Все розничные продавцы обязаны работать с применением онлайн-касс. Интернет-магазины — не исключение: они должны соблюдать правильный порядок использования контрольно-кассовой техники. Сегодня расскажем, что такое онлайн-касса, где ее взять, как подключить, работать и избежать штрафов, а еще дадим мини-инструкцию по регистрации и подключению.
Терминал онлайн-кассы с принтером кассовых чеков
Что такое онлайн-касса и как она работает
Контрольно-кассовая техника нового образца накапливает данные не во внутреннем хранилище, а передает их в ФНС через интернет. Каждый кассовый чек после оплаты товара отправляется в облачное хранилище оператора фискальных данных — ОФД. Это же касается других фискальных документов: отчетов об открытии и закрытии смены и так далее.
Оператор — промежуточное звено между кассой и Федеральной налоговой службой, эдакий перевалочный пункт. Там фискальные данные хранятся 5 лет и предоставляются налоговикам по запросу.
Немного о самом кассовом чеке. Онлайн-касса формирует цифровую версию документа для передачи оператору фискальных данных. Чек содержит набор обязательных реквизитов согласно требованиям к формату фискального документа — ФФД. Сейчас актуален ФФД 1.05, он был введен в связи с началом обязательной маркировки товаров и содержит код маркировки.
Чек «улетает» не только налоговикам. По желанию клиента, копия может быть отправлена ему на email или в виде sms-сообщения. Закон о дистанционной торговле разрешает интернет-магазинам отсылать покупателям только цифровой чек, бумажный необязателен. Единственное условие — документ должен быть отправлен не позднее 5 минут после оплаты.
Каким интернет-магазинам нужна онлайн-касса
В общем случае интернет-ККТ нужна всем онлайн-продавцам.
Исключение сделали для:
- Интернет-магазинов, которые работают исключительно с ИП и юрлицами. Там свой порядок взаиморасчетов, не предусматривающий использование ККТ.
- Самозанятых граждан. Они могут отправлять фискальные данные через приложение «Мой налог». Правда, есть одно «но»: самозанятые могут продавать только товары ручной работы.
- Интернет-магазинов, работающих только через платежных агрегаторов и не принимающих оплату напрямую от клиентов. В качестве платежных агентов могут выступать, например, маркетплейсы.
Все остальные интернет-магазины применяют ККТ вне зависимости от организационно-правовой формы, вида деятельности, формы налогообложения и других факторов.
Самозанятые граждане могут выдавать чеки при помощи приложения «Мой налог»
Какая онлайн-касса подойдет интернет-магазину
Это зависит от того, как клиент оплачивает товар. Рассмотрим все случаи.
Только онлайн-оплата на сайте
В этом случае онлайн-продавцу достаточно облачной онлайн-кассы. Она интегрируется с сайтом и платежной системой интернет-магазина. Такой девайс автоматически формирует электронный чек в момент оплаты и отправляет его ОФД и покупателю. Все это происходит без участия персонала.
Это помогает сайту продавать в круглосуточном режиме, 7 дней в неделю и 365 дней в году. Клиенты могут оплачивать товар ночью или в выходные, контрольно-кассовая техника должна позволять это делать.
Оплата в пункте выдачи заказа или курьеру при получении
Если покупатель платит не на сайте, а при получении, как в обычном оффлайн-магазине, продавцу потребуется «живой» кассовый аппарат. Клиенту нужно выдать бумажный чек, а если он попросит, выслать электронную копию.
В пункт выдачи заказов устанавливается стационарная онлайн-касса, курьеры оснащаются мобильной ККТ. Такая может работать в автономном режиме и связывается с интернетом по мобильной сети. Обычно мобильная онлайн-касса совмещает в себе функции банковского терминала для приема оплаты картой.
Оплата всеми вышеперечисленными способами
Если интернет-магазин принимает оплату и через сайт, и в пункте выдачи заказов, и через курьера, то можно пойти несколькими путями. Например, арендовать облачную кассу для онлайн-продаж, поставить стационарное устройство в точке выдачи, а курьерам выдать переносные девайсы.
Можно поступить проще: приобрести единую кассу для онлайн-продаж и пункта выдачи. Это универсальное устройство, которое физически находиться в пункте выдачи заказов и печатает бумажные чеки, параллельно принимая онлайн-оплату. Такие онлайн-кассы на рынке контрольно-кассовой техники есть. Но курьерам так или иначе понадобятся мобильные онлайн-кассы.
Оплата через маркетплейсы
Обычно маркетплейс выступает в роли платежного агента. Если интернет-магазин работает только через маркетплейс и не принимает прямые платежи от клиентов, онлайн-касса ему не нужна. Это один из факторов, которые делают торговлю через онлайн-площадки очень привлекательной.
Единственное, на что нужно обратить внимание: в договоре с маркетплейсом дожен быть пункт о том, что площадка выступает в роли платежного агента и берет взаиморасчеты с покупателями — физическими лицами на себя.
На заметку: платежный агент — ИП или юрлицо, которое берет на себя функцию взаиморасчетов с физическими лицами. Он принимает деньги от покупателей, а затем перечисляет их на счет интернет-магазина. Это не только маркетплейсы: в качестве агента может выступать «Почта России», сторонние курьерские службы и прочие организации.
