Электронная подпись — это не только удобно, но часто необходимо по закону. Рассказываем, когда бизнесмену пригодится электронная подпись, какие варианты подписи бывают и как их получить.
Это обычный пароль, который только подтверждает личность создателя документа или пользователя сервиса. Например, пин-код банковской карты или пароль, который можно установить для открытия документа Word. Простая подпись не защищает документ от внесения в него изменений.
ПЭП можно использовать для документооборота внутри компании: передавать между подразделениями заявки, отчеты, служебные записки и другую необходимую информацию.
Для оформлении кадровых документов тоже в большинстве случаев допустимо использовать ПЭП. Исключения здесь только два — трудовой договор и договор о материальной ответственности, для которых необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Весь остальной кадровый документооборот можно вести с помощью ПЭП. Например, это могут быть заявления, объяснительные записки, распоряжения, приказы и т.п. Чтобы использовать ПЭП для кадровых документов, это правило нужно отразить в трудовом договоре, коллективном договоре или в другом внутреннем нормативном документе компании.
Также ПЭП можно применять и для документооборота с контрагентами. Здесь также есть исключение: электронные счета-фактуры следует подписывать только с помощью УКЭП. Но все остальные документы можно заверять и с помощью ПЭП. Это могут быть договоры, накладные, акты выполненных работ, письма и т.п.
Чтобы документ, подписанный с помощью ПЭП, имел юридическую силу, нужно заключить с каждым контрагентом соответствующее соглашение.
Соглашение с контрагентом, трудовой договор, или раздел внутреннего документа компании, посвященные ПЭП, должны включать в себя:
- Порядок идентификации лица, подписавшего документ, по его ПЭП. Например, можно приложить к соглашению или договору список логинов и соответствующих им должностных лиц — владельцев подписей.
- Обязанность пользователей ПЭП соблюдать конфиденциальность не сообщать свой пароль другим лицам, немедленно проинформировать руководство и заменить пароль при любых подозрениях в том, что он разглашён, и т.п.
На практике для юридически значимого оборота чаще используют другие, более надежные виды ЭП.
Её формируют с помощью криптографических программ, которые специально разработаны для защиты информации.
Такая подпись состоит из двух ключей — закрытого и открытого. Владелец УНЭП создаёт документ и шифрует его с помощью закрытого ключа, а затем отправляет получателю вместе с открытым ключом.
Получатель, используя открытый ключ, может проверить подлинность документа и отсутствие изменений в нём.
УНЭП можно применять в тех же случаях, что и ПЭП. Это внутренний документооборот между подразделениями компании, а также кадры и работа с контрагентами, кроме отдельных исключений.
Чтобы придать УНЭП юридическую силу, по аналогии с ПЭП нужно заранее прописать это в трудовом договоре, внутренних нормативных актах компании или соглашениях с контрагентами.
Лучше применять УНЭП, чем простую электронную подпись, особенно для документооборота с контрагентами. Усиленная подпись, в отличие от простой, не только подтверждает личность отправителя, но и защищает документ от исправлений.
Работает по тому же принципу двух ключей, как и неквалифицированная ЭП. Отличие квалифицированной подписи — в порядке её создания:
- Выпускать УКЭП могут только уполномоченные организации: подразделения ФНС, Федерального казначейства и ЦБ РФ, либо удостоверяющие центры (УЦ), которые прошли аккредитацию Минцифры.
- Программа, с помощью которой создана УКЭП, должна быть сертифицирована ФСБ РФ.
- Вместе с ключами УКЭП уполномоченная организация должна выдать получателю подтверждающий документ — сертификат, составленный в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.
УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи руководителя компании, предпринимателя или физического лица на бумажном документе. В этом случае не нужно дополнительно подтверждать юридическую силу подписи с помощью нормативных документов компании или соглашений с контрагентами.
- УКЭП можно без каких-либо дополнительных условий применять для заверения любых электронных документов.
- Если же закон не определяет вид электронной подписи для конкретной ситуации, вы можете использовать любую версию, установив это внутренними документами, либо по согласованию с контрагентами или сотрудниками.
