискальный накопитель с оператором фискальных данных. ОФД — специальный сервис, который обрабатывает информацию с подключенных накопителей и передаёт в налоговую службу. После успешной передачи данных на онлайн-кассу поступает сигнал о том, что обмен завершен.
Если фискальный накопитель не связывается с налоговой более 30 дней, запоминающее устройство автоматически блокируется. При восстановлении подключения к интернету, работа будет продолжена.
Независимо от срока службы фискального накопителя, объём памяти одинаковый — 250 000 записей. Поэтому если индивидуальный предприниматель проводит 600 операций каждый день, а ФН рассчитан на 36 месяцев, его придётся заменить раньше.
Если память фискального накопителя переполнена, он не сможет корректно работать и заблокируется по аналогии когда нет подключения к сети в течение 30 дней. Перед окончательным заполнением ёмкости онлайн-касса отправит уведомление. Необходимо внимательно следить за оповещениями и вовремя заменить накопитель.
Для новых предпринимателей работа с онлайн-кассой на первых этапах может быть сложной, но со временем все процессы превратятся в стандартные и если соблюдать простые правила, проблем с контрольно-кассовой техникой и налоговой службой не будет.
Законодательство в отношении ККТ
Порядок взаимодействия с контрольно-кассовой техникой регулируется федеральным законом № 54-ФЗ. На момент принятия закона ККТ внедрялась в бизнес-процессы индивидуальных предпринимателей в 3 этапа. В 2017 году на них перешёл крупный ритейл, в 2018 — субъекты розничной торговли, в 2019 — оставшиеся предприниматели.
Представителям ритейла необходимо постоянно следить за изменениями в законах и оперативно перестраивать бизнес-процессы. В 2021 году пользоваться кассой при расчётах с клиентами необходимо практически всем предпринимателям. Список исключений маленький, поэтому избавиться от необходимости подключения онлайн-кассы сложно.
В законодательстве прописано, что кроме бумажных чеков касса должна уметь формировать и электронные варианты документов. По требованию клиентов их необходимо отправить на электронную почту или по SMS.
Для покупателей работа предпринимателей с онлайн-кассами несёт максимальную выгоду. Во-первых, они гарантированно получают чек и ждать его на месте необязательно. Можно попросить курьера отправить чек в любой удобный канал связи.
Во-вторых, достоверность чека можно проверить на сайте налоговой. Если в ней будут указаны неверные цифры или будут претензии к формату данных, всегда можно направить запрос в ФНС.
Для предпринимателей онлайн-кассы стали ключевым требованием для работы в сфере продаж. Многие хотели бы отказаться от них, но это невозможно. А если не следить за контрольно-кассовой техникой и не соблюдать правила эксплуатации, могут возникнуть серьёзные проблемы.
К примеру, с февраля 2020 года при расчёте с клиентами на дисплее торгового автомата должен отображаться QR-код, который покупатели могут считать камерой своего смартфона. Бумажный чек печатать необязательно и электронный вариант является самым удобным.
Покупку онлайн-кассы, постановку её на учёт и обслуживание можно поручить компании, которая на постоянной основе предоставляет такие услуги. В этом один из главных плюсов работы с контрольно-кассовой техникой. Но при возникновении проблем, ответственность полностью ложится на владельца кассы.
Нарушать законодательство в отношении использования контрольно-кассовой техники нельзя, потому что последствия могут быть очень серьёзными. Иногда налоговая не просто выписывает штраф, а приостанавливает деятельность компании и быстро восстановить её не получится.
54-ФЗ многие не любят, но закон принимался не только для повышения контроля за оборотом средств индивидуальных предпринимателей и компаний. Налоговая действительно упростила себе жизнь, но и покупатели получили много преимуществ.
Какие задачи решает федеральный закон:
- Отслеживание выручки. Налоговая получила инструмент для вывода многих предпринимателей из тени.
- Снижение количества проверок. Представители ФНС видят все операции конкретного предприятия, поэтому часто выполнять проверки нет необходимости.
- Автоматизация рутинных задач. В личном кабинете налогоплательщика доступны полезные документы и отчёты.
- Защита клиентов. Они могут получить электронные чеки со списком товаров, ценой и данными о продавце.
Многие предприниматели жалуются на то, что налоговая создаёт большое количество препятствий на пути к нормальной работе бизнеса. Но это не совсем так — ФНС также старается сократить объем работы в некоторых случаях.
Например, при работе с курьерскими службами использовать ККТ на месте необязательно, можно подключаться к кассе удалённо и формировать электронные чеки. Они эквивалентны бумажным и содержат всю необходимую информацию.
