Можно ли теперь отказаться от ведения личной карточки Т2?

С 1 января 2013 года действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с ч. 4 ст. 9 этого закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В частности, в рамках утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Госкомстатом была разработана и форма личной карточки работка (Т-2). Как показывает практика, применение данной формы контролирующие органы и суды также не считают обязательной.

Иллюстрацией данного тезиса может служить недавнее определение Санкт-Петербургского городского суда. Суд рассматривал спор о правомерности увольнения работника в связи с сокращением.

Пытаясь доказать нарушение работодателем порядка увольнения, работник ссылался в том числе на то, что ему не была предложена одна из имевшихся у работодателя вакансий, а на нее был переведен другой работник (Определение Санкт-Петербургского горсуда от 18 августа 2020 г. по делу № 33-11310/2020).

Однако, как было установлено судом, соответствующая штатная единица была введена в штатное расписание уже после увольнения истца и тогда же на нее был переведен другой работник. В подтверждение данного факта работодатель, помимо прочих документов, представил личную карточку этого работника с указанием даты перевода.

Истец пытался оспорить допустимость указанного доказательства, ссылаясь на некорректную форму личной карточки. Но суд пояснил, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и работодатель был вправе утвердить свой вариант личной карточки в электронном виде.

Тезис о необязательности ведения личной карточки именно по форме Т-2 встречается и в других судебных актах и разъяснениях органов власти (определения Архангельского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-1103/2019, Самарского облсуда от 30 июня 2017 г. № 33а-8380/2017, Орловского облсуда от 20 февраля 2019 г.

№ 33-370/2019, Владимирского облсуда от 12 ноября 2013 № 33-3781/2013, решение Железнодорожного райсуда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22 января 2018 г. № 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письмо Роструда от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1, ответы с портала «Онлайнинспекция.

РФ»).

Личные карточки в электронном виде вести нельзя

Сейчас все больше документов переводят в электронный формат. С 2020 года появятся уже и электронные трудовые книжки. В связи с этим многие работодатели хотят и у себя в организациях оптимизировать кадровый документооборот и перевести по максимуму все в цифровой формат. Вот только спешить тут не надо – можно получить штрафы за такую «оптимизацию».

Не так давно на официальном портале онлайнинспекция.рф Роструд дал разъяснения по поводу ведения личных карточек работников (форма Т-2) в электронной форме.

В вопросе организация уточняла, можно ли вести карточки исключительно в электронной форме, распечатывая их для подписи работникам только при увольнении.

При этом работодатель предполагал все сделать официально – закрепить такой порядок в локальном нормативном акте (далее – ЛНА).

Несомненно, такой вариант очень удобен – не надо держать большое количество бумажной документации, вносить записи от руки, подклеивать и подшивать странички, когда какой-то раздел оказывается заполненным. Многие организации так и поступают, не спрашивая совета Роструда.

И зря так делают.

Роструд однозначно высказался против подобного положения дел и пригрозил штрафами за подобные вещи. Дело в том, что Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, говорят о том, что работник должен расписываться в карточке Т-2 каждый раз, когда вносятся записи в трудовую книжку.

Именно поэтому возможно только первичное заполнение личной карточки на компьютере, после чего ее необходимо распечатать, прошить и далее хранить и вести уже в бумажном варианте, не забывая давать на подпись сотруднику.

Какие штрафы могут быть в случае нарушения? Тут будет ответственность по п. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Этой нормой предусмотрены штрафы на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30000 до 50000 рублей.

Надо признать, некоторые работодатели вообще не понимают назначение карточки Т-2 и не ведут их на своих сотрудников. Это тоже нарушение, и за него можно получить такие же штрафы. Личная карточка на каждого работника – это обязательный документ. В нее заносятся сведения о работнике – данные паспорта, документов об образовании, ИНН и СНИЛС, отдельные моменты из трудового договора и т.д.