Интернет-магазину, принимающему только онлайн-платежи, подойдет облачная касса
Где взять онлайн-кассу
На самом деле купить онлайн-кассу для интернет-магазина не проблема.
Не будем никого рекламировать, а только сообщим: ККТ для интернет-магазина вам с удовольствием продаст любой банк, оператор фискальных данных или специализированный поставщик.
Поэтому будет логичным приобретать устройство, например, в банке, в котором у вас открыт расчетный счет. Кассу сразу привяжут к счету, и туда будет поступать оплата.
Облачную кассу для приема онлайн-платежей купить нельзя, она берется в аренду. Физически устройство находится у поставщика услуги, а интернет-магазин просто получает к нему удаленный доступ за абонентскую плату.
Если вы делаете сайт на специализированной CMS для создания интернет-магазина (InSales, Joomla, AdvantShop и других), онлайн-кассу можно подключить в виде готовой интеграции. В любом случае, вариантов купить онлайн-кассу масса.
Обратите внимание: модель онлайн-кассы в обязательном порядке должна быть включена в реестр ККТ, разрешенной к применению на территории РФ. Актуальный список можно найти на сайте налоговой.
ККТ для интернет-магазина вам с удовольствием продаст любой банк, оператор фискальных данных или специализированный поставщик
Инструкция по регистрации и подключению онлайн-кассы
Расскажем пошагово, как все выглядит.
Шаг первый: получение электронной цифровой подписи — ЭЦП
Она понадобится при регистрации онлайн-кассы в налоговой и заключении договора с оператором фискальных данных. Также при помощи ЭЦП заверяются фискальные документы, которые передаются ОФД.
Для работы с контрольно-кассовой техникой нужно усиленная квалифицированная электронная подпись. Такие выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи. Стоимость ЭЦП — от полутора до пяти тысяч рублей в зависимости от сроков, типа носителя и других факторов.
ЭЦП выдается сроком на 12 месяцев, после чего нужно продлить электронный сертификат ключа проверки.
Шаг второй: заключение договора с оператором фискальных данных
Проводится удаленно через учетную запись на сайте ОФД. Для заключения договора понадобятся учредительные данные компании и сведения о ККТ: модель, номер и так далее. После заключения договора система потребует пополнить баланс лицевого счета, прикрепленного к аккаунту.
Стандартная стоимость годового обслуживания у всех ОФД одинакова — 3000 рублей. Можно сэкономить, воспользовавшись скидками и спецпредложениями, а также заключив договор на более долгий срок, например, 36 месяцев. Если интернет-магазин торгует маркированными товарами (сейчас это касается почти всех), придется доплатить 1 000 рублей.
И еще: операторы тоже включены в специальный реестр. Право на обработку, передачу и хранение фискальных данных имеют только ОФД, включенные в этот перечень.
Шаг третий: регистрация кассы в налоговой
После получения ЭЦП и заключения договора с ОФД онлайн-кассу надо зарегистрировать в налоговых органах. Госпошлина за процедуру в 2021 году не берется.
Регистрация проводится двумя путями:
-
Удаленно, через личный кабинет налогоплательщика — юридического лица или индивидуального предпринимателя.
-
Посетив налоговую лично.
В обоих случаях заполняется заявление на регистрацию по форме 1110061. Для этого понадобятся учредительные документы ИП или ООО, а также данные договора с оператором фискальных данных.
По результатам регистрации онлайн-кассе присваивается индивидуальный номер и выдается карточка регистрации. Если процедура проводится через личный кабинет налогоплательщика, это занимает несколько минут. В случае с личным визитом в налоговую срок может растянуться до 10 дней.
После успешной регистрации кассы и фискального накопителя в ФНС устройство печатает отчет о регистрации. Это значит, что онлайн-касса прошла фискализацию и можно начинать работать: продавать и печатать чеки.
Для регистрации кассового аппарата в налоговой заполняется заявление по форме 1110061
А можно еще проще
Все, что мы написали выше, не обязательно делать самому. Почти все продавцы онлайн-касс, банки и операторы фискальных данных готовы оказать услугу под ключ. За умеренную плату или вообще бесплатно вам окажут помощь в получении ЭЦП, зарегистрируют кассовый аппарат в налоговой и заключат договор с оператором фискальных данных.
Есть смысл не усложнять задачу и продавать вообще без онлайн-кассы, через маркетплейсы. В этом вам поможет компания Кактус.
Как выбрать онлайн-кассу в 2021 году | Выбор онлайн-кассы для ИП, ООО — Контур.Бухгалтерия
В Госреестре ККТ становится все больше моделей касс и фискальных регистраторов: на середину 2021 года — почти 200 вариантов, есть из чего выбирать. Мы подготовили навигатор по онлайн-кассам и сопутствующей технике, чтобы помочь сориентироваться новичкам.
Основные элементы онлайн-кассы
Онлайн-касса — это мини-компьютер с набором встроенных или подключаемых периферийных устройств. От этого набора зависят характеристики кассы.
Фискальный накопитель. Главный элемент любой кассы — фискальный накопитель (ФН).