Ещё одна особенность онлайн-касс в том, что время обслуживание клиента остаётся одинаковым как и при использовании обычной кассы. Данные с фискального накопителя передаются оператору, он их обрабатывает и отправляет в налоговую. Все операции проходят параллельно с оформлением чека и не требуют ручного вмешательства.
Для новых предпринимателей процедуры покупки, постановки на учёт и управления онлайн-кассой полностью регламентированы. Поэтому при соблюдении правил проблем не будет и можно будет легко интегрировать контрольно-кассовую технику в бизнес-процессы.
Тем более что существуют организации, которые могут взять рутинные задачи на себя и предоставить «услугу под ключ». Предпринимателю надо только проследить, чтобы всё было сделано в соответствии с регламентом. Например, если кассу не поставить на учёт в налоговую, вести хозяйственную деятельность на законных основаниях не получится.
Многие товароучетные системы не только автоматизируют работу с ассортиментом, но и продают онлайн-кассы. Например, в EKAM большой выбор фискальных регистраторов по доступной цене
Новые требования к онлайн-кассам
Необходимость использования контрольно-кассовой техники постепенно распространялась на разные категории предпринимателей. Переход был не резким и практически всем бизнесменам дали время на подготовку.
До 1 июля 2021 года ИП, которые торгуют продукцией собственного производства могли не использовать онлайн-кассы. После этой даты применение ККТ стало обязательным, но времени на изменение бизнес-процессов было достаточно.
С 6 августа 2021 года вступили в силу новые изменения. Теперь предприниматели должны регистрировать онлайн-кассу с накопителем образца ФН-М. А продавцам товаров, которые подлежат обязательной маркировке, придётся обновить кассы для синхронизации с форматом фискальных данных 1.2.
До этой даты многим предпринимателям надо было купить новые фискальные накопители и настроить ККТ для корректной работы с ними. Покупать новые кассы необязательно, если они будут поддерживать работу с новым форматом.
Многие бизнесмены переживали о том, что им придётся тратить деньги на обновление техники, заново регистрировать кассу и выполнять другие сложные задачи. На самом деле, изменения коснутся не всех и если ККТ была зарегистрирована до 6 августа, ей можно спокойно пользоваться до окончания срока эксплуатации.
Если в кассе установлен фискальный накопитель старого образца ФН, менять его необязательно. Можно спокойно дождаться, пока срок его действия закончится и перейти на ФН-М.
Тем, кто будет регистрировать новую кассу после 6 августа, придётся работать с фискальным накопителем нового образца. Это требование актуально для всех предпринимателей, независимо от продукции, которую они реализуют или особенностей предоставляемых услуг.
Главное отличие новых фискальных накопителей в том, что они поддерживают все действующие на данный момент форматы фискальных данных. В том числе и 1.2, который необходимо использовать при продаже товаров с маркировкой.
С 2019 года предприниматели работали с форматами 1.05 и 1.1. Они отличаются тем, что в последней версии больше данных, но отличия не глобальные. Переход на новый формат обусловлен тем, что продажа маркировки выполняется по особым требованиям.
Формат фискальных данных — установленный стандарт для оформления документов. На основе него онлайн-касса «понимает» как именно необходимо распечатать чеки для клиентов или отчёты по сменам.
Федеральная налоговая служба уже включила в обновлённый реестр накопители нового образца, которые поддерживают все форматы фискальных данных. Накопители как обычно отличаются сроком действия — можно выбрать варианты на 15 или 36 месяцев.
Необходимость маркировать товары постепенно распространяется на все категории товаров. К примеру, в 2021 году появилась необходимость маркировать кожаную одежду, куртки, постельное белье, мороженое.
Для продажи товаров, которые подлежат маркировке, необходимо настроить фискальный накопитель типа ФН-М и перейти на формат фискальных данных 1.2. Налоговая разработала его, чтобы в момент продажи ККТ отправила запрос в систему «Честный ЗНАК» и проверила код маркировки.
Новый ФФД нужен для того, чтобы покупатели были уверены в качестве товаров, а предприниматели могли защититься от штрафов за неправильную маркировку. Если в момент создания чека в системе произойдёт ошибка, завершить продажу не получится.
Если продавец не реализует товары, которые подлежат маркировке, ему необязательно переходить на новый формат фискальных данных. Тем более что налоговая служба предоставила отсрочку и все накопители, зарегистрированные до 6 августа 2021 году могут работать пока не завершится срок эксплуатации.
С накопителем типа ФН-М можно без проблем использовать старый формат фискальных документов, переходить на версию 1.2 необязательно. Налоговая служба создала максимально комфортные условия для перехода.
Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, со временем увеличивается. Поэтому необходимость использования ФФД 1.2 постепенно станет актуальной для многих предпринимателей.
Переход на новый формат данных
Если срок действия фискального накопителя подходит к концу и отсрочка перехода на новый формат закончится в ближайшие дни, необходимо подготовиться к обновлению. Прежде всего, необходимо убедиться, поддерживает ли ККТ новый ФФД. Если есть совместимость, покупать новое оборудование необязательно.
В большинстве случаев для корректного перехода на новый формат фискальных данных необходимо обновить программное обеспечение кассы. В этом поможет инструкция от производителя.
После корректного обновления надо будет настроить ККТ под новый формат. Для этого достаточно выбрать соответствующую опцию в настройках оборудования. Если приобретённая ранее касса совместима с ФФД 1.2, можно купить накопитель типа ФН-М, зарегистрировать его и спокойно работать.
Если ФФД 1.2 станет основным, касса будет обмениваться данными с системой «Честный ЗНАК». В момент продажи ККТ отправит запрос, чтобы проверить не пропал ли товар из системы маркировки. Если его там нет, решение о продаже предприниматель принимает самостоятельно.
После оформления продажи касса отправит уведомление оператору фискальных данных, а тот обменяется информацией с системой «Честный ЗНАК». На последнем шаге может появиться сообщение об ошибке, но если его нет, то продажа была успешно завершена.
В чеке, оформленном в соответствии с новым форматом, появятся дополнительные коды маркировки. Например, если указан код «M+» — значит проблем с проверкой товара не было. Это не подделка и клиент может быть уверен в том, что купил продукт высокого качества.
Пошаговая инструкция для предпринимателей:
- Проверить срок действия кассы. Если он истекает в ближайшее время, надо подготовиться к изменениям.
- Купить фискальный накопитель нового формата. Его по умолчанию поддерживают все распространённые модели ККТ, поэтому тратить деньги на новую кассу необязательно.
- Убедиться, что касса поддерживает ФФД 1.2. Продавцам маркированных товаров придётся перейти на новый формат фискальных данных и в этом случае могут возникнуть проблемы с работой старой кассы.
- Купить новую кассу или перепрошить её. Стоит проконсультироваться с производителем перед тем как устанавливать новую версию программного обеспечения.
Предпринимателям, которые торгуют продукцией без обязательной маркировки и на момент вступления в силу новых правил, пользовались действующим фискальным накопителем, ничего делать не нужно. Но заменять ФН необходимо только на тип ФН-М.
Индивидуальные предприниматели и компании, которые продолжат работать с накопителем старого формата после окончания срока эксплуатации, могут получить штраф в размере от 10 тысяч рублей до полной суммы продаж за этот период.
Для крупных компаний масштаб проблемы может быть ещё больше — приостановка деятельности юридического лица. В крайних случаях ИП могут дисквалифицировать до двух лет и вести хозяйственную деятельность будет запрещено.
В Кодекс об административных нарушениях добавили новые поправки — появились наказания за фиктивные чеки. На компанию могут наложить штраф от 40 000 до 1 млн рублей в зависимости от объема продаж и наличия повторных нарушений.
Использование контрольно-кассовой техники — необходимое условия хозяйственной деятельности в соответствии с законодательством. Изменения работы с ККТ для предпринимателей, которые не продают маркированные товары сделали максимально безболезненными, поэтому адаптироваться под изменения несложно.
Регистрация онлайн-кассы в налоговой в 2022 году самостоятельно
Положительным моментом перехода бизнеса на новый порядок расчетов является упрощение процедуры постановки на учет контрольно-кассовой техники. Если ранее зарегистрировать ККТ можно было только путем личного обращения в налоговый орган, то теперь произвести регистрацию онлайн-кассы можно удаленно – в режиме онлайн на сайте налоговой.
Способы постановки на учет онлайн-кассы
В настоящий момент действующим законодательством предусмотрено 2 способа регистрации ККТ:
- Путем личного посещения любой налоговой инспекции (а не только ИФНС по месту постановки на учет ИП или ООО);
- Удаленно, через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.
Постановка на учет путем личного обращения в ИФНС
Как и прежде, поставить на учет кассовый аппарат можно лично обратившись в налоговый орган с соответствующим заявлением. При этом сам кассовый аппарат представлять в налоговый орган не нужно – достаточно лишь заполненного заявления.
Подать заявление о постановке на учет онлайн-кассы можно в любом налоговом органе.
Подробно останавливаться на данном способе не будем, так как самым популярным, быстрым и простым способом в настоящее время является дистанционная постановка на учет.