Да, с одной стороны ряд данных, графы для которых предусмотрены в карточке, сейчас заполнять не стоит – сведения о личной жизни, о родственниках – это избыточные персональные данные, за которые можно уже получить штрафы от Роскомнадзора. Зато все остальные графы, заполненные в соответствии с требованиями, сформируют очень удобный документ, в котором будут собраны все сведения о работнике.

Кстати, все данные документов работника необходимо вносить именно в карточку Т-2, а не делать ксерокопии. Ксерокопии, как уже неоднократно упоминал Роскомнадзор, делать и хранить нельзя. Данные документов вы вносите в личную карточку из оригиналов, а потом их возвращаете работнику. При необходимости что-то уточнить он принесет вам их еще раз.

Таким образом, вести карточки Т-2 на работников обязан каждый работодатель. Вести их необходимо именно в бумажном виде, не забывая своевременно давать на подпись сотруднику. Кроме этого, именно в этом документе концентрируется вся информация о работнике, полностью исключая из кадрового документооборота ксерокопии личных документов.

Личная карточка работника — оформлять или нет?

Ранее на каждого работника наниматель обязан был вести личную карточку. В ней в систематизированном виде отражались различные сведения о работнике. Однако теперь ее ведение не всегда обязательно. Рассмотрим, в каких случаях наниматель все же обязан заполнять личные карточки и когда имеет право отказаться от их ведения.

Когда личная карточка обязательна
Личные карточки обязательно заводятся:
— на военнообязанных лиц .
На заметку
Военнообязанный — гражданин, состоящий в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь или других воинских формирований ;
— призывников .
На заметку
Призывник — гражданин мужского пола, приписанный к призывному участку .

Таким образом, если в организации трудится военнообязанный или призывник, то наниматель обязан завести на него личную карточку. При этом должность или профессия такого сотрудника значения не имеет.

Форма личной карточки и для военнообязанных, и для призывников одинаковая.
Оформляя личную карточку, нанимателям необходимо соблюдать следующие требования :
1) использовать установленные законодательством формат (203 x 180 мм) и форму личной карточки .
На заметку
Личная карточка содержит 4 раздела: общие сведения; сведения о воинском учете; назначения и перемещения; отпуска;

2) вносить записи четко. При этом все графы должны быть заполнены и содержать полную информацию. Она вносится на основании таких документов, как :

паспорт;
документ об образовании;
трудовая книжка;
военный билет для военнообязанных или удостоверение призывника.
Личную карточку после заполнения подписывает лицо, ответственное за воинский учет. Также данное лицо проставляет дату ее заполнения;

3) делать изменения и дополнения при необходимости. Например, при получении работником образования, изменении его семейного положения, смене места жительства.

Порядок внесения изменений и дополнений не регламентирован. Как правило, они вносятся следующим образом:
— если требуется изменение, то прежние сведения зачеркиваются одной чертой (либо заключаются в скобки) и сверху вписываются новые (например, изменение фамилии, изменение семейного положения (холост, женат, разведен));
— если требуется дополнение, то оно вносится без изменения уже имеющихся сведений (например, сведения о получении высшего образования, рождении ребенка).
После внесения изменений или дополнений работник кадровой службы проставляет свою подпись и дату их внесения со ссылкой на документы-основания.

Отметим, что законодательством не установлено требований, что данные карточки должны заполняться от руки, соответственно наниматель может первоначально заполнять ее на компьютере и распечатать. А впоследствии — вносить необходимые изменения вручную.

После оформления личная карточка помещается в картотеку. Она состоит из следующих разделов :
личные карточки на офицеров запаса;
личные карточки на прапорщиков, сержантов и солдат запаса.
При этом личные карточки военнообязанных женского пола размещаются по алфавиту в конце каждого раздела .

Личные карточки должны храниться в опечатываемых хранилищах (железных шкафах). При этом доступ к ним должен быть только у руководителя организации или у работника, назначенного ответственным за воинский учет .