- В таблице мы привели ситуации, где может понадобиться электронная подпись, и какой вид подойдёт.
Организации и предприниматели до конца 2021 года могут получить УКЭП:
- В подразделениях ФНС РФ. Это бесплатно, но нужно купить токен, т.е. носитель информации. Его стоимость начинается примерно от 1,5 — 2 тыс. руб. УКЭП, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.
- В коммерческих удостоверяющих центрах (УЦ). Здесь нужно будет заплатить и за токен, и за создание самой подписи. В этом случае оформление УКЭП обойдется не менее, чем в 3 — 5 тыс. руб. Обычно коммерческие УЦ выдают ЭП на 12 месяцев.
Если коммерческий УЦ прошёл аккредитацию по новым правилам, то выданная им во втором полугодии 2021 года УКЭП будет работать до конца установленного срока действия, в том числе и после 1 января 2022 года.
Если же УЦ не прошел переаккредитацию, то он после 1 июля 2021 года не имеет права выдавать УКЭП юридическим лицам и предпринимателям. Если вы уже успели получить в таких УДЦ электронную подпись до 1 июля 2021 года, имейте в виду, что с 1 января 2022 года она станет недействительной (письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).
С 1 января 2022 года на имя ИП и организации УКЭП можно получить только у ФНС и её доверенных лиц.
Физические лица, как в 2021, так в 2022 году могут оформить УКЭП в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Стоимость УКЭП на год для них — примерно от 1 до 2,5 тыс. руб.
Там же можно получить электронную подпись на сотрудника организации, например, главбуха.
Но чтобы он смог подписывать документы от имени компании, к его подписи физлица нужно будет прилагать специальную доверенность.
Подробно о новых правилах аккредитации УДЦ и получении ЭП с учётом всех изменений законодательства читайте здесь.
ЭП юридических лиц или ИП, которые выданы коммерческими УДЦ, прекратят своё действие 1 января 2022 года. Если срок действия ЭП заканчивается в июне-июле 2021 года, есть два варианта.
- Сразу получить новую ЭЦП в ФНС, обратившись туда после 1 июля 2021 года. Но здесь могут быть проблемы, связанные с большими очередями и неотработанным процессом выдачи в целом.
- Получить электронную подпись в одном из коммерческих УДЦ, которые подтвердят своё соответствие новым правилам. Но такая подпись будет действовать только до конца 2021 года, а потом придётся получать новую в ФНС, зато это можно будет сделать уже в спокойном режиме и после сдачи квартальной отчётности.
Не исключено, что срок действия электронных подписей, выданных после 1 июля 2021 года УДЦ, прошедшими аккредитацию по новым правилам, продлят и на 2022 год. Но это только предположение, пока официальных разъяснений на эту тему нет.
Если имеющаяся подпись действует до конца 2021 года, целесообразнее сразу в плановом порядке получить новую в ФНС. Тогда точно не будет проблем, связанных с досрочным прекращением действия новой ЭП.
С 1 января 2022 года электронную подпись организации или ИП смогут использовать только руководитель организации или сам ИП.
Для других ответственных лиц, например, заместителя директора или главбуха, нужно будет купить личную электронную подпись физлица в тех УДЦ, которые останутся на рынке после аккредитации по новым правилам, и оформить специальную электронную доверенность. Такую доверенность нужно будет выдать всем должностным лицам, которые имеют право подписи, кроме руководителя организации или самого ИП.
Ответственные лица лица будут прилагать доверенность к пакету электронных документов при каждом использовании личной ЭЦП от имени компании или ИП. Форма доверенности пока не утверждена, есть только проект постановления Правительства.
Для чего нужна неквалифицированная электронная подпись | Инфотекс Траст
Как это работает
Усиленная неквалифицированная ЭЦП используется для идентификации автора электронного документа, подтверждения его целостности и неизменности после подписания.
Применение неквалифицированной электронной подписи допускается для документов, которые не требуют заверения печатью.
Этот вид ЭЦП выпускается с использованием специального программного комплекса, следовательно, сделать её в домашних условиях невозможно.