Дистанционная регистрация онлайн-кассы в налоговой
Для удаленной регистрации ККТ через сайт ФНС необходимо соблюдение следующих условий:
- Наличие личного кабинета, на сайте ФНС.
- Зарегистрировать кассу онлайн без личного кабинета – не получится, в связи с чем данный сервис должен быть подключен заранее.
- По умолчанию открыть личный кабинет субъекты предпринимательства (ИП и организации) могут только при наличии ЭЦП также она необходима для подписания заявления о постановке на учет онлайн-кассы.
- ИП, имеющим личный кабинет налогоплательщика, ранее открытый ими в качестве физического лица, могут войти в него, использовав номер ИНН и пароль и введя ОГРИП получить ЭЦП.
- Организации могут получить доступ к личному кабинету только после оформления ЭЦП.
Получить ЭЦП можно несколькими способами: самостоятельно обратившись в один из центров, аккредитованных Минкомсвязи, оформить ее через сторонние компании или у оператора фискальных данных.
- Наличие кассового аппарата и фискального накопителя, отвечающего требованиям закона № 54-ФЗ от 22.03.2005 и включенного в специальные реестры, ведущиеся ФНС РФ.
В настоящий момент (на конец апреля) реестр онлайн-касс ФНС насчитывает 124 модели контрольно-кассовой техники нового образца.
В реестр фискальных накопителей на данный момент включены сведения о 15 моделях фискальных накопителей.
- Заключение договора с оператором фискальных данных
Так как данные об ОФД необходимо будет вносить в форму заявления, а также в саму кассу – при фискализации, заключить договор с ОФД необходимо заранее.
Обратите внимание, что оператор также должен быть включен в реестр, ведущийся ФНС. В настоящий момент в указанном документе приведены сведения о 18 компаниях, оказывающих данные услуги.
Порядок постановки онлайн-кассы на учет в ИФНС
- Переходим в Личный кабинет ИП или юридического лица на сайте ФНС и выбираем раздел «Учет контрольно-кассовой техники»:
- В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Зарегистрировать ККТ» – «Заполнить параметры заявления вручную»:
- В форму заявления вносим основные сведения о кассовом аппарате:
- Адрес места установки ККТ
При внесении сведений об адресе места установки онлайн-кассы данные подгружаются из Государственного адресного реестра (далее ГАР), в связи с чем довольно часто встречаются ситуации, когда нужного адреса в реестре нет.
К сожалению, при отсутствии сведений об адресе в ГАР вручную его добавить не получится, необходимо будет сделать запрос в местные органы власти (муниципалитет в регионах или департамент городского имущества в Москве и СПб) для включения адреса в ГАР.
После того как сведения будут переданы местным властям, необходимо уведомить налоговиков. Если времени на ожидание ответа от налогового органа нет, заявление можно подать в бумажном виде в любой налоговый орган.
- Наименование места установки ККТ
Если касса будет установлена в помещении, то в данном поле необходимо указать его назначение: магазин, кафе, склад, киоск и т.д.
Если в транспортном средстве, то марку и номер автомобиля, в интернет-магазине – адрес сайта.
- Модель кассового аппарата
В появившемся окне необходимо выбрать модель онлайн кассы и указать ее заводской номер.
Посмотреть номер ККТ можно в паспорте устройства или непосредственно на самом корпусе аппарата.
- Модель фискального накопителя и его заводской номер
Уточнить номер накопителя можно в паспорте устройства.
Обратите внимание, что в зависимости от вида деятельности, места его осуществления и иных особенностей, назначение ККТ будет разным.
Так, при ведении деятельности в удаленных и труднодоступных районах, необходимо будет выбрать следующее назначение – «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
Для интернет-магазина подойдет назначение: «ККТ используется для расчетов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для вендингового бизнеса – «ККТ входит в состав автоматического устройства для расчетов».
Если в списке нет подходящего назначения – ничего указывать не нужно (например, если ККТ будет использоваться в магазине, не торгующим подакцизными товарами, или кафе).
- Оператор фискальных данных
- После того как все сведения будут внесены заявление необходимо подписать ЭЦП
После того как заявление будет подписано цифровой подписью появится сообщение «Запрос добавлен». Для просмотра отправленных в ИФНС документов необходимо нажать на ссылку «Информация о документах, направленных в налоговый орган».
Первый этап регистрации онлайн-кассы завершается присвоением ККТ регистрационного номера. Как правило, это происходит в течение нескольких минут после направления заявления в ИФНС.