Это запоминающее устройство, которое фиксирует все операции на кассе и отправляет их оператору фискальных данных, откуда они уходят в налоговую.
Отдаленным аналогом этого прибора можно считать «черный ящик», бортовой самописец на воздушных судах: фискальный накопитель тоже опломбирован и недоступен для оператора онлайн-кассы.
Фискальный накопитель получает регистрационный номер при регистрации кассы ФНС, а еще у него есть срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. Незарегистрированное устройство без номера или просроченный накопитель недействительны, а работа с накопителем, который не соответствует виду предпринимательской деятельности, может караться штрафом.
Некоторые модели онлайн-касс продаются без встроенного ФН, и тогда его придется купить отдельно: стоимость зависит от срока действия и варьируется в пределах 6-12 тыс. рублей.
Важно! Не путайте фискальный накопитель с фискальным регистратором. Регистратор — отдельное устройство, которое может заменить онлайн-кассу: оно состоит из фискального накопителя и принтера чеков. Его подключают к компьютеру или смартфону с кассовой программой.
На этом простота заканчивается и начинается «шведский стол» контрольно-кассовых аппаратов, которые сильно отличаются. Некоторые из них похожи на калькуляторы, другие больше напоминают участок заводского конвейера. Вот элементы и периферийные устройства касс, которые могут быть отдельными или встроенными:
- дисплей: массивные кассы оснащены цветным сенсорным экраном с удобным управлением, на мини-кассах придется всматриваться в символы на монохромном дисплее;
- клавиатура: правда на некоторых моделях кассир управляет устройством через сенсорный экран;
- мини-принтер чеков: нужно будет научиться заменять бумажную ленту для чеков;
- банковский терминал: устройство для приема оплаты с пластиковых карт и смартфонов, оно печатает отдельные банковские чеки — слипы, которые не заменяют чеки кассовые;
- аккумулятор и порты для подключения к электросети: некоторые кассы могут работать в автономном режиме до 48 часов;
- слоты для интернет-подключения: порты для кабельного подключения, слот для сим-карты, элементы для Bluetooth и Wi-Fi-подключения;
- дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, выносная мини-клавиатура для ввода пин-кодов.
А еще онлайн-кассе нужна прошивка — кассовая программа, которая будет отправлять чеки оператору фискальных данных, включать и выключать кассу. Программы бывают элементарные низкоуровневые и высокоуровневые — с удобным управлением, аналитикой и товарным учетом.
Критерии выбора онлайн-кассы
Чтобы упорядочить все технологическое разнообразие, онлайн-кассы можно поделить по двум самым важным критериям: мобильность/автономность и функциональность.
Выбирайте исходя из того, какой показатель важнее всего для вашей работы. Скажем, курьеру важен надежный аккумулятор и подключение к сети через разные каналы, чтобы наверняка.
А магазину с большой проходимостью — скорость обработки операций и печати чеков, чтобы не создавать очереди.
Критерий автономности
Сможет ли ваше высокотехнологичное устройство продолжать работу без электричества и кабельного интернета? В городском магазине это почти ЧП, но именно так ежедневно работают продавцы на рынке, в киосках или таежных сельпо и курьеры, которые приезжают по вызову в самые странные места — от гаража до пляжа.
К автономным кассам можно отнести портативные кнопочные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы (не путать с фискальными накопителями! — мы уже предупреждали).
Портативные кнопочные кассы — это первое поколение онлайн-касс с беспроводным подключением к интернету (но могут цепляться и к кабелю).
Имеют клавиатуру классического вида, встроенный микро-принтер, черно-белый ЖК-экранчик и питаются от аккумуляторов.
Это самое дешевое и простое в эксплуатации и обучении кассиров устройство, его дешевизна и пользовательская простота часто перекрывает все неудобства и ограничения.
К неудобствам относится низкая скорость печати чеков, иногда заставляющая нетерпеливых клиентов стучать пальцами по столу, и небольшой объем оперативной памяти: кассиру придется вместо кассы держать в уме коды товаров, а если их слишком много — записывать и держать перед глазами.
Кроме того, часто «вшитый» софт неудобен и не обновляется, так что если бизнес вырастет или изменится, такое устройство скорее всего придется просто выкинуть.
Зато такая касса будет печатать чеки, даже если связи нет совсем: отложенная информация просто подождет «коннекта» в буфере накопителя.
Смарт-терминал. Проще говоря, это смартфон, «сросшийся» с портативной кассой. От смартфона он унаследовал сенсорный экран и операционную систему, которая позволяет своевременно обновлять ПО.
Важное преимущество — визуальный интерфейс: оператор видит товары на экране и может выбрать нужный одним движением пальца.
Кроме того, смарт-терминалу достаточно мобильного интернета или Wi-Fi, а еще он может довольно долго работать на аккумуляторе.
Фискальный регистратор – это принтер чеков со встроенным фискальным накопителем (или фискальный накопитель со встроенным принтером).
Внешне выглядит как коробочка с отсеком для кассовой ленты, которая подключается к ноутбуку или планшету с установленной кассовой программой. Такой тандем становится полноценной портативной кассой, напоминая в работе смарт-терминал.