Есть ли юридическая сила у неквалифицированной электронной подписи
Основные функции неквалифицированной электронной подписи — идентификация владельца подписи и подтверждение отсутствия изменений в документе после его подписания.
При соблюдении определённых условий такая ЭЦП может приравнивать электронные документы к бумажным и использоваться для всех видов правовых отношений, установленных действующим законодательством.
Отличие неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной заключается в том, что квалифицированная признаётся аналогом собственноручной подписи во всех случаях и создаётся исключительно при помощи сертифицированных программных средств.
Для признания юридической значимости неквалифицированной ЭЦП необходимо провести ряд дополнительных «бумажных» мероприятий — например, заключить дополнительное соглашение между участниками документооборота или закрепить равнозначность квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП отдельным нормативно-правовым актом. Важно понимать, что в случае судебных разбирательств главным доказательством будет именно соглашение, и, если пренебречь важностью документа, спор решится не в вашу пользу.
В случае с квалифицированной электронной подписью все споры решаются проведением экспертизы удостоверяющим центром по конкретному документу и электронной подписи.
Где можно использовать неквалифицированную электронную подпись
Неквалифицированная электронная подпись может применяться:
- для подписания внутренних документов предприятия, включая договоры, приказы, платёжные поручения и прочее;
- для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
- в публичных сервисах, например кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
- при сотрудничестве с физическими лицами;
- для подачи письменной аргументации в арбитражный суд;
- для участия в электронных торгах.
Отправка налоговых документов в ФНС является одним из наиболее популярных методов применения неквалифицированной ЭЦП среди физических лиц. Для этого достаточно авторизоваться на сайте Федеральной налоговой службы и воспользоваться личным кабинетом налогоплательщика.
Таким образом наличие неквалифицированной электронной подписи ускоряет и упрощает взаимодействие граждан с налоговым органом. В то же время сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется на подачу отчётности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Для этой цели ключ используемой электронной подписи должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром.
Также распространенной сферой применения неквалифицированной электронной подписи являются электронные торги. Требования к сертификату электронной подписи диктуются регламентом электронной площадки. Неквалифицированная ЭЦП подходит для участия в аукционах с госзаказчиками на электронных торговых площадках.
Как защитить неквалифицированную ЭЦП
Защищённым устройством, как и в случае с квалифицированной электронной подписью, обычно служит физический носитель, обеспечивающий надёжное хранение ключей. Компания «Инфотекс Интернет Траст» рекомендует своим пользователям USB-ключ JaCarta LT для защиты неквалифицированной электронной подписи.
01/12/2021
Электронная подпись: виды и использование в 2022-2022
Применение компьютерных технологий прочно вошло в нашу жизнь. Электронный документооборот успешно вытесняет бумажный, потому что имеет ряд преимуществ. Первое, и самое главное – это оперативность и быстрота оформления нужных документов без ожидания в очереди, сидя у себя за компьютером.
У сферы цифровых технологий, кроме преимуществ, есть еще и минус – риск утраты конфиденциальности. Для предотвращения неправомерного пользования электронными сервисами, была внедрена электронная подпись (ЭП). Даже если вы еще не сталкивались с этим понятием, нужно изучить подробно этот вопрос, чтобы быть эрудированным человеком в области электронного документооборота.
Понятие электронной подписи
В 2011 году был издан Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в котором подробно описаны правила использования ЭП.
Электронная подпись являет собой уникальный код, который может получить каждый человек. ЭП, поставленная под электронным документом, придает ему юридическую силу.
Это равнозначно тому, что человек собственноручно поставит подпись на бумажном документе.
Разновидности электронной подписи
По виду ЭП бывает простой или усиленной. В свою очередь, усиленная ЭП бывает двух видов: квалифицированная и неквалифицированная. Таким образом, получается три разновидности ЭП, каждая из которых предназначена для выполнения своих функций.
Простая электронная подпись
Простая ЭП представляет собой пароль, сгенерированный средствами информационной системы. Она является самым простым средством идентификации, которое подтверждает то, что ее создал конкретный человек.