- После того как онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер его необходимо будет внести в настройки, вместе со сведениями о наименовании организации, ее ИНН, месте осуществления расчетов, ОФД и системе налогообложения.
- После внесения всех сведений необходимо вывести на печать первый чек – «Отчет о регистрации».
- Возвращаемся в личный кабинет, выбираем вкладку «Учет контрольно-кассовой техники» и в появившейся таблице нажимаем на регистрационный номер ККТ (столбец «РНМ»).
В открывшемся окне нажимаем «Завершить регистрацию». Вносим в появившуюся форму сведения из отчета о регистрации (первого чека): дату и время, номер фискального документа и фискальный признак. После внесения всех сведений нажимаем «Подписать и отправить».
На этом процесс постановки онлайн-кассы на учет завершается.
Оформите онлайн-кассу ЭВОТОР и получите скидку 1500 рублей по промокоду EVO7449 от нашего сайта. ЭВОТОР – онлайн-касса, которая настроится под Ваш бизнес!
Регистрация кассы в налоговой или как поставить кассу на учет в налоговую? — Контур.Бухгалтерия
С 1 июля 2017 в России разрешается применять только онлайн-кассы. Чтобы работать на кассе нового образца, ее нужно зарегистрировать в налоговом органе. Мы расскажем, как это сделать.
Заключите договор с ОФД
Для передачи данных с онлайн-кассы в налоговую вам нужен посредник — оператор фискальных данных. Он будет автоматически отправлять сведения в ФНС и, кроме того, может обеспечить дополнительные возможности. Например, вот что предлагает сервис Контур.ОФД:
- передавать фискальные данные в налоговую;
- в личном кабинете пользователя показывать статистику по переданным сведениям, отчеты по выручке и возвратам, уведомлять о работоспособности касс;
- регистрировать кассы в налоговой;
- предоставлять круглосуточную техподдержку для решения вопросов передачи фискальных данных.
Чтобы подключиться к сервису ОФД, отправьте заявку.
Данные ОФД вам пригодятся, чтобы указать их при постановке кассы на учет и в настройках кассы при фискализации.
Модернизируйте свою кассу или купите новую
Если кассу нельзя модернизировать, придется купить новую. На сайте налоговой приведен Реестр контрольно-кассовой техники, которая подходит для использования. Все кассы из Реестра имеют фискальный накопитель, подключаются к интернету и отправляют фискальные данные ОФД, печатают в чеке все наименования товара, обязательные реквизиты и QR-код.
Купить кассу или комплект торгового оборудования можно с помощью сервиса Контур.ОФД.
Поставьте кассу на учет в налоговой
По новым правилам зарегистрировать кассу можно по интернету в личном кабинете на сайте налоговой nalog.ru или в личном кабинете на сайте вашего ОФД. Чтобы зарегистрировать кассу с помощью своего оператора фискальных данных, воспользуйтесь его инструкциями или линией поддержки. А мы расскажем, как зарегистрировать кассу на сайте ФНС.
Шаг 1. Авторизуйтесь на сайте налоговой
Для авторизации в личном кабинете на сайте ФНС потребуется сертификат квалифицированной электронной подписи руководителя организации или ИП. Можно использовать сертификат для отчетности. Если у вас его нет, обратитесь в Удостоверяющий центр СКБ Контур.
На сайте налоговой убедитесь, что номер вашей кассы и фискального накопителя внесены в официальный реестр. Зайдите по ссылке и войдите в раздел “Проверить ККТ”.
Шаг 2. Заполните заявление на регистрацию
В личном кабинете заполните заявление на регистрацию ККТ. В электронной форме заполните поля:
- модель кассы и ее заводской номер;
- модель фискального накопителя и его номер;
- ваш ОФД;
- название своей торговой точки и адрес.
Подпишите заявление квалифицированной электронной подписью. Налоговая проверит заявление и пришлет уникальный номер вашей кассы. Не уходите с сайта.
Шаг 3. Введите в кассу регистрационный номер
Будьте внимательны: если вы введете уникальный номер неправильно, фискальный накопитель заблокируется. Поэтому тщательно проверьте очередность цифр. Если не удастся ввести номер самостоятельно, обратитесь в центр технического обслуживания кассы.
Шаг 4. Проведите фискализацию кассы
Укажите в кассе данные вашей организации и оператора фискальных данных. Касса распечатает чек-отчет о фискализации.
Шаг 5. Введите данные фискализации в личном кабинете на сайте налоговой
Введите номер из чека-отчета на сайте налоговой, чтобы завершить регистрацию кассы. После этого налоговая проверит работу фискального накопителя и, если ее все устроит, пришлет вам карточку регистрации в электронном виде, заверенную сертифицированной электронной подписью.