Обратите внимание!
Если наниматель не ведет учет по проведению с работниками первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажа, а также стажировки и обучения по вопросам охраны труда в установленных журналах, то он обязан вести установленную законодательством личную карточку по охране труда .

Когда выбор за нанимателем

На остальных работников наниматель не обязан вести личные карточки. Документы, устанавливающие обязательное ведение личной карточки и ее форму, утратили силу .

Однако на практике организации зачастую по-прежнему используют личную карточку формы Т-2 (далее — форма Т-2).

Это связано с тем, что в данной карточке можно в систематизированном виде отразить сведения о работнике, необходимые для кадрового учета, а именно:

— общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.);

— сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.).

Личные карточки можно оформлять на всех сотрудников. Наниматель может установить их ведение в локальном нормативном правовом акте, утвержденном распорядительным документом.

Пример формулировки приказа:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 02.01.2018 форму личной карточки (прилагается).

2. Утвердить Правила заполнения и ведения личных карточек (прилагаются).

3. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Смирнову Т.К.».

На заметку
Чтобы не заводить на военнообязанных работников две личные карточки (установленной законодательством и введенной в организации), наниматель может определить, что для них ведется только карточка по форме, установленной законодательством.

При разработке личной карточки наниматель может взять за основу форму T-2 или форму, установленную для военнообязанных лиц, и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, произвести следующие изменения.

1. После названия организации в правом верхнем углу разместить таблицу со следующей информацией:

Номер личного дела

Пол
(м/ж)

Таб. номер

Алфавит

Данной таблицы нет в форме, установленной для военнообязанных лиц, а в форме Т-2 была графа, именуемая «Номер документа», которую считаем целесообразным заменить на «Номер личного дела».

2. Заменить графу «Национальность» в форме Т-2 на «Гражданство».

3. По примеру формы, установленной для военнообязанных, ввести графу «Член профсоюза».

4. Вместо графы «Паспорт» указать «Документ, удостоверяющий личность».

5. Дополнить карточку более детальной информацией о работнике. Такой, как:

— полная дата рождения детей. Такая информация используется, в частности, для различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, а также при определении размера подоходного налога работника ;
— адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
— мобильный телефон;
— идентификационный номер.

6. Удалить некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии. Например, данные по стажу работы, содержащиеся в форме Т-2, или данные по разряду (окладу) в форме, установленной для военнообязанных лиц.

7. Переименовать раздел 2 на «Прием, переводы, продление контракта» и соответственно дополнить информацией о заключении и продлении контрактов.

8. Дополнить таблицу, содержащую информацию об отпусках, графой «Примечание» и установить внесение в нее информации, например, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, замене отпуска денежной компенсацией.

9. Предусмотреть место для внесения дополнительной информации. К ней, например, может относиться наличие у работника водительских прав, наград, поощрений, дисциплинарных взысканий.

Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2? | IT компания Простые решения

На каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка. В данной новости рассмотрим вопросы, которые возникают у специалистов при заполнении указанного документа.

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку.

Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Форма личной карточки

Существует унифицированная форма карточки Т-2. Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

трудовая книжка;
паспорт;
документ об образовании;
СНИЛС;
военный билет;
другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу.

Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».

Как внести изменения и сделать исправления

Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III.

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.

Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.

Ответственность

Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.

А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Штрафы составят:

для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять

В данной статье мы рассмотрим понятие личной карточки сотрудника, когда ее можно не оформлять, а когда она должна быть в обязательном порядке.

Понятие личной карточки сотрудника

Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении.

Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:

Можно ли не оформлять личную карточку

Обязанность оформления карточки вводится постановлением №1 Госкомстата РФ, в которой и утверждена форма Т-2. В Постановлении сказано, что оформлять карточку должны все работодатели, которые зарегистрированы на территории Российской Федерации не важно в какой форме собственности они находятся.

Важно! На вопрос о возможности не составления личных карточек на сотрудников можно дать однозначный ответ — Карточки должны быть у всех работодателей на своих сотрудников независимо организация это или индивидуальный предприниматель.

