С 1 января 2020 года введен новый формат трудовых книжек — электронные. У предпринимателей вопросы:
- Как это работает?
- Это безопасно?
- Обязательно ли оцифровывать информацию о текущих сотрудниках?
- Как перейти на электронные трудовые книжки без головной боли и при этом не получить штраф?
- О том, что нужно сделать нанимателю для перехода на ЭТК, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников в соответствии с законом, рассказал Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру.
- Выделите 11 минут на чтение, чтобы узнать:
- Предпочитаете слушать? Сделайте репост статьи в любой соцсети и получите запись вебинара о переходе на ЭТК (15 минут)
Какими нормативно-правовыми актами регулируется переход на электронные трудовые книжки
- Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г.;
- законом № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г.;
- законопроектом № 748758-7, который вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях. В соответствии с КоАП РФ, если работодатель нарушит сроки предоставления сведений либо даст неполные или недостоверные данные, ему грозит административная ответственность.
В соответствии с новыми поправками к закону от 16.12.
2019, работодатели должны с 1 января 2020 года предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда. Одна из таких поправок коснулась статьи 1 закона № 27-ФЗ.
В ней указано, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» — это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица. Там можно посмотреть, когда человека приняли на работу, перевели на другую должность или уволили.
Также поправки в статью 17 этого же закона устанавливают, что за нарушение новых правил ведения трудовой книжки, работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч. 1-2. ст. 5.27 КоАП РФ.
Среди таких нарушений:
- непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
- внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- задержка по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника.
За все эти нарушения можно получить предупреждение или штраф. Если должностное лицо нарушило правила впервые, его могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица штраф будет от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение повторяется, штраф увеличивается: для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.
- Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру, уточнил, в каких случаях могут привлечь к административной ответственности: «Например, если наниматель, сдавая персонифицированный отчет, вписал лишнего человека или кого-то забыл, то это считается правонарушением и за это можно понести административную ответственность».
- Скрыть правонарушения не удастся — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд.
- Блокировка расчетного счета налоговой или банком: как не лишиться доступа к деньгам фирмы
Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.
Она включает следующие сведения:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Данные о прогулах, поощрениях, награждениях в электронные трудовые книжки, по предположениям Павла, вноситься не будут.
«Чтобы посчитать трудовой стаж, по текущей информации, работодатель должен будет давать в ПФР только сведения, касающиеся периода после 01.01.2020 года.
Всё, что было до этого периода, будет отражено в бумажной трудовой книжке, поэтому ее нужно хранить даже, если отказались от ее ведения. Но изменятся ли эти правила, пока неизвестно».
Просматривать записи в электронной трудовой книжке могут и работники, и наниматели, и госорганы.
Все сведения трудовой книжки будут храниться в Пенсионном фонде России. На вопрос о том, насколько это безопасно, Павел ответил так: «В ПФР уверяют, что их информационная система аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, поэтому можно не переживать о возможной утечке данных или сбое системы».
В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным
У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:
- Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
- Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.
Зачем нужен электронный документооборот и как на него перейти
- Легче находить и исправлять ошибки. Сотрудники могут в любое время онлайн проверить записи о своей трудовой деятельности и, увидев неточности, оперативно сообщать об этом работодателю.
«С переходом на ЭТК система проверки данных становится прозрачной для работника. Он может контролировать сведения, которые вносит в трудовую книжку работодатель».
- Можно дистанционно оформлять пенсии. Больше не нужно собирать документы, переживать о том, всё ли правильно указано и в каком виде это подать. С ЭТК оформить пенсию можно без дополнительного документального подтверждения.
«Это большой плюс. Случается, что люди выходят на пенсию, предоставляют записи из трудовой, но не всегда эта информация подтверждается сведениями, которые предоставлял в ПФР работодатель.
И тогда Пенсионный фонд не принимает записи из трудовой, и всё, что остается — судиться с работодателем. Но подтвердить свой стаж не так просто: компания могла давно закрыться, в архиве сведений нет.
Избежать таких случаев может помочь переход на ЭТК».
- Удобнее пользоваться госуслугами. Если для какой-то услуги нужно предоставить данные из трудовой, можно будет сделать это онлайн.
- Ниже риск утери данных. Если работодатель потеряет бумажную трудовую книжку, работнику придется восстанавливать утраченные сведения. Для этого нужно будет подавать запрос в ПФР, искать нанимателей, у которых он когда-то работал, подтверждать информацию. С электронной книжкой таких сложностей не возникнет — всё будет храниться в единой базе.
Как перейти на электронные трудовые книжки
В соответствии со статьей 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, для перехода на электронные трудовые книжки работодателю нужно:
- Уведомить сотрудников о возможности завести ЭТК. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года в письменном виде. Важно объяснить, что это добровольное решение и при желании работники могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки.
- Узнать решения своих сотрудников. До 1 января 2021 года работники должны написать заявление, которым сообщат работодателю о том, какую форму ведения трудовой книжки выбрали. До тех пор, пока они не предоставят такое заявление руководителю, он будет направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.
- Вернуть трудовые тем, кто решил перейти на электронный формат. Если кто-то захотел сохранить бумажную версию, работодателю придется дублировать информацию: вести ТК и на бумаге, и в электронном виде. Это правило будет действовать для всех работодателей до тех пор, пока работник не решит отказаться от бумажной версии.
- Назначить ответственных за ведение ЭТК. Эти люди должны будут не только вносить сведения, но и передавать их в ПФР.
- Подготовить или обновить внутренние нормативные акты. В них должен быть прописан порядок работы с новыми трудовыми книжками. Например, нужно изменить раздел о документах, предъявляемых при приеме на работу. Кроме того, важно описать процесс получения сведений о трудовой деятельности сотрудником после его увольнения в соответствии с ч. 4 статьи 189 ТК.
Пример того, как может выглядеть уведомление сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Источник: vc.ru.
Пример заявления о сохранении бумажной трудовой книжки. Источник: buh.ru
Так может выглядеть заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Источник: buh.ru
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будут только электронные трудовые книжки.
«Если в 2021 году в компанию придет работать студент или человек, который никогда не работал, то им не нужно будет заводить бумажную трудовую книжку. Достаточно будет электронной версии».
Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, которая поможет сэкономить 20 000 рублей
Если сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать ему документ, подтверждающий данные о трудовом стаже, в день прекращения трудового договора либо позже отправить заказным письмом с уведомлением.
Как сотруднику просмотреть сведения в трудовой
- Нужно войти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, посетить портал Госуслуг или воспользоваться специальными приложениями для смартфонов.
- Чтобы войти в личный кабинет, нужно зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации на портале Госуслуг.
- Информацию о трудовой деятельности можно получить и в бумажном виде. Для этого нужно подать заявку:
- работодателю;
- в территориальном органе Пенсионного фонда;
- в многофункциональном центре.
Работодателю можно показать любой вариант.
В любом случае он должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета.
При этом, даже если работник отказался от перехода на электронную трудовую книжку, он обязан хранить бумажный вариант. «Это необходимо для того, чтобы, выходя на пенсию, подтвердить в ПФР свой трудовой стаж, который зафиксирован только в бумажной трудовой и в отчетах, которые сдавались в ПФР».
По предположениям Павла, возможно внесут изменения или уточнения в закон, когда работодателей обяжут при отказе работника от трудовой книжки подавать в ПФР отчет, в котором будут полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Возможно этим будет заниматься МФЦ. Но пока работники должны хранить свои бумажные трудовые книжки, даже если отказались от них.
Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года
С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых изменениях: приеме на работу, переводе или увольнении. Для этого нужно будет сдавать отчет «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».
Как и в каком виде правильно сдавать отчеты в ПФР
Для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года появился новый вид персонифицированной отчетности. Ее нужно заполнять на всех трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.
- Так выглядит новый образец формы СЗВ-ТД (скачать бланк)
- Если сотрудника в течение 2020 года не включали в отчеты СЗВ-ТД, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.
Компании, в штате которых до 25 сотрудников, могут сдавать бумажную отчетность. Остальные должны будут представлять сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
6 заблуждений предпринимателя о том, что должен делать бухгалтер
С 1 января 2021 года работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд о приеме на работу или увольнении не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
«Такие сжатые сроки не позволят принимать на работу сотрудников или увольнять их задним числом. Такие действия будут считаться кадровым нарушением, за которое может наступить административная ответственность».
В Фингуру вы застрахованы от ошибок и несвоевременной сдачи отчётов на миллион рублей.
Мне как раз нужен бухгалтер!
Подведем итоги
Коротко о главном:
- Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:
- больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
- станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
- исправить ошибку просто;
- процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.
- Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
- У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
- При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.
Можно ли сотрудника перевести на полставки, законно ли это?
Электронные трудовые книжки: этапы перехода
Электронные трудовые книжки не могут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
1 этап — 2020 год
- Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
- Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
- Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.
- Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.
Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника на электронную трудовую:
Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:
2 этап — 2021 год
- Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
- Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
- Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.
Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД
У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:
Срок подачи — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки.
Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года.
А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.
В январе 2021 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 15 февраля 2021. В отчёте он укажет:
— информацию о переводе Алисы,
— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.
Если за весь 2020 год у вас не случилось ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД всё равно нужно подать в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.
Почему электронная трудовая — это хорошо
Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.
А эльба поможет?
Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.
Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2021 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.
Статья актуальна на 08.02.2021
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.
Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.
Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня.
Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Подробнее об этом читайте в статье «Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?».
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию.
Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.
Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:
Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
- Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
- Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции.
За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.
2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.
Ликбез про электронные трудовые книжки
Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.
— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.
— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.
— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.
— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020. — Какие есть варианты?
- Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
- Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
- Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.
У нас так: сейчас после открытия офиса будет подписываться много бумаг сразу, включая вот эти заявления о выборе ведения трудовой книжки. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. — Каким документом это регламентируется? Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.
— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Электронные трудовые книжки и новый ежемесячный отчет с 2020 года: читаем ликбез от ПФР
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Сведения о работнике можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
В каком случае нужно будет вести бумажные трудовые книжки
В фонде поясняют, что работник вправе в течение 2020 года подать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодателю придется вносить сведения о трудовой деятельности и в электронную книжку, и в ее бумажную версию.
Сотрудники, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. А сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1
В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям следует письменно проинформировать работников о праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.
Перечень сведений в электронной трудовой книжке
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка. А именно: место работы; периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.
Как предъявить электронную книжку при трудоустройстве
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность).
Соответственно, при оформлении на новую работу сотрудник предоставит работодателю информацию либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.
В свою очередь работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.
Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить не только у работодателя, но и в управлении ПФР или многофункциональном центре госуслуг (МФЦ). Услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека.
Сведения о трудовой деятельности: новый отчет для работодателей
Также в фонде сообщили, что с 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР новый отчет — «Сведения о трудовой деятельности». На основе этих сведений будут формироваться электронные трудовые книжки. Отчетность нужно будет сдавать ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца.
Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.
Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.
Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.
Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.
После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.
Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная.
Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР.
Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.
Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.
Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.
2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.
Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте
Учёт от 2100 рублей в месяц
Оставить заявку
Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.
Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.
Вот эти основания:
- Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
- Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
- Работодатель поменял название.
- Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
- По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.
Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.
Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.
Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.
С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.
Заполните и сдайте отчёт СЗВ-ТД онлайн Попробовать бесплатно
При увольнении все работодатели должны будут выдавать работникам, которые отказались от бумажных трудовых, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также этот отчет нужно будет предоставлять и еще работающим сотрудникам по их требованию.
Подробнее о форме СТД-Р читайте в нашей статье.
Попробовать бесплатно
Расскажем, что в течение текущего года должны сделать все работодатели для корректного перехода на электронные трудовые кникжи.
Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.
Шаг 2. Обеспечить техническую готовность отправлять информацию в ПФР в электронном виде (если раньше электронные документы в ПФР не отправляли).
Шаг 3. До 31 октября 2020 года разослать всем сотрудникам организации уведомления об изменениях в законодательстве и о праве выбирать: оставить бумажную трудовую или отказаться от ее ведения. В уведомлении попросите сотрудника письменно сообщить о своем решении до 31 декабря 2020 года.
Заявление нужно передать сотруднику под роспись.
Для удобства и быстроты можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить ее к уведомлению. Сотруднику останется только обозначить свой выбор и подписать.
Шаг 4. До 31 декабря 2020 года собрать с сотрудников заявления об их выборе.
Если вы не получили от сотрудника заявление, автоматически считается, что он выбрал бумажную трудовую, поэтому работодатель обязан продолжать вести ее и дальше. Отказаться от нее сотрудник сможет в любой момент и после 31 декабря 2020 года.
Шаг 5. Выдать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вариант. Но сразу после получения заявления в 2020-м году не выдавайте, начинайте выдавать только с 1 января 2021 года. До этой даты трудовые еще должны храниться у работодателей, даже если сотрудник уже сделал выбор.
Перед выдачей трудовой сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Если работник по каким-то причинам не сможет получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление, в котором попросить явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явится лично и согласия отправить по почте не даст, работодатель обязан хранить трудовую у себя.
Шаг 6. Начиная с февраля 2020 года отправлять в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме работников, увольнении, переводе или при получении заявлений о выборе способа ведения трудовой. Если в кадрах пока тишь да гладь, и повода для отчета нет, за этот месяц не отправляйте. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.
Ответим на самые часто задаваемые вопросы.
Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.
Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.
Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.
Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:
- у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
- в отделении ПФР, в МФЦ;
- через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).
Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.
Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.
- То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).
- За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.
- За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.
- Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).
- Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.