Возможно, это самое портативное и элегантное решение из всех, а также самое дешевое в обслуживании, ведь в таком тандеме скорее всего сломается или выйдет из строя только одно устройство из пары.
У всех портативных касс есть один общий недостаток: низкая скорость печати чеков на узкой ленте. Кроме того, такие кассы не подойдут для работы с алкоголем (система ЕГАИС) или маркированными товарами из-за отсутствия сканеров. Зато некоторые модели автономных касс дополнены банковскими терминалами внутри того же корпуса и умеют принимать безналичную оплату с карт и смартфонов.
Критерий функциональности
Если же вам важна скорость работы, то придется выбирать более функциональные устройства, которые быстро обрабатывают операции, быстро печатают чеки, а еще помогают кассиру легко вводить в кассу данные о покупках — с помощью сканера штрих-кодов и весов.
К стационарным онлайн-кассам относятся все контрольно-кассовые устройства, которые нельзя унести с собой. Они предпочитают подключение к проводному интернету и электрической розетке. Кроме этих требований между ними может не быть ничего общего. А функциональность кассы будет зависеть от кассовой программы и набора периферийных устройств.
Вот базовые и специальные возможности, которые могут быть у стационарной кассы:
- создание карточек на новые товары;
- редактирование информации и цен на уже созданных карточках;
- добавление позиции в чек;
- работа с маркированными товарами;
- марочный учет в ЕГАИС;
- создание алкодекларации;
- выравнивание остатков;
- автоматизация приемки.
Важно! Для работы с алкоголем требуется сканер штрих-кода и постоянное соединение с интернетом, и это может обеспечить только стационарная касса.
А еще кассовые программы стационарных касс помогают вести товарный и бухгалтерский учет в компании:
- интеграция с товароучетными и бухгалтерскими программами, обмен документами между ними;
- учет остатков;
- учет работы сотрудников;
- аналитические отчеты и прогнозы продаж.
Эти функции обеспечиваются не «железом», а софтом, поэтому для их обеспечения нужна касса с собственной операционной системой, приближенная по функционалу к персональному компьютеру.
Есть у стационарных касс и дополнительные функции для облегчения работы с клиентом, если дополнить их необходимым оборудованием:
- выносной банковский терминал для приема оплаты с карт и смартфонов;
- весы для взвешивания продуктов;
- сканер штрих-кодов для быстрой регистрации покупок;
- печать этикеток;
- автоматизированный денежный ящик для наличных;
- доставка товаров к кассовому терминалу при помощи конвейерной ленты.
Важно! банковский терминал относится к периферии, которая чаще всего покупается или арендуется у банка, с которым заключается договор об эквайринге.
Выбор онлайн-кассы
Шаг 1. Путь к покупке оптимальной онлайн-кассы начинается с создания списка, в который вы внесете необходимые вам функции.
Закройте глаза и ярко представьте себе работу кассира. Можете даже мысленно занять его место, а потом место клиента.
Как будет организована работа на вашей кассе? Что умеет ваш кассир? Это профессионал со стажем работы на разных устройствах или студент-гуманитарий на подработке? Владеет ли кассир русским языком на случай возникших затруднений? Есть ли у вас администратор кассового зала? А программист или системный администратор, чтобы вносить изменения в настройки ПО и устранять несовместимости и «глюки»? А сами вы в этих программах что-нибудь понимаете?
А клиент? Готов ли он топтаться у кассы десять минут в ожидании устойчивой связи и печати чека ради получения своих бургера и колы? Или мгновенно возникнет двадцатиметровая очередь? В этой дыре вообще платят картами или у людей есть только наличные? Нужна ли клиенту лента для выгрузки товара или он весь поместится на прилавке у кассы? Куда клиент понесет бутылку вина? А промаркированную шубу? Наконец, будет ли ваш курьер в Якутске или Апатитах елозить рукой в варежке по сенсорному экрану смарт-терминала в -45 с ветром или лучше заставить ваших клиентов производить предоплату на сайте заказа, а самому оплачивать подписку на виртуальную онлайн-кассу?
Шаг 2. После этого изучите самостоятельно рынок контрольно-кассовой техники, пока не найдете устройство, которое по функционалу пересекается с вашим списком по максимальному числу пунктов. Это не самый короткий путь, но неизбежный, если вы хотите сами во всем разобраться и контролировать процесс.
Другой вариант — обратиться за консультацией в организации, которые продают или сдают в аренду онлайн-кассы. Так вы разберетесь в вопросе с помощью специалистов, сделаете выбор и подключите не только технику, но и сопутствующие услуги. Это можно сделать в организациях трех типов:
Покупка кассы и банковского терминала в банке. В финансовых организациях можно купить, арендовать и сразу подключить кассу или терминал.
Это ставит вас в некоторую зависимость от банка, особенно в случае аренды оборудования: если захотите сменить банк, придется возвращать кассу, покупать новый фискальный накопитель и подключаться в новой организации.
К тому же в банках обычно выбор моделей не очень большой.
Покупка у производителя или посредника.
В магазине касс или Центре технического обслуживания, который параллельно продает и сдает в аренду кассы, у вас будет хороший выбор моделей и комфортные цены.