Шаг 6. Привяжите кассу к ОФД в личном кабинете
После получения карточки регистрации у вас есть 30 дней, чтобы “привязать” кассу к оператору фискальных данных в личном кабинете ОФД. Если вы превысите этот срок, накопитель фискальных данных заблокируется. Для подключения ККТ к Контур.ОФД воспользуйтесь инструкцией.
Поздравляем! Вы зарегистрировали кассу и подготовили ее к работе, теперь фискальные данные будут передаваться в ФНС и отражаться в личном кабинете ОФД. В любое время вам доступны чеки, суммы приходов и возвратов, время открытия и закрытия кассовых смен.
Удачной работы!
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете легко вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность и принимать к учету данные из касс. Первый месяц работы бесплатен для всех новых пользователей.
С 2022 года общепит получил две льготы: кофейням и ресторанам теперь проще попасть в реестр малого и среднего предпринимательства, чтобы получать господдержку, а еще для них отменили НДС. Расскажем, как теперь работать общепиту и какие послабления для него есть.
, Елена Космакова
Если вы заключали с собственником договор аренды помещения под офис, склад или магазин, а потом хотите досрочно аренду прекратить — нужно составить и подписать соглашение об этом, иначе старый договор продолжит действовать. Расскажем, как составить документ и что учесть.
, Елена Космакова
Налоговый учет онлайн-кассы в ФНС
11.11.2019
Прежде чем начать работать с онлайн-кассой, ее необходимо поставить на учет. Предпринимателю важно знать, как и когда нужно регистрировать кассу, а также случаи, при которых нужно снимать ККТ с учета.
Постановка онлайн-кассы на учет в ФНС
Постановка онлайн-кассы на учет — обязательная процедура, которая предшествует началу работы на ККТ. 54-ФЗ разрешает предпринимателям ставить контрольно-кассовую технику на учет как лично, при визите в налоговую, так и удаленно (онлайн).
Если владелец онлайн-кассы предпочитает работать по-старинке, он может прийти в ФНС лично, заполнить форму заявления №1110061 и отдать его сотруднику налоговой инспекции. Также разрешается отправить заявление почтой (письмом с описью вложения).
Перед тем, как заполнить заявление, необходимо купить непосредственно онлайн-кассу, фискальный накопитель и выбрать оператора фискальных данных. Далее необходимо заполнить заявление, в котором нужно указать:
- сведения о ККТ;
- использование ККТ;
- сведения об ОФД;
- сведения о фискальных документах.
При заполнении раздела «Сведения о ККТ» необходимо быть предельно внимательным, так как необходимо указывать номера ККТ и ФН (это довольно длинные наборы цифр). Предприниматель должен указать адрес применения кассы (с индексом). Для интернет-магазинов указывается адрес сайта.
Раздел «Сведения об ОФД» потребует знания ИНН оператора фискальных данных и его полное наименование. Раздел не заполняется для касс, которые будут использоваться в автономном режиме.
Заполнять документ разрешается только синими или черными чернилами. Ошибки и исправления не допускаются. Каждая страница заявления печатается на отдельном листе, двусторонняя печать не допускается. Использовать для скрепления страниц скобки степлера или скрепки запрещено. Если предприниматель желает зарегистрировать несколько касс, для каждой ККТ нужно заполнять отдельное заявление.
Онлайн-заявление представляет собой электронную форму № 1110061. Необходимо авторизоваться в личном кабинете на сайте ИФНС и заполнить все поля формы.Форма заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.
ФНС выдает регистрационный номер контрольно-кассового аппарата. Его нужно ввести в кассу и осуществить процесс фискализации самой кассы. На кассе будет сформирован отчет о регистрации.
Данные из этого отчета нужно будет ввести в личном кабинете ФНС. Налоговая проверит корректность поданных данных и выдаст карточку регистрации ККТ.
Только после получения карточки регистрации возможно применение кассы.
Когда нужно снимать кассу с учета
Предпринимателям стоит помнить, что процессы перерегистрации ККТ и снятие ее с учета — две разные операции. Первая нужна, когда, к примеру, закончился срок действия ФН, предприниматель заменил его и собирается продолжить работу на этой кассе или изменился адрес установки ККТ. Снимать кассу с учета для перерегистрации не нужно.
По инициативе бизнесмена кассу нужно снять с учета в следующих случаях:
- касса не используется и будет продана другому предпринимателю;
- касса сломалась и не может быть отремонтирована;
- касса была утеряна или украдена;
- касса не требуется по причине закрытия предприятия.