Этот вид подписи может быть приравнен к собственноручной в том случае, если осуществляется регламентирование нормативного правового акта или участники электронного документооборота заключили между собой соглашение.
В таком соглашении могут быть указаны правила, определяющие владельца ЭП, и обязанности, установленные для пользователя. Например, важность соблюдения конфиденциальности ключей, включая смс-код или логин с паролем.
Использование ЭП в 2022-2022:
- простая ЭП применяется для подтверждения действий на портале Госуслуги,
- во время осуществления банковских операций,
- на сайте ПФ России.
Также простая ЭП дает доступ при аутентификации в информационных системах, позволяет заверять документы в рамках электронного документооборота на предприятии.
Усиленная неквалифицированная ЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается на основе криптографического шифрования в специальных программах и выдается в удостоверяющем центре. Этот вид ЭП можно получить на основе паспорта, если вы являетесь физическим лицом; учредительных документов, если ЭП планируется использовать в организации; доверенности, если вопросом оформления занимается доверенное лицо.
Когда человеку нужно получить усиленную неквалифицированную ЭП, он должен подать заявление в удостоверяющий центр (УЦ). После рассмотрения заявки и сверки документов заявителю выдают сертификат ЭП и два ключа – открытый и закрытый.
Важно! При получении сертификата ЭП проверьте, чтобы открытый ключ соответствовал закрытому, а также чтобы усиленная неквалифицированная ЭП соответствовала владельцу.
Хранить закрытый ключ нужно в надежном месте в виде цифрового носителя с пин-кодом или на вашем компьютере в виде зашифрованного файла. Этот ключ дает возможность генерировать ЭП для подписания электронных документов.
Открытый ключ ЭП имеет такое название, потому что его могут видеть все, с кем его владелец ведет электронный документооборот. Связь с закрытым ключом в сертификате ЭП дает возможность удостовериться в подлинности электронной подписи владельца ключа.
Использование усиленной неквалифицированной подписи отличается от применения простой электронной подписи таким же образом, как документ с печатью отличается от документа без печати с одной лишь подписью «от руки». Таким образом, усиленная неквалифицированная ЭП служит аналогом печати в бумажном документообороте.
Важно! Чтобы иметь право пользоваться усиленной неквалифицированной ЭП, участники электронного документооборота заключают между собой соглашение, в котором указывается, что данный вид подписи имеет юридическую силу. Заверенные такой подписью документы признаются равнозначными бумажным с подписью «от руки».
Юридические лица могут использовать усиленную неквалифицированную ЭП для оформления электронных документов внутри компании или при обмене с проверенными контрагентами (с двусторонним соглашением о юридической силе ЭП). Применение этого вида ЭП позволяет юрлицам участвовать в официальных торгах, при совершении оплаты за работы или товары.
Усиленная квалифицированная ЭП
Как и неквалифицированную ЭП, усиленную квалифицированную ЭП можно получить в аккредитованном УЦ. Документы для получения усиленной квалифицированной электронной подписи:
- для физлиц: паспорт и СНИЛС;
- для юрлиц: учредительные документы. Если компания планирует участвовать в торгах, тогда нужно получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, заверенную надлежащим образом, которая выдается на срок 6 месяцев;
- для доверенных лиц: доверенность.
Для получения усиленной квалифицированной ЭП нужно подать заявление в УЦ и ожидать два дня. Создание этого вида ЭП базируется на применении криптографических алгоритмов и опирается на инфраструктуру ключей.
Код ключа состоит из чисел, букв и символов, максимальный размер не превышает 256 бит. Длина ключа не позволяет набрать его или запомнить. По этой причине он хранится на цифровом носителе – на токене с USB-разъемом или смарт-карте.
Цифровые носители имеют защиту паролем и сертификат соответствия.
Подлинность усиленной квалифицированной ЭП подтверждается сертификатом ключа с проверкой ЭП в электронном или бумажном виде. Если у вас есть сертификат ЭП, значит она подлинная. Единственным способом оспорить этот момент является судебное решение. Сертификат ЭП имеет срок действия. Его устанавливает УЦ. Структура сертификата обусловлена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
Усиленную квалифицированную ЭП ее владелец может применять без подписания дополнительных соглашений. Электронные документы с такой подписью имеют юридическую силу без всяких условностей.
