Правильное оформление дат в документах 2022 года

Правильное оформление дат в документах 2022 года

Если ФСБУ «Запасы» и «Аренда» вы изучить уже успели, то вот вам еще пища для ума — с 2022 года все компании обязаны применять в работе новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Даем короткий и понятный обзор основных положений стандарта и рассказываем, что меняется в документообороте с нового года.

Если хотите почитать документ в оригинале, то вам нужен приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н. С 1 января 2022 года все компании и ИП (без исключения для малого бизнеса) обязаны работать в соответствии с новым стандартом. Некоторые компании начали применять ФСБУ 27/2021 уже в 2021 году, по собственной инициативе.

Состав ФСБУ 27/2021

Новый стандарт состоит из следующих основных разделов:

  1. Основные термины и определения.
  2. Требования. Из этого раздела можно узнать, какие критерии предъявляются к документам, как необходимо их заполнять.
  3. Исправления. Третий раздел объясняет правила корректировки «первички», как можно и как нельзя делать изменения.
  4. Хранение. В этом пункте указаны основные требования к сохранности первичных учетных документов.
  5. Документооборот. Здесь приведены тезисы о том, кто и как регулирует движение документов в компании.

Рассмотрим подробнее каждый раздел.

Точно все должны применять ФСБУ 27/2021, неужели нет исключений?

На самом деле они есть, но не касаются бизнеса.

Новый стандарт могут не использовать:

  • бюджетные организации;
  • финансовые организации, только в той части, которая противоречит инструкциям ЦБ РФ.

Получается, что фактически исключений нет, под новые требования попали все компании и организации, включая малый и средний бизнес.

Наведите порядок в документах, скажите «нет» коробкам с бумагами и забитым до отказа шкафам. Специалисты «Делис Архив» подготовят, проверят комплектность и отвезут ваши документы в уютное и безопасное хранилище. Также поможем вам оцифровать бумажный архив и перевести его в электронный вид.

Узнать больше о хранении документов

Работу с какими документами регламентирует ФСБУ 27/2021

Он распространяется на всю первичку, а также на регистры бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2021 определяет также правила и понятие «документооборота». Согласно стандарту — это движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Требования к документам по ФСБУ 27/2021

Правильное оформление дат в документах 2022 года

Основные требования к бухгалтерским регистрам

ФСБУ 27/2021 установил основные требования, которые предъявляются к регистрам бухгалтерского учета:

  1. Все заинтересованные пользователи могут запросить необходимую информацию;
  2. Данные должны записывать в хронологическом порядке, систематически накапливая информацию.
  3. Для учета используются и синтетические, и аналитические счета
  4. Все учетные данные должны быть систематизированы, и достоверны, и обоснованы;
  5. Формирование регистров должно быть своевременным, т.е. в тот момент, когда пользователи просят необходимую информацию, она может быть предоставлена;
  6. Записи бухгалтерского учета являются юридически значимыми, т.е. используются как подтверждение факта хозяйственной деятельности.

Хранение документов по ФСБУ 27/2021

Хранению подлежат только подлинники. Это касается и бумажных документов, и электронных. Нельзя переводить документы на бумажном носителе в электронный вид для дальнейшего удобного хранения и уничтожать после этого бумажные копии.

Руководитель организации определяет список лиц, которые имеют доступ к документам и регистрам. При этом с данным списком в обязательном порядке должен быть ознакомлен главный бухгалтер или другой сотрудник, который занимается ведением бухгалтерского учета в компании.

В случае потери, гибели или кражи первичных документов, компания обязана принять все меры по их восстановлению.

Вовремя нужно не только восстанавливать документы, но и уничтожать их. Если срок хранения документов подошел к концу, не нужно оставлять их «на всякий случай».

«Делис Архив» знает, как правильно провести уничтожение ненужных документов. Вам не потребуется убирать скрепки или файлы, заботиться о составлении актов или решать куда деть такое количество макулатуры. Мы возьмем все заботы на себя.