Чтобы снять кассу с учета, потребуется заполнить соответствующее заявлениеВ заявлении нужно указать данные кассы.
Если предприниматель продает свою ККТ, либо не планирует далее использовать, то он обязан сформировать на кассе отчет о закрытии ФН и передать его в ФНС.
Если же касса была потеряна или украдена и отчет создать невозможно, то налоговая требует указать это в заявлении. Подать заявление можно лично в налоговой (бумажный вариант) или через личный кабинет на сайте ФНС онлайн.
Через 5 дней налоговая инспекция вышлет карточку о снятии ККТ с учета. ФНС отправляет ее в личный кабинет предпринимателя на сайте nalog.ru.
Снятие онлайн-касс с налогового учета без заявления владельца
Стоит помнить, что у налоговой инспекции есть полномочия самостоятельно инициировать снятие кассы с учета. Заявление владельца при этом не требуется. Такое происходит в следующих случаях:
- предприниматель прекратил свою деятельность (появилась запись в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
- истек срок действия ключа фискального признака в ФН;
- обнаружены нарушения, связанные с исполнением 54-ФЗ.
Предприниматель, оказавшийся в подобной ситуации, получит от налоговой карточку, что онлайн-касса снята с учета. Ответственный орган отправляет такие карточки в личный кабинет предпринимателя на сайте налоговой.
При этом в случае снятия кассы с учета у пользователя появляется обязанность в 60-ти дневный срок передать в ФНС данные, находящиеся в памяти ФН и не отправленные в ФНС по расчетам, имевшим место быть до снятия кассы с учета.
Снятие кассы с учета онлайн
Снимать кассу с учета онлайн очень удобно, так как не нужно тратить время на заполнение бумажного заявления, визит в налоговую или на почту. Для начала нужно авторизоваться в личном кабинете и перейти в раздел «Учет ККТ». Далее нужно оформить заявление о снятии с учета. В нем указываются:
- название компании или данные ИП;
- ИНН;
- модель и заводской номер ККТ;
- причину снятия с учета, сведения о краже или потере (если они есть).
Если есть возможность, необходимо приложить к заявлению отчет о закрытии фискального накопителя. Такой отчет не формируется, если касса сломана или пропала. Для касс, работавших в автономном режиме, необходимо также выгрузить информацию с фискального накопителя. Заявление заверяется электронной подписью.
Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
Онлайн-кассу обязаны применять все ИП и организации, за исключением указанных в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ случаев. Итак, вы купили онлайн-кассу, выбрали ОФД. Теперь, чтобы начать использовать кассовый аппарат, необходима его регистрация в ФНС.
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Существует несколько вариантов:
- передать документы с помощью соответствующего онлайн-сервиса;
- отправить по почте;
- обратиться в налоговый орган лично или через представителя (при наличии нотариально заверенной доверенности).
Один из наиболее простых и удобных способов – регистрация через интернет. Вся процедура происходит в личном кабинете на сайте ФНС. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая позволит зарегистрировать ККТ быстро и без проволочек.
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Чтобы зарегистрировать кассу в налоговой, потребуется квалифицированная электронная подпись. Такая ЭП необходима и для сдачи электронной отчётности. Кроме того, её можно применять для работы на электронных торговых площадках и государственных порталах.
Заключение договора с оператором фискальных данных необходимо для обработки и передачи сведений о расчётах с применением кассы в налоговый орган (п.6. ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ).
Оператор должен быть одобрен ФНС и включён в специальный перечень, размещённый на сайте налоговой.
Для начала на сайте ФНС необходимо зарегистрироваться. Сделать это можно через портал Госуслуги, либо с помощью ключа электронной подписи.
Чтобы подать заявление, откройте в Личном кабинете раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» или «Все кассы», затем нажмите Зарегистрировать ККТ. Далее выберите Заполнить параметры заявления вручную. Здесь вам необходимо указать:
- адрес, по которому установлена ККТ;
- название организации (ФИО ИП);
- сфера деятельности;
- модель и заводской номер кассы;
- наименование ОФД;
- режим, в котором будете использовать кассу;
- модель и номер фискального накопителя.
Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — заявление будет подтверждено электронной подписью и отправлено на обработку в налоговую. Как только ФНС рассмотрит заявление, в разделе «Контрольно-кассовая техника» обновится статус. В строке Состояние появится сообщение о том, что ККТ присвоен регистрационный номер, с указанием самого номера.
Шаг 3: Провести фискализацию
После того как касса получит регистрационный номер, нужно будет активировать фискальный накопитель. Это можно сделать самому, если вы регистрируетесь в режиме онлайн.