Когда вы подтверждаете документ усиленной квалифицированной ЭП, это равнозначно тому, что вы собственноручно подписываете документ. Эти документы принимают в подавляющем большинстве случаев.
Исключением могут быть те документы, которые согласно закону должны быть оформлены только на бумаге и иметь оригинальную подпись.
Использование усиленной квалифицированной ЭП в 2022-2022
Этот вид ЭП можно применять при оформлении отчетности и ее сдаче в контролирующие органы.
Владельцу подписи на электронном носителе открываются новые горизонты ведения бизнеса: можно принимать участие в электронных торгах в роли заказчика или поставщика; оформлять удаленных сотрудников; работать с интернет-ресурсами и государственными информационными системами. Владельцы крупных компаний организуют внутренний и внешний документооборот на электронной базе.
Какие преимущества дает усиленная квалифицированная ЭП
Подделка усиленной ЭП исключена. Слишком длинная и сложная комбинация не даст злоумышленникам ни единого шанса повторить код в ключе. Усиленная подпись, которой был заверен документ, может определить точное время его создания. После того как ЭП заверен документ, его изменить не получится. Любые попытки мошенничества будут видны при расшифровке.
Отправка документа с ЭП не требует физической передачи токена с USB-разъемом или смарт-карты. Оперативность в бизнесе ценится очень высоко, поэтому электронные документы с ЭП будут способствовать развитию деловых отношений. Мгновенная передача важных документов по сравнению с традиционной бумажной корреспонденцией даст значительное преимущество.
Электронные документы не теряются, разве что вы сами их случайно удалите.
Какой ЭП подписывать документ
| Документы | Простая электронная подпись | Усиленная неквалифицированная электронная подпись | Усиленная квалифицированная электронная подпись |
| Трудовой договор с работником на удаленке | + | ||
| Кадровые документы | + | ||
| Отчет ФНС | + | ||
| Описи и счета-фактуры | + | ||
| Доверенности | + | + | |
| Официальные письма | + | + | |
| Договоры с контрагентами | + | + | |
| Переписка внутри организации между работниками | + | + | + |
В 2019 году в ФЗ “Об электронной подписи” были внесены изменения:
- Все владельцы признают усиленную квалифицированную ЭП в электронном документообороте.
- Появление доверенной третьей стороны, оказывающей услуги сторонам сделки.
- Повышение требований к лицензированию УЦ (удостоверяющие центры вынудят иметь аккредитацию на проведение работ в сфере шифрования).
- Изменение правил оформления и применения ЭП. ФЗ № 63-ФЗ содержит новые статьи (17.1 – 17.6), ЭП можно свободно использовать в государственных информационных системах.
Изменения в законе вступили в силу первого января 2022 года. Для выполнения некоторых пунктов необходимо усовершенствование IT-систем. Переходный период будет длиться до 2022 года.
Таким образом, переход от бумажного документооборота к электронному стал причиной появления надежного способа скрепления сделок – электронной подписи. Государство подготовило специальную законодательную базу. Многие тысячи граждан РФ оценили удобство новой технологии.
Укэп и унэп – разница не только в букве
В декабре этого года запланировано внедрение собственной отраслевой системы и ИТ-инфраструктуры для учёта средств криптографической защиты информации и работы с электронными подписями Платформы доверенных сервисов Госкорпорации «Росатом» (ПДС).
Она призвана увеличить долю электронных документов в отрасли, обеспечить переход с бумаги в цифру.
С её внедрением более 80 000 сотрудников смогут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в системах Личный кабинет работника и ЕОС-Качество, а получение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) станет ещё проще.
Важно помнить, что документы, подписанные электронной подписью – это такие же юридически значимые документы, как если бы вы подписывали их на бумаге при помощи ручки.