В какой момент оформлять карточку

Личная карточка сотрудника должна быть оформлена на каждого работника при приеме его на работу.

То есть при приеме сотрудника на работу нужно оформить следующие документы: (нажмите для раскрытия)

Трудовой договор между работодателем и работником;
Заявление сотрудника на прием его в качестве работника в организацию (или ИП);
Приказ о приеме работника;
Заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов (при наличии у работника детей), а также подтверждающие право на вычеты документы — свидетельства о рождении детей, справка с места учебы (если ребенку от 18. до 21 года и он учится очно в учебном учреждении);
Личная карточка сотрудника.

статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника

По какой форме создается личная карточка сотрудника

Личная карточка может быть составлена:

По унифицированной форме Т-2;
По произвольной форме, которую разработал работодатель и утвердил на предприятии своим приказом.

Выбор по какой форме оформлять личные карточки стоит за работодателем. Если работодатель намерен применять форму, которую он разработал, то она должна быть утверждена. Если работодатель решил использовать унифицированную форму, то ее можно взять из официальных источников. Скачать форму можно здесь:

Унифицированная форма Т-2.

Личная карта по собственной разработанной форме

Правила ведения бухгалтерского учета из Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете» гласят, что первичные учетные документы могут быть составлены предприятием по форме, которую утвердил директор (или иной руководитель) предприятия.

Важно! Если на предприятии используется личная карта, разработанная данным предприятием, то ее форма должна содержать все обязательные реквизиты.

При этом в статье девятой этого же закона содержится перечень обязательных реквизитов первичных форм документов, среди которых:

Наименование формы;
Дата составления данного документа;
Содержание факта хозяйствования;
Название хозяйствующего субъекта, который составил документ;
Величина измерения факта;
Кто совершил сделку и оформил документ;
Подписи лиц, участвующих в создании документа и совершении сделки.

Личная карточка по унифицированной форме

Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник.

В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение).

При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:

Раздел	Что включает в себя
Общие сведения	ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия
Сведения о воинском учете	Звание, категория годности, военкомат по месту жительства
Прием на работу и переводы	Дата, должность, подразделение
Аттестация	Дата, основание
Повышение квалификации	Наименование учебного учреждения, даты
Переподготовка	Специальность, диплом, дата
Награды	Наименование поощрения, дата, документ
Отпуск	Основание, вид отпуска, период
Социальные льготы	Основание, наименование льготы
Доп.сведения	–
Прекращение трудового договора	Дата увольнения, номер приказа, подписи

Срок хранения личных карточек

Срок хранения личных карт определен таким нормативным документом, как Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года с номером 558. В нем указано на необходимотсь хранения данного документа в течение 75 лет. При этом при закрытии компании, ликвидации общества, карточки вместе с другими документами передаются в архив.

Выводы

Оформление личной карточки является обязательным для всех работодателей. Данный документ может быть оформлен по унифицированной форме Т-2 или же по собственной разработанной предприятием форме. Хранить личные карты нужно не менее семидесяти лет.

статью ⇒ Форма Т-54. Лицевой счет работника

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Я устроилась на работу бухгалтером, предыдущий бухгалтер не оформлял личные карты сотрудников. Обязана ли я их оформить на сотрудников, которые давно работают.

Ответ: Поскольку данный документ должен быть на предприятии в обязательном порядке, мы рекомендуем оформить данные карточки на каждого сотрудника независимо от даты приема.

Вопрос: Можем ли мы на предприятии разработать свою форму личной карты, упростив ее по сравнению с унифицированной?(нажмите для раскрытия)

Ответ: Вы можете разработать свою форму карты, утвердив ее приказом руководителя. Данная форма должна содержать все обязательные реквизиты первичных документов на предприятии.

Вопрос: Кто ответственный на предприятии за оформление личных карт?

Ответ: Если приказом руководителя не назначено какое-либо лицо, то ответственным считается руководитель предприятия.