А еще вас проконсультируют самым подробным образом и предложат техобслуживание. Но уточните заранее у банка, с которым планируете сотрудничать, подключает ли он «чужое» оборудование.
Покупка у ОФД или разработчика товароучетного сервиса. Такие организации предлагают готовые наборы касс, дополнительного оборудования, кассовых программ и другого софта. Здесь можно и получить консультацию, и собрать свой набор техники и ПО. Заранее поиснтересуйтесь, если бизнес вырастет, помогут ли вам «апгрейдить» этот набор.
Важно! Большинство дорогих онлайн-касс позиционируются как «готовые решения». Покупая кассу, вы покупаете бренд и идеологию производителя вместе с подпиской на платные услуги.
Вход здесь рубль, а выход (точнее, переход на нового поставщика) – два. Поэтому не покупайте «кота в мешке», изучите его во всех подробностях.
Особенно внимательно разберитесь с софтом, потому что программная несовместимость между кассой, периферийным оборудованием, бухгалтерией и товароучетной системой — это проблема.
Шаг 3. Наконец, изучите договор о техническом обслуживании. В него должны входить услуги по настройке и регистрации кассы, регулярные работы вроде чистки и диагностики, срочный ремонт, возможность модернизации техники.
Проверьте, есть ли пункт о предоставлении подменной кассы на время починки сломавшейся. Все это поможет избежать остановки продаж и штрафов в случае поломки.
И приготовьте деньги — кстати, скорее всего, при покупке онлайн-кассы оплачивать заказ вы будете не в кассе, а банковским переводом.
А чтобы упростить работу бухгалтеру, настройте передачу отчетов из касс в онлайн-бухгалтерию. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия умеет принимать отчеты из касс и интегрируется с товароучетной системой. В нем легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы через управленческие отчеты. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно 14 дней.
Онлайн-касса для интернет-магазина: брать или нет
Большинство компаний уже перешло на онлайн-кассы нового образца. Некоторые получили отсрочку до 1 июля 2019 года — это крайний срок, чтобы приобрести ККТ. Но остались категории бизнеса, где онлайн-касса для интернет-магазина по-прежнему не нужна.
Кому нужна онлайн-касса в 2019 году
Реформа началась в 2017 году, полный переход завершат в 2021 году. К этому времени все предприятия перейдут на онлайн-кассы, в чеках будут указывать полное наименование товаров.
В июле 2019 года ККТ обязаны приобрести все те, для кого раньше действовала отсрочка.
Нужно подключить интернет к торговой точке, заключить договор с оператором фискальных данных, купить онлайн-кассу с фискальным накопителем, зарегистрировать его в налоговой.
Кто должен подключить ККТ к 1 июля:
- предприниматели и юрлица на ЕНВД, оказывающие услуги — сдача жилья в аренду, ремонт автомобилей, техники, часов, ветеринарные услуги и т.д. (пп. 1 п. 7.1 № 290-ФЗ);
- некоторые ИП, работающие на патенте (п. 2.1 ст. 2 № 54-ФЗ);
- предприниматели на ЕНВД, которые работают в торговле и общепите без работников (пп. 2 п. 7.1 ст. 7 № 290-ФЗ);
- ИП без работников, занимающиеся вендингом (п. 11 и 11.1 ст. 7 № 290-ФЗ).
С 1 июля кассы придется подключить тем, кто занимается парикмахерскими услугами, косметологией; перевозкой грузов, пассажироперевозками; ремонтом бытовой техники, часов, компьютеров, автомобилей и мотоциклов; лечением животных; охотой или рыбалкой; прокатом; продажей медицинских препаратов (услуг); проводит спортивные занятия; производит молоко; владеет общепитом до 50м2 или без зала обслуживания; торгует в киосках или магазинах до 50м2.
Каким интернет-магазинам можно обойтись без онлайн-кассы
С 1 июля 2018 года интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассу (ст. 1.2 Закона 54-ФЗ). Но в некоторых случаях государство разрешает обойтись без нее:
- интернет-магазинам (ИП и ООО), которые принимают оплату только почтовым переводом;
- ИМ, которые работают только с организациями и ИП, а не с физлицами — в этой ситуации расчеты не являются наличными;
- интернет-магазинам, которые продают товары художественного и народного промысла — доказать принадлежность может художественно-экспертный совет;
- ИМ, которые продают религиозные товары (книги, свечи, иконы и так далее) — религиозные организации могут не приобретать кассу.
Онлайн-касса нужна, если вы — интернет-магазин, работаете с физлицами, принимаете оплату на сайте. На случай, когда сам магазин не принимает деньги, а делает это через платежные агрегаторы (Робокасса, Яндекс.Касса и другие) ФНС дала разъяснения: ответственность за отправку электронного чека ложится на продавца — то есть интернет-магазин. И ему нужно подключать онлайн-кассу.
Штрафы за отсутствие ККТ в 2019 году
За то, что вы не применяете онлайн-кассу, положен штраф. Для ИП в размере 25-50% от суммы, которая не прошла по кассе (или 10 000 рублей), для компаний — 75-100% (или 30 000 рублей).
За повторное нарушение — приостановка деятельности до 90 суток. Если касса есть, но работает с нарушениями (невыдача чека, ошибки в наименовании), то для ИП положен штраф до 3 000 рублей, для организаций — до 10 000 рублей.
На первый раз возможно предупреждение.
Если вы заметили нарушение в работе кассы раньше, чем налоговая, то лучше сразу же сообщить. Предоставьте в ФНС документы, которые подтверждают нарушение. Если по ошибке продали товар вне кассы, то нужно составить чек коррекции. Это позволит избежать штрафа и отделаться предупреждением.
Онлайн-касса для интернет-магазинов: нужна ли, когда применять
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про нововведения, связанные с онлайн-кассами в интернет-магазинах.
Сегодня вы узнаете:
- Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина;
- Кому можно обойтись без онлайн-кассы;
- Как выбрать онлайн-кассу;
- Как проходит регистрация онлайн-касс.
Интернет-торговля набирает обороты. И если раньше процветали магазины офлайн, то сегодня особой популярностью пользуются покупки в интернете.
Принятый в 2003 году ФЗ №54 не затрагивал деятельность магазинов в режиме «онлайн», так как на тот момент их деятельность была развита достаточно слабо.
Сегодня интернет-торговля завоёвывает всё больше поклонников, а потому многие предприниматели стремятся перевести свой бизнес именно в эту сферу.
В связи с этим у государства появились трудности в отслеживании потоков капитала компаний, ведущих интернет-деятельность. Чтобы упростить этот процесс, и было принято решение о создании онлайн-касс.
Новшества нормативного акта 54-ФЗзатрагиваютследующие моменты:
- Упразднён порядок расчётов между интернет-компаниями с юридическими лицами и физическими.
- Оговорены новые нормы применения кассовой техники.
- Перечислены важные правила при подсчёте прибыли с использованием электронных платежей.
Согласно закону, новая онлайн-касса для интернет-магазина позволит:
- Сохранить данные о продажах магазина;
- Открыть доступ к интернету и передать необходимые сведения в налоговую.
Когда интернет-магазинам нужно начинать применять онлайн-кассы
Новшества, вступившие в силу с 2017 года, обязали продавцов пересылать данные чека в налоговый орган. Происходит это автоматически при подключении к сети. При этом временные перебои в работе электричества не помешают этому процессу: как только сеть появится, онлайн-касса передаст все полученные чеки.
Это позволяет налоговой отслеживать операции предпринимателей и своевременно пресекать мошеннические действия. Уклонение от ведения деятельности через онлайн-кассы карается штрафами от 10 000 рублей.
Теперь вся полученная прибыль организаций может быть посчитана налоговым представителем в режиме «онлайн», а необходимость выездных проверок отпадает. Они будут проходить значительно реже, что положительно скажется на деятельности самих предпринимателей.
Чек за покупку, совершённую в интернет-магазине, клиент вправе получить двумя способами:
- По SMS на указанный телефон;
- На электронную почту.
Также у клиентов имеется возможность получить и бумажный вариант чека. Это осуществляется по запросу покупателя, в чём интернет-магазин отказать не имеет права.
Важно понимать, что номер телефона и электронный адрес для отправки чека должен быть указан покупателем до совершения покупки. В противном случае потребитель теряет возможность получить её подтверждение.
Рекомендуем к прочтению:
Однако, деятельность интернет-магазинов и налоговой осуществляется через взаимодействие со специальным оператором фискальных данных. С ним заключает договор предприниматель и ему же передаёт все сведения из чеков. Следовательно, любой документ на покупку можно найти в базе данных такого посредника.
Закон обязывает приобрести новые кассы для ИП и юридических лиц, связанных с интернет-продажами. При этом, если бизнес на онлайн-покупках не является основным видом деятельности предпринимателей, вести онлайн-кассы – их обязанность.
ВАЖНО! Если компания использует курьерскую доставку неоплаченного товара, то у каждого сотрудника должна быть мобильная онлайн-касса. Но, это очень дорого, считают многие.
Поэтому компании ставят общий ККТ на складе и, вместе с товаром, пробивают чек на оплату.
Однако, в этом случае, время принятия самой оплаты и пробития чека не совпадают, что противоречит действующему законодательству, которое гласит – разрыв во времени не должен быть более 5 минут (ст. 2; 4; 5 закона №54-ФЗ).
За совершение данного правонарушения, а также иных, связанных с применением ККТ в онлайн-торговле, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа:
- для ИП – 10 тысяч рублей, для юрлиц – от 30 до 40 тысяч рублей;
- для должностных лиц – от 3 до 4 тысяч.
Таким образом, экономия получается весьма мнимой!
Если курьер доставляет оплаченный товар, то компании достаточно иметь стационарный ККТ для фиксирования расчетов и отправки чеков покупателю.