Виды электронных подписей
Простая электронная подпись – это код, пароль или иное средство, подтверждающее факт формирования электронной подписи определенным лицом. Усиленная неквалифицированная электронная подпись – это две уникальные последовательности символов, связанные между собой: ключ электронной подписи (закрытый код) и ключ проверки электронной подписи (открытый код).
УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Для признания документа, подписанного УНЭП, равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью, могут быть предусмотрены дополнительные требования проверки и наличие Соглашения о применении УНЭП в корпоративной информационной системе (КИС).
Усиленная неквалифицированная электронная подпись действует только между участниками электронного документооборота (например, в случае с сервисом Личный кабинет такими участниками будут сотрудник и работодатель). УНЭП можно подписывать юридически значимые документы (договора, дарственные и пр.), если участники электронного взаимодействия дали на это согласие.
Усиленная квалифицированная электронная подпись – ключ проверки электронной подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате.
Квалифицированные сертификаты выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными в установленном порядке, и формируются средствами, прошедшими подтверждение соответствия требованиям безопасности – для отрасли таким аккредитованным центром является Корпоративный удостоверяющий центр Госкорпорации «Росатом», обслуживаемый отделом криптографической защиты АО «Гринатом».
Уникальность квалифицированной подписи состоит в том, что она приравнена к собственноручной подписи без дополнительных условий. Электронный документ, подписанный таким образом, должен приниматься везде, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. УКЭП используется в электронном взаимодействии с государственными органами и учреждениями, например, при сдаче отчетности, регистрации новых юридических лиц, электронных торговых площадках, регистрации сделок в различных государственных реестрах и др.
С внедрением ПДС получить новые сертификаты УКЭП и УНЭП и продлить действующие для пользователей станет ещё проще – не нужно будет посещать удостоверяющий центр для подачи бумажного комплекта документов. Необходимо будет пройти личную идентификацию у доверенного лица удостоверяющего центра только для получения сертификата УКЭП.
Преимущества УНЭП перед УКЭП
УНЭП для отрасли – не совсем привычный вариант, в отличие от УКЭП, но гораздо более выгодный. И вот почему.
Во-первых, это экономично , ведь УНЭП стоит в несколько раз дешевле УКЭП.
Во-вторых, быстро. Получение облачной усиленной неквалифицированной электронной подписи не требует личного присутствия сотрудника, все данные для создания сертификата УНЭП уже содержатся в корпоративных информационных системах.
В-третьих, это легко. УНЭП перевыпускается автоматически в случае любого изменения личных или рабочих данных пользователя.
В-четвёртых, практично . УНЭП заменяет УКЭП почти во всех рабочих процессах, не требующих представление интересов юридического лица перед третьими лицами (для взаимодействия с государственными органами или торговыми площадками пока ещё требуется усиленная квалифицированная электронная подпись).
И в-пятых, это безопасно . УНЭП использует механизмы защиты аналогичные УКЭП, подпись в документе совершается по тем же правилам.
С внедрением электронного документооборота у большинства пользователей возникает вопрос, а так ли безопасно использование электронной подписи? Кажется, что всё хранящееся в цифре слишком легко украсть при помощи взлома или кражи физического носителя. На самом деле это не так: использование электронной подписи также безопасно, как и использование подписи собственноручной.
Могут ли украсть мою электронную подпись?
УНЭП и УКЭП хранятся в системе Платформа доверенных сервисов, аттестованной в соответствии требованиям ФСТЭК РФ, а также с применением сертифицированных средств.
Работник получает доступ к работе с УНЭП, войдя в свою учётную запись в корпоративной системе.
В то же время для подтверждения подписания документов электронной подписью используется двухфакторная авторизация, с отправкой кода подтверждения на личную почту сотрудника, при попытке подписания.
В случае с УКЭП на физическом носителе, также можно не переживать, даже если у вас украдут сам токен. Из-за двухфакторной аутентификации пароль, который вы установили, не получится взломать.
Что если украдут мой компьютер, на котором я использовал УНЭП?
Применение УНЭП в корпоративных информационных системах реализуется только с рабочих мест, находящихся в зоне корпоративной сети передачи данных. Да и сами по себе УНЭП не хранятся на рабочих компьютерах пользователя, поэтому ими невозможно воспользоваться.