Рассчитать стоимость уничтожения документов

Исправление документов — как правильно выполнить

ФСБУ 27/2021 утвердил правила исправления для бумажных и электронных документов.

1. Для бумажного варианта неверные данные необходимо зачеркнуть и написать сверху правильные. Рядом прописывается слово «Исправлено», дата и подписи ответственных за составление документа лиц.

Обратите внимание, что обязательно должны быть видны неправильные и исправленные сведения.

Категорически нельзя использовать подчистки, замазывания и другие механические манипуляции при исправлении бумажных документов.

2. Для электронных документов — замените старый документ на новый, исправленный. В новом документе укажите:

  • дату исправления,
  • отметку, что документ составлен взамен другого,
  • электронные подписи должностных лиц.

Документооборот по ФСБУ 27/2021

Порядок документооборота в компании утверждает руководитель. Для этого он обязан составить приказ, котором утвердит правила движения, обмена, хранения учетных документов.

Документооборот в компании должен быть выстроен так, чтобы:

  • обеспечить своевременную передачу первичных документов для бухгалтерского учета;
  • исключить несанкционированный доступ к сведениям.

Коротко о главном в регламенте работы с документами в 2022 году

Основные рекомендации бухгалтеру:

  1. Утвердите правила документооборота в компании. Приказ об утверждении подпишите у руководителя. Какие моменты в учете необходимо учесть:
  • правила движения, обмена документов в компании;
  • ответственные лица за передачу сведений, хранение информации и регистров;
  • порядок хранения первичных документов в организации;
  • возможность использования электронных или бумажных документов.
  1. Для исправления бумажных документов используйте ручку, зачеркнув неправильные сведения и написав сверху правильные. Обязательно укажите «Исправлено», подписи ответственных должностных лиц и дату исправления.
  2. Электронные документы исправляйте путем составления нового электронного документа.
  3. Для учета используйте валюту — рубли, язык — русский.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

  • В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :
  • — левое — 30 мм;
  • — правое — не менее 8 мм;
  • — верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

  1. Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
  2. Шапка приказа
  3. Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
  4. Правильное оформление дат в документах 2022 года
  5. Рисунок 1
  6. Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Читайте также:  Нужна ли касса при получении оплаты на расчетный счет?

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

  • К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :
  • «к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
  • «л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

  1. Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :
  2. — должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
  3. — нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

  • Основная часть приказа
  • Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :
  • — констатирующей;
  • — распорядительной (рисунок 2).
  • Правильное оформление дат в документах 2022 года
  • Рисунок 2

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

  1. В конце распорядительной части ставится точка .
  2. Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :
  3. — фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт.

После каждого пункта основания следует поставить точку .

Примеры

Основание: 1.

Фсбу 27/2021: документы и документооборот — контур.ндс+

Правильное оформление дат в документах 2022 года

Приказом от 16.04.2021 № 62н Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Значительных изменений Стандарт не внёс. Рассмотрим основные изменения.

Термины

ФСБУ 27/2021 нормативно определяет основные термины:

  • документы бухгалтерского учёта — первичные учётные документы (ПУД) и регистры бухучёта
  • документооборот — движение в организации документов бухгалтерского учёта с момента их составления и до завершения исполнения (например, до помещения в архив либо до использования при составлении отчётности)

Руководитель контролирует документооборот, чтобы своевременно отобразить данные в бухучёте и защитить документы от несанкционированного доступа.

Реквизиты

Появилось определение даты составления ПУД – это дата подписания документа лицом, которое совершило операцию (заключило сделку) и ответственно за её оформление.

Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Поэтому Стандартом установлено новое правило: если дата составления первичных документов не совпадает с датой совершения факта хоз. жизни, который оформляется этим документом, то вместе с первой датой (п. 2 ч. 2 ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учёте») указывается и вторая (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Ещё один новый термин – «оправдательный документ». Это документ, который содержит сведения о факте хозяйственной жизни: кассовый чек, судебный акт и т.д. Обязательные реквизиты вносят в ПУД на основании оправдательного документа.