Кому онлайн-касса не понадобится
Хотя онлайн-кассы являются обязательным атрибутом ведения интернет-торговли, но есть несколько исключений из данного правила, когда они могут не потребоваться. К ним можно отнести следующие расчеты:
- через почтовые отделения России. В данном случае Почта принимает оплату как платежный агент, который, впоследствии, отправляет деньги на счет продавца. Она же выдает покупателю подтверждающий чек об оплате. Разъяснения содержатся в письме ФНС №ЕД-4-20/14361 от 24.07.2017 г.;
- продажи ведутся с ИП и юрлицами по безналу (п.9 ст.2 54-ФЗ);
- компания продает религиозную атрибутику (иконы, свечи, книги, обрядовые изделия);
- компания производит и реализует предметы народных и художественных промыслов. В качестве подтверждения данного вида деятельности, в случае необходимости, должно быть представлено заключение художественно-экспертного совета (п.2 ст.2 54-ФЗ).
Обращаем ваше внимание на то, что, если расчеты ведутся через платежные агрегаторы такие, как Яндекс.Касса, Robokassa, Тинькофф Банк и иные, то необходимо, в первую очередь, заключить с ними договор о приеме онлайн-расчетов. Далее, настроить онлайн-кассу с ФН на синхронную передачу данных, без вмешательства сотрудников компании.
Зачем это делается? Дело в том, что платежные агрегаторы не имеют собственных касс и права на их установку, их задача состоит лишь в том, чтобы принять оплату и передать данные онлайн-кассе на формирование чека и его передачу всем заинтересованным лицам.
Таким образом, ответственность за совершение расчетов лежит на продавце, а не на платежном агрегаторе.
Какую онлайн-кассу выбрать
Изменения в законе требуют перехода на кассы со специальным фискальным накопителем. При этом можно переделать имеющееся оборудование, если есть такая возможность.
Однако, цена такой модернизации довольно высокая, а потому в некоторых случаях лучше купить готовую онлайн-кассу, отвечающую всем современным требованиям.
Важно отметить, что для интернет-торговли должна использоваться отдельная касса. Применение её для прочих расчётов не допускается согласно новому законодательству.
Для розничной торговли производители предлагают три типа устройств:
- Мобильные онлайн-кассы. Имеют слабую скорость печати, маленький экран, ограниченную память на количество товаров. Такой аппарат подойдёт только маленьким фирмам из-за небольшого набора функций. Цена кассы ограничена 20 000 рублями;
- POS-терминалы. Обладают средней скоростью печати, есть широкий сенсорный экран, можно загрузить неограниченное количество товаров. Главный недостаток устройства – при любой поломке осуществляется его полная замена. А так как стоимость техники доходит до 80 000 рублей, не каждый предприниматель может позволить себе такие затраты;
- Фискальные регистраторы. Самая высокая скорость печати, подключается к любому компьютеру, имеет неограниченную память для ввода товаров, не требует специального ПО, дешёвые запчасти и дешёвый ремонт. Оборудование можно приобрести до 30 000 рублей. Недостаток такого устройства заключается в дополнительной покупке мини-компьютера, без которого устройство не выполняет большинство функций, а его стоимость обойдется ещё в 12 000 рублей.
На сайте ФНС имеется реестр, который содержит весь перечень онлайн-касс. Именно среди данного списка предпринимателям предлагается определиться с выбором оборудования для расчётов с покупателями. Использовать другие виды устройств не допускается, за нарушение данного правила предусмотрена система штрафов.
Перечень онлайн-касс для интернет-торговли пока что небольшой. Однако, со временем он будет пополняться, так как производители не дремлют. В результате их конкуренции цены на такое оборудование с годами будут только уменьшаться. Одной из первых онлайн-касс, указанной в реестре, стала модель АТОЛ 42ФС, появившаяся в феврале 2017 года.
Выбор онлайн-кассы зависит от кошелька предпринимателя. В первую очередь ориентироваться нужно на объёмы продаж и количество клиентов. Если эти показатели высокие, то на оборудовании лучше не экономить. А тем, чей бизнес приносит небольшую стабильную прибыль, не стоит тратить большие средства на покупку дорогостоящего устройства.
Регистрируем онлайн-кассу
Выбранная и установленная касса для интернет-торговли будет передавать на автоматической основе следующие сведения в налоговый орган:
- Наименование предприятия, ИНН, ОГРН, адрес вашего сайта в интернете;
- Дату и точное время оплаты покупки;
- Название товара, его номер в номенклатуре компании;
- Цену покупки;
- Применяемую систему налогообложения;
- Ставку НДС для данной категории товара.
Чтобы деятельность продавца и налогового органа была связана, между ними существует посредник, называемый оператором фискальных данных (ОФД). Он передаёт сведения в налоговую инспекцию из точки продаж и содержит электронную базу данных выданных чеков (каждый из таких чеков хранится в течение 5 лет).
Между компанией и ОФД заключается договор, в котором указывается приобретённый кассовый аппарат и прописывается сумма ежегодной абонентской платы, которую вносит предприниматель за услуги оператора.
Если по каким-то причинам плата за данные услуги организацией не внесена, ОФД передаёт эту информацию налоговой и исключает из списка применяющих онлайн-касс данную организацию. Чтобы восстановить данный процесс, предприятию потребуется вновь оплачивать стоимость онлайн-кассы и вносить абонентскую плату на год.
Зарегистрировать новое оборудование можно через сайт ОФД при наличии электронной подписи.