Что делать, в случае подозрений на кражу пароля от учётной записи?
В данном случае обязательно смените пароль: по возможности, как можно быстрее. Не используйте электронную подпись если есть опасность, что конфиденциальность пароля от учётной записи нарушена.
Незамедлительно уведомите службу безопасности своего предприятия и своего непосредственного руководителя о подозрении или факте кражи пароля от учётной записи. А дальше следуйте инструкциям службы безопасности.
Как получить электронную подпись для юридического лица в 2022 году — Права пенсионеров и инвалидов
В настоящее время все больше компаний используют в своей работе электронно-цифровую подпись (ЭЦП). В статье расскажем как получить электронную подпись для юридического лица.
Виды электронно-цифровых подписей
Прежде чем перейти к непосредственному получению электронно-цифровой подписи, необходимо разобраться с тем, что она из себя представляет и каких видов бывает.
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это аналог личной подписи, которая может быть использована для подписи электронных документов.
Она является подтверждением того, что определенный документ подписан определенным лицом ( статью ⇒ Как оформить ИП: пошаговая инструкция).
Различают следующие виды ЭЦП:
| Виды электронных подписей | Что собой представляет |
| Простая | Формируется в той программе, в которой физическое лицо работает. Юридической силы у подписи нет. |
| Усиленная неквалифицированная | Подтверждает, что документ подписан определенным человеком и гарантирует, что изменения в документ в последствии никто не вносил. |
| Усиленная квалифицированная | Самая защищенная, зашифрована специальными сертификатами. На документах ее принимают налоговая и иные государственные органы. |
Отличаются указанные виды подписей между собой надежностью и возможностью применения. Теперь рассмотрим более подробно, что собой представляет каждая из указанных видов подписей.
Простая подпись
Под простой электронной подписью понимают такие пары, как логин – пароль, код подтверждения и скретч-карта. Основной задачей данной подписи является подтверждение подписанта.
К примеру, в случае совершения оплаты через интернет банку требуется подтверждение того, что перевод средств осуществляет конкретное лицо. Данному лицу на телефон приходит смс, в котором содержится одноразовый код.
Если данный код введен, это значит, что платежный документ подписан, электронной подписью. После этого считается, что платеж прошел.
Простая подпись формируется в той программе, в которой физическое лицо работает. У данной подписи отсутствует юридическая сила, работает она просто от имени ее владельца. Такая подпись совершенно не подходит для подписи документов, например, договоров.
Иногда действующее законодательство признает простую электронную подпись равноценной личной подписи. Однако, для этого потребуется составить «Соглашение о простой электронной подписи». Это соглашение необходимо подписывать со всеми, с кем планируется осуществление обмена документами.
Специальная форма такого соглашения отсутствует, главное, чтобы в нем присутствовали два следующих пункта:
- обязательство о соблюдении конфиденциальности;
- правила, по которым определяется лицо, подписавшее документ.
Важно! Обязательство соблюдения конфиденциальности представляет собой то, что владельцем подписи соблюдаются меры безопасности. Они необходимы для того, чтобы у злоумышленников отсутствовал доступ к информации. Иными словами, ему не следует сообщать кому-либо свой логин, пароль, или показывать коды.
К правилам по определению подписывающего лица относят следующие:
- Договоренность об однозначной идентификации;
- Использование шифрования.
При использовании первого способа, в соглашении должно быть указано, что конкретная электронная почта или номер телефона идентифицирует отправителя. Владелец подписи все данные для доступа обязан содержать в секрете. В случае использования второго способа код для подписи представляет собой сочетание букв, цифр, либо штрих-кода.
Что подписывают простой электронной подписью
Конечно, простая подпись по сравнению с другими видами ЭЦП является менее защищенной. Она может применяться для внутреннего документооборота, с целью заказа услуг и оплаты товара. Но подписать ею какой-либо электронный документ, например, для государственных органов не получится.
Коммерческие организации могут использовать простую электронную подпись с юридической силой. Например, для обмена рабочими документами между несколькими сотрудниками.
Чтобы данная переписка имела юридическую силу, должно быть подписано соглашение о простой электронной подписи. После этого во все документы потребуется вписывать код подписи.
Как уже можно сделать вывод, данный способ применения электронной подписи является самым простым и доступным.
Неквалифицированная электронная подпись
Важно! Неквалифицированная подпись (НЭП) это более сложная и защищенная подпись. Она подтверждает, что документ подписан определенным человеком и гарантирует, что изменения в документ в последствии никто не вносил.
Такую подпись создает система, в которой и происходит подписание документов. Например, когда физическое лицо оправляет в налоговую декларацию о доходах. В этом случае налоговый орган на своем сайте совершенно бесплатно создает такую подпись.
Если организация хочет направлять по системе электронного документооборота служебные записки, то она может создать подпись через систему. Платить за нее не потребуется, так как стоимость подписи войдет в оплату при покупке соответствующей программы.
Документ данной подписью можно подписывать даже в ворде, но распознавать подпись может только та система, которая выпустила ее.
Неквалифицированная подпись представляет собой аналог подписи на документах без проставления печати. То есть на таких документах, которые подписываются физическими лицами и участвуют во внутреннем документообороте компании.
Таким образом, неквалифицированная электронная подпись работает только в той системе, в которой она создана. Это значит, что в случае получения подписи, например, на сайте налоговой, она может быть использована только для взаимодействия с ФНС.
А если в организации установлена система, где происходит подписание документов, то организовать это можно только внутри системы.
Квалифицированная электронная подпись
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) это такая подпись, которая необходима для предоставления документов в госорганы и подачи отчетности. Усиленная подпись является самой защищенной, она зашифрована специальными сертификатами. В связи с этим налоговая и иные госорганы принимают такую подпись на документах юридических лиц.
Как получить электронную подпись для юридического лица
Для того, чтобы получить ЭЦП обратиться нужно будет в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. За получение данной подписи нужно будет заплатить. В данных центрах применяются специальные средства шифрования, которые утверждены ФСБ. Это является гарантией того, что подпись невозможно взломать.
Удостоверяющим центром выдается сертификат подписи и ключ. Данные сертификат подтверждает то, что ключ принадлежит определенному лицу. В данном сертификате содержатся данные владельца, ключ подписи и сфера применения подписи. Устанавливается сертификат на компьютер.
Ключ представлен кодом, записанным на электронный носитель, в качестве которого может использоваться флеш-карта, карта памяти, либо банковская карта, на которой содержится чип.
Чтобы владелец электронной подписи имел возможность подписи документов, на компьютере устанавливается посредническая программа между ЭЦП и ОС.
Порядок получения ЭЦП будет следующим:
- Для начала нужно будет выбрать удостоверяющий и подать в него заявку на получение подписи. Сделать это можно посетив УЦ, либо с помощью онлайн-формы.
- К заявке прикладывается необходимый пакет документов, на основании которых и изготавливается сертификат подписи.
- Забрать документы можно будет в УЦ, предоставив свои оригинальные документы.
УЦ выдаст сертификат ЭЦП и ключ. Сертификат содержит сведения о владельце и ключ. Установить его потребуется на компьютер.
Важно! Если к компьютеру, на который устанавливается сертификат есть свободный доступ, работа должна быть организована таким образом, чтобы к нему не было доступа посторонних лиц.
Документы для получения ЭЦП
Для получения ЭЦП в удостоверяющий центр нужно предъявить такие документы:
- заявление;
- нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации;
- выписка из ЕГРЮЛ (срок выписки не более 1 месяца);
- заверенная копия ИНН;
- копия приказа о назначении директора;
- копии уставных документов.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Сколько времени УЦ изготавливает ЭЦП? На какой срок выдается подпись.
Ответ: Изготовление ЭЦП занимает около 3 дней. Но возможно и срочное оформление подписи, правда это придется дополнительно оплатить около 3000 рублей. Выдается подпись на 1 год, после чего потребуется ее перевыпуск.