Для фискализации потребуются сведения из заявления, которое вы отправили в налоговый орган.
Поэтому рекомендуем заранее открыть в отдельных окнах информацию по онлайн-кассе и уведомление о получении регистрационного номера.
В онлайн-кассу необходимо занести следующие данные:
- регистрационный номер кассы;
- сведения об организации или ИП;
- сведения об ОФД.
Для внесения данных обычно используется специальная утилита, которая, как правило, входит в пакет ПО для ККТ.
Рассмотрим порядок действий на примере онлайн-кассы АТОЛ:
- Подключите кассу к ПК в USB-разъём.
- Скачайте и установите драйверы, чтобы настроить кассу.
- Запустите программу «Тест драйвера».
- Откройте вкладку «Регистрация ККТ», затем нажмите кнопку «Свойства» (она находится в правой верхней части экрана).
- Убедитесь, что в поле «Модель» указано Автоматически, а в поле «Канал связи» – USB.
- Нажмите Поиск.
Когда откроется одноимённое окно, в котором будет указан список портов, нажмите кнопку «Поиск» и выберите ККТ в пункте «Информация». Необходимо, чтобы касса имела USB-порт.
Нажмите кнопку «Выбрать» – должно открыться окно Свойства. В нём нажмите кнопку «Проверка связи». В поле «Результат» будут указаны данные о кассовом аппарате.
Необходимо закрыть окно, кликнув ОК, и переключиться на вкладку «Регистрация ККТ».
Заполните следующие реквизиты:
- название организации или ФИО ИП с указанием формы собственности;
- ИНН;
- адрес, указанный в момент регистрации кассы;
- место расчётов (если у вас интернет-магазин – укажите адрес сайта, если занимаетесь развозной торговлей – укажите «развозная торговля» и сведения об автомобиле, в случае разносной торговли нужно указать «разносная торговля»);
- адрес электронной почты отправителя.
Затем в Настройках ККТ необходимо отметить те поля, которые были указаны вами при регистрации кассы, заполнить адрес сайта ФНС и ввести сведения для подключения к ОФД.
Чтобы завершить регистрацию, вернитесь в раздел «Контрольно-кассовая техника» в ЛК на сайте налоговой и нажмите Завершить регистрацию. Укажите в полях данные, взятые из отчёта регистрации:
- дату и время получения фискального признака;
- номер фискального документа;
- фискальный признак.
Нажмите Подписать и отправить.
Чтобы сохранённые в фискальном накопителе сведения о расчётах попадали в налоговую, нужно зарегистрировать кассу у оператора фискальных данных. В личном кабинете ОФД нужно будет указать все данные из отчёта о регистрации.
После завершения действий на сайте ФНС ведомство пришлёт специальный бланк регистрации, который будет храниться в личном кабинете. Данный документ служит подтверждением того, что ваша онлайн-касса была поставлена на регистрационный учёт в налоговом органе.
Готово! Регистрация успешно завершена. Теперь кассу можно использовать в работе.
Регистрация ККТ при личном визите в налоговую
Такой вариант регистрации актуален лишь в тех случаях, если у вас нет электронной подписи и вы не хотите оформлять её.
Чтобы поставить контрольно кассовую технику на учёт при посещении налоговой, необходимо:
- Заполнить бланк заявления на регистрацию ККТ и отнести в ближайшее отделение ведомства.
- Получить от ФНС регистрационный номер онлайн-кассы.
- Внести регистрационный номер ККТ при активации кассового накопителя, принести отделение ФНС распечатанную отчётность для подтверждения регистрации.
Однако, конечно, проще пройти регистрацию в режиме онлайн. В конце концов, наличие электронной подписи в значительной степени упрощает многие аспекты предпринимательской деятельности — она необходимо в электронном документообороте, для отчётности, подписания договоров, участия в торгах и др.
Как зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу
Вся процедура регистрации кассовой техники на сайте налоговой занимает не более 20 минут. Однако на некоторых этапах процесса есть риски совершить ошибки, которые могут привести к нарушению порядка применения ККТ и даже вывести из строя фискальный накопитель.
Помимо онлайн-регистрации ККТ через личный кабинет на сайте ФНС вы можете лично обратиться в любую налоговую на территории страны и зарегистрировать ККТ на месте, а также зарегистрировать кассу из личного кабинета оператора фискальных данных. Но в этой статье мы рассмотрим именно регистрацию онлайн-кассы.
Прежде чем приступить к регистрации онлайн-кассы, убедитесь, что вы:
- выбрали ОФД и заключили с ним договор;
- приобрели квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Основные моменты перехода на онлайн-кассу
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.
05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.