Последовательность действий при этом будет следующей:
- На интернет-странице оператора регистрируется личный кабинет;
- Подаётся заявка на оформление приобретённой онлайн-кассы и заверяется цифровой подписью;
- ОФД направляет ваш запрос в налоговый орган, который предоставляет индивидуальный номер;
- Необходимо полученную комбинацию из цифр набрать на клавиатуре онлайн-кассы.
После этих действий ваше оборудование может использоваться для целей интернет-магазина. Если цифровой подписи у вас нет, можно провести регистрацию кассы в отделении налоговой. Порядок действия при этом не отличается.
Онлайн кассы для интернет магазинов: особенности применения
Ответ на вопрос, нужна ли онлайн касса для интернет магазина, содержится в Федеральном законе N 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники.
По редакции закона, действующей с 1 июля 2017 года, применение онлайн-ККТ для интернет магазинов стало обязательным. Но магазины, которые работают в интернете, разные, как и способы их расчетов с покупателями.
Какие особенности имеют новые требования для каждого из них, каким образом происходит их взаимодействие с ФНС и отправка кассовых чеков покупателям?
Интернет-магазины по типу взаиморасчетов
Чтобы понять, каким образом требования затрагивают каждый отдельно взятый интернет-магазин, их необходимо разделить на три условные группы, по типу взаимодействия и расчетов с клиентами. Условное деление онлайн-ритейла выглядит так:
- Первая группа публикует на своих сайтах каталоги товаров, принимает оплату исключительно по безналичному расчету только от юридических лиц и ИП, а доставку осуществляет с помощью специальных служб. Такие торговые компании не устанавливают ККТ.
- Вторая группа тоже публикует на своих сайтах каталоги товаров, но не взаимодействует с клиентами напрямую. Такие магазины принимают оплату в момент доставки товара – в режиме онлайн посредством банковских карт или электронных платежных средств. Кроме того, в этих торговых точках есть договоры с курьерскими службами, открыты собственные пункты выдачи в разных городах. Такие магазины должны установить кассовые аппараты, как в основном офисе, так и во всех пунктах выдачи. Что касается курьеров, то функцию расчетно-кассового обслуживания берут на себя организации, в которых они работают (если это согласовано договором). Все курьеры обязаны иметь мобильные ККТ с функцией передачи данных.
- Третья группа магазинов осуществляет расчеты непосредственно с клиентами. Это могут быть условия самовывоза со склада или офиса, отправка через собственную курьерскую службу и тому подобное. Такие интернет-магазины обязаны установить кассу с возможностью передачи данных в ФНС и печати бумажного чека. Кроме того, каждый курьер должен иметь такой мобильный аппарат. Эта группа магазинов обязана работать с применением современной ККТ.
Порядок работы с онлайн-ККМ интернет-магазинов
Руководителям интернет-магазинов следует изучить законодательные нормы и приобрести кассу, если ее до сих пор нет. Хотя большая часть таких торговых точек работает в режиме эквайринга, но и им придется направлять покупателям электронные чеки в безусловном режиме. Бумажные чеки таким продавцам разрешается не печатать.
Чек и передача данных об операции в налоговую службу потребуется, если клиент расплатился за свою покупку с банковской карты или любого электронного кошелька. Касса такого магазина должна работать в круглосуточном режиме.
Но требование об обязательном закрытии смены и отправке соответствующего отчета в налоговый орган распространяется на эти ККМ без исключений.
По действующим требованиям пробивать бумажный и отправлять электронный чек необходимо в момент получения денег от клиента.
Если интернет-агрегатором выступает «платежным агентом» различных оптовых компаний, это не снимает с него обязанности установить кассу и отправлять чеки.
В некоторой степени это упрощает работу магазинов, поскольку теперь налоговая служба получает оперативные сведения об их работе, а это избавляет ритейлеров от внеплановых проверок и требований различных пояснений.
Когда позволено обойтись без чека
Работа онлайн кассы для интернет магазинов в 2020 году предполагает обычный режим, но имеет специфику. Если клиент рассчитался за покупку с банковского счета, эту операцию не проводят по кассе. Кроме того, не проводят операции при работе с курьерскими службами.
В этом случае такая обязанность ложится на организацию, которая непосредственно доставляет товар клиентам.
Но если покупатель внес аванс в магазин электронным платежом, а остаток суммы оплатил в службе доставки, чек обязана оформить каждая организация на ту сумму, которая была фактически получена в момент расчета.
Если несколько разных сайтов оформлены на одно юридическое лицо или ИП и торгуют различными товарами, организации разрешено иметь только одну кассу и использовать ее при расчетах со всеми покупателями. Для этого в ККМ необходимо внести номенклатуру товаров со всех сайтов.
Ответственность за работу без ККМ
Мы выяснили, обязательно ли иметь интернет магазину онлайн кассу, осталось определить, что будет, если работать без нее. Действующая редакция статьи 14.5 КоАП РФ предусматривает достаточно серьезные наказания за такое правонарушение. Так выглядят санкции в виде таблицы:
| Нарушение | Ответственность предпринимателей и юрлиц | Ответственность должностных лиц |
| Отсутствие онлайн-кассы | Первичное нарушение — административный штраф в размере от 3/4 части до всей суммы чека (минимум 30 тысяч рублей) |