Если оправдательный документ содержит все реквизиты ПУД, его можно использовать без оформления отдельного ПУД. В оправдательный документ можно и не включать все реквизиты, свойственные ПУД, но его реквизиты необходимо внести в первичные документы.

Читайте также:  Минтруд и Роспотребнадзор сообщают, что коллективный иммунитет от коронавируса должен составлять 80%

Также в Стандарте указано, что, помимо обязательных, в ПУД можно включать дополнительные реквизиты.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

  1. Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
  2. Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. 
  3. Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
  4. Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

  1. Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
  2. Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
  3. Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

  • нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
  • указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
  • невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

  1. Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
  2. Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Правила хранения документов и получения доступа к ним

Новым ФСБУ установлены правила хранения бухгалтерских документов:

  1. Хранение допускается только в том формате, в котором документы были составлены: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге. Нельзя переводить бумажные документы в электронные для хранения.
  2. Документы и данные в них необходимо хранить на территории России. Но, если законодательство страны, где ведётся деятельность, требует хранить документацию на её территории, нужно соблюдать это требование.
  3. Правила получения доступа к бухгалтерским документам организация разрабатывает самостоятельно. О предоставлении доступа к ним должен быть проинформирован главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухучёта (в том числе по договору).
  4. При утрате, порче документов необходимо принять все возможные меры для их восстановления.

Порядок вступления в силу нового ФСБУ

Новый Стандарт станет обязательным с 1 января 2022-го, но возможно досрочное применение, если соответствующее положение внесено в учётную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

Как оформлять деловые документы в России

Екатерина Мирошкина

экономист

Профиль автора

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

  • Абзацный отступ — 1,25 см.
  • Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
  • Вот требования к интервалам:
  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Оформление бланка письма. Продольный бланк

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору ООО «Ромашка»

Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Читайте также:  Как при регистрации ип перейти на енвд?

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

  1. Уважаемый господин Губернатор!
  2. Уважаемый господин Иванов!
  3. Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

«Утверждаю» на документе — образец

«Утверждено» на документе — образец

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Реквизит дата документа: как правильно оформить?

Реквизит дата документа: как правильно оформить? Применяется два способа написания (оформления) дат — цифровой и словесно-цифровой в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.); или утверждения (правила, инструкции, положения, планы, отчеты и др.).

Для протокола заседания, принимаемого коллегиальным органом (советом, собранием, профкомом, президиумом) – дата его принятия. Для акта  — дата события. Дата документа представляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Буква «г» не ставится.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами.

Например: 04.10.2003

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

            Словесно –цифровой способ  имеет несколько разновидностей:

В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, в организационных документах (устав, положения, учредительный договор и др.) применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год».

  • Например: 04 октября 2003 г.
  • 04 октября 2003 года
  • Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если реквизит дата документа состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2014 г.; в октябре-ноябре 2001 г.; в I квартале 2012 г.; в III-IV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2016 г.

Словесно –цифровой  способ оформления даты рекомендуется использовать при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Допускается оформление даты цифровым способом в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2003.10.04.

Как правильно писать: 2010–2012 г.г. или 2010–2012 гг.?

Принятое сокращение слова годы  – гг.

Следует писать: 2010–2012 гг. Такое сокращение читается как «две тысячи десятый–две тысячи двенадцатый годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Примечание. В тексте научно-технических документов форма написания установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. По этому стандарту календарную дату надо выражать годом, месяцем и днем месяца: 1997-03-14 (или 19970314). Сокращенно без дня: 97-03. Сокращенно с днем: 97-03-14.

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

  1. Составление и оформление распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений, указаний
  2. Печать на документах
  3. Правила внутреннего трудового распорядка

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *